2.1 Ứng dụng phần mềm ILIB trong hoạt động thông tin – thư viện
2.1.3 Ứng dụng ILIB vào công tác xử lý tài liệu
Chức năng của module Biên tập
Với phần mềm ILIB thì module Biên mục là một trong những module mạnh của hệ quản trị tích hợp thư viện ILIB. Module này cung cấp các quy tắc biên mục nhất quán trong toàn CSDL, cùng các chuẩn mô tả biên mục theo tiêu chuẩn quốc tế. Hỗ trợ đắc lực cho cán bộ biên mục trong việc phân loại, định từ khoá, kiểm soát tính nhất quán trong các trường dữ liệu, trong việc xuất nhập trao đổi dữ liệu giữa các đơn vị, việc in ấn các báo cáo liên quan, giúp cán bộ biên mục thống kê được số lượng biểu ghi của từng loại tài liệu có trong CSDL.
Hình 2.4: Màn hình biên mục MARC21
Biên mục được các loại tài liệu theo MARC21: cho phép tạo mới, sửa, xoá, sao chép các biểu ghi hiện có trong CSDL theo đúng khổ mẫu MARC21
Có khả năng hỗ trợ công tác biên mục theo tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục khác như : ISBD, AACR2
Trao đổi và xuất nhập dữ liệu dựa trên khổ mẫu MARC21, UNIMARC và tiêu chuẩn ISO2709
Kiểm soát tính nhất quán các biểu ghi thư mục trong quá trình xác lập các điểm truy cập thông tin như tác giả, chủ đề của tài liệu.
Hỗ trợ nhiều khung phân loại trong quá trình biên tập tài liệu: UDC, DDC, BBK và có thể tạo lập các khung phân loại khác theo từng đơn vị sử dụng.
Các sản phẩm in ra sau khi biên tập xong ở module này bao gồm: In ra các loại phích mục lục (mục lục chữ cái: tác giả, tên sách; mục lục phân loại), In ra các thư mục chuyên đề xuất được ra định dạng word.
Thực trạng ứng dụng module biên mục tại phòng TT-TV của Viện
Có thể nói việc ứng dụng phần mềm ILIB vào công tác biên tập tài liệu ở phòng TT-TV của Viện thời gian đầu cũng gặp khó khăn, do các CBTV mới tiếp cận tới khổ mẫu biên mục MARC21.
Các CBTV của Viện đã tiến hành song song hai công việc biên mục cho tài liệu mới bổ sung về và tài liệu chuyển đổi từ CSDL cũ trước đây sang phần mềm ILIB.
Trước đây thư viện cũng đã sử dụng một phần mềm quản lý tài liệu do Viện tự nghiên cứu và xây dựng, phần mềm này được xây dựng trên CSDL SQL. Các CBTV đã tiến hành biên mục cho tài liệu nhưng chỉ ở mức đơn giản gồm các trường thông tin như: tác giả, tên sách, nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản, số trang, khổ cỡ, từ khoá.
Loại tài liệu Số lượng biểu ghi Ghi chú
BB 3165 Bài báo, tạp chí
BCKH 175 Báo cáo khoa học
EBOOKS 1471 Sách điện tử (pdf, doc, html)
LATS 79 Luận án tiến sĩ
SACH 2520 Sách văn học, tham khảo
SACHLT 1771 Sách La tinh
SACHKT 987 Sách kỹ thuật
SACHNGA 16093 Sách tiếng Nga
Bảng 2.2: Số liệu biểu ghi của phần mềm cũ
Quá trình chuyển đổi dữ liệu từ phần mềm cũ sang phần mềm mới cũng gặp rất nhiều khó khăn. Công ty CMC đã hỗ trợ việc chuyển đổi dữ liệu, từ việc trao đổi, khảo sát thực tế phần mềm cũ, xem xét các nhãn trường dữ liệu cũ của từng loại tài liệu, xem xét Font nguồn vào của các biểu ghi cũ, kiểm tra số lượng biểu ghi của các loại tài liệu,…
Sau khi chuyển đổi xong CSDL cũ sang phần mềm ILIB, các cán bộ biên mục đã phải hồi cố lại dữ liệu và hiệu chỉnh lại các nhãn trường sao cho đúng theo chuẩn MARC21.
Biên mục tài liệu mới bổ sung về thư viện:
Biên mục là một bộ phận của quá trình kiểm soát thư mục, toàn bộ các quá trình có liên quan tới việc tổ chức các công cụ thư mục nói chung và mục lục nói riêng. Bao gồm các công đoạn: mô tả thư mục, phân loại, định từ khoá, làm tóm tắt chú giải.
