Qua biểu đồ ta thấy, số lượt NDT sử dụng dịch vụ mượn về nhà tăng lên liên tiếp qua các năm học từ 2010 - 2011 đến 2016 - 2017. Có được kết quả này là do sách giáo trình và sách tham khảo tiếng Việt được bổ sung tăng cường hàng năm cả về số đầu sách và số lượng cuốn/ mỗi đầu sách để đảm bảo cho sinh viên và giảng viên mượn về nhà trong thời gian dài. Bên cạnh đó, tổng số NDT tăng lên liên tiếp qua các năm trong khi khu vực đọc sách tại Thư viện chỉ đáp ứng được khoảng 60 chỗ ngồi nên nhiều NDT lựa chọn dịch vụ mượn tài liệu về nhà để có không gian và thời gian nghiên cứu tài liệu dài hơn.
Riêng năm học 2013 – 2014, số lượt NDT sử dụng dịch vụ mượn về nhà giảm một cách đáng kể so với năm học 2012-2013 (giảm 483 lượt bạn đọc). Nguyên nhân chính là do năm học này, Học viện chuyển trụ sở từ Đông Ngạc về Tôn Thất Thuyết nên Thư viện không có máy tính kết nối Internet để phục vụ mượn tài liệu về nhà trên phần mềm Ilib (thời gian tháo dỡ, di dời toàn bộ tài sản của Học viện từ cơ sở đi thuê về bố trí, lắp đặt, sắp xếp ở cơ sở mới mất khoảng 3 tháng).
Sao chụp tài liệu gốc
Đây là hình thức phục vụ mới phát triển trong hai năm gần đầy của Thư viện, bởi do tâm lý của NDT khi tìm kiếm và sử dụng thông tin phục vụ cho mục đích học tập, nghiên cứu, giải trí của mình luôn có mong muốn được khai thác và sử dụng tài liệu lâu dài, có nhiều thời gian mang về nhà nghiên cứu. Sao chụp tài liệu gốc ở Thư viện Học viện chỉ được thực hiện đối với tài liệu dạng tạp chí, khóa luận tốt nghiệp, luận văn và luận án. Cán bộ Thư viện sẽ tập hợp các tài liệu cần sao chụp của NDT đem đi photo và trả tài liệu photo cho NDT vào thứ 3 và thứ 5 hàng tuần, đơn giá sao chụp tài liệu gốc là 500đ/ trang A4.
Các dịch vụ khác
Bên cạnh các hình thức phục vụ NDT nói trên, Thư viện còn cung cấp một số dịch vụ tiện ích khác như: Dịch vụ tư vấn - hỏi đáp; Dịch vụ cung cấp thông tin chọn lọc. Các dịch vụ này cung cấp các thông tin cần thiết khi NDT có yêu cầu.
Tóm lại, dịch vụ TT-TV tại Thư viện Học viện còn khá ít, chủ yếu mới tập trung vào dịch vụ đọc tại chỗ và cho mượn về nhà, các dịch vụ khác chưa được chú trọng phát triển. Hầu hết các dịch vụ TT-TV tại Học viện đều phục vụ miễn phí, chỉ
có dịch vụ sao chụp tài liệu gốc là có thu phí do Thư viện không có máy photo hay scan mà cán bộ Thư viện phải mang tài liệu ra ngoài cửa hàng để photo.
2.2.5. Hoạt động đối ngoại và hợp tác
2.2.5.1. Giai đoạn ở Đông Ngạc (8/2010 – 6/ 2013):
Thời gian này, Học viện vừa bắt đầu tuyển sinh khóa đầu tiên nên cơ sở đi thuê cũ (phố Hoàng Ngân) không đáp ứng được yêu cầu tối thiểu cho công tác đào tạo của một trường đại học và chuyển về thuê lại hầu hết cơ sở vật chất của trường Trung cấp nghề Giao thông Vận tải Thăng Long tại xã Đông Ngạc – Từ Liêm – Hà Nội. Tuy nhiên, do là trường trung cấp nghề nên không có Thư viện mà chỉ có khu thực hành cho học sinh lắp ráp, sửa chữa máy móc ngoài trời. Học viện vừa mới thành lập lại chuyển đến vùng ngoại thành, xa trung tâm thành phố nên Thư viện Học viện lúc này chỉ có mối quan hệ hợp tác với 2 Thư viện trong địa bàn Hà Nội đó là Thư viện của Viện Chiến lược phát triển (Bộ Kế hoạch và Đầu tư) và Thư viện của trường Đại học Kinh tế quốc dân.
