Cơ cấu tổchức Phịng Kiểm tôn BCTC 4
Sơ đồ 2.2. Cơ cấu tổ chức Phịng Kiểm tơn BCTC 4
Trưởng phịng kiểm tôn
Kiểm tơn viín chính
Trợlý kiểm tơn viín Tổng Giâm Đốc
Phó Tổng Giâm Đốc Bâo Câo Tăi Chính
Phó Tổng Giâm Đốc Xđy Dựng Cơ Bản Khối Kiểm Tôn XDCB Phịng Tư Vấn vă Đăo Tạo Chi Nhânh TP Hồ Chí Minh Phịng KếTơn Tăi Chính Khối Kiểm Tôn BCTC Ban Kiểm Sôt Chất Lượng Phịng Kiểm Tôn BCTC 2 Phịng Kiểm Tôn XDC B 1 Phịng Kiểm Tôn XDC B2 Phịng Kiểm Tôn BCTC 1 Phịng Kiểm Tôn BCTC 3 Chi Nhânh TP Hă Nội Phịng Kiểm Tôn BCTC 4 Ban Kiểm Sôt Chất Lượng
Trâch nhiệm vă quyền hạn của câc câ nhđn trong cơ cấu tổ chức:
Tổng Giâm đốc: lăngười có quyền cao nhất, chức năng của tổng giâm đốc lă: - Đânh giâ rủi ro của hợp đồng kiểm tơn liín quan đến hoạt động cơng ty.
- Duy trì câc mối quan hệvới câc cân bộcấp cao của công ty.
- Chịu trâch nhiệm giải đâp thắc mắc vềcâc vấn đềkếtoân vă kiểm tôn có tầm quan trọng.
- Chịu trâch nhiệm đânh giâ câc cơng việc kiểm tôn đêđược thực hiện.
- Chịu trâch nhiệm ký Bâo câo kiểm toân vă Thư quản lý.
- Chịu trâch nhiệm tham gia buổi họp với khâch hăng sau khi kết thúc cuộc kiểm toân hoặc uỷquyền lại cho giâm đốc hoặc phó giâm đốc câc khối.
Phó Tổng Giâm đốc:
- Giúp việc cho tổng giâm đốc, được tổng giâm đốc phđn công uỷ quyền giải quyết những cơng việc cụthểvềcâc vấn đề liín quan đến nhđn lực, hănh chính, khâch hăng vă câc vấn đềvềnghiệp vụ.
- Chịu trâch nhiệm trước tổng giâm đốc vă phâp luật nhă nước về câc vấn đề được phđn công vă uỷquyền.
- Phụ trâch trực tiếp một trong hai mảng công việc: bâo câo tăi chính vă xđy dựng cơ bản.
Giâm đốc câc khối: gồm giâm đốc của hai khối Bâo câo tăi chính vă Xđy
dựng cơ bản, phụtrâch câc vấn đề:
- Vềnghiệp vụchun mơn
- Vềnhđn sự
- Cộng tâc, hỗtrợ
- Hănh chính
Trưởng phịng:
- Trưởng Phòng chịu trâch nhiệm trước Tổng giâm đốc vă đóng vai trị quan trọng trong lĩnh vực hoạt động của cơng ty. Trưởng Phịng giữ vai trị lênh đạo trong ban quản lý của cơng ty, có chức năng như một cầu nối giữa Tổng giâm đốc, ban quản lý vă câc nhđn viín trong cơng ty, chịu trâch nhiệm vềcâc vấn đề liín quan đến nhđn sự, phối hợp hoạt động vă đảm nhận câc vấn đềvềcơng việc hănh chính.
Kiểm tôn viín chính:
- Giâm sât trực tiếp cơng việc của câc trợlý, nhđn viín thửviệc.
- Bâo câo trực tiếp với người quản lý phụtrâch một vụviệc kiểm tôn. Trong q trình kiểm tôn nếu có phât sinh câc sự kiện bất thường, có thểbâo câo vă hỏi ý kiến của câc cấp cao hơn.
