2.1 Ứng dụng phần mềm ILIB trong hoạt động thông tin – thư viện
2.1.2 Ứng dụng ILIB vào công tác bổ sung tài liệu
Năm 2009 Viện KH&CNQS được TTTT Bộ Quốc Phòng (đơn vị chủ đầu tư dự án) đầu tư cho Viện phần mềm ILIB, DLIB, PORTAL và các trang thiết bị máy móc để phục vụ cho việc quản lý thư viện.
Cuối năm 2009 Công ty CMC đã chuyển giao và tập huấn sử dụng phần mềm ILIB cho Viện KH&CNQS. Sau đợt tập huấn xong thư viện đã tiến hành đưa vào vận hành các chức năng của phần mềm.
Chức năng của Module Bổ sung
Chức năng này giúp cho công tác bổ sung tài liệu mới, nhận tài liệu qua tặng biếu, trao đổi giữa các cơ quan thông - tin thư viện. Chức năng bổ sung còn là công cụ hữu hiệu để quản lý và theo dõi quy trình bổ sung tài liệu khi đặt mua ở các đơn vị cung cấp, giúp cho CBTV tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức trong công tác bổ sung, tránh việc bổ sung trùng lặp tài liệu.
Đơn đặt tài liệu
Đây là chức năng để quản lý danh sách các tài liệu được đặt mua tới các nhà cung cấp. Dựa trên danh mục sách được nhà xuất bản gửi về thư viện, CBTV tạo ra mã đơn đặt để nhập các danh mục đầu tên sách cần đặt mua vào mã đơn đặt vừa tạo, sau đó in ra báo cáo cần đặt sách để gửi tới nhà cung cấp.
Quá trình nhập danh mục tài liệu cần đặt mua, chương trình có hiện cảnh báo trùng khi tài liệu cần đặt mua đó trùng với tài liệu đã có trong hệ thống. Do đó cán bộ bổ sung sẽ tránh được việc bổ sung trùng lặp những tài liệu đã có trong thư viện.
Đơn nhận tài liệu
Theo dõi được quá trình bổ sung tài liệu về thư viện, quản lý tài liệu nhận thông qua đặt mua hoặc qua các đơn vị khác tặng, biếu, trao đổi với thư viện.
Quá trình nhập danh mục tài liệu vào chức năng bổ sung đơn nhận này cũng chính là quá trình biên mục thô cho các tài liệu thực nhận về thư viện.
Quản lý quỹ bổ sung
Hỗ trợ việc quản lý chi tiêu tài chính trong quá trình bổ sung với các nghiệp vụ kế toán quỹ, thực chi, dự chi, tổng tiền bổ sung cho từng đợt đặt mua tài liệu, lập báo cáo tài chính,…đây là cơ sở để cán bộ bổ sung kiểm soát, điều chỉnh và phân bổ kinh phí có hiệu quả nhất trong quá trình bổ sung.
Chức năng tích hợp in ra mã vạch cho số ĐKCB
hoá từ số ĐKCB, phục vụ cho việc dán nhãn mã vạch cho tài liệu. Kiểm soát được số ĐKCB lớn nhất hiện có trong thư viện, định ra số ĐKCB duy nhất cho từng tài liệu.
Chức năng báo cáo thống kê
Chức năng này hỗ trợ tìm kiếm theo các tiêu chí có trên chương trình để in ấn ra các báo cáo liên quan cho việc bổ sung như: báo cáo danh mục tài liệu bổ sung, báo cáo phân bổ kho tài liệu, thư mục thông báo sách mới, sổ ĐKCB, sổ ĐKTQ, nhãn môn loại,…
Thực tế ứng dụng Module bổ sung tại phòng TT-TV của Viện
Để phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học, công tác đào tạo, huấn luyện, xây dựng tiềm lực thông tin và bản tin cho lãnh đạo, thư viện của Viện KH&CNQS thường bổ sung và quản lý các tạp chí nước ngoài, sách tham khảo, các tài liệu nghiên cứu, luận văn, luận án, báo cáo khoa học, đĩa CD-ROM, các nguồn tin điện tử.
