1.5 .Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của Học viện Chính sách và Phát triển
3.1. Nhóm giải pháp về tổ chức
3.1.1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Thư viện
Căn cứ vào mô hình tổ chức hiện tại của Thư viện, ta thấy mô hình này hoàn toàn chưa phù hợp với cơ cấu tổ chức của thư viện một trường đại học. Hiện nay, cả Thư viện chỉ có 02 cán bộ, đặc biệt là cán bộ có nghiệp vụ phải thực hiện hầu hết các công việc trong Thư viện, ngoài ra còn kiêm nhiệm một số công việc khác của mảng đào tạo. Điều này dẫn đến tình trạng mất công bằng trong lao động, cán bộ có nghiệp vụ phải thực hiện khối lượng công việc gấp nhiều lần so với cán bộ còn lại. Bên cạnh đó, việc phân công lao động theo mảng tài liệu: mảng sách, luận văn, luận án, đề tài NCKH và mảng báo, tạp chí, khóa luận tốt nghiệp là không đồng đều theo nhu cầu thực tế tại Thư viện dẫn đến tình trạng mỗi cán bộ chỉ biết đến mảng tài liệu của mình phụ trách mà không cần quan tâm đến mảng tài liệu khác.
Trên cơ sở đánh giá thực trạng về cơ cấu tổ chức của Thư viện Học viện, tác giả luận văn xin đưa ra mô hình cơ cấu tổ chức mới phù hợp với nhu cầu thực tế của thư viện một trường đại học như sau:
Hình 3.1. Mô hình cơ cấu tổ chức mới của Thư viện
Mô hình này được tổ chức gồm có 1 ban giám đốc điều hành và 4 bộ phận chức năng với tổng số lượng cán bộ từ 7 - 10 người, trong đó mỗi bộ phận
BAN GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH BỘ PHẬN NGHIỆP VỤ BỘ PHẬN DỊCH VỤ BỘ PHẬN TIN HỌC
đảm nhiệm các công việc được giao nhằm duy trì sự hoạt động và phát triển của Thư viện.
Ban Giám đốc: 02 ngƣời
Gồm 01 Giám đốc phụ trách chung mọi hoạt động của Thư viện và 01 Phó Giám đốc phụ trách các hoạt động nghiệp vụ, hỗ trợ Giám đốc làm việc. Giám đốc Thư viện phải chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc Học viện về mọi hoạt động của Thư viện, đồng thời là người đại diện cho Thư viện trong hợp tác với các khoa, phòng, ban trong và ngoài Học viện.
Bộ phận Hành chính: 01 ngƣời
- Quản lý hồ sơ bổ sung tài liệu nhập vào và xuất ra khỏi Thư viện cũng như các công văn đến, công văn đi.
- Thực hiện các công việc đối nội, đối ngoại, giải quyết các công việc liên quan đến tổ chức, hoạt động của Thư viện.
- Quản lý chất lượng lao động, nắm bắt được tình hình các cán bộ làm việc, nghỉ ốm đau, đi học và đưa ra các đề xuất thi đua khen thưởng, khuyến khích, động viên cán bộ làm việc.
- Tổng hợp, báo cáo về mọi hoạt động của Thư viện theo yêu cầu của lãnh đạo các cấp.
Bộ phận nghiệp vụ: 1 - 2 ngƣời
- Đảm nhiệm công việc thu thập, bổ sung các nguồn tài liệu phù hợp với nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, sinh viên trong toàn trường; Xây dựng chính sách quản lý và phát triển nguồn lực thông tin cho Thư viện, tiếp nhận lưu chiểu các xuất bản phẩm của Học viện và các nguồn tài liệu nội sinh; tìm kiếm, khai thác, bổ sung tài liệu từ các nguồn miễn phí như biếu tặng, tài trợ, trao đổi; Nghiên cứu và triển khai công tác mượn liên thư viện với các trường đại học thuộc khối kinh tế trong và ngoài nước.
- Thực hiện xử lý thông tin đối với toàn bộ vốn tài liệu của Thư viện theo các chuẩn nghiệp vụ phù hợp, hiện đại; ứng dụng CNTT vào tự động hóa các khâu nghiệp vụ; nghiên cứu áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế vào hoạt động xử lý thông tin; tạo ra các sản phẩm thông tin có chất lượng cao, phù hợp với từng nhóm NDT cụ thể; từng bước xây dựng và hoàn thịên bộ máy tra cứu phục vụ nhu cầu tìm kiếm thông tin của NDT.
- Tổ chức hoạt động hướng dẫn sinh viên thực tập cho các cơ sở đào tạo nghề thông tin - thư viện.
Bộ phận Dịch vụ: 2 - 3 ngƣời
- Hỗ trợ, hướng dẫn NDT tra cứu và tìm kiếm tài liệu tại Thư viện, nắm bắt nhu cầu tin của từng nhóm NDT.
