Nội dung Tiêu chí cụ thể Lựa chọn
Lý do gì để bạn chọn công việc hiện tại
Tiền lương thỏa đáng
Các hình thức thưởng kích thích làm việc Tính chất công việc
Khối lượng công việc
Đánh giá kết quả công việc chính xác
Thời gian làm việc chính thức đúng quy định Thời gian làm ngoài giờ tự nguyện
Thời gian làm việc tại các công trường linh hoạt Chính sách đào tạo nâng cao chất lượng nhân viên Cơ hội thăng tiến cho nhân viên
Nguyên nhân Anh/Chị
stress về
Lương quá thấp
Các hình thức thưởng chưa chính xác Mâu thuẫn với đồng nghiệp
Công việc chưa thích ứng được
Công việc không phát huy hết khả năng Thời gian làm việc quá nhiều
Nội dung Tiêu chí cụ thể Lựa chọn
công việc hiện tại
Bị cấp trên can thiệp
Tính ổn định của công việc trong tương lai Khó cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Thứ tự ưu tiên dành thời gian của
Anh/Chị
Công việc
Hoạt động xã hội Giải trí
Tôn giáo, tín ngưỡng Gia đình
Trên cơ sở khảo sát thu được, cán bộ chuyên trách tiến hành xử lý kết quả bằng phần mềm execel để xác định nhu cầu nào đang là nhu cầu cấp thiết của đa số người lao động. Đối tượng điều tra cần được phân theo: giới tính, độ tuổi, trình độ chuyên môn, vị trí công việc… Việc phân theo nhiều tiêu thức khác nhau sẽ giúp cho việc phát hiện ra chính xác nhu cầu của từng nhóm đối tượng.
Từ kết quả xác định nhu cầu của nhân việc Công ty sẽ xác định được tần suất của mỗi nhu cầu. Nhu cầu nào có tần suất lớn nhất, tức là nhân viên đang có mong muốn thỏa mãn nhu cầu đó. Họa động nghiên cứu, xác định nhu cầu của nhân viên tại Công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp Hà Nội - Chi nhánh Hà Tây cần tiền hành từ 2-3 lần/ năm do nhu cầu của nhân viên luôn thay đổi. Kết quả khảo sát, xác định nhu cầu của nhân viên cần được xử lý, tổng hợp, lập báo cáo và trình lên phòng nhân sự xét duyệt trước khi gửi lên Ban lãnh đạo Công ty.
Dựa vào báo cáo xác định nhu cầu của nhân viên tại Công ty, nhà quản trị nắm bắt được những mong muốn, nguyện vọng của nhân viên, xác định được đâu là nguyện vọng mà đa số nhân viên muốn được thỏa mãn, từ đó xây dựng các hoạt động tạo động lực phù hợp giúp nâng cao hiệu quả làm việc tại công ty.
3.2.2. Hoàn thiện công tác phân tích công việc
Động lực làm việc của nhân lực sẽ không cao nếu như không được bố trí những công việc đúng khả năng, sở trường và nguyện vọng của họ, đồng thời nó cũng bị bào mòn theo thời gian nếu thiếu đi sự phong phú, đa dạng mà chỉ lặp đi lặp lại theo thói quen. Vì thế, phân tích công việc đóng vai trò vô cùng quan trọng, phân
tích càng chi tiết, chính xác với sự đóng góp của nhân lực và lãnh đạo càng giúp cho nhân lực hiểu được các công việc phải thực hiện theo tuần, tháng, quý, năm.
Công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp Hà Nội - Chi nhánh Hà Tây trả lương, thưởng cho người lao động dựa trên đánh giá công việc. Muốn tạo được sự công bằng và khách quan từ đó tạo động lực lao động thì người sử dụng lao động phải đánh giá thực hiện công việc một cách công bằng và chính xác.
Công ty cần hoàn thiện công tác phân tích công việc theo hướng tiến hành phân tích công việc định kỳ 6 tháng/ lần để xem xét lại tính chất công việc, nếu có sự biến đổi lớn cần xây dựng các bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho phù hợp. Việc phân tích công việc có thể tiến hành theo các bước cơ
bản sau:
Bước 1: Xây dựng bảng danh sách công việc cần phân tích đồng thời ký hiệu
mã công việc cho mỗi công việc khác nhau.
Bước 2: Xây dựng các biểu bảng cần thiết và lựa chọn phương pháp thu thập
thông tin phù hợp với Công ty để thu thập thông tin được chính xác.
Có rất nhiều phương pháp thu thập thông tin nhưng với tình hình thực tế của Công ty, Công ty nên sử dụng phương pháp bảng hỏi kết hợp với phỏng vấn và quan sát thêm để thu được các thông tin toàn diện, đầy đủ tạo điều kiện cho việc phân tích được dễ dàng và chính xác. Bảng hỏi đưa ra có thể bao gồm những câu hỏi mở, đòi hỏi người lao động khi trả lời phải tốn nhiều thời gian, nhưng người lao động lại có thể kể cụ thể, chi tiết công việc của mình. Bảng hỏi được gửi đến những vị trí làm việc cần tiến hành công tác phân tích công việc.
Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin. Thông tin cần thu thập để phân tích là
các thông tin về công việc, điều kiện làm việc, các nhiệm vụ và trách nhiệm với công việc, các yêu cầu của người thực hiện công việc.
Bước 4: Xử lý các thông tin thu thập được và xây dựng các bản phân tích công
việc để sử dụng vào các mục tiêu cụ thể. Phương pháp xử lý thông tin được sử dụng là các phương pháp thống kê, toán học, suy luận để tổng hợp và phân tích kết quả khảo sát. Sau khi đã thu thập và xử lý những thông tin trên, người phân tích công việc, người lao động và người quản lý trực tiếp cần xem xét, thảo luận, thống nhất
đưa ra bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Theo kết quả khảo sát điều tra số lượng người lao động chỉ biết nhiệm vụ công việc của mình thông qua người phụ trách trực tiếp vẫn nhiều. Để người lao động biết rõ, chính xác các mục tiêu của mình, các kết quả phân tích công việc phải đánh máy ra văn bản và gửi đến từng người lao động.
Hộp 3.1: Đề xuất mô tả công việc của kỹ sư xây dựng
- Quản lý, thiết kế, chỉ đạo và giám sát dự án xây dựng một cách an toàn, kịp thời và bền vững.
- Tiến hành khảo sát công trình và phân tích dữ liệu (bản đồ, báo cáo, kiểm tra, bản vẽ...).
- Thực hiện các nghiên cứu nghiệp vụ và tính khả thi, vẽ bản thiết kế đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật.
- Đánh giá các rủi ro tiềm ẩn, nguyên vật liệu và chi phí. - Cung cấp tư vấn và giải quyết các vấn đề/ thiếu sót phát sinh. - Giám sát và hướng dẫn nhân viên, liên hệ với các bên liên quan. - Giám sát tiến độ và lập báo cáo về tình hình dự án.
- Quản lý ngân sách và mua trang thiết bị/ nguyên vật liệu.
- Tuân theo hướng dẫn và các quy định của ngành, bao gồm giấy phép, tiêu chuẩn an toàn... và cung cấp tài liệu kỹ thuật…
Bản mô tả công việc gồm thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, điều kiện thực hiện công việc, các mối quan hệ và các vấn đề có liên quan đến thực hiện một công việc cụ thể. Ví dụ Kỹ sư xây dựng đóng rất nhiều vai trò khi chỉ đạo và đánh giá một dự án xây dựng. Họ khảo sát khu vực thi công, đặc biệt chú ý đến các vấn đề về môi trường hoặc các quy định có liên quan cần xem xét. Tiêu chuẩn thực hiện công việc của kỹ sư xây dựng tại Công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp Hà Nội - Chi nhánh Hà Tây từ việc quản lý, thiết kế, chỉ đạo và giám sát dự án xây dựng một cách an toàn, kịp thời và bền vững đến việc tuân theo hướng dẫn và các quy định của ngành, bao gồm giấy phép, tiêu chuẩn an toàn... và cung cấp tài liệu kỹ thuật… (xem hộp 3.1).
Từ bản mô tả công việc Ban lãnh đạo Công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp Hà Nội - Chi nhánh Hà Tây, phòng Hành chính - Nhân sự và các bộ phận có liên quan xây dựng Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: liệt kê tất cả các tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được ghi trong bản mô tả công việc.
3.2.3 Đổi mới công tác đánh giá thực hiện công việc
Một trong những yếu tố tác động đến hệ thống đánh giá thực hiện công việc tại Công ty hiện nay là cả người lao động và người sử dụng lao động. Vì vậy Công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp Hà Nội - Chi nhánh Hà Tây cần thực hiện tốt một số giải pháp sau:
(i) Xây dựng nhóm tiêu chí và tỷ trọng cho từng tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc:
Công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp Hà Nội - Chi nhánh Hà Tây cần xây dựng các nhóm tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc như: Mức độ hoàn thành công việc và nhiệm vụ được giao, khả năng tổ chức thực hiện công việc, thực hiện nội quy, quy định, kỷ luật lao động của tổ chức, khả năng phối hợp, giúp đỡ đồng nghiệp, thâm niên công tác với các mức điểm tương ứng (xem bảng 3.2).
Bảng 3.2: Đề xuất các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc tại Công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp Hà Nội - Chi nhánh Hà Tây
TT Mã hóa Nội dung các tiêu chí đánh giá mức độ
hoàn thành công việc Mức điểm 1 HT1 Mức độ hoàn thành công việc và nhiệm vụ
được giao
50
2 HT2 Khả năng tổ chức thực hiện công việc 20
3 HT3 Thực hiện nội quy, quy định, kỷ luật lao động của tổ chức
20
4 HT4 Khả năng phối hợp, giúp đỡ đồng nghiệp 10
Với các tiêu chí đánh giá này Công ty có thể tính lương căn cứ trên mức độ hoàn thành công việc của người lao động, điều này đảm bảo công bằng trong cách tính lương tạo ra sự hài lòng cho người lao động, tạo ra động lực để người lao động phấn đấu hoàn thành công việc được giao với mong muốn đánh giá đúng mức độ hoàn thành công việc của nhân viên tại Công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp Hà Nội - Chi nhánh Hà Tây. Các tiêu chí cụ thể từ HT1 → HT5 như sau: