2.3. Các yếu tố tác động đến phát triển sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện tại Trƣờng.
2.3.1. Chính sách phát triển của Lãnh đạo Trường và của Thư viện
Thƣ viện trƣờng đại học Trần Quốc Tuấn với sứ mệnh phục vụ công cuộc đổi mới trong công tác dạy và học của một trƣờng đào tạo khoa học quân sự trọng điểm ở phía Bắc. Chức năng chính của thƣ viện là hỗ trợ hoạt động giảng dạy, nghiên cứu, học tập của cán bộ, giảng viên, học viên trong trƣờng. Vì vậy, các hoạt động cung cấp các SP&DVTT-TV của Thƣ viện chủ yếu mang tính chất phi lợi nhuận, phục vụ mục tiêu giáo dục và đào tạo trong trƣờng. Chất lƣợng của các sản phẩm và dịch vụ phụ thuộc vào nhiều yếu tố cả chủ quan và khách quan. Để hoàn thiện và phát triển các SP&DVTT-TV của Thƣ viện, trƣớc tiên cần nắm đƣợc những thuận lợi và khó khăn của Thƣ viện trong giai đoạn hiện nay và đƣa ra những chính sách hợp lý để phát triển thƣ viện. 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 12.2% 5.3% 81.5% tốt tương đối tốt không tốt
Nhận thức đƣợc vai trò, vị trí của thƣ viện trong công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học tại trƣờng Ban lãnh đạo trƣờng và thƣ viện đã quan tâm chỉ đạo sát sao tới các hoạt động của thƣ viện. Đƣa ra các chính sách phát triển thƣ viện hợp lý nhƣ tiếp tục đầu tƣ về cơ sở vật chất, khoa học công nghệ, đầu tƣ về nguồn lực thông tin và đặc biệt là đầu tƣ về con ngƣời. Trong tƣơng lai gần thƣ viện trƣờng sẽ trở thành một trong những thƣ viện hiện đại nhất trong hệ thống thƣ viện quân đội ở nƣớc ta.
2.3.2. Đội ngũ cán bộ tạo dựng sản phẩm & phục vụ dịch vụ
Nhƣ chúng ta đã biết, chất lƣợng của sản phẩm và dịch vụ thông tin
thƣ viện và hiệu quả hoạt động của thƣ viện phụ thuộc vào trình độ của cán bộ thƣ viện. Trong quá trình tổ chức, triển khai các SP&DVTT-TV tính chuyên nghiệp của đội ngũ cán bộ là yếu tố cơ bản để đánh giá chất lƣợng sản phẩm và dịch vụ. Cán bộ thƣ viện là ngƣời trực tiếp tạo ra các sản phẩm, đồng thời là ngƣời tổ chức, triển khai các DVTT-TV, do đó cán bộ thƣ viện đóng vai trò quan trọng cho chất lƣợng các SP&DVTT-TV. Do vậy,để đáp ứng những đổi mới của công nghệ thông tin thì ngoài những kiến thức chuyên môn, đội ngũ cán bộ cần phải trang bị thêm những kiến thức về tin học, về ngoại ngữ, thƣờng xuyên tham gia các lớp bồi dƣỡng nghiệp vụ, các lớp tập huấn nâng cao kỹ năng phục vụ trong môi trƣờng thƣ viện hiện đại nhƣ: kỹ năng sử dụng công nghệ đa phƣơng tiện, kỹ năng thu thập và xử lý tài liệu trực tuyến, kỹ năng khai thác dữ liệu và tri thức.... Nhận thức rõ đƣợc điều này, thƣ viện thƣờng xuyên thực hiện việc cập nhật kiến thức chuyên môn cho các cán bộ bằng nhiều hình thức nhƣ: mở lớp đào tạo ngắn hạn, cử cán bộ đi tập huấn, cho các cán bộ đi tham quan các thƣ viện trong nƣớc.
Hiện nay, hầu hết cán bộ của Thƣ viện đã làm chủ đƣợc các công nghệ mới để phục vụ tốt công tác chuyên môn cũng nhƣ trong phục vụ NDT.
2.3.3. Điều kiện cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ thông tin
Cơ sở vật chất trang thiết bị là yếu tố quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả chất lƣợng các SP&DVTT-TV của thƣ viện. Hiện tại, Thƣ viện có một trụ sở làm việc và hệ thống các phòng khang trang, các trang thiết bị kỹ thuật hiện đại. Đối với những khu vực dành cho việc phục vụ bạn đọc cũng đƣợc Thƣ viện trang bị những thiết bị và cơ sở vật chất hiện đại nhằm thu hút đƣợc đông đảo ngƣời dùng tin đến với Thƣ viện.