- Xem xĩt câc giấy tờ lăm việc sơ bộ, hỗtrợ đăo tạo câc nhđn viín, sắp xếp nhđn sựcho câc cuộc kiểm tôn, như phđn cơng cơng việc cho câc trợlý, soât xĩt lại giấy tờ lăm việc của câc trợlý.
- Ký văo câc bâo câo kiểm tôn theo sựphđn cơng của trưởng phịng.
Trợ lý kiểm tơn viín:
Chịu trâch nhiệm trước Kiểm tơn viín hoặc người quản lý cơng việc vềtất cả những vấn đề liín quan đến việc thực hiện một cơng việc.
Tuỳ văo năng lực thđm niín cơng tâc mă trợlý kiểm tơn viín chia lăm 3 loại:
- Trợlý kiểm tơn viín cấp 1.
- Trợlý kiểm tơn viín cấp 2.
- Trợlý kiểm tơn viín cấp 3.
Phịng tư vấn đăo tạo:
Chịu trâch nhiệm trực tiếp trong việc giảng dạy, đăo tạo câc lớp học thực hănh kếtôn vă kiểm tơn do cơng ty tổchức. Đăo tạo, giảng dạy cho sinh viín thực tập tại công ty. Chịu trâch nhiệm cập nhật vă cung cấp những thơng tin mới về chính sâch,
2.1.2 Quy trình kiểm tôn bâo câo tăi chính tại cơng ty TNHH Kiểm toân vă kế toân AAC:
Sơ đồ 2.3. Khâi qt quy trình kiểm tơn BCTC tại Cơng ty AAC
2.1.2.1 Lập kếhoạch kiểm tôn
Lập kếhoạch kiểm tôn lă giai đoạn đầu tiín của mỗi quy trình kiểm tơn, do đó đđy lă tiền đề cho những cơng việc kiểm tôn của một cuộc kiểm toân.Trong chuẩn mực kiểm tôn quốc tế IAS 300 níu rõ KTV cần lập kếhoạch cho cơng tâc kiểm tôn
đểcó thể đảm bảo rằng cuộc kiểm toân được tiến hănh một câch có hiệu quả.
Hiện nay, lĩnh vực kiểm tơn có sựcạnh tranh rất cao, việc có thím hay giữ một khâch hăng tuy có khó khăn hơn nhưng KTV vẫn phải cận trọng trong việc quyết định có tiếp nhận thím một khâch hăng mới hay không bởi trâch nhiệm vă phâp lý của KTV rất lớn. Để quyết định xem có nín chấp nhận hay duy trì một khâch hăng, cơng ty kiểm tôn phải cđn nhắc tính độc lập, năng lực để phục vụkhâch hăng một câch tốt nhất vă cần lưu ý đến tính chính trực của nhă quản lý đơn vị.
Theo khoản c điều 30 Luật Kiểm tôn độc lập níu rõ“Thănh viín tham gia cuộc
kiểm toân, người quản lý, điều hănh của doanh nghiệp kiểm tôn lă thănh viín, cổ
đơng sâng lập hoặc mua cổphần, góp vốn văo đơn vị được kiểm tôn hoặc có quan hệ kinh tế, tăi chính khâc với đơn vị được kiểm toân theo quy định của chuẩn mực đạo
đức nghềnghiệp kếtôn, kiểm tôn” nín AAC ln cđn nhắc tìm hiểu vềkhâch hăng của mình đồng thời luôn xem xĩt một câch thận trọng những khâch hăng hiện có để đưa ra những quyết định hợp lý nhất nhằm hạn chếrủi ro có thểxảy ra.
