STT Thủ tục Người thực hiện Tham chiếu GLV Ghi chú 1 Thu thập bảng tổng hợp tình hình tăng giảm câc khoản vay/nợ trong năm. Đối chiếu sốliệu với câc tăi liệu có liín quan (sổ Câi, sổ chi tiết từng tăi khoản, Bảng Cđn đối phât sinh, BCTC)
2 Lập vă gửi thư xâc nhận về câc khoản vay đến câc bín cho vay/ nợ. Tổng hợp
STT Thủ tục Người thực hiện Tham chiếu GLV Ghi chú
trín sổ chi tiết, giải thích chính lệch (nếu có). Trường hợp Thư xâc nhận (TXN) khơng có hồi đm: Gửi TXN lần 2 (nếu cần); Thực hiện thủtục thay thế: Kiểm tra hợp đồng vay, Phiếu nhận tiền vay.
3 So sânh số dư vay vă nợ năm nay với năm trước, phđn tích tỷ trọng số dư của câc khoản vay vă nợ so với tổng nợ phải trả vă so sânh với năm trước, đânh giâ tính hợp lý của câc biến động.
4 Kiểm tra bộ hồ sơ, chứng từ gốc của câc khoản vay/nợ (phương ân vay, thẩm quyền phí duyệt, hợp đồng tín dụng, kế hoạch hoăn trả, chứng từ nhận, hoăn trả tiền vay, câc phương thức đảm bảo tiền vay vă nợ,...).
5 Kiểm tra lêi suất vay của câc hợp đồng vaycâ nhđn có vượt trần lêi suất quy định của câc văn bản về thuế, việc tính thuế TNCN phải nộp, hình thức quy định thanh toân lêi vay, mối liín hệ giữa câc đơn vịvă câ nhđn cho vay.
6 Kiểm tra tính hợp lý của chi phí lêi vay
STT Thủ tục Người thực hiện Tham chiếu GLV Ghi chú
phải trả trong kỳ, phải trả cuối kỳ (dựa trín sốgốc vay, kếhoạch trảnợ, ước tính độc lập chi phí lêi vay,...) tham chiếu đến phần chi phí tăi chính, chi phí phải trả
7 Kiểm tra mục đích của câc khoản vay, tính tơn lại phần chi phí lêi vay cần vốn hóa trong kỳ vă đối chiếu với phần chi phí lêi vay đê ghi nhận trong nguyín giâ TSởphần hănh Tăi sản cố định D700.
8 Kiểm tra chi tiết việc phđn loại câc khoản vay thănh ngắn hạn, dăi hạn vă trình băy câc khoản vay trín BCTC
(Trích từGLV A879– “Đânh giâ rủi ro vă lập KH kiểm toân khoản mục Vay nợ NHDH”)
Nội dung quy trình năyđược thểhiện qua câc tăi liệu như:
Bản ghi nhớ kế hoạch kiểm toân; Câc điểm cần lưu ý của năm trước; Hợp đồng kiểm tơn; Tìm hiểu về khâch hăng; Chương trình xem xĩt hệthống kếtôn; Phđn tích tóm tắt hệ thống kiểm sôt nội bộ; Câc thủ tục phđn tích theo kế hoạch; Ghi chú những thảo luận vềkế hoạch kiểm tôn; Tăi liệu vă thơng tin đềnghị khâch hăng lập; Kiểm tra kếhoạch kiểm toân.