Cùng với các trang thiết bị hiện đại, Thƣ viện đã ứng dụng công nghệ thông tin vào các khâu xử lý nghiệp vụ, lƣu thông tài liệu, quản lý bạn đọc thông qua hệ thống phần mềm quản trị thƣ viện tích hợp Ilib và Dlip, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ thƣ viện quản lý bạn đọc cũng nhƣ quản lý tài liệu trong thƣ viện.
2.3.4 Đặc điểm nhu cầu tin của người dùng tin tại Trường
Ngƣời dùng tin (NDT) và nhu cầu tin (NCT) là cơ sở quyết định chức năng, nhiệm vụ và định hƣớng các hoạt động của thƣ viện. Nghiên cứu NDT và NCT là một trong những nhiệm vụ quan trọng của các trung tâm thông tin - thƣ viện, với mục đích là không ngừng nâng cao khả năng thỏa mãn nhu cầu thông tin của NDT. NDT và NCT trở thành một cơ sở thiết yếu định hƣớng cho hoạt động của cơ quan thông tin - thƣ viện đặc biệt là trong quá trình tổ chức, xây dựng các SP & DVTT-TV mới. Muốn cho SP & DVTT-TV có hiệu quả và chất lƣợng cao thì cơ quan thông tin - thƣ viện phải nắm vững đặc điểm NDT và NCT để tạo ra các SP & DVTT- TV phù hợp với nhu cầu của họ.
Đối tƣợng ngƣời dùng tin của mỗi cơ quan thông tin thƣ viện xét trên phƣơng diện chung chính là đối tƣợng khách hàng mục tiêu của cơ quan thông tin thƣ viện hƣớng tới phục vụ. Xác định ngƣời dùng tin mục tiêu là xác định thị trƣờng mục tiêu nằm trong lý thuyết về phân khúc hay phân
đoạn thị trƣờng. Phân khúc thị trƣờng, xác định ngƣời dùng tin dựa trên cơ sở không một cơ quan thông tin thƣ viện nào có thể đáp ứng tốt mọi nhu cầu của mọi ngƣời dùng tin một cách tốt nhất và hiệu quả nhất vì nhiều nguyên nhân nhƣ đặc thù hoạt động, nguồn thông tin, hay về chức năng nhiệm vụ của mỗi thƣ viện cũng nhƣ những vấn đề về lợi thế cạnh tranh…Vì vậy mỗi thƣ viện phải phân loại và xác định cho mình một hay một vài đối tƣợng ngƣời dùng tin là mục tiêu mà mình có khả năng đáp ứng tốt nhất và có lợi thế thuận lợi nhất.
Tùy vào chức năng và nhiệm vụ của mỗi thƣ viện mà họ lựa chọn và xác định ngƣời dùng tin mục tiêu phù hợp cho thƣ viện của mình. Mà cộng đồng ngƣời dùng tin đó phải đem lại lợi thế nhất định cho thƣ viện đó xuất phát từ chính nội lực và thế mạnh của mỗi thƣ viện.
Đại học Trần Quốc Tuấn là một trƣờng đào tạo sĩ quan quân đội lớn nhất miền bắc nên NDT và NCT tại thƣ viện khá đặc thù. Đối tƣợng sử dụng thông tin của Thƣ viện bao gồm cán bộ quản lý, các cấp sĩ quan chỉ huy, cán bộ giảng dạy, học viên cao học, học viên và cán bộ công nhân viên trong nhà trƣờng. Tính đặc thù của NTD và NCT thể hiện trong sự khác biệt về nhu cầu tin, khả năng chuyên môn và trình độ hiểu biết của từng đối tƣợng. NDT dù là cá nhân hay tập thể cũng đều tiếp nhận, sử dụng thông tin phục vụ cho công tác học tập, nghiên cứu chuyên môn của mình. Ðồng thời họ cũng chính là những ngƣời tạo ra các thông tin mới về khoa học quân sự cho quân đội nói chung và cho nhà trƣờng nói riêng.
Xuất phát từ yêu cầu, nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học của Trƣờng Ðại học Trần Quốc Tuấn trong giai đoạn hiện nay có thể phân chia NDT của thƣ viện trƣờng theo các nhóm sau:
- Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý, các cấp chỉ huy. - Nhóm cán bộ nghiên cứu, giáo viên.
- Nhóm cán bộ công nhân viên trong nhà trường.
Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý, các cấp chỉ huy.
Nhóm này bao gồm Ban lãnh đạo nhà trƣờng, trƣởng các ban ngành, các trƣởng, phó khoa, bộ môn, các cấp chỉ huy quân sự. Nhóm này tuy số lƣợng không lớn nhƣng đăc biệt quan trọng, họ vừa là NDT, vừa là chủ thể thông tin. Họ vừa thực hiện chức năng quản lý công tác giáo dục đào tạo, vừa là ngƣời xây dựng các chiến lƣợc phát triển của trƣờng Đại học Trần Quốc Tuấn.