Sơ đồ 2.4. Quy trình lập kế hoạch kiểm tơn tại cơng ty
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toân, khoản mục vay cũng tuđn thủ câc bước trín, cụthể như sau: Khâch hăng Hệ thống kế tôn Hệ thống KSNB Tìm hiểu thơng tin hay cập nhật thơng tin Ký kết hợp đồng kiểm tôn Phđn tích bâo câo tăi chính
Tham chiếu cuộc kiểm tôn năm
trước
Lập kế hoạch kiểm tôn
Tăi liệu vă thơng tin
u cầu khâch Lênh đạo phịng
kiểm tra kế hoạch kiểm tôn
Thảo luận vềkếhoạch kiểm tôn
Tìm hiểu thơng tin vềkhâch hăng
Trong Chuẩn mực Kiểm toân Việt Nam số310 có viết “ Để thực hiện kiểm tôn BCTC , KTV phải có hiểu biết cần thiết, đầy đủvềtình hình kinh doanh nhằm đânh giâ
vă phđn tích được câc sựkiện, nghiệp vụvă thực tiễn hoạt động của đơn vị được kiểm tơn mă theo KTV thì cóảnh hưởng trọng yếu đến bâo câo tăi chính, đến việc kiểm tra
của KTV hoặc đến bâo câo kiểm tôn”.
Do vậy trong q trình thực hiện kiểm toân tại câc khâch hăng, KTV ở AAC đê thu thập hiểu biết về ngănh nghề kinh doanh của đơn vị, câc hoạt động vă tình hình kinh doanh chủ yếu, loại hình sở hữu vă bộmây quản trị, câc hoạt động đầu tư vă tăi chính của DN. KTV sẽ u cầu cơng ty cung cấp Bảng kí chi tiết câc tăi khoản vay, câc hợp đồng vay ngđn hăng, vay của tổchức hay vay của câ nhđn, tờ khai quyết toân thuế Thu nhập câ nhđn từ đầu tư vốn (đối với vay của câ nhđn), đối chiếu công nợ. KTV thực hiện câc thủ tục phđn tích đối với những thơng tin đê được thu thập để hỗ trợcho việc lập kếhoạch vềtính chất, thời gian vă nội dung của câc thủtục kiểm toân sẽ được âp dụng để thu thập bằng chứng kiểm tơn thích hợp. Ngoăi ra, qua q trình thu thập thông tin về khâch hăng để biết thím được tình hình vay vă thanh toân câc khoản vay năm trước công ty như thế năo nhằm có câi nhìn khâch quan hơn về tình hình năm nay. Ngoăi ra, AAC sẽ thu thập thím giấy tờ xâc nhận từ ngđn hăng để đối chiếu với số liệu mă công ty đê thu thập đượcở công ty được kiểm tôn. Từ đó KTV có hướng thực hiện cuộc kiểm tôn một câch có hiệu quả hơn.
Tìm hiểu hệthống kiểm soât nội bộ
Theo Chuẩn mực Kiểm toân Việt Nam số 315 có ghi “Thu thập những hiểu biết
về đơn vị được kiểm tôn vă mơi trường của đơn vị, trong đó có kiểm sơt nội bộ lă một quy trình liín tục vă linh hoạt trong việc thu thập, cập nhật vă phđn tích thơng tin trong suốt q trình kiểm toân. Hiểu biết về đơn vịcung cấp cho kiểm tơn viín cơ sở
để lập kếhoạch kiểm tôn vă thực hiện câc xĩtđơn chun mơn trong suốt q trình
kiểm tôn”. KTVởAAC sẽtìm hiểu về mơi trường kiểm sôt, hệthống kếtôn vă câc hoạt động kiểm soât, hoạt động giâm sât tại khâch hăng. Ngoăi ra KTV nghiín cứu
công việc của câc kiểm tơn viín nội bộ ( nếu có) vì những KTV nội bộ năy đê có những đóng góp đâng kểvăo việc tăng cường tính hữu hiệu của hệthống kiểm soât nội bộ.
Xđy dựng mức độtrọng yếu vă đânh giâ rủi ro kiểm toân
- Đânh giâ rủi ro đối với câc sai phạm trọng yếu bao gồm cảgian lận vă sai sót. Theo đó, kiểm tơn viín sẽ xâc định tăi khoản có số dư lớn để thực hiện kiểm toân, đồng thời xâc định rủi ro tiềm tăng.
