Về điều kiện làm việc của cán bộ Thư viện:
Cán bộ Thư viện không có phòng làm việc riêng mà sử dụng chung một phòng với kho sách, kho báo – tạp chí, kho luận văn – luận án và khu vực đọc sách nên rất chật hẹp. Mỗi đợt xử lý tài liệu mới, cán bộ Thư viện phải sử dụng khu vực đọc sách để thực hiện các công việc nghiệp vụ, điều này làm ảnh hưởng đến số chỗ ngồi đọc tài liệu trong Thư viện và gây ồn ào khiến NDT không thể tập trung nghiên cứu tài liệu được. Máy tính của cán bộ Thư viện được mua từ năm 2009 – 2010 đến nay đã hết khấu hao, máy chạy rất chậm, case máy tính hay bị hỏng hóc. Phần mềm Thư viện thường xuyên bị lỗi, mất dữ liệu; mạng Internet không ổn định và Thư viện không có phương tiện kiểm soát an ninh (cổng từ, camera) gây rất nhiều khó khăn cho cán bộ Thư viện trong công việc chuyên môn hàng ngày, đặc biệt là vào mùa thi khi số lượng NDT tăng lên đột biến.
Học viện Chính sách và Phát triển là một trường công lập nên tất cả các dịch vụ của Thư viện đều miễn phí. Cán bộ Thư viện hưởng lương theo hệ số quy định của nhà nước và mới được hưởng phụ cấp độc hại hệ số 0.2 lương tối thiếu khoảng 4 năm trở lại đây. Ngoài ra, Thư viện không có nguồn thu nhập nào thêm từ các dịch vụ của Thư viện.
Về học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ:
Do số lượng cán bộ Thư viện rất ít so với tổng số người dùng tin của Thư viện (tỉ lệ 1: 1060), cả hai cán bộ Thư viện lại đang trong độ tuổi sinh nở (32 tuổi)
nên việc tham gia các buổi hội thảo, lớp tập huấn, các khoá đào tạo ngắn hạn và dài hạn là một thách thức đối với cán bộ Thư viện tại Học viện. Vào mùa thi, cán bộ Thư viện phục vụ ngoài giờ hành chính từ 17h30 – 20h30 (thứ 2 đến thứ 6) và cả ngày thứ 7 nên rất khó khăn để sắp xếp thời gian đi học. Thêm vào đó, ngoài công việc chuyên môn của mình, cán bộ Thư viện cũng tham gia vào nhiều công việc khác nhau của Phòng Quản lý Đào tạo. Trong 02 cán bộ Thư viện thì đã có 01 cán bộ Thư viện đi học tập nâng cao trình độ chuyên môn và khả năng ngoại ngữ. Tuy nhiên, tính đến thời điểm hiện tại, Học viện chưa có bất kỳ hỗ trợ gì về thời gian và kinh phí đi học trong nước cho cán bộ Thư viện.
2.1.3. Cơ sở vật chất – kỹ thuật
Giai đoạn ở Hoàng Ngân (từ khi thành lập đến hết tháng 7/2010):
Đây là giai đoạn vô cùng khó khăn về cơ sở vật chất đối với cả Học viện nói chung và Thư viện nói riêng. Học viện chưa tuyển sinh nên chưa có nguồn thu, ngân sách hoạt động do Nhà nước cấp còn rất eo hẹp. Mặc dù địa điểm đi thuê rất chật hẹp nhưng Thư viện vẫn được bố trí một phòng khoảng 20 m2 với 8 giá sách.
Giai đoạn ở Đông Ngạc (từ tháng 8/2010 đến hết tháng 6/2013):
Giai đoạn này, Học viện bắt đầu tuyển sinh khoá đầu tiên nên chuyển địa điểm từ Hoàng Ngân về Đông Ngạc. Tại đây, Học viện ký hợp đồng thuê địa điểm với trường Trung cấp Nghề Giao thông Vận tải Thăng Long để phục vụ cho hoạt động đào tạo của mình. Thư viện được bố trí tại tầng 4, phòng cuối dãy toà nhà 4 tầng không có thang máy và ngay dưới gầm cầu Thăng Long nên rất nóng, bụi và ồn ào. Thư viện có diện tích khoảng 60 m2
gồm kho sách, khu vực bàn làm việc của cán bộ Thư viện, khu vực đọc sách và giá báo tạp chí. Thư viện được mua thêm 10 giá sách, 02 giá báo tạp chí nâng tổng số giá sách báo của Thư viện lên 20 giá. Mạng LAN, Internet được phủ sóng trong toàn trường. Học viện cũng trang bị cho Thư viện 01 điện thoại để bàn hãng Panasonic và 01 máy in hãng Canon LBP 3300 để phục vụ công việc hàng ngày tại Thư viện. Từ tháng 01/ 2012, được sự quan tâm đặc biệt của Ban Giám đốc Học viện và lãnh đạo Phòng Quản lý Đào tạo, Thư viện đã được đầu tư phần mềm tích hợp quản trị thư viện Ilib với 06 phân hệ chức năng: quản trị hệ thống, biên mục, tra cứu OPAC, lưu thông, quản lý kho, xuất bản phẩm
định kỳ. Đây là cột mốc vô cùng quan trọng đánh dấu việc tin học hoá hoạt động Thư viện tại Học viện.
