L Ờ IC ẢM ƠN
6. Kết cấu của đề tài
2.1. Giới thiệu chung về Công ty TNHH công nghệ ECO-ENVI
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH công nghệ ECO-ENVI
Cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ2.1. Sơ đồcơ cấu tổ chức của Công ty TNHH công nghệ ECO-ENVI
Trong đó chức năng chi tiết của từng bộ phận như sau:
Ban Giám Đốc: là bộ phần tổ chức điều hành toàn bộ hoạt động của các phòng ban trong công tỵ
Phòng hành chính nhân sự: phụ trách nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao động trong nội bộ. Giải quyết các thủ tục về việc hợp đồng lao động, tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cho thôi việc đối với cán bộcông nhân. Tham mưu cho Giám đốc trong việc giải quyết chính sách, chếđộđối với người lao động theo quy định của Bộ luật Lao động. Quản lý công tác chấm công cho toàn bộ nhân viên.
Phòng kế toán : phụ trách thanh toán và theo dõi các hoạt động tài chính của đơn vị như: các khoản thu chi; công nợ; kế toán dự án; kiểm tra thanh quyết toán các hợp đồng của bộ phận nghiệp vụ khác chuyển sang. Thực hiện các nghĩa vụ báo cáo và chịu trách nhiệm báo cáo các hoạt động tài chính, thuế với cơ quan quản lý Nhà nước, báo cáo quản trịđối với HĐTV và Ban lãnh đạo Công tỵ Phòng kế toán chịu trách nhiệm cho tất cả các vấn đề phát sinh liên quan đến thuế tại Việt Nam đểđảm bảo rằng ECO-ENVI tuân thủcác quy định về Thuế của Việt Nam.
Phòng quản lý chuỗi cung ứng: là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý hàng tồn kho, đồng thời phụ trách việc sắp xếp, vận chuyển, thực hiện các thủ tục hải quan và bảo hiểm trong phạm vi lãnh thổ Việt Nam.
Phòng quan hệ công chúng: là bộ phận chịu trách nhiệm tiến hành các chiến lược tiếp thị bao gồm thu thập thông tin, liên lạc để nhận phản hồi của khách hàng hiện tại, thực hiện khảo sát thị trường một cách thường xuyên để tiếp cận xu hướng thị trường và vị thế cạnh tranh của công ty trong thị trường nội địa, cũng như thực hiện các hoạt động quảng cáo tại Việt Nam. Tổ chức, triển khai thực hiện công tác truyền thông và quan hệ công chúng tạo lập mối quan hệ và xây dựng hình ảnh của công ty, duy trì danh tiếng tích cực của thương hiệu và duy trì mối quan hệ chiến lược với công chúng, khách hàng tiềm năng, đối tác, nhà đầu tư, nhân viên và các bên liên quan khác dẫn đến hình ảnh tích cực của thương hiệu trở nên gần gũi hơn, thiết thực và thành công nhất có thể.
Phòng xúc tiến hợp đồng thương mại: là bộ phận chịu trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các phòng chức năng soạn thảo, đàm phán và ký kết các hợp đồng kinh tế, thương mại và dịch vụ của công tỵPhòng kinh doanh: là bộ phận chịu trách nhiệm giới thiệu sản phẩm dịch vụ đến khách hàng và thực hiện các hoạt động nhằm xây dựng và duy trì danh mục khách hàng. Chịu trách nhiệm điều phối và chuyển tiếp các yêu cầu của khách hàng đến phòng cung cấp dịch vụ để đảm bảo rằng các dịch vụđược cung cấp cho khách hàng phù hợp với mong muốn của khách hàng. Phòng kinh doanh được chia làm ba bộ phận chính:
+ Bộ phận giải pháp kinh doanh: + Bộ phận kinh doanh thiết bị + Bộ phận cung cấp dịch vụ
Phòng pháp chế: là bộ phận chịu trách nhiệm xem xét các hợp đồng ký kết với các bên thứ ba hoặc khách hàng cũng như đểđảm bảo hoạt động của mình phù hợp với pháp luật Việt Nam.