Thiết lập mẫu phiếu nhập tin (Worksheet) cho từng loại tài liệu: đây là công việc phải làm trước khi tiến hành xử lý biên tập cho các loại tài liệu. Các cán bộ biên tập đã phối hợp với công ty cung cấp phần mềm trao đổi thống nhất để tạo
ra sẵn một biểu mẫu chuẩn theo MARC21 cho từng loại tài liệu. Ví dụ biểu mẫu nhập tin theo MARC21 (xem phụ lục 2)
Thời gian đầu, CBTV tiến hành biên tập tài liệu vào biểu mẫu nhập tin ra giấy trước, sau đó được kiểm tra lại cho chính xác rồi mới tiến hành nhập vào chương trình. Sau khi sử dụng thành thạo các chức năng của phần mềm mới tiến hành biên mục trực tiếp vào máy.
Có hai cách để biên mục tài liệu trong module biên mục đó là biên mục mới hoàn toàn một biểu ghi không qua bổ sung và biên mục biểu ghi được biên mục thô ở module bổ sung chuyển sang.
Quy trình cơ bản như sau:
- Xử lý phiếu tiền máy: mô tả các yếu tố thư mục của tài liệu vào khổ mẫu nhập tin.
- Nhập dữ liệu vào máy: nhập lần lượt các nhãn trường trên phiếu tiền máy vào tương ứng với nhãn trường MARC21 đã thiết lập sẵn.
- Hiệu đính biểu ghi trên máy và duyệt hoàn thành biểu ghi: công việc này dành cho cán bộ nghiệp vụ có trình độ chuyên môn chính của thư viện.
- In ra phiếu mục lục và xếp lên tủ phiếu.
Thư viện tiến hành công việc biên mục tài liệu theo cách tìm kiếm biểu ghi được biên mục thô ở module bổ sung. Đây chính là quá trình tạo lập biểu ghi thư mục trên cơ sở mô tả trực tiếp tài liệu bằng các format nhập dữ liệu đã được thiết lập sẵn trong phần mềm. Các cán bộ biên mục tiến hành xử lý tài liệu trên phiếu nhập tin và nhập dữ liệu vào máy tính. Màn hình nhập tin MARC21 cho phép nhập trực tiếp các chỉ thị trường, mã trường con, cùng với các dữ liệu thư mục. Quá trình thao tác nhập tin cán bộ biên mục có thể thêm mới nhãn trường lặp hoặc xoá bỏ những trường không cần thiết trên màn hình. Điều này có lợi thế là tạo cho người biên mục có thể chủ động tùy biến trong quá trình biên mục, nhưng cũng đòi hỏi phải hết sức cẩn thận trong từng thao tác trên máy khi biên mục.
Khi biên mục, cán bộ biên mục đã tận dụng được lợi thế của phần mềm qua chức năng tra trùng và sao chép biểu ghi. Với các tài liệu có cùng tên sách, cùng tác giả, cùng môn loại, nhưng chỉ khác năm xuất bản, tức là tài liệu được tái bản, cán bộ biên tập chỉ việc tra trùng ra và nhấn nút sao chép lại biểu ghi đã có, đồng thời chỉ việc sửa lại những nhãn trường khác thông tin với biểu ghi cũ. Việc này giảm được rất nhiều công sức cho cán bộ khi biên mục cho tài liệu. Với những bộ sách có nhiều tập cũng tương tự như vậy, chức năng sao chép lại biểu ghi có tác dụng hữu ích cho cán bộ biên tập.
Màn hình hiển thị chi tiết nhãn trường MARC21, giúp cho cán bộ biên mục kiểm soát được sai sót trong quá trình biên mục tài liệu.
Màn hình hiển thị nhãn trường theo ISBD, giúp cán bộ biên mục kiểm soát được cấu hình tài liệu trước khi in phích hoặc in thư mục, xem được giá trị của các trường có chính xác không. Việc này giúp cán bộ biên mục sửa được những lỗi bị sai trong khi nhập máy.
Kiểm soát tính nhất quán trong quá trình biên mục tài liệu ở thư viện: đây là quá trình đảm bảo cho sự thống nhất và nhất quán trong khi diễn đạt một điểm truy cập, dựa theo các quy tắc mô tả hay khung đề mục chủ đề, bộ từ khoá có kiểm soát, từ điển tử chuẩn quy định tính thống nhất. Nhờ kiểm soát tính thống nhất và các tham chiếu tạo ra mối liên hệ giữa các tư liệu được biên mục. Các cán bộ biên mục của thư viện đã ý thức được điều này nên rất quan tâm và chú trọng tính nhất quán trong công tác xử lý tài liệu nói chung và công đoạn mô tả thư mục nói riêng.
