1.1 .Lý luận về đơn vị sự nghiệp công lập và nhà khách là đơn vị sự nghiệp công lập
1.6. Kinh nghiệm trong quản lý tài chính tại các nhà khách là đơn vị sự nghiệp công
Đối tượng sử dụng nguồn tài chính là các cán bộ, công chức và người lao động trong các đơn vị sự nghiệp cơng lập. Vì vậy, muốn hồn thiện cơng tác quản lý quản lý tài chính cần nâng cao ý thức trách nhiệm, chế độ chịu trách nhiệm về vật chất đối với các đối tượng có sử dụng nguồn tài chính.
Ba là, tố chức hệ thống quản lý tài chính hợp lý khoa học
Tính hợp lý, gọn nhẹ, đơn giản nhưng hiệu quả của hệ thống tổ chức quản lý một mặt vừa giảm biên chế của đơn vị sự nghiệp công lập, đồng thời tạo ra một cơ chế làm việc thơng thống. Một hệ thống quản lý tài chính hợp lý, khoa học là cơ sở cho yêu cầu minh bạch trong quản lý tài chính từ lập dự tốn, chấp hành đến quyết tốn.
1.6. Kinh nghiệm trong quản lý tài chính tại các nhà khách là đơn vị sự nghiệp công lập cơng lập
1.6.1. Kinh nghiệm trong quản lý tài chính các nhà khách tại thành phố Nha Trang
Trên địa bàn TP. Nha Trang có các nhà khách trực thuộc quản lý của các cơ quan Trung ương như: Nhà khách T78 của Văn phòng Trung ương Đảng, nhà khách 378 của Bộ Công an, nhà khách Hải quân của Quân chủng Hải quân, nhà khách của Viện Pasteur, nhà khách của Đồn an điều dưỡng 20... Bên cạnh đó, cịn có các nhà khách thuộc sự quản lý của các cơ quan trong tỉnh như: Cơng đồn, Cơng an tỉnh, Nhà Văn hóa Lao động tỉnh... [21]
Nhìn chung, các nhà khách đều được đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất tương ứng với tiêu chuẩn chất lượng của khách sạn 1 sao, 2 sao. Do nhiệm vụ đặc thù của các nhà khách dùng để phục vụ khách công vụ của các cơ quan, ban, ngành đến nghỉ dưỡng, công tác nên lâu nay danh mục nhà khách vẫn không thuộc diện xếp hạng sao. Tuy nhiên, trên thực tế, các nhà khách vẫn mở cửa đón khách du lịch.
Hoạt động của các nhà khách lâu nay chỉ được quản lý theo chiều dọc, nghĩa là nhà khách trực thuộc cơ quan nào thì chịu sự điều tiết bởi những quy định, quy chế của cơ quan đó, ngành đó. Về cơ bản, những quy định đó chỉ xoay quanh các vấn đề như: chức năng, quyền hạn, lĩnh vực kinh doanh của nhà khách, nhưng không phải 100% nhà khách đều có quy chế hoạt động của riêng mình. Với sự quản lý một chiều như trên, hoạt động của các nhà khách chỉ mới tuân thủ theo những quy định cơ bản nhất. Còn các vấn đề về chất lượng dịch vụ lưu trú, ăn uống, cơng tác đảm bảo an ninh, an tồn cho khách, giá cả dịch vụ... gần như đang bị bỏ ngỏ. Trước tình hình đó, các cơ quan quản lý đã thực hiện viện tăng cường kiểm tra, rà soát hoạt động của các nhà khách trong đó có các hoạt động về tài chính.
Thứ nhất, các hoạt động dự tốn kinh phí phải được tiến hành chặt chẽ, hợp lý, đúng thực tiễn để sử dụng có hiệu quả ngân sách của Nhà nước.
Thứ hai, tăng cường nâng cao chất lượng dịch vụ để tăng cường các nguồn thu. Bên cạnh đó cần đa dạng hóa các sản phẩm dịch vụ để khách có nhiều sự lựa chọn.
Thứ ba, tăng cường công tác kiểm tra thanh tra các hoạt động của nhà khách để đảm bảo thực hiện đúng, đầy đủ chế độ hạch toán, kế toán, thu chi…
1.6.2. Kinh nghiệm đối với các nhà khách của tỉnh ủy Tiền Giang
Nhà khách tỉnh ủy Tiền Giang là nhà khách thuộc Văn phòng tỉnh ủy Tiền Giang, là đơn vị sự nghiệp cơng lập có thu, tự bảo đảm chi thường xuyên và có cơ chế quản lý tài chính tương tự Nhà khách tỉnh ủy Quảng Trị. Vì vậy, những kinh nghiệm trong quản lý tại Nhà khách này sẽ hữu ích cho tỉnh Quảng Trị.
