1.1 .Lý luận về đơn vị sự nghiệp công lập và nhà khách là đơn vị sự nghiệp công lập
3.2. Giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý tài chính tại Nhà Khách tỉnh ủy
3.2.2. Hồn thiện cơng tác lập dự toán thuchi
- Hàng năm, căn cứ vào Thông tư hướng dẫn và thông báo số dự kiến giao chỉ tiêu hoạt động, chỉ thị của Văn phòng tỉnh ủy về xây dựng kế hoạch bảo đảm và doanh thu, chi phí năm sau, Nhà khách tỉnh ủy tiến hành:
+ Xác định cụ thể số dự kiến chỉ tiêu hoạt động năm sau của Nhà khách trong đó phải có diễn giải cụ thể các hạng mục doanh thu, chi phí. Đối với chi phí phải xác định rõ đơn giá dựa trên báo giá của các nhà cung cấp dịch vụ, dự toán đúng số lượng các nội dung cần thực hiện. Các bộ phận thuộc Nhà khách phải tham gia dự toán đầy đủ các hạng mục liên quan đến bộ phận mình. Về thời gian, cần tiến hành sớm để để các bộ phận có thể chủ động thu thập đầy đủ các yếu tố liên quan đến lập dự tốn thu chi năm. Khi thơng báo số dự kiến giao dự toán thu chi cho các bộ phận cấp dưới, cần hướng dẫn cụ thể, chi tiết về yêu cầu, nội dung, trọng tâm, biểu mẫu, thời gian lập dự toán thu chi năm.
+ Sau khi nhận được thơng báo số dự kiến dự tốn thu chi của các bộ phận, kế tốn phịng Tổng hợp cần thiết phải trao đổi, thảo luận bàn các phương án phân bổ các nguồn thu, số phân bổ chi phí. Sau khi thống nhất, trình Giám đốc Nhà khách xem xét, quyết định.
Cần quan tâm đến việc xác định cơ cấu chi; nội dung và thứ tự ưu tiên bố trí kinh phí cho các nhiệm vụ trọng tâm trong năm.
3.2.3. Hồn thiện cơng tác quản lý thu, chi
- Đối với công tác quản lý thu
Để công tác quản lý các nguồn thu được thực hiện tốt, Nhà khách cần có các biện pháp tăng doanh thu và kiểm soát chặt chẽ nguồn thu, tránh để thất thốt, lãng phí. Các nội dung sau đây cần tập trung để có thể tăng cường nguồn thu và quản lý chặt chẽ các nguồn thu:
Thứ nhất, cần đa dạng nguồn thu bằng các hình thức cho thuê văn phòng, cung cấp đa dạng hơn các dịch vụ vui chơi giải trí, tổ chức sự kiện, cà phê, giải khát, tận dụng cơ sở vật chất hiện có, tạo nguồn thu cải thiện đời sống cho người lao động.
Thứ hai, đầu tư công tác maketing khai thác thị trường, xây dựng chương trình khuyến mãi, định giá hợp lý, liên kết với các Tour du lịch trong và ngoài nước, đặc biệt là các Tour du lịch từ Nghệ An trở ra để thu hút lượng khách đến thăm viếng nghĩa trang liệt sỹ.
Thứ ba, tìm mọi cách tiếp tục nâng chất lượng các dịch vụ hiện có, đặc biệt là nâng cao trình độ nghiệp vụ và tinh thần thái độ phục vụ của đội ngũ CBCNV để từng bước đạt chuẩn chuyên nghiệp trong quá trình phục vụ khách nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao.
Thứ tư, đầu tư ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào việc thu tiền, xuất hóa đơn bán hàng sao cho không bị thất thoát. Các dịch vụ phải được in hốn đơn bán lẻ, hóa đơn giá trị gia tăng đầy đủ, đúng số lượng để khơng bị thất thốt ở khâu thu tiền.
Thứ năm, bộ phận thủ quỹ, kế toán thực hiện chặt chẽ việc bàn giao tiền, chứng từ, sổ sách để khơng xảy ra sai sót, nhầm lẫn gây ảnh hưởng đến công tác quản lý thu chung của Nhà khách.
-Đối với công tác quản lý chi:
Để hồn thiện cơng tác quản lý chi, cần thực hiện các nội dung sau:
Thứ nhất, xây dựng các chỉ tiêu định mức chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Thứ nhất, khi lập nhu cầu chi, nhất thiết Nhà khách phải tuân thủ yêu cầu: các khoản chi có tính chất thường xun phải bố trí đều từng tháng trong năm (như tiền lương, phụ cấp, tiền ăn…); cịn những khoản có tính chất thời vụ hoặc chỉ phát sinh vào một thời điểm, phải thực hiện theo tiến độ thực hiện từng quý đã ghi trong kế hoạch dự toán năm được giao.