Cán bộ biên mục đã thống nhất quy định việc nhập tên cho nhà xuất bản, nơi xuất bản ở trường 260$a, b theo quy định chung của thư viện.
Ví dụ: nơi xuất bản ở Hà Nội thì quy định nhập là Hà Nội, nơi xuất bản ở Thành phố Hồ Chí Minh thì nhập là TP. HCM hoặc nhà xuất bản Khoa học kỹ thuật thì viết tắt là nxb. KHKT,… các tham số nơi xuất bản và nhà xuất bản đều được nhập vào chức năng tham số của phần mềm, khi cán bộ biên mục nhập biểu ghi có gặp nơi và nhà xuất bản này thì chỉ việc nhấn phím F9 và chọn vào nhãn trường cần nhập. Chính vì lý do đó mà tất cả các biểu ghi thư mục có địa chỉ nơi xuất bản và nhà xuất bản đều được mang tính thống nhất.
Trước khi có quy định trên, việc cán bộ biên mục viết tắt hoặc viết đầy đủ tên, thậm chí chữ hoa chữ thường tên các nhà xuất bản trong quá trình xử lý tài liệu là khá tùy tiện, không theo một quy tắc nào. Việc có những quy định như trên đã giúp thư viện xây dựng và hình thành một quy tắc xử lý tài liệu mang tính nhất quán, tăng cường tính chuẩn hoá và kiểm soát tính thống nhất trong quá trình xử lý tài liệu tại thư viện.
Tuy nhiên, việc xử lý tính nhất quán đối với từ khoá là chưa triệt để ở tại thư viện của Viện. Từ khoá là một trong những công cụ tìm kiếm thông tin chủ yếu và quan trọng của hệ thống thông tin tự động hoá. Trong thực tế công tác định từ khoá cho tài liệu ở thư viện của Viện vẫn theo phương pháp tự do không có kiểm soát.
Trong quá trình làm, cán bộ biên mục có tham khảo bộ từ khoá của thư viện Quốc gia và tham khảo biểu ghi biên mục tra cứu qua OPAC của một số thư viện lớn cũng có biểu ghi biên mục tương tự với biểu ghi của thư viện. Do đó, khi định từ khoá tự do không kiểm soát đã tạo ra sự không nhất quán khi xử lý cùng một đối tượng thông tin dẫn tới tình trạng bỏ sót tin hoặc nhiễu tin.
Biên mục tài liệu cũ đã chuyển đổi sang phần mềm ILIB:
Ngay sau khi được công ty CMC tập huấn sử dụng và chuyển giao phần mềm cho các CBTV của Viện, các CBTV đã tiến hành việc hồi cố lại dữ liệu trong phần mềm và hồi cố lại kho tài liệu hiện có. Công việc này đòi hỏi mất nhiều thời gian và công sức của CBTV.
Việc đầu tiên là phải sắp xếp lại toàn bộ kho tài liệu, in lại nhãn mã vạch ĐKCB, sau đó dán mã vạch ĐKCB lại cho từng cuốn tài liệu hiện có ở thư viện. Tiếp theo dùng cuốn sổ ĐKCB cũ đã được kiểm kê đánh dấu lại những số ĐKCB mới trong khi dán số ĐKCB tương ứng vào sổ, dùng cuốn sổ đó để tra tìm lại những biểu ghi được chuyển đổi trong CSDL của phần mềm ILIB. Dựa trên chức năng tìm kiếm ở trong module biên mục, các tiêu chí tìm kiếm ra tài liệu như: tác giả, nhan đề tài liệu, năm xuất bản tài liệu, số ĐKCB cũ, từ khoá, phân loại, số MFN từ số đến số, hoặc kết hợp các tiêu chí tìm kiếm trên với nhan đề thu gọn được kết quả chính xác nhất.
Sau khi tìm được ra biểu ghi tương ứng với tài liệu đã dán số mã vạch ĐKCB mới, cán bộ biên mục sẽ hiệu chỉnh lại dữ liệu trong từng nhãn trường, sau đó đánh lại số ĐKCB vào biểu ghi tương ứng với số ĐKCB đã dán trên tài liệu. Dữ liệu trong các nhãn trường của biểu ghi cũ trước đây thường phải sửa lại đó là trường tác giả, trường nơi xuất bản, nhà xuất bản, trường từ khoá, số trang, khổ cỡ, số ĐKCB.