2.1.2.2 Thực hiện kiểm toân
Thực hiện kiểm tơn lă q trình sử dụng câc phương phâp, kỹ thuật kiểm tơn thíchứng với từng đối tượng kiểm tôn cụthể đểthu thập bằng chứng kiểm toân, đưa ra ý kiến xâc thực về mức độ trung thực, hợp lý của bâo câo tăi chính. Nội dung cơ
-Quy định vềnhiệm vụcụthểcủa nhóm trưởng:
Nhóm trưởng giữ vai trò hết sức quan trọng trong toăn bộ q trình kiểm tôn, thực hiện nhiều nhiệm vụ như:Thảo luận với khâch hăng, liín hệ khâch hăng để sắp xếp kiểm kí hăng tồn kho, tổ chức lưu trữ hồ sơ, lập kếhoạch kiểm tơn vă phđn tích hồ sơ, sắp xếp, kiểm tra, đânh giâ câc thănh viín trong nhóm…
- Câc quy trình nghiệp vụ phât sinh đặc trưng của một doanh nghiệp:
Mỗi doanh nghiệp khâc nhau có quy trình câc nghiệp vụ phât sinh khâc nhau. Tuỳtheo tính trọng yếu của vấn đề mă quy định kiểm tơn viín năo thực hiện kiểm tra quy trình năo.
- Ngun tắc sắp xếp, đânh số vă tham chiếu giấy lăm việc: Giấy lăm việc phải được sắp xếp, đânh số vă tham chiếu phù hợp với quy định chung của công ty nhằm đảm bảo dểkiểm tra, so sânh vă thuận tiện cho việc lưu trữhồ sơ.
- Câc ký hiệu sử dụng thống nhất trín giấy lăm việc: những bước cơng việc thường gặp trong chương trình kiểm toân khi thực hiện sẽ được đânh dấu theo câc ký hiệu quy định trước, không phải ghi bằng chữ gđy mất thời gian vă không khoa học. Dưới đđy lă bảng ký hiệu thường được sửdụngởcông ty AAC:
Bảng 2.2. Bảng ký hiệu được sử dụng tại công ty AAC
Ký hiệu Ý nghĩa
Đê kiểm tra chứng từgốc hoặc câc tăi liệu có liín quan Đê thực hiện cộng dồn
Đê kiểm tra lại câc phĩp tính sốhọc
Đê gửi thư xâc nhận
Đêđược bín thứ3 xâc nhận,đê nhận được thư phúc đâp. Sốliệu khớp đúng đồng ý với thư xâc nhận
W Số liệu cần theo dõi vă điều chỉnh. Cần bổ sung chứng từhoặc câc tăi liệu khâc có liín quan
W Khơng cần theo dõi nữa, đêđiều chỉnh hoặc bổsung chứng từgốc
OK Câc bút toân điều chỉnh đêđược kế tôn trưởng hoặc người có trâch nhiệm đồng ý
Trưởng nhóm đồng ý với nhận xĩt ý kiến của KTV cấp dưới, trợlý KTV
Thănh viín Ban giâm sôt đồng ý với kết luận của KTV trín GLV
Cấp duyệt cao nhất ( thănh viín Ban Tổnggiâm đốc) đồng ý với kết luận của KTV trín sự điều chỉnh của Ban kiểm sôt
X Ký hiệu năy điền trong ơ vng (□) để thể hiện có tăi liệu lưu trong hồ sơ kiểm tôn hoặc thểhiện dữkiện níu ra lă đúng
N/A Khơng âp dụng / None applicable
BS Khớp với số liệu trín Bảng CĐKT/ Agreed to balance sheet: Ký hiệu năy đặt sau sốliệu để thểhiện KTV đêđối chiếu sốliệu đó phù hợp với số liệu trín Bảng CĐKT
PL Khớp với số liệu trín BC KQHĐKD/ Agreed to profit and loss statement:
với sốliệu trín BC KQHĐKD
PY Khớp với sốliệu trín BCKT năm trước/ Agreed to Previous year ‘s report:
Ký hiệu năy đặt sau sốliệu đểthểhiện KTV đêđối chiếu sốliệu đó phù hợp với sốliệu trín BCTC đê kiểm tôn năm trước
TB Khớp với sốliệu trín Bảng CĐPS/ Agreed to trial balance:Ký hiệu năy đặt sau sốliệu đểthểhiện KTV đêđối chiếu sốliệu đó phù hợp với sốliệu trín Bảng CĐPS
LS Khớp với sốliệu trín Bảng sốliệu tổng hợp/ Agreed to leadsheet: Ký hiệu
năy đặt sau sốliệu đểthểhiện KTV đêđối chiếu sốliệu đó phù hợp với số liệu trín Bảng sốliệu tổng hợp
GL Khớp với sốliệu trín SổCâi/ Agreed to general ledger: Ký hiệu năy đặt sau
sốliệu đểthể hiện KTV đêđối chiếu sốliệu đó phù hợp với sốliệu trín Sổ Câi tăi khoản
SL Khớp với sốliệu trín sổchi tiết/ Agreed to sub- ledger: Ký hiệu năy đặt sau
sốliệu đểthểhiện KTV đêđối chiếu số liệu đó phù hợp với số liệu trín sổ chi tiết tăi khoản
Thực hiện kiểm tôn lă q trình triển khai một câch chủ động vă tích cực câc kếhoạch, chương trình kiểm tôn nhằm đưa ra những ý kiến xâc thực vềmức độtrung thực vă hợp lý của bâo câo tăi chính trín cơ sởnhững bằng chứng kiểm tôn được thu thập đầy đủ vă đâng tin cậy.
