2.2 Ứng dụng phần mềm DLIB
2.2.2 Ứng dụng DLIB vào quản lý tài liệu số hoá
Ngoài việc chuyển giao phần mềm ILIB cho phòng TT-TV của Viện KH&CNQS, cũng trong thời gian này công ty CMC đã chuyển giao phần mềm quản lý tài liệu số hoá DLIB cho các cán bộ thư viện sử dụng.
Chức năng Worksheets
Chức năng này cho phép tạo ra biểu mẫu nhập tin cho cán bộ biên tập sử dụng, biểu mẫu worksheets được thiết lập dựa trên các trường dữ liệu Dublin Core. Thư viện đã phối hợp với công ty CMC thiết lập sẵn biểu mẫu nhập tin worksheets bao gồm 15 trường dữ liệu của Dubline Core:
Nhan đề (Title): Tên của nguồn thông tin thường do tác giả hoặc nhà xuất bản đặt cho tài liệu.
Tác giả (Creator): Người hoặc cơ quan chịu trách nhiệm chính về nội dung trí tuệ của nguồn thông tin.
Đề mục (Subject): Chủ đề của nguồn thông tin và được thể hiện bằng từ vựng có kiểm soát, gồm tiêu đề đề mục, số phân loại.
cả phần tóm tắt của tư liệu văn bản hoặc nội dung của tư liệu nghe nhìn.
Xuất bản (Publisher): Cơ quan, Tổ chức chịu trách nhiệm tạo lập và xuất bản nguồn thông tin.
Tác giả phụ (Contributor): Cá nhân hay tổ chức có những đóng góp về mặt trí tuệ cho tư liệu nhưng không phải là tác giả chính.
Ngày tháng (Date): Ngày tháng có liên quan đến việc tạo lập, xuất bản hay công bố tư liệu.
Loại hình (Type): Hình thức vật chứa nội dung tư liệu.
Mô tả vật lý (Format): Định dạng vật lý và kích thước của tư liệu như kích cỡ, thời lượng…Địng dạng còn được dùng để chỉ rõ phần mềm và phần cứng cần thiết để sử dụng tư liệu.
Định danh tư liệu (Identifier): Là một dãy ký tự hoặc số nhằm thể hiện tính đơn nhất của tư liệu như: URLs, URNs, ISBN, ISSN…
Nguồn gốc (Sourse): Nguồn gốc mà tư liệu được tạo thành, yếu tố này có thể bao gồm siêu dữ liệu về nguồn thông tin thứ hai nhằm khai thác tư liệu hiện hành.
Ngôn ngữ (Language): Ngôn ngữ của nội dung tư liệu.
Liên kết (Relation): Một định danh cho nguồn thứ hai và những mối quan hệ của nó với tư liệu hiện hành. Yếu tố này thể hiện những kết nối giữa những nguồn tư liệu có liên quan.
Nơi chứa (Converage): Những đặc tính về không gian và/hoặc thời gian của tư liệu.
Bản quyền (Rights): Thông tin về tình trạng bản quyền, kết nối tới thông tin về tình trạng bản quyền hoặc dịch vụ cung cấp thông tin bản quyền cho tư liệu.
Biểu mẫu nhập tin trên được dùng để nhập tin chung cho tất cả các loại tài liệu số hoá được thư viện quản lý trong phần mềm. Các tài liệu chủ yếu được cán bộ thư viện biên tập vào phần mềm DLIB chủ yếu là các tạp chí KHCN của nước ngoài được thư viện mua về.
Ứng dụng chức năng Biên mục vào biên tập tài liệu số
Sau khi được tập huấn xong các chức năng của phần mềm DLIB, CBTV đã bắt tay vào biên tập cho các tài liệu số hiện có của thư viện. Các tài liệu này chủ yếu ở định dạng file PDF, file word, đĩa CD-ROM, được cán bộ biên tập phân loại và biên tập vào phần mềm. Các tài liệu toàn văn trên chủ yếu là các bài tạp chí KHCN nước ngoài được biên tập lại theo từng chuyên ngành nghiên cứu của viện. Hiện tại cán bộ biên tập đã phân chia thành các nhóm chuyên đề như: tạp chí nghiên cứu KHCNQS, KH&CN, Khoa học quân sự, toán học, hoá học, vật lý, cơ học, quang học, khoa học tự nhiên, điện tử, năng lượng, đề tài nghiên cứu, luận văn – luận án.