Giai đoạn ở Tôn Thất Thuyết (từ tháng 7/2013 đến nay):
Từ tháng 7 năm 2013 đến nay, Học viện được chuyển về Tòa nhà Bộ Kế hoạch và Đầu tư tại địa chỉ số 7 phố Tôn Thất Thuyết - Cầu Giấy - Hà Nội. Đây là mốc thời gian đánh dấu cho sự chấm dứt việc đi thuê địa điểm đào đào tạo của Học viện. Tại trụ sở mới này, Học viện được giao sử dụng từ tầng 2 đến tầng 7 của tòa nhà 17 tầng. Thư viện của Học viện được bố trí tại tầng 5 - Phòng 502 với diện tích khoảng 146 m2. Từ cửa đi vào là khu vực đọc sách, bên tay trái là kho mượn (sách giáo trình và tài liệu tham khảo), bên tay phải là bàn làm việc của cán bộ Thư viện và kho đọc (luận văn, luận án, khóa luận, báo và tạp chí). Khu vực đọc sách có diện tích khoảng 68 m2
gồm 06 bàn đọc sách với 60 ghế đáp ứng được khoảng 60 chỗ ngồi. Kho mượn có diện tích khoảng 60 m2 kê vừa 40 giá sách với sức chứa gần 20 tài liệu. Khu vực bàn làm việc của cán bộ Thư viện và kho đọc khoảng 18 m2
với 02 bàn làm việc và 10 giá báo, tạp chí, tài liệu nội sinh.
Thư viện có đầy đủ hệ thống đèn chiếu sáng, hệ thống cửa kính có rèm che, 08 quạt treo tường, 03 điều hòa treo tường công suất lớn, hệ thống ổ điện xung quanh tường, 02 máy tính để bàn kết nối mạng Internet, 02 máy đọc mã vạch tài liệu, 01 máy in, 01 điện thoại bàn, wifi miễn phí, có 48 giá sách và 02 giá báo, tạp chí.
Đặc biệt, từ tháng 12/2014 Học viện hợp tác với Công ty TNHH Tài liệu trực tuyến Vina - VDOC (có website là http://tailieu.vn/) để xây dựng thư viện số tại địa chỉ http://thuvienso.apd.edu.vn/.
2.1.4. Kinh phí
Hàng năm, căn cứ vào nguồn ngân sách nhà nước mà Học viện được cấp, Phòng Kế hoạch - Tài chính phối hợp với các khoa, phòng, ban trong Học viện để lập dự toán ngân sách trong cả năm. Nguồn kinh phí được phân bổ cho Thư viện bao gồm: kinh phí bổ sung sách, báo, tạp chí do Phòng Quản lý Đào tạo làm đầu mối; kinh phí mua sắm máy móc, trang thiết bị cho Thư viện do Phòng Tổ chức – Hành chính làm đầu mối; kinh phí hỗ trợ làm thêm giờ cho cán bộ Thư viện. Trong đó, tổng số kinh phí cho bổ sung sách không quá 300 triệu vnđ/ năm, tổng số kinh phí cho bổ sung báo, tạp chí không quá 80 triệu vnđ/ năm; kinh phí hỗ trợ làm thêm
giờ cho cán bộ Thư viện không quá 200 giờ/ năm theo hệ số lương hiện hưởng và kinh phí mua sắm máy móc, trang thiết bị cho Thư viện căn cứ vào nhu cầu thực tế tại Thư viện và nguồn kinh phí được cấp còn lại.
2.2. Thực trạng hoạt động thông tin – thƣ viện tại Thƣ viện Học viện Chính sách và Phát triển
2.2.1. Xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin
Xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin là khâu đầu tiên trong toàn bộ chu trình của hoạt động thông tin – tư liệu và có ảnh hưởng lớn đến toàn bộ các khâu tiếp theo trong hoạt động thư viện.
2.2.1.1. Công tác bổ sung
Thực chất của quá trình bổ sung là lựa chọn đưa vào thư viện những tài liệu mới, có giá trị đáp ứng được các nhiệm vụ của thư viện và của người dùng tin, đồng thời loại bỏ những tài liệu không còn giá trị sử dụng. Do đó, làm thế nào để lựa chọn được những tài liệu mới có giá trị cao, phù hợp với chức năng nhiệm vụ của thư viện và nhu cầu của người dùng tin, đồng thời loại bỏ những tài liệu lỗi thời, hết giá trị sử dụng là mục đích chính của công tác bổ sung tài liệu tại Thư viện Học viện Chính sách và Phát triển.
