Tổ chức được giao nhiệm vụ lập danh sách cử tri là Tổ bầu cử. Tổ chức này có nhiệm vụ thẩm tra và xác định tư cách bầu cử của công dân theo qui định. Lập danh sách cử tri là việc ghi đầy đủ họ, tên tuổi của công dân vào danh sách đi bầu cử và phát thẻ cử tri. Việc lập danh sách cử tri không chỉ nhằm mục đích đảm bảo quyền bầu cử của công dân mà còn ngăn chặn hiện tượng gian lận trong bầu cử. Mỗi cử tri chỉ được ghi tên vào một danh sách cử tri nơi minh cư trú.
2.3.1. Đối tượng được lập danh sách cử tri
Theo Điều 23, Luật Bầu cử đại biểu HĐND năm 2010 qui định “Trong thời gian lập danh sách cử tri, những công dân có quyền bầu cử đại biểu HĐND đều được ghi tên vào danh sáh cử tri. Mỗi cử tri chỉ được ghi tên vào một danh sách cử tri nơi mình cư trú” [42, tr.49]. Theo đó, người được công nhận là cử tri được tham gia bầu cử đại biểu HĐND phải là:
Công dân mang quốc tịch Việt Nam đủ 18 tuổi trở lên, hiện đang cư trú trên địa bàn xã – nơi tổ chức bầu cử đại biểu HĐND tại xã đó. Theo qui định tại Điều 12, Luật Cư trú: “Nơi cư trú của công dân là nơi thường trú hoặc tạm trú” [41].
“Tuổi của cử tri được tính từ ngày, tháng, năm sinh ghi trong giấy khai sinh đến ngày bầu cử đã được ấn định. Trường hợp công dân không có giấy khai sinh thì căn cứ vào sổ hộ khẩu hoặc Giấy chứng minh nhân dân. Mỗi tuổi tròn được tính từ ngày, tháng, năm sinh dương lịch của năm trước đến ngày, tháng, năm sinh dương lịch của năm sau. Trường hợp không xác định được ngày sinh thì lấy ngày 01 của tháng sinh, trường hợp không xác định được ngày sinh, tháng sinh thì lấy ngày 01, tháng 01 của năm sinh để làm căn cứ xác định tuổi của công dân [66].
Các trường hợp không được ghi tên vào danh sách cử tri bao gồm: Những người không được ghi tên vào danh sách cử tri là người đang bị tước quyền bầu cử theo bản án, quyết định của Toà án nhân dân đã có hiệu lực pháp luật, người đang phải chấp hành hình phạt tù, người đang bị tạm giam và người mất năng lực hành vi dân sự.
Tại cuộc bầu cử đại biểu, HĐND xã Dương Xá, nhiệm kỳ 2011- 2016, tổng số cử tri được lập danh sách tham gia bầu cử đại biểu HĐND cấp xã là: “7.610 cử tri, trong đó: cử tri nữ là 4.057, chiếm tỷ lệ 53.3%, những trường hợp đặc biệt được ghi tên vào danh sách cử tri là 28 cử tri, những trường hợp đặc biệt không được ghi tên vào danh sách cử tri là 35 người” [61, tr.4]. Trên thực tế số lượng cử tri tham gia bầu cử đại biểu HĐND cấp xã thấp hơn nhiều so với số lượng cử tri được quyền bầu cử đại biểu HĐND cấp huyện và cấp tỉnh. Nguyên nhân là do luật qui định đối với cử tri là học sinh, sinh viên và cử tri là quân nhân ở các đơn vị vũ trang chỉ được ghi tên vào danh sách cử tri để bầu đại biểu HĐND cấp tỉnh, huyện tại nơi tạm trú và đóng quân. Trong khi đó trên địa bàn xã Dương Xá có đến 02 trường cao đẳng và 02 đơn vị bộ đội. Việc qui định này là bất hợp lý, mâu thuẫn với khái niệm “cư trú” và ảnh hưởng đến quyền lợi của cử tri được tham gia bầu cử đại biểu HĐND cấp xã nơi mình cư trú.
2.3.2. Điều chỉnh và bổ sung danh sách cử tri
Việc Điều chỉnh và bổ sung danh sách cử tri được thực hiện sau khi danh sách cử tri được công bố, niêm yết. Khi phát hiện hoặc nhận được ý kiến, kiến nghị của cử tri về những sai sót trong quá trình lập danh sách của tri thì tổ chức phụ trách bầu cử phải có trách nhiệm điều chỉnh lại cho đúng. Mục đích của việc điều chỉnh, bổ sung danh sách cử tri là để hạn chế thấp nhất những sai sót trong quá trình lập danh sách cử tri bao gồm: thiếu hoặc thừa (trùng lặp) tên, các thông tin cá nhân của cử tri. Kịp thời bổ sung hoặc xóa bỏ danh sách cử tri có phát sinh (cử tri bị chết hoặc
Công dân Việt Nam công tác, lao động, học tập, du lịch, thăm người thân hoặc định cư ở nước ngoài trở về Việt Nam trong khoảng thời gian từ sau khi danh sách cử tri đã được niêm yết đến trước thời điểm bắt đầu bỏ phiếu hai mươi bốn giờ, thì đến UBND cấp xã xuất trình hộ chiếu có ghi quốc tịch Việt Nam để ghi tên vào danh sách cử tri và nhận Thẻ cử tri để được bầu đại biểu HĐND cấp xã (nếu xuất trình tại nơi đăng ký thường trú).