- Đânh giâ tính trọng yếu của khoản mục dựa trín tính trong yếu của toăn bộbâo câo tăi chính qua câc chỉ tiíu vềtính trọng yếu.
Thiết kếchương trình kiểm toân
- Bước tiếp theo của quâ trình xđy dựng kế hoạch kiểm tơn đó lă thiết lập chương trình kiểm tơn. Chương trình kiểm tôn tại AAC bao gồm câc nội dung vă câc thủtục kiểm toân cần thiết cho từng khoản mục trín Bảng cđn đối kếtôn
- Chương trình kiểm tôn mẫu của AAC vềkiểm toân khoản mục vaynhư sau:
Bảng 2.1. Chương trình kiểm tôn mẫu cho khoản mục vay
STT Thủ tục Người thực hiện Tham chiếu GLV Ghi chú 1 Thu thập bảng tổng hợp tình hình tăng giảm câc khoản vay/nợ trong năm. Đối chiếu sốliệu với câc tăi liệu có liín quan (sổ Câi, sổ chi tiết từng tăi khoản, Bảng Cđn đối phât sinh, BCTC)
2 Lập vă gửi thư xâc nhận về câc khoản vay đến câc bín cho vay/ nợ. Tổng hợp
STT Thủ tục Người thực hiện Tham chiếu GLV Ghi chú
trín sổ chi tiết, giải thích chính lệch (nếu có). Trường hợp Thư xâc nhận (TXN) khơng có hồi đm: Gửi TXN lần 2 (nếu cần); Thực hiện thủtục thay thế: Kiểm tra hợp đồng vay, Phiếu nhận tiền vay.
3 So sânh số dư vay vă nợ năm nay với năm trước, phđn tích tỷ trọng số dư của câc khoản vay vă nợ so với tổng nợ phải trả vă so sânh với năm trước, đânh giâ tính hợp lý của câc biến động.
4 Kiểm tra bộ hồ sơ, chứng từ gốc của câc khoản vay/nợ (phương ân vay, thẩm quyền phí duyệt, hợp đồng tín dụng, kế hoạch hoăn trả, chứng từ nhận, hoăn trả tiền vay, câc phương thức đảm bảo tiền vay vă nợ,...).
5 Kiểm tra lêi suất vay của câc hợp đồng vaycâ nhđn có vượt trần lêi suất quy định của câc văn bản về thuế, việc tính thuế TNCN phải nộp, hình thức quy định thanh toân lêi vay, mối liín hệ giữa câc đơn vịvă câ nhđn cho vay.
6 Kiểm tra tính hợp lý của chi phí lêi vay
STT Thủ tục Người thực hiện Tham chiếu GLV Ghi chú
phải trả trong kỳ, phải trả cuối kỳ (dựa trín sốgốc vay, kếhoạch trảnợ, ước tính độc lập chi phí lêi vay,...) tham chiếu đến phần chi phí tăi chính, chi phí phải trả
7 Kiểm tra mục đích của câc khoản vay, tính tơn lại phần chi phí lêi vay cần vốn hóa trong kỳ vă đối chiếu với phần chi phí lêi vay đê ghi nhận trong nguyín giâ TSởphần hănh Tăi sản cố định D700.
8 Kiểm tra chi tiết việc phđn loại câc khoản vay thănh ngắn hạn, dăi hạn vă trình băy câc khoản vay trín BCTC
(Trích từGLV A879– “Đânh giâ rủi ro vă lập KH kiểm toân khoản mục Vay nợ NHDH”)
Nội dung quy trình năyđược thểhiện qua câc tăi liệu như:
Bản ghi nhớ kế hoạch kiểm toân; Câc điểm cần lưu ý của năm trước; Hợp đồng kiểm tơn; Tìm hiểu về khâch hăng; Chương trình xem xĩt hệthống kếtôn; Phđn tích tóm tắt hệ thống kiểm soât nội bộ; Câc thủ tục phđn tích theo kế hoạch; Ghi chú những thảo luận vềkế hoạch kiểm toân; Tăi liệu vă thông tin đềnghị khâch hăng lập; Kiểm tra kếhoạch kiểm toân.