Ví dụ: một số nhãn trường ở biểu ghi dữ liệu phần mềm cũ và phải hiệu chỉnh lại ở phần mềm mới như sau :
Phần mềm cũ Phần mềm ILIB
Nhãn trường ở phần mềm cũ Nhãn trường theo MARC21
Ngôn ngữ Tiếng Việt 041$a Vie
Tác giả Phạm Hùng Việt, Từ Bình Minh 100$a 245$c Phạm Hùng Việt Phạm Hùng Việt, Từ Bình Minh Số trang 202 tr., 19cm 300$a $c 202 tr. 19cm Từ khoá Công nghệ%Khoa học%
Quân sự%Quốc phòng 653$a 653$a 653$a 653$a Công nghệ Khoa học Quân sự Quốc phòng Số ĐKCB VN-0895-897 852$j VN.000895 VN.000896 VN.000897 Bảng 2.3: So sánh nhãn trường cần hiệu đính
Việc hiệu đính lại dữ liệu nhằm mục đích biên mục lại tài liệu theo chuẩn MARC21, sửa chữa lại những nhãn trường bị sai cấu trúc hoặc sai chính tả, đồng thời kiểm kê được số lượng tài liệu còn có thực tế trong kho và tích hợp được số ĐKCB theo mã vạch để phục vụ cho công tác kiểm kê và lưu thông mượn trả sau này.
- Phòng TT-TV của Viện đã xây dựng được 1 CSDL luận văn, luận án gồm 159 biểu ghi đã biên mục (trong đó luận án tiến sĩ là 94, luận văn thạc sĩ là 65)
- Phòng TT-TV đã chuyển đổi được 21371 biểu ghi CSDL sách sang phần mềm ILIB, trong đó bao gồm các tài liệu sách kỹ thuật 987 biểu ghi, sách tiếng Nga 16093 biểu ghi, sách tiếng latinh 1771 biểu ghi, sách tham khảo và văn học
2520 biểu ghi. Từ năm 2009 đến nay thư viện đã bổ sung được hơn 4539 biểu ghi và tổng số biểu ghi CSDL sách là 25910 biểu ghi sách các loại.
- CSDL đĩa CD-ROM chưa được nhập để quản lý trong phần mềm.
- CSDL tạp chí: Phòng đã xây dựng được 183 đầu tên báo và tạp chí bao gồm các tạp chí về KHCN, tạp chí quân sự nước ngoài,…
- Phòng TT-TV đã xây dựng được 1 CSDL về các đề tài BCKH tổng số là 580 biểu ghi, số biểu ghi trong CSDL cũ là 175 biểu đã được chuyển sang CSDL ILIB và nhập mới từ năm 2009 đến nay được 405 biểu ghi. Đây là các công trình nghiên cứu khoa học của Viện và là nguồn tài liệu tham khảo rất hữu ích cho các cán bộ nghiên cứu của Viện cũng như của các đơn vị khác có nhu cầu nghiên cứu khoa học về lĩnh vực quân sự.
- CSDL Ebooks: 1469 biểu ghi được chuyển đổi sang phần mềm ILIB, đây là các tài liệu sách điện tử được nhập và quản lý trên phần mềm cũ.
- In phiếu mục lục và thư mục trong module biên tập
In phiếu mục lục:
Sau khi hiệu đính xong dữ liệu cũ và dữ liệu bổ sung mới về, cán bộ biên tập đã tìm kiếm những loại tài liệu cần in phiếu ra và in trực tiếp từ phần mềm ILIB. Trong màn hình biên mục có các tiêu chí cho việc tìm kiếm ra biểu ghi cần in.
Ví dụ : với tài liệu được bổ sung mới về thư viện, cán bộ biên tập chỉ việc tìm kiếm theo tiêu chí đơn nhận từ số…đến số… sau đó nhấn chọn lần lượt danh sách báo cáo in phích theo tác giả, theo tên sách, theo môn loại của kho cần in. Với những tài liệu hồi cố cũ thư viện tìm kiếm theo tiêu chí từ số ĐKCB…đến số ĐKCB và kết hợp với kho cần in.
Việc in phiếu mục lục tra cứu giúp đối tượng cán bộ tuổi cao nghiên cứu có thể tra cứu được những tài liệu cần tìm, do trước đây công nghệ thông tin chưa phát triển, ở Viện cũng chưa có nhiều máy tính cho các cán bộ này làm việc, do đó trình độ tin học và công nghệ mới hiện nay vẫn còn hạn chế đối với họ.
In phiếu mục lục phân loại, giúp bạn đọc tra cứu được tài liệu theo đúng chuyên môn nghiên cứu một cách dễ dàng và nhanh chóng. In phiếu mục lục theo tác giả và tên sách, giúp bạn đọc tìm kiếm được tài liệu theo vần chữ cái tên tác giả hoặc tên sách một cách dễ dàng.
Phiếu mục lục in ra so với trước đây hình thức đẹp hơn, chữ in ra rõ ràng hơn, trước kia chủ yếu CBTV ghi chép bằng tay, qua thời gian sử dụng nhiều