+ Mục tiíu kiểm tôn:
Xĩt trín quan điểm kiểm tôn viín: Mục tiíu kiểm tôn lă mục tiíu mă chúng ta đặt ra nhằm đạt được bằng chứng kiểm tơn có hiệu lực vềmột hoặc nhiều cơ sở dẫn liệu bâo câo tăi chính thơng qua việc thực hiện câc thủtục kiểm tôn phù hợp.
Xĩt trín quan điểm khâch hăng: Mục tiíu kiểm tôn lă cộng thím mức độtin cậy văo bâo câo tăi chính.
+ Cơ sởdẫn liệu bâo câo tăi chính
Bao gồm: tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xâc, đânh giâ, sởhữu vă trình băy.
+ Bằng chứng kiểm tơn có hiệu lực
Bằng chứng kiểm tơn có hiệu lực lă bằng chứng đầy đủ vă thích hợp, hiệu quả chi phí, nđng cao giâ trị kiểm toân.
+ Thủtục kiểm toân
Thủtục kiểm toân bao gồm: Kiểm tra câc hoạt động kiểm soât, câc thủ tục phđn tích vă kiểm tra chi tiết.
+ Kỹ thuật kiểm toân: Câc kỹ thuật kiểm tôn gồm: So sânh; Tính tơn; Xâc nhận; Phỏng vấn; Kiểm tra tăi liệu; Quan sât; Kiểm tra thực tế;
Câc chương trình kiểm tôn chi tiết gồm : Kiểm tra hệthống kiểm soât nội bộ
Kiểm tra chi tiết tăi sản
Kiểm tra chi tiết nợ phải trả(Kiểm tra khoản mục vay vă nợtăi chính)
Kiểm tra chi tiết nguồn vốn
Kiểm tra chi tiết bâo câo kết quảhoạt động kinh doanh +Tổchức hồ sơ kiểm toân
Hồ sơ kiểm toân được định nghĩa lă tăi liệu dẫn chứng cho công việc của kiểm tơn viín tiến hănh trong cuộc kiểm tôn vă câc bằng chứng kiểm toân thu thập được để lăm căn cứ đưa ra ý kiến của kiểm tơn viín trong bâo câo kiểm toân. Hồ sơ kiểm toân lă tăi liệu được lập bởi kiểm tơn viín vă lă căn cứ để kiểm tơn viín cấp trín sơt xĩt cơng việc mă kiểm tơn viín cấp dưới vă câc trợ lý kiểm tơn viín đê thực
Hồ sơ kiểm tôn tại cơng ty kiểm tôn AAC gồm:
- Hồ sơ thường trực:
Hồ sơ thường trực lă nơi lưu giữ những thông tin chung về khâch hăng như lĩnh vực kinh doanh, ngănh nghề kinh doanh, tình hình về nhđn sự, cơ cấu tổ chức, ban lênh đạo công ty khâch hăng, câc quy định, quy chế ảnh hưởng đến tình hình tăi chính của cơng ty,…. Hồ sơ thường trực luôn luôn được cập nhật qua từng năm bởi kiểm tơn viín để theo dõi tất cả câc thông tin về sự thay đổi về câc thông tin chung của khâch hăng. Kiểm tôn viín tham gia kiểm tơn năm đó lă người có trâch nhiệm bổ sung, cập nhật những thông tin về sự thay đổi của khâch hăng để tạo điều kiện thuận lợi cho câc cuộc kiểm toânở những năm tiếp theo.