2.2.5.2. Giai đoạn ở Tôn Thất Thuyết (tháng 7/2013 – nay):
Chuyển về trụ sở mới khang trang, gần nhiều trường đại học và nằm trong khu nội thành, Thư viện Học viện bắt đầu mở rộng quan hệ hợp tác với một số thư viện trường đại học cùng chuyên ngành đào tạo trên địa bàn Hà Nội như: Đại học Ngoại thương, Học viện Tài chính, Học viện Ngân hàng, Đại học Thương mại… qua hình thức như tham quan, khảo sát, chia sẻ thông tin, trao đổi kinh nghiệm...
Giai đoạn này, Thư viện Học viện vẫn tiếp tục duy trì và phát triển mối quan hệ hợp tác tốt đẹp với Thư viện Viện Chiến lược phát triển và Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Kinh tế quốc dân. Từ năm 2015, do chung toàn nhà với nhiều đơn vị khác trong Bộ Kế hoạch và Đầu tư cùng với thời điểm Học viện chuẩn bị tuyển sinh cao học khóa đầu tiên, Thư viện Học viện được Ban Giám đốc đồng ý cho tham gia vào Chi hội Thư viện chuyên ngành Kinh tế do Trung tâm Thông tin và Dự báo Kinh tế - xã hội quốc gia (thuộc Bộ Kế hoạch và đầu tư) làm đầu mối. Từ đây mở ra một cơ hội mới trong quan hệ đối ngoại và hợp tác của Thư viện Học viện với cơ quan thông tin – thư viện của các trường, viện nghiên cứu, tổ chức trong nước. Cán bộ Thư viện Học viện được tham gia nhiều buổi tọa đàm, hội nghị, hội
thảo khoa học về lĩnh vực thông tin – thư viện do Liên Chi hội Thư viện chuyên ngành Kinh tế tổ chức. Qua các hoạt động trên, cán bộ Thư viện Học viện được làm quen với đồng nghiệp từ các đơn vị bạn, được chia sẻ và học hỏi kinh nghiệm, được cập nhật thông tin, xu hướng mới về ngành nghề của mình. Tuy nhiên, do nguồn tài liệu nội sinh còn quá ít, trình độ nhân lực và hạ tầng CNTT của Thư viện Học viện chưa đáp ứng được yêu cầu nên việc trao đổi tài liệu với các cơ quan thông tin – thư viện khác trong và ngoài nước vẫn chưa được thực hiện tại Thư viện Học viện.
Hiện nay, qua hơn 8 năm hình thành và phát triển nhưng Thư viện Học viện Chính sách và Phát triển vẫn chưa trở thành một thành viên của Liên hiệp Thư viện các trường đại học phía Bắc, đây là một thiệt thòi đáng kể cho cả cán bộ và NDT của Thư viện.
2.2.6. Ứng dụng CNTT vào hoạt động thông tin – thư viện
Tin học hóa trong hoạt động thông tin – thư viện có vai trò quan trọng ở các cơ quan thông tin – thư viện hiện nay nhằm rút ngắn thời gian, công sức lao động và tạo ra các sản phẩm có chất lượng cao phù hợp với sự phát triển của thời đại. Việc ứng dụng CNTT ở các khâu trong hoạt động thông tin – thư viện giúp cán bộ nghiệp vụ thực hiện tốt việc áp dụng các các chuẩn nghiệp vụ, xử lý thông tin, tìm tin nhanh chóng và thuận tiện hơn. Bên cạnh đó, NDT cũng dễ dàng tìm kiếm các thông tin mà họ cần và sử dụng các sản phẩm, dịch vụ thông tin – thư viện hiện đại hơn.
Cùng với sự phát triển rộng khắp của CNTT và truyền thông, Thư viện Học viện Chính sách và Phát triển đã ý thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT vào hoạt động của mình. Bắt đầu từ năm 2012 Thư viện đã sử dụng phần mềm Ilib – Easy 5.0 do Công ty TNHH Giải pháp Phần mềm CMC (https://cmcsoft.com/) cung cấp với 5 phân hệ chính và 3 module chức năng cơ bản phản ánh hết quy trình hoạt động của thư viện:
- Phân hệ bổ sung - Phân hệ biên mục - Phân hệ lưu thông - Phân hệ kho
- Module Chức năng cms - Module Quản lý lịch - Module Quản trị
Tuy nhiên phần mềm Ilib – Easy 5.0 này là phiên bản cũ từ năm 2011 nên còn rất nhiều hạn chế như: thiếu các tính năng thống kê, báo cáo về số lượt NDT đọc, mượn, tần suất mượn/ mỗi đầu sách; không có phân hệ mượn liên thư viện, không tích hợp với thư viện số. Các lỗi về dữ liệu như mất dữ liệu, mất chữ cái nguyên âm trong các trường dữ liệu, không đăng nhập được vào hệ thống thường xuyên xảy ra gây rất nhiều khó khăn và bức xúc cho cán bộ Thư viện cũng như NDT trong việc quản lý, lưu trữ, tìm kiếm, thống kê tài liệu tại Thư viện Học viện.
