viện của Viện
Với gần 2 năm ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động TT-TV, cho tới nay Phòng TT-TV của Viện đã triển khai tốt việc ứng dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp ILIB, phần mềm quản lý tài liệu toàn văn DLIB và cổng thông tin tích hợp PORTAL.
Ứng dụng phần mềm ILIB: mặt nổi trội của việc ứng dụng phần mềm này là
việc tích hợp các module với nhau, chia sẻ thông tin với nhau, tra cứu thông tin trực tuyến thông qua hệ thống máy tính, cho phép thư viện có thể truy cập tới các nguồn tin từ các CSDL trực tuyến.
Công tác bổ sung tài liệu: trên thực tế phòng TT-TV mới chỉ sử dụng chức năng bổ sung đơn nhận để quản lý các tài liệu được bổ sung đặt mua về thư viện, quản lý các tài liệu luận văn, luận án và các công trình nghiên cứu khoa học được bảo vệ tại Viện. Chức năng bổ sung đơn đặt chưa được triển khai ứng dụng tự động mà vẫn làm thủ công.
Các khâu trong công tác bổ sung đơn nhận được ứng dụng tương đối tốt, như việc tạo đơn nhận tài liệu, việc in nhãn môn loại, in nhãn ĐKCB, in sổ ĐKCB đều được in ra để quản lý.
Đến cuối năm 2009, phòng TT-TV đã tiến hành nhập tài liệu vào chức năng bổ sung đơn nhận được gần 700 đầu tài liệu. Trong đó chủ yếu là các đề tài nghiên cứu của viện được 563 biểu ghi tương ứng với 563 đề tài nghiên cứu, 90 luận án, còn lại là sách văn học.
Trong năm 2010 số tài liệu được nhập vào chức năng bổ sung đơn nhận là 234 biểu ghi trong đó 66 biểu ghi luận văn thạc sĩ, 168 sách văn học. Trong năm 2010 thư viện tập trung làm hồi cố dữ liệu cho các kho Đọc và kho Mượn trên phần mềm mới ILIB, do đó sách bổ sung đặt mua về rất hạn chế. Từ đầu năm
2011 đến tháng 05/2011 thư viện tiến hành nhập thêm số sách mới bổ sung về được hơn 200 đầu tên tài liệu.
Tuy nhiên, trong giai đoạn đầu ứng dụng phần mềm ILIB vào thực tiễn, cán bộ thư viện vẫn còn bỡ ngỡ trong thao tác sử dụng, đặc biệt là trong việc xử lý biểu ghi vào các trường MARC21 đôi lúc còn bị nhập sai nhãn trường. Trong khâu đánh số ĐKCB vào biểu ghi còn bị sai không theo sự thống nhất chung của Phòng. Ví dụ: ký hiệu số ĐKCB cho phòng đọc là VN thì có cán bộ nhập sai là Vn, hoặc kí hiệu thống nhất là VH cho sách văn học thì có cán bộ nhập là Vh,…
Công tác xử lý biên tập tài liệu: Phòng TT-TV của Viện đã ứng dụng module biên mục để xử lý nội dung cho tài liệu mới bổ sung về thư viện, đặc biệt là việc hồi cố dữ liệu từ phần mềm cũ chuyển đổi sang phần mềm mới ILIB. Công việc chính của cán bộ biên tập là hiệu đính lại dữ liệu theo chuẩn MARC21, hiệu đính lại các thông tin của biểu ghi bị sai chính tả, sai nhãn trường, đánh lại số ĐKCB cho biểu ghi,…duyệt biểu ghi khi đã hiệu đính hoàn chỉnh xong.