Thứ hai, trong cơ chế cấp phát tạm ứng kinh phí cho các bộ phận hoạt động, bộ phận kế toán cần theo dõi chi tiết cụ thể tình hình tạm ứng và thanh tốn hồn ứng kinh phí của các bộ phận; có biện pháp đơn đốc kịp thời về thanh tốn hồn ứng và làm thủ tục cấp kinh phí cho các bộ phận. Trong đó, cần tập trung vào một số nội dung sau:
-Hoàn ứng cho các bộ phận cần kịp thời, chi tiết, đầy đủ, bảo đảm chứng từ hợp lệ, hợp pháp.
-Các bộ phận khi nhận và thanh tốn kinh phí phải có đủ các tài liệu theo quy định của Nhà khách, gồm: kế hoạch (dự trù) chi tiêu; phê duyệt của Giám đốc Nhà khách; sổ theo dõi nhận kinh phí; các chứng từ, bảng kê chi tiêu liên quan.
-Bộ phận kế toán và các bộ phận phát sinh chi phí phải thực hiện kiểm tra đối chiếu số liệu kinh phí theo định kỳ hàng tháng, quý và năm. Đồng thời thực hiện tốt cơ chế phối hợp trong kiểm kê kho vật tư hàng hóa, khảo sát giá cả, kiểm soát chặt chẽ việc thực hiện các hợp đồng kinh tế.
Thứ ba, hoàn thiện xây dựng định mức chi đảm bảo hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả. Tăng cường công tác quản lý chặt chẽ về mọi mặt chi phí trong q trình hoạt động đồng thời có biện pháp kiên quyết xử lý kịp thời những trường hợp làm trái. Giữ nghiêm kỷ luật lao động và xây dựng ý thức tiết kiệm, chống lãng phí trong tồn Nhà khách. Bên cạnh đó cần xây dựng định mức tiền lương riêng theo các bộ phận, tiến đến khốn chi phí đảm bảo khơng lỗ.
Nhà khách cần hồn thiện hệ thống định mức chi được xây dựng cho một số nội dung bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa lớn, sửa chữa vừa. Đây là những định mức cơ bản để thực hiện các hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng.... Tuy nhiên, những định mức trên đã xây dựng từ lâu, đến nay có nhiều định mức đã lạc hậu do các yếu tố cấu thành nên định mức đã thay đổi.
-Về hệ thống máy móc, thiết bị: trang bị mới cơng nghệ cao mang tính chất hệ thống cao, q trình tổ chức sửa chữa khơng thể tháo dỡ, tách rời khỏi hệ thống, mà phải sửa chữa bằng phương pháp thay thế khối, thay bảng mạch...
-Về yếu tố chi phí vật tư - lao động có nhiều biến động: Về chi phí lao động, do quy trình bảo quản, sửa chữa thay đổi nên có khuynh hướng ngày càng giảm dần; Về chi phí vật tư, nhìn chung giá cả trang bị, linh kiện thuộc lĩnh vực cơng nghệ tin học có khuynh hướng giảm giá rất nhanh. Ngoài ra, các yếu tố khác như: giá cả nhiên liệu, điện năng cũng có nhiều biến động.Vì vậy, cần kịp thời nghiên cứu, xem xét, dự báo và thường xuyên cập nhật sự biến động của giá cả để điều chỉnh lại các định mức vật tư, kỹ thuật đó, bảo đảm tính tiên tiến, chính xác, phù hợp hơn cho hệ thống định mức chi tiêu sửa chữa của Nhà khách tỉnh ủy Quảng Trị. Thứ tư, kiểm soát chặt chẽ mua sắm vật tư, trang thiết bị. Trước hết về kiểm soát mua sắm, Nhà khách tỉnh ủy Quảng Trị cần kết hợp quản lý toàn diện cả về nguồn vốn của Nhà khách và các vật tư, trang thiết bị hiện có. Đó vừa là yêu cầu cơ bản, vừa là biện pháp thực tiễn quan trọng nhằm quản lý toàn diện, chặt chẽ nguồn tài chính của Nhà khách.
- Khi lập dự toán chi mua sắm vật tư, thiết bị của Nhà khách phải tính tốn đầy đủ, thực tế nhu cầu, chi tiết các chủng loại, danh mục trang bị, vật tư cần thiết cho hoạt động của Nhà khách.