2.2.7. Hoạt động marketing trong Thư viện
Hoạt động marketing tại Thư viện Học viện Chính sách và Phát triển mới được lãnh đạo Phòng Quản lý Đào tạo và cán bộ Thư viện quan tâm trong thời gian gần đây thông qua việc nghiên cứu nhu cầu tin của NDT, hoàn thiện các sản phẩm TT-TV và nâng cao chất lượng dịch vụ TT-TV. Việc nghiên cứu nhu cầu tin của NDT được cán bộ Thư viện tiến hành lần đầu tiên vào tháng 3 năm 2017 với mục đích chính là phục vụ cho luận văn cá nhân của cán bộ Thư viện này. Công cụ marketing mà Thư viện sử dụng chủ yếu mới chỉ dừng lại ở hòm thư góp ý, buổi hướng dẫn sử dụng Thư viện, phát biểu trong hội nghị tổng kết năm học của các khoa chuyên ngành và của Học viện:
- Phòng Quản lý Đào tạo đã tạo lập 1 địa chỉ mail cho tất cả NDT tại Thư viện có cơ hội được trao đổi, phản ánh, đề xuất các ý kiến và mọi hoạt động của Thư viện để lãnh đạo Phòng và bộ phận Thư viện nắm được, từ đó có các giải đáp, điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tiễn tại Thư viện Học viện.
- Từ năm học 2014 đến nay, lãnh đạo Phòng Quản lý Đào tạo đều yêu cầu cán bộ Thư viện đi dự buổi tổng kết năm học của Học viện để lắng nghe các ý kiến, thắc mắc, đề xuất của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong Học viện về công tác Thư viện. Tại các buổi tổng kết năm học của các khoa chuyên ngành và của Học viện, sau khi giải đáp các ý kiến thắc mắc về công tác Thư viện thì cán bộ Thư viện có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng tận dụng cơ hội này để giới thiệu tài liệu
mới ở Thư viện, các sản phẩm và dịch vụ TT-TV, một số hoạt động hỗ trợ Thư viện để đảm bảo ngày công tác xã hội cho sinh viên năm cuối …
- Hàng năm, vào đầu mỗi năm học mới, Phòng Chính trị và Công tác Sinh viên phối hợp với Phòng Quản lý Đào tạo (thông qua bộ phận Thư viện) để tổ chức buổi hướng dẫn sử dụng Thư viện trong Tuần sinh hoạt công dân – sinh viên đầu khóa học cho toàn bộ tân sinh viên của năm học đó. Tuy nhiên, do rất nhiều lí do khách quan và chủ quan nên các buổi hướng dẫn sử dụng Thư viện này không đạt hiệu quả như mong muốn. Hơn nữa, buổi hướng dẫn sử dụng Thư viện này chỉ được tổ chức duy nhất 1 lần trong năm học nên cán bộ, giảng viên và tân sinh viên sẽ không thể tham gia nếu họ vì lí do nào đó mà vắng mặt trong buổi hướng dẫn này.
Công tác đào tạo NDT qua hướng dẫn trực tiếp của cán bộ Thư viện có trình độ chuyên môn nghiệp vụ mới thực hiện được ở từng nhóm NDT khi họ xuống Thư viện đọc, mượn tài liệu hoặc sử dụng wifi để tra cứu tài liệu. Thực tế hiện nay, Thư viện vẫn chưa có một lớp tổ chức đào tạo, hướng dẫn NDT nào một cách bài bản và thường xuyên, công tác này đang nằm trong các kế hoạch chưa được thực hiện. Vì vậy, đa số NDT của Thư viện chưa biết cách khai thác và sử sụng hiệu quả nguồn tài liệu đang có trong Thư viện. Đây là một hoạt động còn nhiều hạn chế, cần có sự quan tâm, chú ý hơn nữa của lãnh đạo Phòng Quản lý Đào tạo và bộ phận Thư viện.