Trong gần 2 năm từ cuối năm 2009 đến tháng 05 năm 2011 thư viện đã xây dựng mới và hồi cố được các CSDL sau :
STT Tên CSDL Số biểu ghi Công việc
1 Ebook 1469 Hồi cố
2 Ấn phẩm định kỳ 182 Nhập mới
3 Bài trích 3174 Hồi cố
4 Đề tài nghiên cứu 577 Nhập mới
5 Luận văn, Luận án 159 Nhập mới
6 Sách 26291 Nhập mới và hồi cố
7 Sách bộ 19 Nhập mới
8 Sách tập 27 Nhập mới
Riêng loại tài liệu Sách, thư viện nhập mới được gần 5000 biểu ghi tương ứng với 5000 đầu tên tài liệu. Nhập mới loại tài liệu đề tài nghiên cứu, tài liệu luận văn – luận án. Hồi cố xong hơn 6000 tài liệu ở kho Đọc, hơn 17000 tài liệu ở kho Mượn, số còn lại chưa hồi cố ở kho Mượn khoảng gần 19500 tài liệu.
Chức năng in báo cáo ở module biên mục cán bộ thư viện chưa sử dụng, dự kiến đến cuối năm 2011 sau khi hồi cố xong cho kho Mượn sẽ tiến hành in Phích cho tất cả các kho.
Công tác quản lý kho tài liệu: với module quản lý kho tài liệu, thư viện đã sử dụng một số chức năng như: hệ thống lưu trữ để tạo ra cấu trúc kho tài liệu trong phần mềm (gồm kho Đọc, kho Mượn, kho Luận văn – Luận án, kho Báo tạp chí, kho Đề tài nghiên cứu); chức năng xếp giá cho tài liệu, chức năng thống kê tài liệu, chức năng hồi cố dữ liệu, chức năng in báo cáo tài liệu có trong kho.
Qua khảo sát thực tế trong chức năng quản lý kho tài liệu, số lượng tài liệu được thống kê đã ĐKCB trong các kho sách như sau:
STT Tên Kho tài liệu Số lượng tài liệu
1 Kho Đọc 6220
2 Kho Mượn 1724
3 Kho Luận văn – Luận án 155
4 Kho Báo tạp chí 908
5 Kho Đề tài nghiên cứu 557
Bảng 2.5: Bảng thống kê tổng số tài liệu trong kho
Một số chức năng thư viện chưa sử dụng đến như: chức năng thanh lý tài liệu, chức năng xử lý mất, chức năng xuất sách ra khỏi kho.
Công tác quản lý bạn đọc và lưu thông tài liệu: đầu năm 2010 cán bộ thủ thư đã tiến hành làm thẻ cho bạn đọc tại Viện, số lượng bạn đọc đến đăng ký và làm thẻ hiện tại là 330 bạn đọc, thẻ được in ra theo mẫu thẻ nhựa có tích hợp mã
dụng đó là chức năng quản lý bạn đọc, chức năng lưu thông mượn trả tài liệu, chức năng gia hạn mượn, chức năng báo cáo thống kê sách đang mượn, thống kê sách mượn trả vào kho, thống kê sách mượn quá hạn. Các chức năng này được cán bộ thư viện sử dụng thường xuyên và ứng dụng rất tốt trong thực tế công việc. Còn một số tính năng khác thư viện chưa sử dụng tới như tính năng xử lý phạt bạn đọc, tính năng mang tài liệu đi photo, tính năng báo cáo thống kê chưa thực hiện thường xuyên.
Với module lưu thông quản lý bạn đọc được ứng dụng vào thực tế công việc đã giúp cho cán bộ phục vụ giảm được công sức lao động thủ công và cơ bắp, quản lý tốt được vốn tài liệu thư viện, theo dõi được quá trình mượn/trả tài liệu của bạn đọc. Công tác báo cáo thống kê tài liệu đang mượn quá hạn, thống kê tính lượt bạn đọc mượn/trả theo tháng, theo quý rất tiện lợi, nhanh chóng và chính xác.