Thứ nhất, cần xây dựng nguồn ngân sách hàng năm cho nhà khách. Nguồn ngân sách hàng năm sẽ cung cấp những thông tin cần thiết để đo lường tình trạng tài chính của đơn vị tại bất cứ lúc nào trong năm. Dựa trên hiệu suất trước và sau khi đặt ra mục tiêu theo từng năm, ngân sách chi phí và doanh thu dự kiến thường trong 12 tháng. Ngân sách bao gồm mọi lĩnh vực hoạt động: hành chính, chi phí tài sản, thuế, chi phí năng lượng, thiết bị, viễn thơng, bảo trì, vật tư, các tiện ích…
Thứ hai, cần xây dựng những bảng theo dõi chi tiết nhất. Với ngân sách trong tay, người đứng đầu Nhà khách cần phải xây dựng một cơ chế để dễ dàng nắm bắt và theo
dõi chi phí và doanh thu. Các bảng tính phức tạp thì sẽ liệt kê các chi phí chi tiết hơn. Ví dụ, bảng tính lương sẽ theo dõi giờ và tốc độ làm việc của các giám sát viên, quầy lễ tân, kiểm tốn đêm, dịch vụ chng, dịch vụ dọn dẹp, nhân viên phòng, nhân viên giặt đồ, bán hàng và tiếp thị hay những công việc hỗ trợ nhân viên khác.
Một bảng tính bảo trì tài sản theo dõi kỹ thuật và thời gian bảo trì cũng như các chi phí khác có liên quan từ các vật liệu, cảnh quan. Hay một số theo dõi về tiền điện, nước và các tiện ích hằng tháng. Các bảng tính doanh thu bán hàng theo dõi giá phịng hàng ngày. Việc áp dụng mơ hình tài chính tồn diện với các bảng tính giúp cung cấp một bức tranh hoàn chỉnh về chi phí và doanh thu, lợi nhuận và những mất mát hằng hằng kỳ.
Thứ ba, cần phải thực hiện giải trình trách nhiệm. Người đứng đầu Nhà khách cần phải cho nhân viên của họ làm quen với việc giải trình những kết quả tài chính, cơng suất làm việc, giá phịng trung bình, lệnh đặt phịng và chi phí hoạt động. Mọi thứ cần được rõ ràng, mạch lạc qua mỗi kỳ, tránh tình trạng bỏ sót, lấp liếm bất cứ hạng mục nào mà người đứng đầu mà phát hiện được sau thời gian dài. Cơng tác kiểm tốn cần được thực hiện hàng quý và những lệch lạc trong lỗ lãi, báo cáo tài chính hàng ngày cần phải được giải trình một cách nhanh chóng nhất có thể.
1.6.3. Bài học kinh nghiệm rút ra cho Nhà khách tỉnh ủy Quảng Trị
Từ việc tham khảo kinh nghiệm của các nhà khách ở tỉnh Nha Trang và nhà khách ở tỉnh ủy Tiền Giang đã rút ra được những kinh nghiệm cho Nhà khách tỉnh ủy Quảng Trị như sau:
Thứ nhất, thực hiện cơng tác lập dự tốn thu chi đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng. Việc lập dự tốn trong đơn vị là nhằm phân tích, đánh giá các khoản thu, chi tài chính phải bảo đảm khoa học và thực tiễn. Các chỉ tiêu về thu chi tài chính cần phải được dự tốn sao cho có thực tế và có hiệu quả. Nội dung dự tốn cần đầy đủ, chính xác các khoản thu chi dự kiến và phản tuân thủ các quy định, định mức, tiêu chuẩn của Nhà nước và phải được thuyết minh rõ ràng cơ sở, căn cứ dự toán.
Thứ hai, cần tăng cường các biện pháp quản lý chặt chẽ các khoản thu, chi theo quy định của cơ quan quản lý tài chính cấp trên; tích cực chủ động trong công tác kế hoạch ngân sách nhằm bảo đảm thực hiện các nhiệm vụ của đơn vị.
Thứ ba, cần nâng cao chất lượng quản lý tài chính thơng qua việc đẩy mạnh, làm tăng lên mức độ hoàn thành tốt hơn các hoạt động có phối hợp, đã xác định trong quá trình quản lý tài chính nhằm đáp ứng được u cầu quản lý tài chính nói. Đồng thời nâng cao mức độ sử dụng đầy đủ hơn khả năng của các chủ thể tham gia vào q trình quản lý tài chính nhằm bảo đảm cho các khâu của chu trình quản lý ln ln được thực hiện đúng pháp luật, chính sách chế độ và đạt được mục tiêu yêu cầu quản lý ngân sách đã xác định.
Thứ tư, luôn quản lý chặt chẽ việc quản lý ở mỗi nội dung trong công tác quản lý tài chính. Q trình quản lý tài chính bao gồm các khâu chủ yếu từ lập, phân bổ, giao dự toán ; tiếp nhận, cấp phát, chi tiêu; thanh toán và quyết toán ; thanh tra, kiểm tra tài chính, kiểm sốt thu, chi. Trong mỗi khâu có nhiều cơng việc về tổ chức và nghiệp vụ, có nội dung yêu cầu quản lý cụ thể khác nhau. Ch ng hạn, yêu cầu của dự toán ngân sách phải lập đầy đủ các khoản thu - chi, tính tốn các chỉ tiêu phải sát đúng; yêu cầu của cấp phát tài chính phải đầy đủ, đúng chế độ tiêu chuẩn, đúng đối tượng, kịp thời theo dự toán đã được duyệt...
CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CƠNG TÁC QUẢN LÝ TÀI CHÍNH
TẠI NHÀ KHÁCH TỈNH ỦY QUẢNG TRỊ