- Trong chi tiêu phải kiểm tra, giám sát chặt chẽ quá trình thực hiện mua sắm, việc chấp hành các qui định của Nhà nước, hướng dẫn của Văn phòng tỉnh ủy, quy chế chi tiêu nội bộ của Nhà khách để mua sắm, quản lý sao cho tiết kiệm, hiệu quả nhất. Nhà khách cần tăng cường kiểm sốt chi thơng qua hố đơn, chứng từ mua sắm. Thực hiện nghiệm thu hàng hoá trước khi nhập kho và khi đưa vào sử dụng.
- Trong q trình thanh, quyết tốn, cần kiểm tra cả chỉ tiêu giá trị cũng như số lượng, chất lượng vật tư, hàng hố. Hàng năm, ngồi việc lập báo cáo quyết tốn kinh phí, các bộ phận phải lập báo cáo luân chuyển vật tư hàng hoá và quyết toán giá trị vật tư hàng hoá đã sử dụng trong năm.
3.2.4. Hồn thiện cơng tác quyết tốn thu chi
Để hồn thiện cơng tac quyết toán thu chi, cần tập trung vào các nội dung sau: -Về cơ chế trong quyết toán quý: Trước khi tổng hợp quyết toán quý, bộ phận kế toán cần kiểm tra, rà soát số liệu từng đợt thanh toán, các chứng từ, hồ sơ có liên quan và đối chiếu với số liệu doanh thu, chi phí của Nhà khách.
-Về cơ chế trong quyết tốn năm: cần hồn thiện theo hướng sau đây:
+ Nhà khách chỉ đạo để bộ phận kế tốn phối hợp với các bộ phận khách làm cơng tác chuẩn bị cho đối chiếu số liệu, dứt điểm tạm thu, tạm ứng.
+ Hàng tháng, quý, năm khi tiến hành quyết toán thu chi phải thực hiện đúng yêu cầu quyết tốn trung thực, chính xác, đầy đủ, chặt chẽ, nhanh gọn, kịp thời. Đồng thời phải tuân theo các nguyên tắc cơ bản trong quyết toán: quyết toán đúng nội dung, chỉ tiêu dự tốn; đúng số lượng đúng chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức và giá cả hiện hành; có đầy đủ chứng từ hợp lệ, hợp pháp.
+ Thống nhất nhận định giải quyết kịp thời những vướng mắc trong xử lý kinh phí (thừa, thiếu kinh phí; hao hụt, tổn thất các vi phạm chế độ…). Trường hợp vượt ngoài phạm vi quyền hạn, nhất thiết phải báo cáo và xin ý kiến của Văn phòng tỉnh ủy.
Để thực hiện tốt yêu cầu và nguyên tắc quyết toán, Nhà khách cần có kế hoạch quyết tốn cụ thể, hợp lý đối với các đầu mối chi tiêu. Đặc biệt phải làm tốt việc thẩm định số liệu, tài liệu hồ sơ chứng từ trước khi quyết toán. Cán bộ, nhân viên kế toán được phân công trách nhiệm theo dõi cấp phát, thanh quyết tốn kinh phí phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ giỏi, có năng lực quản lý đầu mối chi tiêu và năng lực tổng hợp quyết toán tốt.
Giám đốc Nhà khách cần chỉ đạo các bộ phận liên quan thực hiện cơng tác quyết tốn thu chi bảo đảm đúng tiến độ, thời gian xét duyệt quyết toán, bảo đảm
nhanh gọn, chặt chẽ, chính xác, đúng quy định, tránh ảnh hưởng đến công việc nhiệm vụ chung của Nhà khách.
3.2.5. Hồn thiện cơ chế kiểm tra, giám sát tài chính
Mặc dù những năm qua, Nhà khách đã có thực hiện kiểm soát nội bộ gồm những cán bộ không chuyên trách kiêm nhiệm hoạt động tích cực, song chất lượng, hiệu quả chưa thật như mong muốn. Cần nghiên cứu hoàn thiện cơ chế kiểm tra, giám sát tài chính theo các nội dung sau:
- Hồn thiện quy chế chi tiêu nội bộ thật sát thực theo tinh thần hướng dẫn của Bộ Tài chính, nghị định số 16/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập và chỉ đạo của Thường trực Tỉnh ủy, Lãnh đạo Văn phòng tỉnh Ủy.
Các nội dung trọng tâm trong cơ chế kiểm tra, giám sát tài chính cần đạt được là:
+ Phạm vi lĩnh vực chi tiêu. + Các định mức chi chủ yếu. + Phân cấp chi tiêu.
+ Quyền hạn, trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân trong chi tiêu. + Các vi phạm được nghiêm cấm.
+ Khen thưởng, kỷ luật.
- Tăng cường vai trò lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy Đảng và Lãnh đạo Nhà khách trong kiểm tra thường xuyên, kiểm tra đột xuất đối với tất cả các hoạt động.