Phòng mua hàng: là bộ phận tham mưu cho Ban Giám Đốc trong công tác hoạch định kế hoạch mua hàng và cung ứng vật lực phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công tỵ Xem xét, đề xuất và thực hiện các yêu cầu mua hàng hóa hay dịch vụ đáp ứng cho hoạt động kinh doanh trên cơ sở Ban Giám Đốc đã phê duyệt một cách nhanh chóng, chủđộng và hiệu quả. Quản lý các Nhà cung ứng theo qui trình của công ty theo các chỉtiêu: năng lực, sản phẩm, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi, phương pháp thanh toán, tiềm năng phát triển
Phòng Quản lý quy trình kinh doanh và công nghệ thông tin (phòng quản trị): là bộ phận phụ trách thực hiện các vấn đề liên quan đến các vấn đề công nghệ thông tin nội bộ, chịu trách nhiệm tiếp nhận và bảo trì toàn bộ quy trình hoạt động của Công ty, đảm bảo quy trình phù hợp với tiêu chuẩn của Tập đoàn.
2.1.4. Tổ chức công tác kế toán của của Công ty TNHH công nghệ ECO-ENVI
Kế toán là công cụ quản lý, giám sát chặt chẽ; có hiệu quả mọi hoạt động kinh tế tài chính cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, trung thực, công khai, minh bạch;
đáp ứng yêu cầu tổ chức, quản lý điều hành của cơ quan nhà nước, doanh nghiệp; tổ chức và cá nhân.
Vai trò quan trọng của công tác kế toán giúp mọi công ty đều thành công, Kế toán là bộ phần không thể thiếu của công tỵ Đó là lý do tại sao, kể cả những doanh nghiệp nhỏ hay mới thành lập cũng cần có một hệ thống kế toán chuyên môn caọ Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ điều kiện để xây dựng một hệ thống kế toán đạt chuẩn.Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, mọi công tác kếtoán được thực hiện ở bộ phận kế toán của công tỵ
Sơđồ2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Nguồn: Công ty TNHH thương mại công nghệ ECO-ENVI
Giám đốc tài chính:điều hành tất cả các phần hành kế toán, chịu trách nhiệm báo cáo với Ban TGĐ về tình hình kế toán, tài chính của Công tỵ
Kế toán tổng hợp (trung tâm kế toán BAS): tham mưu cho kế toán trưởng trong việc kiểm tra tình hình thực hiện các phần hành kế toán của các kế toán viên, lập báo cáo tài chính, quản lý công nợ các khoản phải trả nhà cung cấp và nhân viên.
Kế toán thuế: chịu trách nhiệm hạch toán, kê khai thuế, hoàn thuế và thực hiện các nghĩa vụ thuế với cơ quan Nhà nước. Xuất hóa đơn và lập bảng kê hóa đơn GTGT bán rạ
Kế toán tài sản cốđịnh: chịu trách nhiệm hạch toán, theo dõi biến động TSCĐ
Kế toán doanh thu: tập hợp kiểm tra doanh thu do bộ phận quản lý dự án cung
GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH KT TỔNG HỢP KT THUẾ KT TSCĐ KT DOANH THU KT CÔNG NỢ KT KHO KT TIỀN LƯƠNG KẾ TOÁN DỰ ÁN
cấp, hạch toán doanh thụ
Kế toán công nợ: quản lý công nợ phải thu của khách hàng;
Kế toán kho: chịu trách nhiệm nhập, xuất kho vật tư, phụ tùng, linh kiện.
Kế toán tiền lương: chịu trách nhiệm tính toán và giải quyết các vến đề về lương, phụ cấp theo lương, thưởng cho cán bộ nhân viên văn phòng trong công ty và thực hiện nghĩa vụ với cơ quan bảo hiểm.