Trong màn hình Biên mục của phần mềm DLIB, cán bộ biên tập chỉ việc nhấn nút thêm mới xuất hiện ra biểu mẫu nhập tin worksheets đã được định nghĩa sẵn trong chức năng Worksheets. Cán bộ biên tập mở file tài liệu cần biên tập ra sau đó nhập lần lượt chi tiết thông tin mô tả của tài liệu vào trong các nhãn trường của biểu ghi.
Sau khi nhập biểu ghi xong cán bộ biên tập nhấn chọn file toàn văn cần đính kèm vào biểu ghi, đồng thời chọn cấp độ bảo mật cho file tài liệu toàn văn này. Trong phần mềm đã thiết lập sẵn 8 cấp độ bảo mật cho tài liệu, nếu tài liệu thuộc cấp độ bảo mật nào thì chỉ việc chọn vào cấp bảo mật đó rồi ghi lại dữ liệu. Thư viện quy định cấp độ mật từ thấp tới cao, cấp bảo mật 8 là cao nhất, ngoài ra có một cấp không bảo mật sẽ dùng cho những tài liệu phổ biến chung, bạn đọc nào cũng có thể truy cập vào đọc tài liệu này được.
Hình 2.15: Màn hình biên tập tài liệu số
Cho tới nay thư viện đã biên tập được 10620 biểu ghi tài liệu toàn văn, chủ yếu là các bài tạp chí KHCN của nước ngoài đã được biên tập lại và quản lý trong phần mềm DLIB. Trong đó có hơn 4408 biểu ghi là tạp chí KHCN nước ngoài; 772 biểu ghi tạp chí nghiên cứu khoa học công nghệ quân sự; 1424 biểu ghi tạp chí liên quan tới lĩnh vực Vật lý; điện tử 275 biểu ghi; khoa học quân sự 163 biểu ghi; khoa học và công nghệ 124 biểu ghi; cơ học 50 biểu ghi; toán học 42 biểu ghi; còn lại là các chuyên ngành khác.
Các tài liệu được biên tập chủ yếu là tài liệu không bảo mật được phổ biến rộng rãi cho cán bộ nghiên cứu và bạn đọc vào tham khảo. Tổng số có 10441 biểu ghi ở cấp độ không bảo mật, các tài liệu ở cấp độ bảo mật khác chưa được cán bộ biên tập vào phần mềm.
Ứng dụng chức năng quản lý nhóm
Phần mềm DLIB có hỗ trợ chức năng tạo ra danh mục các nhóm tài liệu theo từng chủ để nghiên cứu của từng đơn vị. Phòng thư viện đã tạo ra các nhóm tài liệu toàn văn bao gồm: bách khoa toàn thư, khoa học tự nhiên, khoa học quân sự, khoa học và công nghệ, tạp chí, luận văn – luận án, chuyên đề, đề tài nghiên cứu. Trong các nhóm chính này lại được chia nhỏ ra các nhóm con trực thuộc như: khoa học tự nhiên được chia nhỏ ra các nhóm con gồm (hoá học, toán học, vật lý, cơ học, quang học, điện tử, năng lượng), tạp chí chia thành hai nhóm gồm tạp chí nghiên cứu KHCNQS và tạp chí KHCN nước ngoài.
Hình 2.16: Màn hình quản lý nhóm tài liệu toàn văn
Việc tạo ra các nhóm tài liệu theo từng chuyên đề như vậy sẽ tạo thuận lợi cho cán bộ biên tập dễ dàng thống kê được số lượng biểu ghi được biên tập theo từng chuyên đề, đồng thời bạn đọc cũng dễ dàng tìm và xem được tài liệu theo đúng chủ đề mà mình quan tâm.
