1.1 .Lý luận về đơn vị sự nghiệp công lập và nhà khách là đơn vị sự nghiệp công lập
2.2. Quy trình quản lý tài chính tại Nhà khách tỉnh ủy Quảng Trị
2.2.1. Cơng tác lập dự tốn thu chi
Cơng tác lập dự tốn thu, chi là cơng tác đầu tiên, là việc lập kế hoạch về doanh thu, chi phí của nhà khách. Trước ngày 25 tháng 12 của năm trước, nhà khách phải hoàn thiện xong dự toán thu, chi của năm sau, văn phòng tỉnh ủy phê duyệt và giao dự tốn. Quy trình lập dự tốn thu, chi được thể hiện ở sơ đồ sau đây.
Sơ đồ 2.2: Quy trình lập dự tốn thu, chi của Nhà khách tỉnh ủy Quảng Trị
(Nguồn: Nhà khách tỉnh ủy Quảng Trị)
Bước 1: Kế toán lập dự toán
Hàng năm, vào tháng 12, căn cứ việc thực hiện kế hoạch năm trước và mục tiêu, định hướng của Nhà khách, kế toán đơn vị lập dự toán thu, chi. Kế toán trưởng phụ trách duyệt từng hạng mục doanh thu, chi phí của Nhà khách khi trình Giám đốc nhà khách phê duyệt. Quy trình Trách nhiệm -Văn phịng tỉnh ủy -Giám đốc -Kế tốn trưởng -Kế tốn trưởng Văn phịng tỉnh ủy giao dự toán
Giám đốc phê duyệt
Kế toán lập dự toán
Bước 2: Giám đốc nhà khách phê duyệt
Căn cứ dự thảo kế hoạch do Kế tốn trưởng trình, Giám đốc Nhà khách xem xét và có ý kiến chỉ đạo, điều chỉnh phù hợp. Kế toán thực hiện điều chỉnh nếu cần thiết. Sau khi hoàn tất chỉnh sửa, Giám đốc Nhà khách ký duyệt trình cơ quan Văn phỏng tỉnh ủy Quảng Trị.
Bước 3: Văn phòng tỉnh ủy giao dự toán
Căn cứ vào dự tốn của Nhà khách trình đã có xác nhận của Giám đốc Nhà khách, Văn phòng tỉnh ủy căn cứ vào các mục tiêu, định hướng của cơ quan để quyết định giao dự toán năm cho Nhà khách tỉnh ủy. Nhà khách tỉnh ủy căn cứ vào đó để tổ chức thực hiện kế hoạch năm.
Trong những năm qua, công tác lập dự toán thu chi tại Nhà khách tỉnh ủy Quảng Trị đã bám sát yêu cầu nhiệm vụ của đơn vị, phù hợp với tình hình thực tế, tính khả thi ngày càng cao.
2.2.2. Công tác quản lý thu
Có ba nguồn thu chính của Nhà khách là thu từ hoạt động kinh doanh dịch vụ, thu từ ngân sách cấp (mỗi năm ngân sách cấp tiền lương để trả cho người đứng đầu nhà khách là công chức và các viên chức sự nghiệp của nhà khách.) và thu từ hoạt động tài chính ( tiền gửi ngân hàng của đơn vị)
Công tác quản lý các nguồn thu được thực hiện đơn giản, trong đó chủ yếu cần quản lý là công tác thu từ hoạt động kinh doanh dịch vụ. Vì đây là hoạt động chính, mang lại nguồn thu chủ yếu cho Nhà khách.
Các dịch vụ thường khó đo lường khối lượng được như dịch vụ nhà hàng, dịch vụ lưu trú...Nhà khách tổ chức thu phí bằng hóa đơn bán lẻ, giấy biên nhận thanh toán...