Kế toán dự án: lên dự toán doanh thu chi phí cho từng dự án, theo dõi dự án.
2.1.4.1. Chính sách kế toán áp dụng
Công ty TNHH công nghệ ECO-ENVI (ECO-ENVI) là công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài thuộc tập đoàn đa Quốc gia, Công ty hạch toán kế toán theo chuẩn mực kế toán quốc tế IAS, chênh lệch giữa chuẩn mực kế toán quốc tế và chuẩn mực kế toán VAS được điều chỉnh vào sổ phụ. Để thống nhất hệ thống kế toán của tập đoàn ECO-ENVI, các hoạt động của sổ sách kế toán của ECO-ENVI được trung tâm kế toán tập trung BAS cung cấp. Phòng kế toán của ECO-ENVI chịu trách nhiệm thu thập, quét chụp các hóa đơn và chứng từliên quan đến chi phí của công ty để gửi cho trung tâp kế toán tập trung BAS xử lý, trung tâm BAS thực hiện chức năng thanh toán cho các hóa đơn và chức năng hạch toán sổ sách. Phòng kế toán ECO-ENVI chịu trách nhiệm lập BCTC, các vấn đề phát sinh liên quan đến thuế tại Việt Nam để đảm bảo rằng ECO-ENVI tuân thủ chặt chẽ các quy định về thuế ở Việt Nam.
Hệ thống kế toán Công ty gồm có sổ chính và sổ phụ. Sổchính được hạch toán theo chuẩn mực quốc tế IAS, sổ phụ là sổ hạch toán theo chuẩn mực kế toán Việt Nam. Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính.
ạ Công ty áp dụng ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung.
Niên độ kế toán (kỳ kếtoán năm): bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
b. Các giao dịch bằng ngoại tệ
Đơn vị tiền tệ ghi sổlà Đồng Việt Nam (VNĐ).
theo tỷ giá thực tế tại ngày giao dịch. Tỷ giá thực thế áp dụng cho các giao dịch bằng ngoại tệđược xác định như sau:
- Tỷ giá giao dịch thực tế khi mua bán ngoại tệ là tỷ giá ký kết trong hợp đồng mua bán ngoại tệ giữa Công ty và ngân hàng thương mạị
-Tỷ giá giao dịch thực tế khi góp vốn hoặc nhận góp vốn là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng nơi Công ty mở tài khoản để nhận vốn góp tại ngày góp vốn.
-Tỷ giá giao dịch thực tế khi ghi nhận nợ phải thu là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng nơi Công ty nhận tiền từ khách hàng hoặc đối tác.
-Tỷ giá giao dịch thực tế khi ghi nhận nợ phải trả là tỷ giá bán ngoại tệ cua ngân hàng nơi Công ty dự kiến thanh toán khoản phải trảđó.
-Đối với các giao dịch mua sắm tài sản hoặc các khoản chi phí thanh tón ngay bằng ngoại tệ, tỷ giá giao dịch thực tế là tỷ giá mua của ngân hàng nơi Công ty thực hiện thanh toán.
Các khoản mục tài sản và nợ phải trả có gốc bằng đơn vị tiền tệ khác VND được quy đổi sang VND theo tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày kết thúc kỳ kế toán. Tỷ giá giao dịch thực tếkhi đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại ngày lập BCTC được xác định như sau:
-Đối với các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ là tài sản (tiền và phải thu): dùng tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi Công ty thường xuyên có giao dịch tại ngày kết thúc kỳ kế toán. Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệđược đánh giá lại theo tỷ giá mua ngoại tệ của chính ngân hàng nơi Công ty gửi tiền hoặc mở tài khoản ngoại tệ.
-Đối với các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ là nợ phải trả ( các khoản phải trả và các khoản vay) : dùng tỷ giá bán ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi Công ty thường xuyên cso giao dịch tại ngày kết thúc kỳ kế toán.