Ðối với họ thông tin là công cụ của quản lý vì quản lý là quá trình biến đổi thông tin thành hành động. Thông tin càng đầy đủ thì quá trình quản lý càng đạt kết quả cao. Do vậy thông tin cần cho nhóm này có diện rộng, mang tính chất tổng kết, dự báo, dự đoán trên các lĩnh vực về khoa học cơ bản, khoa học xã hội và nhân văn, tài liệu chính trị kinh tế xã hội, các văn bản, chỉ thị nghị quyết của Ðảng và Nhà nƣớc mà đặc biệt là các tài liệu về khoa học quân sự. Khi ra quyết định quản lý, điều hành hoạt động giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học của Đại học Trần Quốc Tuấn, họ chính là những ngƣời cung cấp thông tin có giá trị cao, do vậy cán bộ thƣ viện cần khai thác triệt để nguồn thông tin này bằng cách trao đổi, xin ý kiến nhằm tăng cƣờng nguồn thông tin cho công tác thông tin - thƣ viện
Nhóm cán bộ nghiên cứu, giáo viên
Ðây là nhóm đối tƣợng phục vụ quan trọng của Thƣ viện và là nhóm có hoạt động thông tin năng động và tích cực nhất. Họ thƣờng xuyên cung cấp thông tin qua hệ thống bài giảng, các bài báo, tạp chí, các công trình nghiên cứu khoa học đƣợc công bố, các đề xuất, các dự án, các đề tài, các kiến nghị. Ðồng thời họ cũng chính là những ngƣời dùng tin thƣờng xuyên, liên tục của thƣ viện.
Thông tin cho nhóm này có tính chất chuyên ngành sâu, có tính chất lý luận và thực tiễn. Thông tin có tính bí mật, liên quan đến các lĩnh vực khoa học quân sự, các thông tin mới về các thành tựu khoa học kỹ thuật trong và ngoài nƣớc, kết quả các công trình nghiên cứu khoa học, các đề tài đã và đang đƣợc tiến hành, những nguồn thông tin khoa học có thể truy nhập đƣợc, các hoạt động khoa học đƣợc triển khai liên quan đến khoa học quân sự.
Nhóm học viên cao học, học viên.
Nhóm ngƣời dùng tin là học viên cao học, học viên có số lƣợng đông nhất, họ không chỉ tiếp thu những kiến thức do giáo viên truyền đạt mà từ những kiến thức nền tảng đó họ phải tích cực, chủ động tìm kiếm những thông tin liên quan nhằm phát huy khả năng tƣ duy độc lập, sáng tạo, áp dụng những kiến thức vào trong thực tiễn xã hội
Ðối với học viên cao học là những ngƣời đã tốt nghiệp sĩ quan, đã qua công tác thực tiễn tại các đơn vị ở khắp các tỉnh trong cả nƣớc. Thông tin dành cho họ chủ yếu có tính chất chuyên ngành sâu, phù hợp với chƣơng trình đào tạo, đề tài, đề án mà học đang thực hiện.
Đối với học viên: nhóm đối tƣợng này thực sự đông đảo và có nhiếu biến động, nhu cầu tin của họ rất lớn. Hiện nay, với việc đổi mới phƣơng pháp dạy – học càng góp phần làm thay đổi về phƣơng pháp học tập của học viên. Bên cạnh những giờ học trên lớp thì phƣơng pháp tự học, tự nghiên cứu đang đƣợc chú trọng và quan tâm rất lớn của hầu hết học viên trong Đại học Trần Quốc Tuấn. Với đối tƣợng này thì ngoài thông tin về chuyên ngành đang học, học viên còn cần những thông tin khác, trên nhiều lĩnh vực kinh tế xã hội để mở mang sự hiểu biết và nâng cao trình độ. Nhìn chung học viên cần những thông tin cụ thể, chi tiết và đầy đủ. Do vậy tuỳ
theo từng chuyên ngành học mà những thông tin, tài liệu cần phải phù hợp với nhu cầu cũng nhƣ cấp học của nhóm đối tƣợng này.
Ngoài việc sử dụng thông tin để phục vụ cho mục đích học tập và tự nghiên cứu, học viên còn sử dụng thông tin cho mục đích giải trí nhằm nâng cao đời sống tinh thần của mình.
Hình thức phục vụ cho nhóm đối tƣợng này chủ yếu là thông tin phổ biến về những tri thức cơ bản dƣới dạng sách giáo khoa, giáo trình, sách tham khảo hoặc một số ít là bài viết trong tạp chí về chiến thuật, chiến dịch, các trận đánh, những luận án, luận văn có tính chất cụ thể, trực tiếp phục vụ cho môn học và ngành học đào tạo của họ.
Nhóm cán bộ công nhân viên.
Cán bộ công nhân viên phần lớn nhu cầu giống với giáo viên, bởi đây là nhóm một số các giáo viên chƣa đƣợc chuyển ngạch sang giáo viên trong nhà trƣờng, đang đƣợc hƣởng chế độ theo ngạch công nhân viên trong quân đội.
NDT là một trong những bộ phận quan trọng, là yếu tố không thể thiếu trong hoạt động khai thác thông tin – thƣ viện. Trong bất kỳ một hệ thống thông tin – thƣ viện nào nếu ngƣời dùng tin thiếu hiểu biết về kỹ năng sử dụng các SP & DVTT-TV thì việc khai thác thông tin sẽ không đạt hiệu quả. Thƣ viện trƣờng đại học Trần Quốc Tuấn với sự đa dạng về trình độ của ngƣời dùng tin về các SP&DVTT-TV đòi hỏi việc đào tạo, hƣớng dẫn NDT càng trở nên cấp thiết. Qua việc điều tra việc sử dụng các SP & DVTT-TV tại thƣ viện cho thấy, đa số NDT vẫn còn thói quen sử dụng các SP&DVTT-TV nhƣ đọc tại chỗ, mƣợn về nhà, tra cứu qua hệ thống mục lục trực tuyến (OPAC), danh mục tài liệu, các thƣ mục thông báo sách mới. Còn các sản phẩm nhƣ CSDL ( nhất là CSDL tiếng nƣớc ngoài), CD-ROM, tìm tin trên mạng còn nhiều NDT chƣa sử dụng. Vì vậy, vào đầu năm học
mới việc đào tạo NDT là cung cấp cho họ những thông tin về cơ cấu tổ chức, phƣơng thức hoạt động của Trung tâm và cung cấp cho họ những thông tin về cách tiếp cận và khai thác các SP&DVTT-TV một cách có hiệu quả là điều hết sức cần thiết.
2.3.5. Nguồn lực thông tin của Thư viện
Nguồn lực thông tin là một trong những yếu tố quan trọng nhất đối
với bất kì cơ quan thông tin thƣ viện nao. Hiệu quả hoạt động của cơ quan thông tin thƣ viện trƣớc hết là phụ thuộc vào chất lƣợng và số lƣợng của nguồn tin. Thƣ viện trƣờng đại học Trần Quốc Tuấn với nguồn lực thông tin rất lớn về số lƣợng và phong phú về nội dung đòi hỏi phải ngƣời cán bộ thƣ viện phải biết xử lý và đƣa thông tin tới ngƣời dùng tin một cách nhanh nhất thông qua các sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, nguồn tin điện tử phát triển với tốc độ cao. Do vậy, cần phát triển nguồn lực thông tin tại Thƣ viện Đại học Trần Quốc Tuấn. Tuy nhiên, để làm đƣợc điều đó của Thƣ viện không thể bổ sung ồ ạt các loại tài liệu có trên thị trƣờng mà phải tiến hành lựa chọn, cân nhắc kỹ từng loại tài liệu ( sách, báo, tạp chí, tƣ liệu).
Việc lựa chọn, bổ sung tài liệu phải phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của trƣờng, cụ thể là chức năng, nhiệm vụ của các khoa, phòng và đối tƣợng ngƣời dùng tin. Vì vậy, Thƣ viện phải có chính sách bổ sung hợp lý, khoa học, đáp ứng nhu cầu tin của ngƣời dùng tin trong giai đoạn mới cũng nhƣ hoàn thiện và phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện sao cho phù hợp với ngƣời dùng tin trong thƣ viện.
Hiện nay, Thƣ viện đang sở hữu một khối lƣợng tài liệu rất lớn, đƣợc chia làm ba kho chính bao gồm kho giáo trình, kho sách tham khảo và tài
liệu nghiên cứu tại chỗ đáp ứng cơ bản nhu cầu nghiên cứu, học tập và giảng dạy của cán bộ, giảng viên và học viên trong nhà trƣờng.
Với đặc thù là trƣờng đào tạo quân sự, do vậy phần lớn nguồn tài liệu của thƣ viện là tài liệu về khoa học quân sự, các loại sách về chiến dịch, chiến thuật, và các trận đánh.
Số liệu cụ thể nhƣ sau: Tổng đầu tài liệu tiếng việt là 13.712 đầu sách. Tƣơng đƣơng với 256.476 cuốn.
Trong đó:
- Tài liệu, giáo trình môn học là 668 đầu = 201.681 cuốn.