Mỗi bộ phận sẽ có một tổ làm việc. Dịch vụ lưu trú do bộ phận lễ tân phụ trách, dịch vụ nhà hàng có thu ngân của nhà hàng thực hiện việc thu phí... Cuối ngày, các tổ sẽ bàn giao và nộp tiền ở kế tốn thuộc phịng tổng hợp. Quy trình thu phí đơn giản, được thực hiện như sau:
Sơ đồ 2.3: Quy trình thu ngân của Nhà khách tỉnh ủy Quảng Trị
(Nguồn: Nhà khách tỉnh ủy Quảng Trị)
Khi phát sinh dịch vụ có thu phí, khách hàng có thể thanh tốn trực tiếp với thu ngân với hóa đơn dưới 20 triệu đồng, hoặc khách hàng có thể thanh tốn trực tiếp qua ngân hàng bằng hình thức chuyển khoản, ủy nhiệm chi...
Đối với hình thức thanh tốn trực tiếp, thu ngân có nhiệm vụ thu tiền và xuất hóa đơn cho khách hàng. Cuối ngày nộp về phịng kế tốn, thủ quỹ phụ trách thu tiền. Tiền mặt tại đơn vị được gửi ở ngân hàng để đảm bảo an toàn và dễ dàng quản lý.
Đối với nguồn thu từ ngân sách nhà nước dùng để trả lương, tiền lương được kho bạc nhà nước trả lương hàng tháng qua tài khoản của Nhà khách và Nhà khách sử dụng để trả lương cho những người thuộc đối tượng này.
2.2.3. Công tác quản lý chi
Các hoạt động phát sinh chi phí được Nhà khách quản lý thông qua các hợp đồng, định mức chi, khốn chi phí theo doanh thu, hóa đơn mua hàng....Quy trình thực hiện các hạng mục chi được thể hiện như sau:
Sơ đồ 2.4: Chu trình quản lý chi của Nhà khách tỉnh ủy Quảng Trị
Khách hàng Thu ngân Kế tốn
Ngân hàng
Hóa đơn
Văn phòng tỉnh ủy cho ý kiến nếu chi
trên 20 triệu Dự trù
chi phí Kế tốn duyệt Giám đốc duyệt Tạm ứng
Thực hiện Thanh toán,
hồn ứng
Khi phát sinh cơng việc, nhiệm vụ cần phải chi tiền, bộ phận trực tiếp đảm nhiệm công việc, nhiêm vụ đó dự trù chi phí để đề xuất cấp trên phê duyệt trước khi thực hiện. Cụ thể,
Bước 1: Bộ phận thực hiện dự trù chi phí, cùng với ý kiến chỉ đạo cơng việc
Giám đốc nhà khách chuyển sang bộ phận kế toán xem xét sự phù hợp của các hạng mục chi phí, các định mức, giá cả thị trường...để kiểm duyệt.
Bước 2: Giám đốc xem xét phê duyệt về đề xuất chi phí khi có xác nhận của
kế toán. Đối với trường hợp hạng mục cần chi lớn hơn 20 triệu đồng thì Giám đốc Nhà khách phải trình Văn phịng tỉnh ủy để xin ý kiến chỉ đạo.
Bước 3: Sau khi được phê duyệt, người có trách nhiệm liên quan tiến hành tạm ứng chi phí để thực hiện cơng việc.
Bước 4: Sau khi hồn tất cơng việc, người thực hiện phải thực hiện thủ tục thanh tốn, hồn ứng với Nhà Khách. Việc thanh tốn phải có đủ các chứng từ, bảng kê, hóa đơn, hợp đồng...cần thiết và nếu cịn dư chi phí thì hồn ứng trở lại cho Nhà khách.
Như vậy, quy trình chi của Nhà khách trải qua nhiều bước và khá chặt chẽ khi được các bộ phận liên quan thống nhất, kiểm duyệt. Quy trình phù hợp với hoạt động của một đơn vị sự nghiệp cơng lập có thu dưới sự quản lý của Văn phịng tỉnh ủy Quảng Trị.
2.2.4. Cơng tác quyết toán
Cuối mỗi năm, Nhà khách phải lập báo cáo quyết tốn gửi Văn phịng tỉnh ủy Quảng Trị. Tương tự quy trình lập dự tốn, kế tốn đơn vị tổng hợp, lập báo cáo có phê duyệt của Giám đốc Nhà khách sau đó trình Văn phịng tỉnh ủy quyết tốn. Văn phịng tỉnh ủy thống nhất quyết tốn chi phí và loại những chi phí khơng hợp lý trong báo cáo quyết tốn.