- Hồ sơ lăm việc:
Hồ sơ lăm việc bao gồm tất cảcâc giấy lăm việc vă câc chứng từlăm dẫn chứng cho câc kết luận cũng như cho câc bước công việc của kiểm tơn viín thực hiện kiểm tơn trong năm đó. Hồ sơ thường trực được lưu giữtheo từng năm, do đó, mỗi lăm cứ mỗi cơng ty khâch hăng lại có một hồ sơ lăm việc mới.
- Trín bìa của mỗi hồ sơ kiểm tôn đều ghi rõđó lă hồ sơ thường trực hay hồ sơ lăm việc, ghi rõ tín cơng ty khâch hăng, mê khâch hăng, năm kiểm toân đối với hồ sơ lăm việc.
- Tổchức giấy lăm việc
Chức năng của giấy lăm việc trong một cuộc kiểm toân:
Giấy lăm việc lă nơi thểhiện sựphđn cơng, phối hợp cơng việc kiểm tôn.
Lă căn cứ đểkiểm tơn viín giâm sât vă kiểm tra lại công việc của câc trợlý
Lă bằng chứng chứng minh cho bâo câo kiểm toân.
Lăm căn cứ đểlập kếhoạch vă tiến hănh cuộc kiểm toân năm sau.
Thửnghiệm kiểm soât:
KTV thu thập những giấy tờ liín quan đến khoản mục vay như: Hợp đồng vay, khế ước vay, giấy bâo Nợ/Có từngđn hăng, sổchi tiết tăi khoản vay,…
Nếu hệ thống kiểm soât nội bộ vă câc thủ tục kiểm soât khoản mục vay được khâch hăng thực hiện đầy đủ vă được đânh giâ hiệu quả, đảm bảo sự phđn công phđn nhiệm thì q trình tìm hiểu hoạt động kế tôn vă hoạt động kiểm soât đối với khoản mục vay, KTV có thể dựa văo hệ thống kiểm soât nội bộ trong q trình thực hiện kiểm tôn tại khâch hăng.
Thửnghiệm cơ bản
Trong q trình kiểm tôn khoản mục vay, thường sẽ có kết hợp với kiểm tôn câc phđn hănh khâc, bởi vì khi phât sinh câc khoản vay thì cũng sẽ phât sinh câc khoản chi phí tăi chính (TK 635).
2.1.2.3 Kết thúc kiểm tôn:
Kết thúc kiểm toân lă giai đoạn cuối cùng của quy trình kiểm tôn bâo câo tăi chính. Đđy lă giai đoạn mă câc kiểm tôn viín sẽtổng kết toăn bộq trình thực hiện kiểm tơn, níu ra ý kiến trao đổi với khâch hăng vă phât hănh bâo câo kiểm toân. Câc bướcnhư sau:
Sơ đồ 2.5. Câc bước trong giai đoạn kết thúc kiểm tôn tại Cơng ty AAC
Nội dung của quy trình năyđược thểhiện qua câc tăi liệu như: Bâo câo tăi chính sau điều chỉnh, bâo câo kiểm toân vă bảng tổng hợp những bút toân điều chỉnh; Thư
Xem xĩt những vấn đề liín quan đến khâi niệm hoạt động liín tục, sự kiện Họp trao đổi tại đơn vị Lập BCKT vă trình câc cấp thẩm quyền phí duyệt Gửi BCTC & BCKT đê được phí duyệt cùng với xâc nhận đối với bản thảo Tổng kết cơng việc kiểm tôn tại đơn vị
sau; Trang trình duyệt; Danh mục kiểm tra cuối cùng; Tờ giấy tổng kết của nhóm trưởng; Những băn luận về thư quản lý; Biín bản ghi nhớtiến độcơng việc kiểm tôn; Bảng chấm cơng.