Qua khảo sát điều tra công tác phục vụ bạn đọc ở thư viện của Viện, cho thấy thời gian đáp ứng NCT cho bạn đọc tương đối nhanh chóng và kịp thời, cụ thể: Nhanh 67%, Trung bình 33%, Chậm 0%
Công tác tập huấn, hướng dẫn sử dụng tài liệu cho bạn đọc ở Viện: đã được hướng dẫn có 61%, không được hướng dẫn 39%. Trong số không được hướng dẫn là do một số nguyên nhân sau: không biết có buổi tập huấn là 19%, không có thời gian tham gia 67%, cho rằng không quan trọng 6% và lý do khác 8%.
Chất lượng sản phẩm và dịch vụ thư viện được NDT đánh giá qua phiếu khảo sát như sau:
Sản phẩm và dịch vụ Đánh giá chất lượng
Tốt Trung bình Chưa tốt
Tủ phiếu mục lục 84 24 36
Tra cứu trực tuyến trên máy (PORTAL)
62 44 0
Thư mục thông báo sách mới 68 38 6
Sao chụp tài liệu 66 42 8
Mượn về nhà 88 24 10
Đọc tại chỗ 56 12 4
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% Tủ phiếu mục lục Tra cứu trực tuyến (Portal) Thư mục thông báo sách mới Sao chụp tài liệu Mượn về nhà Đọc tại chỗ 58% 58% 61% 57% 72% 78% 17% 42% 34% 36% 20% 17% 25% 0% 5% 7% 8% 5%
Đánh giá chất lượng Tốt Đánh giá chất lượng Trung bình Đánh giá chất lượng Chưa tốt
Hình 2.24: Đánh giá chất lượng sản phẩm và dịch vụ
Nhìn chung, bạn đọc đánh giá chất lượng tra cứu tủ phiếu mục lục truyền thống và tra cứu trực tuyến qua cổng thông tin PORTAL ở mức độ tốt là tương đương nhau: tủ phiếu mục lục 58%, tra cứu trực tuyến PORTAL 58%. Tuy nhiên có 25% đánh giá chưa tốt ở chất lượng tủ phiếu mục lục, trong khi đó 0% đối với tra cứu trực tuyến. Đọc tại chỗ: đây là hình thức phục vụ chủ yếu tại thư viện, sở dĩ có chuyện này vì tài liệu phục vụ ở đây có số lượng bản chưa nhiều. Hơn nữa, đặc thù của nguồn tư liệu xám chỉ cho phép đọc tại chỗ nhằm hạn chế những tiêu cực có nguy cơ xảy ra trong NCKH. Kết quả điều tra cho thấy dịch vụ đọc tại chỗ được đánh giá ở mức độ “tốt” là 78%, “trung bình” là 17%,
“chưa tốt” là 5%.
Về mức độ đáp ứng NCT của vốn tài liệu cho NDT cụ thể như sau: đối với nội dung tài liệu mức độ thoả mãn yêu cầu là 56%, mức độ chưa thoả mãn là 44%. Với mức độ cập nhật thông tin thì mức độ thoả mãn là 54%, chưa thoả mãn là 46%. Với số lượng bản tài liệu có trong thư viện thì mức độ thoả mãn là 56% và chưa thoả mãn là 44%.
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%
Nội dung tài liệu Mức độ cập nhật thông tin Số lượng bản
Nội dung tài liệu Mức độ cập nhật
thông tin Số lượng bản
Chưa thỏa mãn 44% 46% 44%
Thỏa mãn 56% 54% 56%
Hình 2.25: Mức độ đáp ứng nhu cầu tin
Công tác quản trị phân quyền hệ thống: trên thực tế, chức năng quản trị phân quyền hệ thống cho các cán bộ thư viện chưa sử dụng tới, do Phòng TT-TV có số lượng cán bộ không nhiều do đó việc phân quyền truy cập từng chức năng chi tiết chưa được triển khai. Tất cả cán bộ thư viện có quyền truy cập vào để sử dụng các module của phần mềm.