Nguồn bổ sung thực tế về thư viện thường qua việc đặt mua, qua cơ quan TTTT BQP và qua tặng biếu.
Với nguồn đặt mua: trước khi đặt mua cán bộ bổ sung thường lập danh mục sách cần đặt mua, sau đó kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem có bị trùng với danh mục cần bổ sung không. Thường CBTV vào chức năng bổ sung của phần mềm ILIB và tra trùng tài liệu. Nếu quá trình tra trùng tài liệu không thấy có tài liệu đó thì mới lập danh sách đặt mua, còn nếu thấy có trùng rồi thì không đặt mua nữa.
Thư viện đã ứng dụng chức năng đơn nhận từ phần mềm để quản lý tài liệu khi đặt mua về thư viện. Hiện tại thư viện tiến hành tạo ra các đơn nhận và theo dõi quá trình nhận tài liệu, thư viện tạo ra được 9 mã đơn nhận cho các dạng tài liệu khác nhau, chi tiết các đơn nhận như sau:
Mã đơn Tên đơn Ngày nhập Tổng số biểu ghi
1 Bổ sung tư liệu 11/11/2009 5
2 Bổ sung sách 11/11/2009 5
6 Luận Án 11/12/2009 90
7 Đề tài nghiên cứu 16/12/2009 563
10 Sách văn học 12/04/2010 168
11 Luận văn thạc sĩ 14/09/2010 66
12 Sách văn học 2011 11/03/2011 126
13 Nhận sách văn học 09/04/2011 80
14 Đề tài nghiên cứu 2011 04/05/2011 3
Bảng 2.1: Thống kê số đơn nhận tài liệu
Nhờ việc xử lý nhập tài liệu quản lý trong phần mềm ở chức năng bổ sung tài liệu, danh sách tài liệu được quản lý trong CSDL rất chi tiết bao gồm: tên sách, tác giả, số lượng, giá tiền, tổng tiền và số ĐKCB cho mỗi đầu tên sách.
Quy trình nhập tài liệu quản lý ở phòng bổ sung như sau: trước tiên cán bộ bổ sung phải xác định số lượng tài liệu bổ sung về thư viện đợt này là bao nhiêu, sau đó in ra nhãn ĐKCB trước theo mã số ĐKCB tương ứng của các kho được bổ sung về.
Trên phần mềm, module bổ sung có sẵn chức năng in nhãn ĐKCB, CBTV chỉ việc nhập kí hiệu phần đầu cho số ĐKCB, độ rộng cho số ĐKCB, bắt đầu in từ số và số lượng nhãn cần in. Trước khi in ra nhãn ĐKCB này CBTV có thể kiểm tra được số ĐKCB lớn nhất hiện có trong CSDL để tránh việc in ra trùng lặp với số ĐKCB đã có.
Bước tiếp theo CBTV cắt và dán số ĐKCB tương ứng với các tài liệu được bổ sung về, quá trình in và dán số ĐKCB CBTV phân bổ về các kho khác nhau có trong thư viện.
Ví dụ: với số ĐKCB ở Kho Đọc ký hiệu phần đầu mã số là: S, LT, VN, VH. Kho Mượn: SL, SV, SN. Kho Luận văn – Luận án: LV, LA. Kho đề tài nghiên cứu: DT. Kho Báo - Tạp chí: CL, CS, CV.
Bước tiếp theo CBTV nhập từng tên tài liệu vào danh mục mã đơn nhận trong phần mềm. Dựa trên biểu mẫu nhập tin đã được thiết lập sẵn theo các trường MARC21, CBTV nhập lần lượt theo từng nhãn trường như: giá tiền, mã ngôn ngữ tài liệu, phân loại, tác giả, nhan đề, thông tin trách nhiệm, nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản, số trang, khổ cỡ,…
Sau khi nhập xong biểu ghi, CBTV tiến hành nhập mã ĐKCB tương ứng với tài liệu đã được dán nhãn ĐKCB đó vào phần mềm, mã số ĐKCB nào thì chọn vào đúng nơi lưu trữ của kho đó. Nơi lưu trữ của thư viện đã được thiết lập sẵn trong hệ thống CSDL.