Diện bổ sung
Việc lựa chọn tài liệu bổ sung được dựa trên các tiêu chuẩn nhất định đảm bảo đồng thời về chất lượng và số lượng. Về mặt chất lượng, nguồn tài liệu bổ sung phải đảm bảo tính khoa học có khả năng cung cấp những thông tin có giá trị về các lĩnh vực tri thức của nhân loại, phù hợp với nhu cầu của NDT. Về mặt số lượng, vốn tài liệu bổ sung vào Thư viện phải đảm bảo đầy đủ về số lượng trên cơ sở nhu cầu người dùng tin và nguồn kinh phí cho phép để cung cấp nguồn thông tin toàn diện cho việc giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của Học viện. Bên cạnh đó, cán bộ bổ sung tài liệu còn quan tâm đến các tiêu chuẩn về ngôn ngữ, tiêu chuẩn giá cả của tài liệu.
Hoạt động của Thư viện luôn gắn liền với sự phát triển của Học viện trong từng giai đoạn. Việc bổ sung tài liệu gắn với các chuyên ngành đào tạo của trường là căn cứ để Phòng Quản lý Đào tạo lên kế hoạch bổ sung tài liệu sao cho phù hợp nhất. Diện bổ sung được xây dựng dựa trên đề xuất của các khoa, bộ môn theo
từng học kỳ kết hợp với báo cáo tình trạng sử dụng tài liệu tại Thư viện (được khảo sát và tổng hợp theo từng năm học) để dự kiến số lượng bản và tên tài liệu cần bổ sung cho từng môn học, ngành học. Việc xác định số lượng bản tài liệu cần bổ sung còn căn cứ vào thành phần và số lượng NDT, nguồn kinh phí được cấp cho bổ sung tài liệu.
Dựa trên chức năng và nhiệm vụ của Thư viện, căn cứ vào quá trình hoạt động, mục tiêu xây dựng và phát triển vốn tài liệu, lãnh đạo Phòng Quản lý Đào tạo đã xác định diện bổ sung tài liệu như sau: Nhóm các tài liệu phục vụ cho giảng dạy, nghiên cứu và học tập; Nhóm các tài liệu chỉ đạo, phục vụ cho mục đích giải trí và nâng cao nhận thức cho NDT.
Nhóm các tài liệu phục vụ cho giảng dạy, nghiên cứu và học tập
Nhóm tài liệu này bao gồm giáo trình, sách tham khảo, tài liệu tra cứu, tài liệu nội sinh và các loại tạp chí chuyên ngành. Việc bổ sung các nhóm tài liệu này được tiến hành thường xuyên đảm bảo cho nhu cầu dạy – học, nghiên cứu khoa học của NDT. Qua bảng thống kê về nguồn thông tin hiện có tại Thư viện cho thấy:
- Sách là loại hình tài liệu chiếm số lượng lớn nhất trong tổng số nguồn tin
truyền thống và luôn được ưu tiên trong diện bổ sung để phục vụ đông đảo số lượng NDT trong trường. Sách bao gồm sách giáo trình, sách tham khảo, sách tra cứu.
+ Sách tham khảo chiếm tỉ lệ 29.2% tổng số vốn tài liệu truyền thống của Thư viện. Trung bình mỗi năm, Thư viện bổ sung khoảng 500 cuốn thuộc các chuyên ngành đào tạo của Học viện. Tuy nhiên, số lượng sách ngoại văn còn thiếu, chủ yếu tập trung ở lĩnh vực kinh tế, tài chính, chính sách công, quản trị.
+ Sách giáo trình chiếm tỷ lệ cao nhất 54.1% tổng số vốn tài liệu truyền thống của Thư viện nhằmphục vụ cho sinh viên trong cả bốn năm học với các môn đại cương và chuyên ngành. Số lượng sách giáo trình bổ sung hàng năm khoảng 1.000 cuốn, tương đối đồng đều về đầu tài liệu vì công tác bổ sung của Thư viện căn cứ vào chương trình đào tạo của từng chuyên ngành và danh mục tài liệu cần đọc của từng môn học.
+ Tài liệu tra cứu, hiện nay Thư viện có khoảng 60 tên tài liệu với 540 cuốn, chỉ chiếm 2.3% tổng số vốn tài liệu tại Thư viện. Cơ cấu tài liệu tra cứu chưa đa
dạng mới chỉ tập trung ở một số loại như từ điển ngôn ngữ (tiếng Việt, tiếng Anh), từ điển song ngữ, từ điển thuật ngữ chuyên ngành, niên giám thống kê và sổ tay.