+Kết luận của cuộc kiểm tôn:
Câc kết luận của kiểm tôn viín được xem như lă kết quả bước đầu của cuộc kiểm toân. Câc kết luận sẽ được thể hiện rõ răng bằng văn bản vă được trao đổi với ban giâm đốc cơng tykhâch hăng đểtìm ra câc hướng giải quyết phù hợp.
Đối với kiểm toân khoản mục vay, sau khi đê tập hợp câc tăi khoản vay, ước tính chi phí lêi vay,… KTV xĩt thấy có sự sai lệch trong việc hạch toân câch khoản vay, chi phí lêi vay khơng được phđn bổ đúng mục đích, thì KTV sẽ trao đổi với khâch hăng đề nghị khâch hăng bổ sung, hay điều chỉnh thím bút tôn. KTV phải dựa văo những thông tư, nghị định đểgiải thích cho khâch hăng hiểu vă nắm rõ.
+ Câc sựkiện sau ngăy kết thúc niín độ:
Thời gian kiểm toân tại một công ty khâch hăng thường được tiến hănh từ khoảng sau 1 đến 2 tuần kể từ ngăy kết thúc niín độ trở đi, do đó, sau khi kết thúc cuộc kiểm tôn tại cơng ty khâch hăng, kiểm tơn viín sẽ tiến hănh xem xĩt câc thủ tục phât sinh sau ngăy kết thúc niín độkếtôn.
+ Lập bâo câo kiểm tôn vă bâo câo tăi chính dự thảo trình ban sơt xĩt vă ban giâm đốc xĩt duyệt.
Từng bước công việc sẽthểhiệnở sơ đồ dưới đđy:
Sơ đồ 2.6. Câc bước thực hiện công việc lập Bâo câo kiểm tơn vă BCTC dự thảo trình ban sôt xĩt vă ban giâm đốc
Gởi bâo câo kiểm toân, bâo câo tăi chính đê được phí duyệt cùng xâc nhận cho khâch hăng.
Sau khi ban soât xĩt vă ban giâm đốc đê xĩt duyệt thơng qua bâo câo kiểm tôn vă bâo câo tăi chính dựthảo, kiểm tơn viín sẽ gởi cho khâch hăng kỉm thư xâc nhận bản dựthảo. Khâch hăng sẽgởi thưxâc nhận đồng ý với bâo câo kiểm toân vă bâo câo tăi chính dự thảo cho kiểm tơn viín vă kiểm tơn viín sẽ chính thức phât hănh bâo câo kiểm tơn vă bâo câo tăi chính.
Dưới đđy lă thực trạng quy trình kiểm tơn khoản mục vay trong kiểm tơn bâo câo tăi chính của cơng ty TNHH Kiếm tôn vă Kế toân AAC thực hiện tại cơng ty ABC. Cuộc kiểm tôn được tiến hănh theo ba giai đoạn: Lập kế hoạch kiểm toân; Thực hiện kiểm toân; Tổng hợp, kết luận vă lập bâo câo.
Câc công việc thực hiện trước khi lập bâo câo dựthảo trình xĩt duyệt ( họp trao đổi, đưa ra bút tôn đềnghị điều chỉnh…)
Thống nhất sốliệu với khâch hăng
Lập bâo câo kiểm tôn vă bâo câo tăi chính dựthảo, thư quản lý
Kiểm tra lần cuối trước khi trình xĩt duyệt
Trình banxôt sĩt vă ban giâm đốc xĩt duyệt
2.2 Thực trạng quy trình kiểm tơn khoản mục vay trong kiểm toân bâo câo tăi chính do Cơng ty TNHH Kiểm toân vă kế toân AAC thực hiện tại