Trường hợp người đang bị tước quyền bầu cử theo bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật, người đang phải chấp hành hình phạt tù, người đang bị tạm giam và người mất năng lực hành vi dân sự thì không được ghi tên vào danh sách cử tri nếu đến trước thời điểm bắt đầu bỏ phiếu hai mươi bốn giờ mà được khôi phục lại quyền bầu cử, được trả tự do hoặc được cơ quan có thẩm quyền xác nhận không còn trong tình trạng mất năng lực hành vi dân sự thì được bổ sung vào danh sách cử tri và được phát thẻ cử tri.
Người đã có tên trong danh sách cử tri mà đến thời điểm bắt đầu bỏ phiếu bị Tòa án tước quyền bầu cử, phải chấp hành hình phạt tù, bị bắt tạm giam hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự thì UBND cấp xã xóa tên người đó trong danh sách cử tri và thu hồi thẻ cử tri.
Từ khi niêm yết danh sách cử tri cho đến ngày bầu cử, nếu cử tri nào thay đổi nơi cư trú thì có quyền xin giấy chứng nhận của UBND cấp xã nơi đang cư trú để được ghi tên vào danh sách cử tri và tham gia bỏ phiếu ở nơi cư trú mới. Khi cấp giấy chứng nhận, UBND phải ghi ngay vào danh sách cử tri bên cạnh tên người đó: “Đi bỏ phiếu nơi khác”.
Qua thực tiễn bầu cử đại biểu HĐND tại xã Dương Xá việc lập danh sách cử tri vẫn còn một số tồn tại, hạn chế như: thông tin cá nhân của cử tri trên danh sách cử tri không được thể hiện đầy đủ, nhất là việc ghi ngày, tháng, năm sinh của cử tri thì chủ yếu chỉ ghi năm sinh; Một số cử tri được lập danh sách cử tri tại nhiều khu vực bỏ phiếu khác nhau, nhưng cũng có cử tri không
được có tên trong danh sách cử tri nào do sinh sống tại nhiều nơi trên cùng địa bàn xã; việc sắp xếp danh sách cử tri còn lộn sộn, thiếu khoa học… vì vậy công tác điều chỉnh, bổ sung danh sách cử tri cần phải được thực hiện thường xuyên, chuẩn xác hơn nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình theo dõi tổ chức bầu cử, tránh sai sót, nhầm lẫn và đảm bảo quyền bầu cử của cử tri.
2.3.3. Công bố và chốt danh sách cử tri
Theo Luật Bầu cử đại biểu HĐND, chậm nhất là 35 ngày trước ngày bầu cử, cơ quan lập danh sách cử tri niêm yết danh sách đó tại trụ sở UBND xã, phường, thị trấn và tại những nơi công cộng của khu vực bỏ phiếu, đồng thời thông báo rộng rãi danh sách cử tri và việc niêm yết để nhân dân kiểm tra.
Khi kiểm tra danh sách cử tri, nếu thấy có sai sót thì trong thời 25 ngày, kể từ ngày niêm yết, mọi người có quyền khiếu nại bằng miệng hoặc bằng văn bản với cơ quan lập danh sách cử tri. Cơ quan lập danh sách cử tri phải ghi vào sổ những khiếu nại đó. Trong thời hạn 05 ngày, kể từ ngày nhận được khiếu nại, cơ quan lập danh sách cử tri phải giải quyết và thông báo cho người khiếu nại biết kết quả giải quyết.
Trường hợp người khiếu nại không đồng ý về kết quả giải quyết thì có quyền khởi kiện tại Tòa án nhân dân huyện. Trong thời hạn 05 ngày, kể từ ngày nhận được khiếu kiện, Tòa án nhân dân phải giải quyết xong. Quyết định của Tòa án nhân dân là quyết định cuối cùng.
Trên thực tế, việc công bố danh sách cử tri được hầu hết các địa phương trong cả nước thực hiện khá nghiêm túc. Mặc dù, việc biến động số lượng cử tri trước, thậm chí là trong khi diễn ra bầu cử là không tránh khỏi, nhưng cũng có rất nhiều trường hợp có một số lượng lớn cử tri tăng hoặc giảm tại một khu vực bỏ phiếu vẫn xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau. Vì vậy, Luật bầu cử cần có thêm qui định về việc chốt danh sách cử
tri để tăng cường tinh thần trách nhiệm của các đơn vị phụ trách bầu cử, đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất phục vụ bầu cử và nhất là trong việc xác định kết quả bầu cử.