- Luận án, luận văn và khoá luận tốt nghiệp
+ Luận án tại Thư viện hiện chỉ có 145 cuốn từ nguồn tặng biếu của cán bộ, giảng viên trong Học viện sau khi bảo vệ thành công luận án tiến sĩ ở các trường đại học, viện nghiên cứu trong và ngoài nước; từ các Phó Giáo sư sau khi hướng dẫn nghiên cứu sinh hay tham gia hội đồng chấm luận án tại các đơn vị khác tặng lại cho Thư viện. Hiện nay, Học viện Chính sách và Phát triển đang xây dựng đề án đào tạo tiến sĩ ngành Chính sách công và nỗ lực để tuyển sinh khóa đầu tiên trước năm 2020.
+ Luận văn tại Thư viện bao gồm 247 cuốn từ nguồn tặng biếu của cán bộ, giảng viên trong Học viện sau khi bảo vệ thành công luận văn thạc sĩ ở các trường đại trong và ngoài nước; từ các Phó Giáo sư, Tiến sĩ sau khi hướng dẫn học viên cao học hay tham gia hội đồng chấm luận văn tại các trường khác tặng lại cho Thư viện. Từ năm 2015, Học viện Chính sách và Phát triển bắt đầu tuyển sinh cao học khóa đầu tiên với ngành Chính sách công và đến tháng 12 năm 2017 này sẽ có khoảng 50 học viên bảo vệ luận văn thạc sĩ. Như vậy, từ năm 2017 trở đi, Thư viện sẽ có thêm nguồn luận văn dưới dạng nộp lưu chiểu hàng năm.
+ Khoá luận tốt nghiệp được nộp dưới dạng lưu chiểu hàng năm và lưu hành nội bộ trong Học viện. Hiện nay, Học viện đã có 4 khoá sinh viên tốt nghiệp ra trường và Thư viện nhận lưu giữ được 600 cuốn tài liệu dạng này. Công tác thu tập dạng tài liệu này được thực hiện tốt từ các khoa chuyên ngành, cụ thể là trợ lý các khoa có trách nhiệm thu thập toàn bộ khoá luận tốt nghiệp (bản cứng và đĩa CD) của sinh viên trong khoa mình theo từng năm, lập danh sách và bàn giao cho cán bộ Thư viện sau Lễ tốt nghiệp năm học đó.
- Tạp chí chuyên ngành
Tạp chí chuyên ngành có vai trò quan trọng trong giảng dạy và nghiên cứu các lĩnh vực chuyên sâu liên quan đến 08 chuyên ngành đào tạo của nhà trường. Thư viện đã thường xuyên bổ sung nguồn tài liệu này bằng cách đặt mua theo từng năm để cung cấp kịp thời và đầy đủ thông tin chuyên ngành cho NDT, đặc biệt để phục vụ hoạt động nghiên cứu khoa học của giảng viên và sinh viên, học viên trong
Học viện. Đây là thành phần tài liệu mang tính chất khá ổn định về số lượng trong diện bổ sung, Thư viện đã bổ sung 20 đầu tạp chí chuyên ngành thuộc các lĩnh vực khác nhau. Nhìn chung, kho tạp chí của Thư viện được bổ sung khá phong phú và phù hợp với chuyên ngành đào tạo của Học viện.
Nhóm các tài liệu chỉ đạo, phục vụ cho mục đích giải trí và nâng cao nhận thức cho người dùng tin
- Các tài liệu chính trị xã hội
Các dạng tài liệu chính trị xã hội thể hiện chủ trương đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước rất cần thiết cho mọi đối tượng người dùng tin. Thư viện đã thực hiện việc bổ sung các tác phẩm kinh điển của chủ nghĩa Mác- Lênin; những văn kiện, tài liệu của Đảng và Nhà nước; tác phẩm của Chủ tịch Hồ Chí Minh và một số nhà hoạt động chính trị nổi tiếng khác. Những tài liệu này đã góp phần quan trọng trong việc tuyên truyền phổ biến chủ trương, đường lối, chính sách phát triển kinh tế - xã hội của Đảng và Nhà nước hiện nay cho đội ngũ cán bộ, giảng viên và sinh viên, học viên toàn trường. Trong toàn bộ vốn tài liệu của Thư viện hiện nay, tài liệu thuộc lĩnh vực này chiếm khoảng 3% đảm bảo cơ cấu hợp lý vốn tài liệu của một thư viện trường đại học chuyên ngành kinh tế.
- Sách kỹ năng
Sách kỹ năng chủ yếu phục vụ cho mục đích giải trí và tự học của cán bộ,