2.3. Các yếu tố tác động đến tổ chức và hoạt động thông tin – thƣ viện tại Học viện Chính sách và Phát triển
2.3.1. Hệ thống văn bản pháp quy về thư viện đại học ở Việt Nam Luật Thư viện
Dự thảo Luật Thư viện gồm 6 chương với 37 điều đã được biên soạn từ năm 2011 và theo dự kiến thì dự án Luật Thư viện sẽ được Quốc hội khóa 13 cho ý kiến lần thứ nhất vào kỳ họp thứ 3 (tháng 5.2012), đến kỳ họp thứ 4 khoảng cuối năm 2012 sẽ thông qua, nhưng đến nay Luật Thư viện vẫn chưa được ban hành. Như vậy tính đến thời điểm hiện tại, Việt Nam vẫn chưa có Luật Thư viện.
Pháp lệnh Thư viện
Pháp lệnh Thư viện số 31/2000/ PL-UBTVQH ngày 28 tháng 12 năm 2000 và có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 4 năm 2001. Đây là văn bản pháp quy cao nhất
về lĩnh vực thư viện ở Việt Nam hiện nay. Đã qua 16 năm mà vẫn chưa có văn bản luật mới nào về lĩnh vực thư viện ra đời để tạo hành lang pháp lý phù hợp cho sự phát triển sự nghiệp thư viện Việt Nam. Báo cáo của Bộ Văn hóa – Thể thao và Du lịch về tình hình thi hành Pháp lệnh Thư viện cho biết: chính thức có hiệu lực thi hành từ năm 2001 đến nay, Pháp lệnh đã bộc lộ những bất cập, chưa thống nhất, chồng chéo, không đồng bộ và chưa kịp thời. Phạm vi điều chỉnh của Pháp lệnh chưa đầy đủ, chưa điều chỉnh mô hình thư viện tư nhân có phục vụ cộng đồng (hiện cả nước có gần 50 thư viện).
Thiếu quy định về thẩm quyền thành lập, thủ tục đăng ký hoạt động và quy định phạm vi quy hoạch thư viện dẫn đến việc đầu tư phát triển mạng lưới thư viện; đặc biệt là mạng lưới thư viện phục vụ tại nông thôn, trường học hiện nay rất thiếu và yếu… Bên cạnh đó, hoạt động thư viện trên mạng thông tin máy tính cần phải được bổ sung. Quy định về phân loại, phân hạng thư viện cũng chưa hợp lý so với phân loại của quốc tế…
Quy chế tổ chức và hoạt động của thư viện trường đại học
Tính đến thời điểm hiện tại có 02 văn bản được coi là “tiêu chuẩn nhà nước” về công tác tổ chức và hoạt động của thư viện đại học ở nước ta đó là Quy định về tổ chức và hoạt động của thư viện trường đại học (1986) và Quy chế mẫu về tổ chức và hoạt động thư viện trường Đại học (2008).
Quy định về tổ chức và hoạt động của thư viện trường đại họcban hành theo Quyết định số 688/1986/QĐ-BĐHTHCN ngày 14 tháng 7 năm 1986 của Bộ trưởng Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp. Đây có thể coi là một “tiêu chuẩn” về quản lý nhà nước đầu tiên, điều chỉnh tổ chức và hoạt động của các thư viện trường đại học ở nước ta. Thực tiễn phát triển của thư viện đại học dưới tác động của Quyết định 688/1986 hết sức sinh động, cả mặt tích cực và mặt chưa được đều có. Tuy nhiên, hiện nay chưa có một nghiên cứu và tổng kết nào về việc áp dụng Quyết định 688/1986.
Năm 2008, tức là 22 năm sau mới có một văn bản khác về quản lý thư viện đại học, đó là Quy chế mẫu về tổ chức và hoạt động thư viện trường đại học ban hành theo Quyết định số 13/2008/QĐ-BVHTTDL ngày 10/3/2008 của Bộ trưởng
Bộ VHTT&DL. Đây là văn bản pháp quy thứ 2 và mới nhất hiện nay để điều chỉnh mô hình tổ chức và hoạt động của thư viện đại học Việt Nam.
Qua 2 văn bản này, thư viện đại học đều được khẳng định rất rõ về vai trò và vị trí trong cơ cấu tổ chức của một trường đại học. “Thư viện trường đại học là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của trường đại học” (Quyết định 688/1986); “Thư viện trường đại học là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức của trường đại học” (Quyết định 13/2008).
Đến nay hầu hết các trường đại học lớn ở nước ta đã có thư viện đại học được tổ chức thành một đơn vị độc lập, trực thuộc Ban Giám hiệu/Ban Giám đốc trường đại học/học viện, tương đương các phòng ban trong nhà trường. Tuy nhiên,