Ứng dụng phần mềm DLIB: việc ứng dụng phần mềm DLIB vào quản lý tài
liệu toàn văn ở Phòng TT-TV của Viện được triển khai rất tốt ở các tính năng của phần mềm. Theo khảo sát thực tế công việc, thư viện đã xây dựng được một CSDL gồm 10620 biểu ghi tài liệu toàn văn trong gần 2 năm ứng dụng phần mềm từ cuối năm 2009 đến tháng 05 năm 2011. Trong đó chủ yếu là các tạp chí KHCN, tạp chi nghiên cứu KHCN, các tài liệu về lĩnh vực Vật lý, khoa học quân sự,…(4408 biểu ghi tạp chí KHCN, 772 tạp chí nghiên cứu KHCN, 275 tài liệu thuộc lĩnh vực Điện tử, 1424 tài liệu thuộc lĩnh vực Vật lý, 163 tài liệu thuộc lĩnh vực KHQS,…). Do yêu cầu đặt ra đối với Phòng TT-TV của Viện là phải xây dựng được 40000 trang tài liệu số hoá của đơn vị chủ đầu tư là Trung tâm Thông tin Bộ Quốc phòng, nên Phòng đã cố gắng tập trung cho việc sưu tầm, xử lý và biên tập các tài liệu toàn văn này.
Với tính năng phân quyền truy cập tài liệu số đã được cán bộ thư viện ứng dụng ngay sau khi bạn đọc được cấp thẻ. Tổng số bạn đọc được phân quyền truy cập là 326 bạn đọc tùy theo vị trí và chức vụ công tác trong Viện, mỗi bạn đọc sẽ được cấp một mức quyền truy cập theo quy định của Viện.
Ứng dụng phần mềm cổng thông tin tích hợp PORTAL vào phục vụ tra cứu tài liệu: với phần mềm cổng thông tin tích hợp PORTAL được ứng dụng
vào thực tiễn đã phục vụ cho rất nhiều lượt bạn đọc truy cập vào tra tìm tài liệu. Công việc của cán bộ quản trị cổng thông tin PORTAL sau khi được chuyển giao từ công ty CMC là phải chỉnh sửa các nội dung trên trang giao diện chính cho phù hợp với công việc của Phòng, đồng thời phải hướng dẫn cho bạn đọc truy cập vào tra tìm tài liệu trên cổng PORTAL của Phòng. Kết quả ứng dụng, cán bộ quản trị đã xây được một cổng thông tin điện tử PORTAL tổng thể bao gồm rất nhiều nội dung tin tức của Phòng cũng như của Viện được cập nhật như: giới thiệu về Viện, tin tức nội bộ, bản tin KHCN, bản tin C47 phục vụ lãnh đạo, bản tin về đào tạo, báo cáo các đề tài nghiên cứu các cấp, giới thiệu về các tạp chí quân sự nước ngoài, các tạp chí về vũ khí - trang bị,…
Đối với bạn đọc của Viện, nhờ có hệ thống mạng LAN được kết nối trong Viện với Phòng TT-TV của Viện đã phục vụ rất tốt cho bạn đọc truy cập vào cổng thông tin điện tử PORTAL để tra cứu thông tin. Bạn đọc tra cứu tài liệu theo nhiều điểm truy cập được xây dựng sẵn trên trang tra cứu như tên sách, tác giả, từ khoá, phân loại,…Các tài liệu được tra cứu nhanh, chính xác và kịp thời. Ngoài việc tra cứu tài liệu thư mục bạn đọc còn có thể tra cứu và đọc được các file tài liệu toàn văn có sẵn trên trang tra cứu. Không những thế bạn đọc còn có thể tham khảo và đọc được các bản tin và các tin tức mới được cập nhật trên cổng thông tin điện tử PORTAL. Theo khảo sát tính lượt truy cập trên cổng thông tin điện tử PORTAL, hiện tại có gần 7000 lượt bạn đọc đã truy cập vào cổng thông tin điện tử PORTAL để xem và tìm kiếm thông tin trong đó.
Bạn đọc dễ dàng truy cập vào tra cứu tài liệu bất cứ khi nào cần và không nhất thiết phải tới Phòng TT-TV, tại phòng làm việc của bạn đọc cũng có thể truy cập vào tra tìm tài liệu được.