CHƢƠNG 3 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.1. PHÂN TÍCH THÔNG TIN THỨ CẤP
4.1.3. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 4.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức các phòng ban của công ty TCIT
Phòng Kinh doanh: Chức năng:
- Tham mưu giúp Ban Giám đốc cảng hoạch định các phương án sản xuất kinh doanh của toàn Công ty dài hạn, ngắn hạn hoặc trong từng thương vụ kinh doanh cụ thể.
- Cùng với các đơn vị trực thuộc và các phòng chức năng khác của Công ty xây dựng các phương án kinh doanh và tài chính.
- Trực tiếp nghiên cứu thị trường, nguồn hàng, khách hàng trong và ngoài nước để xúc tiến thương mại.
- Trực tiếp quản lý và theo dõi việc sử dụng thương hiệu của Công ty.
- Thực hiện đàm phán và ký kết hợp đồng với Khách hàng nhằm mang lại doanh thu cho Doanh nghiệp.
- Phối hợp với các bộ phận và phòng ban liên quan nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ nhất cho Khách hàng.
Nhiệm vụ:
- Xây dựng kế hoạch, định hướng sản xuất kinh doanh hàng năm, hàng quý, hàng tháng cũng như theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch để kịp thời đế xuất với Ban Tổng Giám đốc Công ty điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với tình hình thực tế. - Tăng cường công tác tiếp thị, nghiên cứu thị trường để thu hút khách hàng và phát triển kinh doanh.
- Theo dõi chặt chẽ và nắm bắt kịp thời tình hình thị trường để tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc đàm phán tiến tới ký kết các hợp đồng kinh tế.
- Nghiên cứu theo dõi các chủ trương chính sách, thuế của Nhà nước ban hành để tổ chức triển khai và thực hiện đúng quy định.
- Chịu trách nhiệm dự thảo, lập các hợp đồng thương mại.
- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê theo quy định của Nhà nước và theo yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc Công ty.
- Thực hiện cung cấp chứng từ, hóa đơn tài chính của Công ty.
- Thực hiện chức năng quản lý thương hiệu của Công ty. Theo dõi và báo cáo cho Ban Tổng Giám đốc về công tác xúc tiến thương mại, quảng bá thương hiệu.
Phòng Hành chính Nhân sự:
Là bộ phận quản lý nhân sự của cảng, thực hiện các công việc như tuyển dụng, bố trí nhân sự, chế độ chính sách, tiền lương, bảo hiểm, kỷ luật, khen thưởng và đề bạt.
Nhiệm vụ:
- Cố vấn cho Giám đốc về việc sử dụng nguồn nhân lực để mang lại hiệu quả cho công ty.
- Thực hiện các chế độ chính sách Nhà nước quy định đối với người lao động, - Thanh toán tiền lương đúng chế độ và quy định,
- Thực hiện các nghiệp vụ hành chính như: văn thư, chuyển – nhận công văn, báo chí, mua sắm trang thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phòng Kế toán & Tài chính:
Chức năng:
- Chịu trách nhiệm và giải quyết các vấn đề liên quan đến tài chính và công tác hạch toán kế toán.
- Quản lý chặt chẽ và phân phối sử dụng các nguồn vốn hợp lý, có hiệu quả. - Chuẩn bị vốn bằng tiền cho kinh doanh, đầu tư và thanh toán.
- Ghi chép, thanh toán và phản ánh tình hình sử dụng vật tư, tài sản, tiền vốn trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nhiệm vụ:
- Tổ chức thực hiện công việc kế toán theo chế độ kế toán hiện hành phù hợp với hoạt động của công ty.
- Ngăn chặn những hành vi vi phạm chính sách kinh tế tài chính của Nhà nước.
- Kiểm tra phân tích các hoạt động kinh tế, tài chính. - Đánh giá hiệu quả kinh doanh từng theo định kỳ.
Phòng Khai thác: Chức năng:
Quản lý và thực hiện nhiệm vụ khai thác cảng. Nhiệm vụ:
- Tổ chức tốt việc tiếp nhận tàu, giao nhận, xếp dỡ hàng hóa hiệu quả và an toàn.
- Quản lý, khai thác sử dụng an toàn và hiệu quả các phương tiện cơ giới trong ca sản xuất.
- Quản lý hoạt động của khối thương vụ, vi tính tổng hợp, vi tính cổng, đội giao nhận và trung tâm điều hành sản xuất.
- Tham gia đàm phán việc ký kết hợp đồng tiếp nhận tàu vào cảng với các hãng tàu.
- Phối hợp với các hãng tàu trong công tác khai thác và quản lý container hàng ngày.
- Lập các kế hoạch khai thác cảng hàng năm, hàng quý, hàng tháng và hàng tuần.
- Đề ra các biện pháp nhằm không ngừng hoàn thiện chất lượng dịch vụ và hiệu quả khai thác cảng.
Phòng Kỹ thuật:
Chức năng:
Phòng Kỹ thuật có chức năng tham mưu cho Ban Giám đốc công ty về công tác quản lý kỹ thuật các thiết bị, máy móc, phương tiện cơ giới của cảng, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ, công tác quản lý vật tư, các lĩnh vực công tác khác.
Nhiệm vụ:
- Xây dựng, tổ chức, thực hiện và giám sát việc thực hiện quy chế quản lý máy móc, thiết bị và phương tiện cơ giới đã được Ban Giám đốc phê duyệt.
- Tổ chức kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ về tình trạng kỹ thuật từng phương tiện, thiết bị.
- Tiến hành việc sửa chữa thay thế các máy móc, thiết bị, phương tiện cơ giới bị hư hỏng kịp thời nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất được diễn ra liên tục.
- Tổ chức đăng ký, kiểm định các loại phương tiện thiết bị theo quy định của Nhà nước.
- Đánh giá tinh thần trách nhiệm, trình độ quản lý sử dụng, bảo quản phương tiện, thiết bị của nhân viên.
- Đánh giá công tác quản lý phương tiện và tổ chức xác định chế độ trách nhiệm vật chất trong quản lý sử dụng phương tiện ở các đơn vị.