2.1.2.2 Thực hiện kiểm toân
Thực hiện kiểm tơn lă q trình sử dụng câc phương phâp, kỹ thuật kiểm tơn thíchứng với từng đối tượng kiểm tôn cụthể đểthu thập bằng chứng kiểm toân, đưa ra ý kiến xâc thực về mức độ trung thực, hợp lý của bâo câo tăi chính. Nội dung cơ
-Quy định vềnhiệm vụcụthểcủa nhóm trưởng:
Nhóm trưởng giữ vai trò hết sức quan trọng trong toăn bộ quâ trình kiểm toân, thực hiện nhiều nhiệm vụ như:Thảo luận với khâch hăng, liín hệ khâch hăng để sắp xếp kiểm kí hăng tồn kho, tổ chức lưu trữ hồ sơ, lập kếhoạch kiểm tơn vă phđn tích hồ sơ, sắp xếp, kiểm tra, đânh giâ câc thănh viín trong nhóm…
- Câc quy trình nghiệp vụ phât sinh đặc trưng của một doanh nghiệp:
Mỗi doanh nghiệp khâc nhau có quy trình câc nghiệp vụ phât sinh khâc nhau. Tuỳtheo tính trọng yếu của vấn đề mă quy định kiểm tơn viín năo thực hiện kiểm tra quy trình năo.
- Ngun tắc sắp xếp, đânh số vă tham chiếu giấy lăm việc: Giấy lăm việc phải được sắp xếp, đânh số vă tham chiếu phù hợp với quy định chung của công ty nhằm đảm bảo dểkiểm tra, so sânh vă thuận tiện cho việc lưu trữhồ sơ.
- Câc ký hiệu sử dụng thống nhất trín giấy lăm việc: những bước cơng việc thường gặp trong chương trình kiểm tôn khi thực hiện sẽ được đânh dấu theo câc ký hiệu quy định trước, không phải ghi bằng chữ gđy mất thời gian vă không khoa học. Dưới đđy lă bảng ký hiệu thường được sửdụngởcông ty AAC:
Bảng 2.2. Bảng ký hiệu được sử dụng tại công ty AAC
Ký hiệu Ý nghĩa
Đê kiểm tra chứng từgốc hoặc câc tăi liệu có liín quan Đê thực hiện cộng dồn
Đê kiểm tra lại câc phĩp tính sốhọc
Đê gửi thư xâc nhận
Đêđược bín thứ3 xâc nhận,đê nhận được thư phúc đâp. Sốliệu khớp đúng đồng ý với thư xâc nhận
W Số liệu cần theo dõi vă điều chỉnh. Cần bổ sung chứng từhoặc câc tăi liệu khâc có liín quan
W Khơng cần theo dõi nữa, đêđiều chỉnh hoặc bổsung chứng từgốc
OK Câc bút toân điều chỉnh đêđược kế tôn trưởng hoặc người có trâch nhiệm đồng ý
Trưởng nhóm đồng ý với nhận xĩt ý kiến của KTV cấp dưới, trợlý KTV
Thănh viín Ban giâm sôt đồng ý với kết luận của KTV trín GLV
Cấp duyệt cao nhất ( thănh viín Ban Tổnggiâm đốc) đồng ý với kết luận của KTV trín sự điều chỉnh của Ban kiểm sôt
X Ký hiệu năy điền trong ô vuông (□) để thể hiện có tăi liệu lưu trong hồ sơ kiểm tôn hoặc thểhiện dữkiện níu ra lă đúng
N/A Khơng âp dụng / None applicable
BS Khớp với số liệu trín Bảng CĐKT/ Agreed to balance sheet: Ký hiệu năy đặt sau sốliệu để thểhiện KTV đêđối chiếu sốliệu đó phù hợp với số liệu trín Bảng CĐKT
PL Khớp với số liệu trín BC KQHĐKD/ Agreed to profit and loss statement: