Qua khảo sát cho thấy, mức độ đáp ứng của SPTT-TV ở mức tương đối đáp ứng chiếm tỷ lệ cao nhất, tiếp theo là đáp ứng tốt và cuối cùng là không đáp ứng. Mức độ các SPTT-TV tương đối đáp ứng chiếm tỷ lệ cao nhất là CSDL toàn văn (62.0%), thấp nhất là CSDL thư mục (28.3%); mức độ SPTT-TV đáp ứng tốt chiếm tỉ lệ cao nhất CSDL thư mục (57.7%), thấp nhất là Hệ thống mục lục (18.0%); mức độ không đáp ứng của SPTT-TV cao nhất là Thông báo tài liệu mới (29.0%), thấp nhất là CSDL thư mục (14.0%). Như vậy, mức độ đáp ứng của Thông báo tài liệu mới và Hệ thống mục lục trong Thư viện hiện nay đang còn khá thấp, chưa đáp ứng
được nhu cầu tin của NDT tại Học viện. Vì thế, bộ phận Thư viện cần chú trọng hơn nữa đến 2 sản phẩm TT-TV này trong thời gian sắp tới.
- Sự đa dạng của dịch vụ thông – thư viện:
82% 3.70% 14.30%
Đa dạng và phong phú Chưa đa dạng Ý kiến khác Biểu đồ 2.11: Sự đa dạng của các dịch vụ TT-TV
Qua biểu đồ cho ta thấy, NDT đánh giá số lượng dịch vụ TT-TV của Thư viện hiện nay ở mức Chưa đa dạng là cao nhất (82.0%), ý kiến NDT cho rằng dịch vụ TT-TV Đa dạng và phong phú chiếm tỉ lệ rất thấp (3.7%), còn lại là Ý kiến khác (14.3%). Như vậy, chúng ta có thể thấy dịch vụ TT-TV của Thư viện Học viện hiện nay là chưa đa dạng. Vì vậy, Thư viện cần thiết phải đa dạng hóa dịch vụ TT-TV cho phù hợp với tình hình thực tế tại Học viện nhằm đáp ứng tốt nhu cầu tin của NDT trong thời gian tới.
- Tần suất sử dụng dịch vụ thông – thư viện:
0 50 100 150 200 250 300 Dịch vụ đọc tại chỗ Dịch vụ mượn về nhà Dịch vụ sao chụp tài liệu Dịch vụ tư vấn, hỏi đáp Dịch vụ cung cấp thông tin chọn lọc
Thông qua biểu đồ cho thấy, hầu hết NDT sử dụng 2 loại dịch vụ TT-TV phổ biến nhất tại Thư viện đó là dịch vụ đọc tại chỗ và dịch vụ cho mượn tài liệu về nhà. Trong đó, nhóm dịch vụ được NDT sử dụng nhiều nhất là mượn tài liệu về nhà (97.0%) và đọc tại chỗ (95.7%), nhóm dịch vụ được NDT sử dụng ít nhất là sao chụp tài liệu (15.3%) và cung cấp thông tin chọn lọc (5.3%). Qua đây, Thư viện cần tiếp tục hoàn thiện chất lượng nhóm dịch vụ đọc tại chỗ và mượn về nhà, đồng thời tuyên truyền, giới thiệu và nâng cao chất lượng nhóm dịch vụ sao chụp tài liệu và cung cấp thông tin chọn lọc trong thời gian tới.
- Mức độ hài lòng của NDT khi sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện:
15%
22.70%
35% 27.30%
Rất hài lòng Hài lòng Chấp nhận được Chưa hài lòng
Biểu đồ 2.13: Mức độ hài lòng về sản phẩm và dịch vụ TT-TV
Qua biểu đồ cho ta thấy, đánh giá của NDT về các sản phẩm và dịch vụ TT-TV của Thư viện hiện nay thỏa mãn được nhu cầu tin ở mức độ Hài lòng (35.0%),
Chấp nhận được (27.3%), Rất hài lòng (22.7%), Chưa hài lòng (15.0%). Như vậy, có đến 85% số NDT hài lòng khi sử dụng sản phẩm và dịch vụ TT-TV tại Học viện. Điều này là một tín hiệu tốt cho thấy đa số sản phẩm và dịch vụ TT-TV của Thư viện hiện nay thỏa mãn tương đối tốt nhu cầu tin của NDT tại Học viện.
- Thái độ phục vụ người dùng tin của cán bộ Thư viện:
Thái độ phục vụ NDT của cán bộ T hư viê ̣n tương đối nhiệt tình, thân thiện,
luôn giải đáp các thắc mắc và tư vấn cho NDT khi họ đến Thư viện. NDT đánh giá về thái độ phục vụ của cán bộ Thư viện cao nhất ở mức Hài lòng (45.3%), thấp nhất
ở mức Chưa hài lòng (25.0%). Đây là một kết quả đáng mừng đối với cán bộ Thư viện Học viện bởi thực tế áp lực công việc lớn, tần suất phục vụ NDT cao với thời gian dài liên tục trong khi điều kiện đãi ngộ cho cán bộ Thư viện chưa thật thỏa đáng. Tuy nhiên, ý kiến của NDT chưa hài lòng về thái độ phục vụ của cán bộ Thư viện vẫn còn chiếm tỉ lệ cao 25%. Từ phản hồi của NDT về thái độ phục vụ của cán bộ Thư viện, lãnh đạo Phòng Quản lý Đào tạo và bộ phận Thư viện cần nhìn nhận vấn đề và xem xét, tự điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế hiện nay.
45.30%
25% 29.70%
Rất hài lòng Hài lòng Chưa hài lòng
Biểu đồ 2.14: Thái độ phục vụ của cán bộ Thư viện
Thái độ phục vụ của cán bộ Thư viện là một yếu tố quan trọng có tác động đến nhu cầu tin và số lượt NDT đến sử dụng Thư viện vì nếu cán bộ Thư viện nhiệt tình, có trình độ nghiệp vụ và các kỹ năng cần thiết thì sẽ là cầu nối giúp NDT nhanh chóng tìm được tài liệu mình cần. Cán bộ Thư viện là một trong những yếu tố quan trọng quyết định chất lượng của hoạt động Thư viện Học viện.
- Lượt người dùng tin đến Thư viện:
Năm học Tổng số NDT Số lƣợt NDT đến Thƣ viện 2010 - 2011 350 2999 2011 - 2012 657 3757 2012 - 2013 1024 4660 2013 - 2014 1438 4293 2014 - 2015 1608 5573 2015 - 2016 1901 6781 2016 - 2017 2125 7752
Bảng 2.9: Thống kê lượt người dùng tin sử dụng Thư viện theo từng năm học 350 350 2999 657 3757 1024 4660 1438 4293 1608 5573 1901 6781 2125 7752 0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000 8000 2010-2011 2011-2012 2012-2013 2013-2014 2014-2015 2015-2016 2016-2017
Tổng số NDT Số lượt NDT đến Thư viện
Biểu đồ 2.15: Số lượt người dùng tin sử dụng Thư viện theo năm học
Qua biểu đồ cho ta thấy, lượt NDT sử dụng Thư viện tăng lên liên tiếp qua các năm học, từ gần 3.000 lượt NDT trong năm học 2010 – 2011 đã tăng lên 7.752 lượt NDT trong năm học 2016 – 2017 (tăng gần 2,6 lần trong 6 năm). Riêng năm học 2013 – 2014, số lượt NDT sử dụng Thư viện giảm đi 377 lượt so với năm học 2012 – 2013 là do Học viện chuyển địa điểm từ trụ sở cũ về trụ sở mới và mất gần 3 tháng để mọi hoạt động của Học viện diễn ra bình thường.
CHƢƠNG 3:
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN – THƢ VIỆN TẠI HỌC VIỆN
CHÍNH SÁCH VÀ PHÁT TRIỂN
3.1. Nhóm giải pháp về tổ chức
3.1.1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Thư viện
Căn cứ vào mô hình tổ chức hiện tại của Thư viện, ta thấy mô hình này hoàn toàn chưa phù hợp với cơ cấu tổ chức của thư viện một trường đại học. Hiện nay, cả Thư viện chỉ có 02 cán bộ, đặc biệt là cán bộ có nghiệp vụ phải thực hiện hầu hết các công việc trong Thư viện, ngoài ra còn kiêm nhiệm một số công việc khác của mảng đào tạo. Điều này dẫn đến tình trạng mất công bằng trong lao động, cán bộ có nghiệp vụ phải thực hiện khối lượng công việc gấp nhiều lần so với cán bộ còn lại. Bên cạnh đó, việc phân công lao động theo mảng tài liệu: mảng sách, luận văn, luận án, đề tài NCKH và mảng báo, tạp chí, khóa luận tốt nghiệp là không đồng đều theo nhu cầu thực tế tại Thư viện dẫn đến tình trạng mỗi cán bộ chỉ biết đến mảng tài liệu của mình phụ trách mà không cần quan tâm đến mảng tài liệu khác.
Trên cơ sở đánh giá thực trạng về cơ cấu tổ chức của Thư viện Học viện, tác giả luận văn xin đưa ra mô hình cơ cấu tổ chức mới phù hợp với nhu cầu thực tế của thư viện một trường đại học như sau:
Hình 3.1. Mô hình cơ cấu tổ chức mới của Thư viện
Mô hình này được tổ chức gồm có 1 ban giám đốc điều hành và 4 bộ phận chức năng với tổng số lượng cán bộ từ 7 - 10 người, trong đó mỗi bộ phận
BAN GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH BỘ PHẬN NGHIỆP VỤ BỘ PHẬN DỊCH VỤ BỘ PHẬN TIN HỌC
đảm nhiệm các công việc được giao nhằm duy trì sự hoạt động và phát triển của Thư viện.
Ban Giám đốc: 02 ngƣời
Gồm 01 Giám đốc phụ trách chung mọi hoạt động của Thư viện và 01 Phó Giám đốc phụ trách các hoạt động nghiệp vụ, hỗ trợ Giám đốc làm việc. Giám đốc Thư viện phải chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc Học viện về mọi hoạt động của Thư viện, đồng thời là người đại diện cho Thư viện trong hợp tác với các khoa, phòng, ban trong và ngoài Học viện.
Bộ phận Hành chính: 01 ngƣời
- Quản lý hồ sơ bổ sung tài liệu nhập vào và xuất ra khỏi Thư viện cũng như các công văn đến, công văn đi.
- Thực hiện các công việc đối nội, đối ngoại, giải quyết các công việc liên quan đến tổ chức, hoạt động của Thư viện.
- Quản lý chất lượng lao động, nắm bắt được tình hình các cán bộ làm việc, nghỉ ốm đau, đi học và đưa ra các đề xuất thi đua khen thưởng, khuyến khích, động viên cán bộ làm việc.
- Tổng hợp, báo cáo về mọi hoạt động của Thư viện theo yêu cầu của lãnh đạo các cấp.
Bộ phận nghiệp vụ: 1 - 2 ngƣời
- Đảm nhiệm công việc thu thập, bổ sung các nguồn tài liệu phù hợp với nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, sinh viên trong toàn trường; Xây dựng chính sách quản lý và phát triển nguồn lực thông tin cho Thư viện, tiếp nhận lưu chiểu các xuất bản phẩm của Học viện và các nguồn tài liệu nội sinh; tìm kiếm, khai thác, bổ sung tài liệu từ các nguồn miễn phí như biếu tặng, tài trợ, trao đổi; Nghiên cứu và triển khai công tác mượn liên thư viện với các trường đại học thuộc khối kinh tế trong và ngoài nước.
- Thực hiện xử lý thông tin đối với toàn bộ vốn tài liệu của Thư viện theo các chuẩn nghiệp vụ phù hợp, hiện đại; ứng dụng CNTT vào tự động hóa các khâu nghiệp vụ; nghiên cứu áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế vào hoạt động xử lý thông tin; tạo ra các sản phẩm thông tin có chất lượng cao, phù hợp với từng nhóm NDT cụ thể; từng bước xây dựng và hoàn thịên bộ máy tra cứu phục vụ nhu cầu tìm kiếm thông tin của NDT.
- Tổ chức hoạt động hướng dẫn sinh viên thực tập cho các cơ sở đào tạo nghề thông tin - thư viện.
Bộ phận Dịch vụ: 2 - 3 ngƣời
- Hỗ trợ, hướng dẫn NDT tra cứu và tìm kiếm tài liệu tại Thư viện, nắm bắt nhu cầu tin của từng nhóm NDT.
- Tổ chức hoạt động đào tạo NDT tại Thư viện Học viện.
- Nhận, trông coi đồ dùng cá nhân của NDT gửi trước khi vào Thư viện. - Cung cấp các dịch vụ TT-TV phục vụ nhu cầu tin của các nhóm NDT thông qua việc sử dụng vốn tài liệu của Thư viện, các sản phẩm thông tin – thư viện và khu vực đọc, khu vực mượn, khu vực tra cứu, khu vực truy cập internet
- Phục vụ và quản lý tài liệu dạng in tại các khu vực đọc sách, đọc báo – tạp chí; thường xuyên tổ chức, sắp xếp, kiểm kê, bảo quản tài liệu theo quy định; lên kế hoạch thanh lý các tài liệu cũ, rách nát, không còn giá trị sử dụng
- Quản lý quy trình mượn - trả tài liệu của NDT, thực hiện quy định mượn - trả cho từng loại hình tài liệu.
Bộ phận Tin học: 1-2 ngƣời
- Nghiên cứu triển khai và phát triển các hoạt động về tự động hóa thư viện, thư viện điện tử, thư viện số.
- Vận hành hệ thống mạng, máy chủ, phần mềm chuyên dụng trong Thư viện; xây dựng và phát triển Website của Thư viện, bảo dưỡng và khắc phục các sự cố về website, máy tính, trang thiết bị tự động hóa thư viện.
- Thực hiện số hóa tài liệu, xây dựng các bộ sưu tập số, hướng dẫn NDT khai thác các nguồn tài liệu điện tử.
- Hỗ trợ phục vụ NDT tra cứu bằng máy tính, phục vụ truy cập Internet. - Quản lý lượt người ra - vào Thư viện, đảm bảo an ninh cho toàn bộ khu vực Thư viện.
- Chịu trách nhiệm đóng ngắt hệ thống cầu dao điện bảo vệ an toàn phòng chống cháy, nổ, chập điện gây tổn hại về tài sản của Thư viện.
3.1.2. Tăng cường và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực thông tin – thư viện
Số lượng cán bộ của Thư viện Học viện hiện nay quá mỏng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ có sự chênh lệch rõ rệt, kinh nghiệm làm việc còn chưa nhiều. Việc
tăng cường nguồn nhân lực TT-TV là yêu cầu cấp bách và phải thực hiện có kế hoạch cả trước mắt và tính đến lâu dài.
Trước mắt, Học viện cần có chính sách khích lệ, động viên và tạo điều kiện
cho cán bộ Thư viện tham gia các buổi tọa đàm, hội thảo về lĩnh vực TT-TV; các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ TT-TV ngắn hạn, các khóa đào tạo sau đại học về lĩnh vực TT-TV nhằm củng cố kiến thức và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho 2 cán bộ Thư viện hiện có.
- Đối với cán bộ Thư viện tốt nghiệp đúng chuyên ngành:
Cán bộ này thường đảm nhiệm các công việc chuyên sâu về nghiệp vụ, do đã được đào tạo về chuyên ngành thông tin – thư viện nên họ dễ dàng thực hiện các công việc được giao hàng ngày. Tuy nhiên, trong hướng phát triển mới của Thư viện đảm bảo phù hợp với sự phát triển của Học viện, cán bộ này cần tự nâng cao hơn nữa trình độ chuyên môn và các kỹ năng khác. Lãnh đạo Thư viện cần khuyến khích, động viên và cử cán bộ đi học củng cố kiến thức ở bậc trên đại học. Đồng thời, Học viện cũng cần có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, trang bị thêm các kiến thức về ngoại ngữ, tin học.
- Đối với cán bộ Thư viện tốt nghiệp ngành khác:
Cán bộ còn lại tốt nghiệp ngành Xã hội học nên việc tiếp cận sang ngành Thông tin – Thư viện không quá khó khăn. Tuy nhiên, cán bộ này còn chưa ý thức trong việc tự đào tạo và học hỏi đảm bảo chất lượng hoạt động của Thư viện. Cán bộ này cần được trang bị những kỹ năng về thông tin, thư viện, thư mục học …lãnh đạo Thư viện cần khuyến khích cho cán bộ tự nâng cao trình độ của mình cả về chuyên môn nghiệp vụ thông tin – thư viện và các kỹ năng khác như tin học, ngoại ngữ. Đây là biện pháp cần thiết để cán bộ này cùng phối hợp với cán bộ đã có chuyên môn nghiệp vụ thực hiện các công việc chung khi cần thiết.
- Đối với cán bộ quản lý Thư viện:
Vai trò của người quản lý rất quan trọng, ảnh hưởng lớn đến chất lượng tổ chức và hoạt động của Thư viện. Đặc biệt trong xã hội hiện nay, cán bộ quản lý ngoài các kiến thức chuyên môn sâu thì cần trang bị thêm kỹ năng quản lý hiện đại để đưa ra các kế hoạch có tầm nhìn chiến lược, các quyết định sáng suốt và phù hợp. Bên cạnh đó, cán bộ quản lý phải có đủ năng lực để đánh giá đúng người, đúng
việc, biết đưa ra các định mức lao động, phân công lao động hợp lý và biết được khả năng làm việc của từng nhân viên.
Cán bộ quản lý của Thư viện phải tự ý thức được vai trò, trách nhiệm của mình để không ngừng học hỏi, nâng cao kỹ năng qua việc tham gia các lớp bồi dưỡng kỹ năng quản lý; học hỏi trao đổi kinh nghiệm với các cán bộ quản lý khác; thường xuyên tham gia các cuộc họp liên quan đến hoạt động chung của Học viện; lắng nghe ý kiến phản hồi của nhân viên về các thắc mắc liên quan đến phân công lao động hoặc các góp ý trong thực hiện công việc chung tại Thư viện.