- Nâng cao chất lượng thẩm định và quyết toán Ngân sách
Nhà khách cần lựa chọn những CBCNV cơng tâm, có năng lực phát hiện vấn đề, có trình độ nghiệp vụ kế tốn, tài chính giỏi, được đào tạo, bồi dưỡng về luật pháp vào tham gia các tổ chức kiểm tra, thanh tra chất lượng quản tài chính ở Nhà khách tỉnh ủy Quảng Trị. Bộ phận kế toán phải xác định kế hoạch tự kiểm tra công tác kế tốn, tài chính hàng năm trình Giám đốc Nhà khách phê duyệt và thực hiện đúng chức trách, nhiệm vụ trong cơng tác kiểm tra, thanh tra, kiểm tốn. Thơng qua thực hiện kế hoạch công tác kiểm tra, thanh tra, kiểm toán để chấn chỉnh kịp thời
những vi phạm, sai sót trong q trình thực hiện quản lý tài chính tài Nhà khách tỉnh ủy Quảng Trị.
3.2.6. Tăng cường vai trò lãnh đạo của Văn phòng tỉnh ủy Quảng Trị đối với cơng tác tài chính cơng tác tài chính
Trong những năm gần đây, cơng tác quản lý tài chính đã được sự quan tâm lãnh đạo của Văn phòng tỉnh ủy Quảng Trị. Nhà khách đã có phương án quản lý tài chính được Văn phịng tỉnh ủy phê duyệt. Nhờ đó mà cơng tác tài chính và các hoạt động thu chi ngày một nâng cao. Tuy nhiên, sự lãnh đạo Văn phòng tỉnh ủy cũng còn một số hạn chế bất cập. Cụ thể là: Công tác lãnh đạo chỉ đạo xây dựng kế hoạch thu- chi chưa sát đáng. Vai trò lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra giám sát chưa thường xuyên dẫn đến chưa thực hiện đúng các yêu cầu, nguyên tắc trong chi tiêu sử dụng tài chính, chậm trễ trong thanh quyết tốn.
Để nâng cao vai trò lãnh đạo của Văn phòng tỉnh ủy đối với cơng tác quản lý tài chính cần phải thực sự lãnh đạo toàn diện về tổ chức thực hiện việc quản lý tài chính; lãnh đạo trực tiếp cơng tác nghiệp vụ tài chính trong q trình hoạt động của Nhà khách, giao quyền tự chủ cho đơn vị.
3.2.7. Nâng cao năng lực quản lý và điều hành của Giám đốc Nhà khách
Giám đốc Nhà khách là người đứng đầu, có quyền ra các quyết định trong đó có các quyết định về kinh tế - tài chính và là người chịu trách nhiệm trước Đảng ủy, Lãnh đạo Văn phòng tỉnh ủy và pháp luật về các hoạt động kinh tế - tài chính của Nhà khách.
Như vậy Giám đốc là người có quyền hạn rất lớn trong công tác quản lý tài chính. Cơng tác tài chính ngày càng phải minh bạch không chỉ trước đơn vị, trước Văn phòng tỉnh ủy mà còn phải minh bạch trước tập thể CBCNV. Vì vậy, nếu năng lực điều hành và chỉ đạo cơng tác tài chính của người lãnh đạo Nhà khách yếu sẽ làm cho hiệu quả công tác bảo đảm cho thực hiện nhiệm vụ của đơn vị khơng cao, dẫn đến tình trạng hoặc là quyết định độc đoán chủ quan khơng có cơ sở khoa học, hoặc phó mặc cho bộ phận kế toán trong bảo đảm, quản lý tài chính.
Để nâng cao năng lực quản lý tài chính, Giám đốc Nhà khách cần phải thực
hiện tốt một số vấn đề sau:
- Giám đốc Nhà khách phải thấy được vai trò của người chủ tài khoản của Nhà khách.
- Để quản lý tài chính có nề nếp và hiệu quả, Giám đốc Nhà khách phải điều hành cơng tác tài chính bằng các quyết định, chỉ thị, mệnh lệnh, kế hoạch và phải phù hợp với nguyên tắc và kỷ luật tài chính.
- Giám đốc cần nắm chắc những vấn đề cơ bản trong quy định về công tác tài chính của mình; bám sát quy chế hoạt động do Ban thường vụ tỉnh ủy ban hành để quản lý, điều hành. Nghiên cứu để nắm được những vấn đề thuộc về nghiệp vụ tài chính và ngân sách của cơ quan.
3.2.8. Hồn thiện cơng tác tổ chức bộ máy, phân công công việc của Nhà khách
Thứ nhất, Nhà khách cần tổ chức rà soát, đánh giá toàn diện tổ chức biên chế, gắn với việc xác định rõ ràng các chức danh theo nguyên tắc đủ về số lượng,