Kết thúc quá trình nhập tài liệu vào đơn nhận của phần mềm, CBTV tra cứu và in ra các báo cáo liên quan tới việc bổ sung tài liệu.
Các báo cáo có trong phần mềm: báo cáo danh mục sách bổ sung, báo cáo danh mục sách phân bổ theo kho, sổ ĐKCB, sổ ĐKTQ, thư mục giới thiệu sách mới, nhãn môn loại.
Chức năng in báo cáo đơn nhận có rất nhiều tiêu chí tìm kiếm: có thể xuất báo cáo theo mã số đơn nhận, ngày nhận, nhà cung cấp, số ĐKCB của từng kho. Nhờ chức năng báo cáo này, CBTV có thể thống kê biết được số lượng tài liệu được bổ sung về thư viện của từng đợt, số lượng tài liệu được phân bổ về các kho, tổng số tiền bổ sung của từng đợt mua tài liệu.
Ví dụ: để in ra sổ ĐKCB của kho đọc trong đợt bổ sung vừa qua, CBTV chỉ việc vào chức năng đơn nhận, tìm tới phần Tra cứu – Báo cáo và tìm kiếm theo tiêu chí mã đơn nhận kết hợp với nơi lưu trữ, sau đó nhấn chọn báo cáo sổ ĐKCB và in ra.
Nhật xét
Ưu điểm: quá trình ứng dụng phần mềm ILIB quản lý thư viện ở khâu bổ
sung đã tạo được rất nhiều thuận lợi cho cán bộ bổ sung tài liệu. Tránh được việc bổ sung trùng lặp tài liệu mà so với phần mềm quản lý trước đó không đáp ứng được việc này.
Giúp việc thống kê, quyết toán nhanh hơn so với công việc làm thủ công trước đó. Giảm được rất nhiều công sức cho CBTV trong việc quản lý sổ ĐKCB tài liệu, trước đây phải ghi chép thủ công từng tên tài liệu và số ĐKCB của từng cuốn sách thì giờ đây cán bộ bổ sung chỉ việc in sổ ĐKCB trực tiếp từ phần mềm.
Quá trình bổ sung vào phần mềm cũng chính là quá chình biên mục thô cho các tài liệu sau này. Bạn đọc có thể tìm kiếm được tài liệu mới bổ sung về thư viện ngay khi CBTV nhập vào phần mềm và xử lý kỹ thuật xong.
In ấn được các báo cáo phân bổ kho, danh mục sách bổ sung, sổ ĐKTQ, các nhãn môn loại, nhãn ĐKCB một cách nhanh chóng. Việc dán nhãn ĐKCB theo mã vạch sẽ phục vụ đắc lực cho khâu mượn trả tài liệu của bạn đọc.
Nhược điểm: hạn chế của việc xuất báo cáo ở chức năng bổ sung là do các
mẫu báo cáo được làm theo form mẫu cứng trong phần mềm, CBTV muốn can thiệp để chỉnh sửa theo yêu cầu không được. Nên quá trình in ấn ra sản phẩm phải phụ thuộc vào biểu mẫu báo cáo hiện có trên phần mềm.
Việc tra cứu dữ liệu qua cổng Z39.50 từ phần mềm để tra cứu những tài liệu ngoại văn không thực hiện được. Do Viện KH&CNQS là cơ quan hoạt động trong lĩnh vực quân sự, việc truy cập ra internet bị hạn chế vì tính bảo mật thông tin. Do đó khi những tài liệu và tạp chí bổ sung từ nước ngoài về sẽ không tận dụng được biểu ghi tra cứu qua địa chỉ Z39.50 ở các thư viện khác. Việc nhập dữ liệu bổ sung tiếng Anh, tiếng Nga rất vất vả cho cán bộ nghiệp vụ.
còn có nhiều tính năng khác thư viện chưa tận dụng và phát huy hết khả năng của nó. Vì vậy cần phải có thêm thời gian và sử dụng thường xuyên thì mới tận dụng và phát huy hết khả năng của phần mềm.