Tất cả các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái được ghi nhận vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
c. Phương pháp tính thuế giá trịgia tăng là phương pháp khấu trừ.
d. Công ty áp dụng phương pháp kêkhai thường xuyên để hạch toán hàng tồn khọ Hàng tồn kho được phản ánh theo giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần
có thể thực hiện được. Giá gốc được tính theo phương pháp bình quân gia quyền và bao gồm tất cả các chi phí phát sinh có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tạị Đối với thành phẩm và sản phẩm dở dang, giá gốc bao gồm nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp và các chi phí sản xuất chung được phân bổ.Giá trị thuần có thể thực hiện dược ước tính dựa vào giá bán của hàng tồn kho trừ đi các khoản chi phí ước tính đề hoàn thành sản phẩm và các chi phí bán hàng.
ẹ Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ:
-TSCĐ được ghi nhận theo giá gốc, trong quá trình sử dụng TSCĐ được nghi nhận theo nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại
-Phương pháp khấu hao TSCĐ: Áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính của tài sản cốđịnh hữu hình.
-Thời gian khấu hao được áp dụng theo Thông tư 45/2013/TT-BTC ngày 25/4/2013 của Bộ Tài Chính. Thời gian hữu dụng được ước tính như sau:
+Nâng cấp tài sản thuê: 3 năm +Thiết bị: 5 năm +Phương tiện vận chuyển: 6 năm +Dụng cụvăn phòng: 5 năm
Nguyên tắc ghi nhận doanh thu, chi phí dựa trên nguyên tắc phù hợp.
2.1.4.2. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán ạ Chứng từ kế toán:
-Liên quan đến ngân hàng: chứng từ kế toán bao gồm giấy báo nợ, báo có của ngân hàng, ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng…
-Liên quan đến mua bán hàng hóa, dịch vụ: chứng từ kế toán bao gồm đơn đề nghị thanh toán, yêu cầu thanh toán, hóa đơn GTGT đầu vào, đầu ra, tờ khai hải quan, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản bàn giao, nghiệm thu, bảng báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế.
-Liên quan đến tiền lương: chứng từ kế toán bao gồm bảng chấm công, bảng tính lương, bảng thanh toán lương, hợp đồng lao động, các quy chế, quy định…
-Liên quan đến chi phí, giá vốn: Chứng từ kế toán thể hiện qua bảng phân bổ tiền lương và BHXH, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, bảng phân bổ các chi phí khác, hóa đơn chứng từ mua hàng…
Tất cả các chứng từ kếtoán trên là cơ sở ghi chép hạch toán kê khai, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
b. Tài khoản kế toán
Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo thông tư 200 ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính.
c. Sổ kế toán
Sổ kế toán là sổdùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan của tổ chức, cá nhân thuộc diện áp dụng Luật kế toán.Sổ kế toán phải có các nội dung theo quy định của pháp luật. Hình thức sổ kế toán được lập theo quy định của Bộ Tài chính. Số kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của số, bảo đảm tính liên tục từ khi mở sổ đến khi khoá số. Để phản ánh doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh, công ty sử dụng sổ kế toán tổng hợp (sổ nhật ký chung, số cái), sổ kế toán chi tiết (sổ chi tiết các TK 632, 641, 642, 511, 911…)
Sổ nhật ký chung: là sổdùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (Định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi Sổ CáịSố liệu ghi trên sổ Nhật ký chung được dùng làm căn cứđể ghi vào Sổ Cáị
Sổ cái:dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kếtoán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho DN (chỉ dùng cho hình thức nhật ký chung).
Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ, thẻ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ nhật ký chung và sổ cáị
d. Hình thức và chứng từ kế toán
Với đặc thù của công ty hoạt động trong ngành công nghệthông tin cũng như yêu cầu về quản lý, Công ty đang áp dụng hình thức kế toán phần mềm. Tất cảđều được phần mềm hóa, hệ thống hóa để thuận tiện cho công tác kế toán, lấy dữ liệu