Ứng dụng chức năng quản lý truy cập
Chức năng quản lý truy cập giúp CBTV quản lý cấp quyền truy cập cho bạn đọc, đồng thời theo dõi được số lượt truy cập vào xem dữ liệu số của bạn đọc theo ngày truy cập hoặc theo số lần truy cập.
Với chức năng quản lý truy cập CBTV của viện đã cấp quyền truy cập được cho 326 bạn đọc, tùy theo từng đối tượng loại bạn đọc và theo chức vụ công tác tại viện được cấp quyền truy cập khác nhau. Mức quyền truy cập tượng ứng với mức bảo mật của tài liệu, với tài liệu có 8 cấp bảo mật thì quyền truy cập của bạn đọc cũng có 8 cấp truy cập. Việc cấp quyền truy cập như vậy để đảm bảo tính bảo mật và an toàn cho những tài liệu quan trọng của viện, với từng đối tượng bạn đọc nào thì được vào xem và đọc tài liệu ở cấp độ bảo mật tương ứng. Cán bộ quản trị chức năng này chỉ việc vào chức năng quản lý truy cập sau đó nhấn tìm kiếm bạn đọc ra theo các tiêu chí có sẵn trên màn hình, tiếp theo cán bộ quản trị nhập thời gian được phép truy cập cho bạn đọc từ ngày tới ngày, chọn mức truy cập cho bạn đọc sau đó nhấn ghi lại.
Ví dụ: với bạn đọc là Giám đốc của viện, phó và trưởng các phòng ban được cấp quyền truy cập là cấp 8, các cán bộ nghiên cứu khác thì được cấp quyền truy cập là mức 5,…
Hình 2.17: Màn hình phân quyền truy cập dữ liệu số
Chức năng tra cứu trong màn hình quản lý phân quyền truy cập để tìm kiếm và in ra danh mục bạn đọc được cấp quyền truy cập theo từng mức độ. Sau khi thiết đặt xong quyền cho từng bạn đọc ở Viện, CBTV đã tra cứu và in ra được danh sách bạn đọc tương ứng với mức quyền truy cập của bạn đọc để lưu hồ sơ phục vụ việc quản lý sau này.
Nhận xét
Ưu điểm: với phần mềm DLIB được triển khai ứng dụng tại thư viện của viện đã tạo thuận lợi cho cán bộ biên tập xử lý và lưu trữ được những file tài liệu toàn văn có trong Viện. Cụ thể đó là các bài tạp chí quân sự được đặt mua ở nước ngoài được biên tập chi tiết theo chuẩn DC và được phân chia theo nhóm chuyên ngành để phục vụ tốt cho bạn đọc tra cứu và đọc tài liệu ở dạng toàn văn.
Thống kê và in ra được các báo cáo cho cán bộ quản lý một cách nhanh chóng và chính xác, trên thực tế các báo cáo về danh sách tài liệu được biên tập vào phần mềm DLIB, báo cáo danh sách bạn đọc được cấp quyền truy cập tài liệu số đã được in ra phục vụ việc báo cáo thường niên cho cán bộ lãnh đạo của viện.
Nhược điểm: một số tính năng của phần mềm chưa được cán bộ biên tập sử dụng phát huy hết khả năng của nó. Việc cài đặt cho phần mềm DLIB vẫn còn phức tạp cho cán bộ quản trị, mất nhiều thao tác cài đặt, phải cài đặt nhiều phần mềm bổ trợ khác. Việc số hoá các tài liệu bản cứng chưa thực hiện được nhiều, do viện mới chỉ xử lý các tài liệu ở dạng file word, file pdf sẵn có trong các đĩa CD được đặt mua về. Số lượng các tài liệu dạng toàn văn chủ yếu là các bài tạp chí được quản lý trong phần mềm DLIB, còn lại số lượng tài liệu về luận văn, luận án, các báo cáo khoa học, các công trình nghiên cứu,… chưa được cán bộ thư viện xử lý chuyển đổi sang tài liệu điện tử để quản lý trên phần mềm DLIB.