- Tổ chức hoạt động đào tạo NDT tại Thư viện Học viện.
- Nhận, trông coi đồ dùng cá nhân của NDT gửi trước khi vào Thư viện. - Cung cấp các dịch vụ TT-TV phục vụ nhu cầu tin của các nhóm NDT thông qua việc sử dụng vốn tài liệu của Thư viện, các sản phẩm thông tin – thư viện và khu vực đọc, khu vực mượn, khu vực tra cứu, khu vực truy cập internet
- Phục vụ và quản lý tài liệu dạng in tại các khu vực đọc sách, đọc báo – tạp chí; thường xuyên tổ chức, sắp xếp, kiểm kê, bảo quản tài liệu theo quy định; lên kế hoạch thanh lý các tài liệu cũ, rách nát, không còn giá trị sử dụng
- Quản lý quy trình mượn - trả tài liệu của NDT, thực hiện quy định mượn - trả cho từng loại hình tài liệu.
Bộ phận Tin học: 1-2 ngƣời
- Nghiên cứu triển khai và phát triển các hoạt động về tự động hóa thư viện, thư viện điện tử, thư viện số.
- Vận hành hệ thống mạng, máy chủ, phần mềm chuyên dụng trong Thư viện; xây dựng và phát triển Website của Thư viện, bảo dưỡng và khắc phục các sự cố về website, máy tính, trang thiết bị tự động hóa thư viện.
- Thực hiện số hóa tài liệu, xây dựng các bộ sưu tập số, hướng dẫn NDT khai thác các nguồn tài liệu điện tử.
- Hỗ trợ phục vụ NDT tra cứu bằng máy tính, phục vụ truy cập Internet. - Quản lý lượt người ra - vào Thư viện, đảm bảo an ninh cho toàn bộ khu vực Thư viện.
- Chịu trách nhiệm đóng ngắt hệ thống cầu dao điện bảo vệ an toàn phòng chống cháy, nổ, chập điện gây tổn hại về tài sản của Thư viện.
3.1.2. Tăng cường và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực thông tin – thư viện
Số lượng cán bộ của Thư viện Học viện hiện nay quá mỏng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ có sự chênh lệch rõ rệt, kinh nghiệm làm việc còn chưa nhiều. Việc
tăng cường nguồn nhân lực TT-TV là yêu cầu cấp bách và phải thực hiện có kế hoạch cả trước mắt và tính đến lâu dài.
Trước mắt, Học viện cần có chính sách khích lệ, động viên và tạo điều kiện
cho cán bộ Thư viện tham gia các buổi tọa đàm, hội thảo về lĩnh vực TT-TV; các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ TT-TV ngắn hạn, các khóa đào tạo sau đại học về lĩnh vực TT-TV nhằm củng cố kiến thức và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho 2 cán bộ Thư viện hiện có.
- Đối với cán bộ Thư viện tốt nghiệp đúng chuyên ngành:
Cán bộ này thường đảm nhiệm các công việc chuyên sâu về nghiệp vụ, do đã được đào tạo về chuyên ngành thông tin – thư viện nên họ dễ dàng thực hiện các công việc được giao hàng ngày. Tuy nhiên, trong hướng phát triển mới của Thư viện đảm bảo phù hợp với sự phát triển của Học viện, cán bộ này cần tự nâng cao hơn nữa trình độ chuyên môn và các kỹ năng khác. Lãnh đạo Thư viện cần khuyến khích, động viên và cử cán bộ đi học củng cố kiến thức ở bậc trên đại học. Đồng thời, Học viện cũng cần có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, trang bị thêm các kiến thức về ngoại ngữ, tin học.
- Đối với cán bộ Thư viện tốt nghiệp ngành khác:
Cán bộ còn lại tốt nghiệp ngành Xã hội học nên việc tiếp cận sang ngành Thông tin – Thư viện không quá khó khăn. Tuy nhiên, cán bộ này còn chưa ý thức trong việc tự đào tạo và học hỏi đảm bảo chất lượng hoạt động của Thư viện. Cán bộ này cần được trang bị những kỹ năng về thông tin, thư viện, thư mục học …lãnh đạo Thư viện cần khuyến khích cho cán bộ tự nâng cao trình độ của mình cả về chuyên môn nghiệp vụ thông tin – thư viện và các kỹ năng khác như tin học, ngoại ngữ. Đây là biện pháp cần thiết để cán bộ này cùng phối hợp với cán bộ đã có chuyên môn nghiệp vụ thực hiện các công việc chung khi cần thiết.
- Đối với cán bộ quản lý Thư viện:
Vai trò của người quản lý rất quan trọng, ảnh hưởng lớn đến chất lượng tổ chức và hoạt động của Thư viện. Đặc biệt trong xã hội hiện nay, cán bộ quản lý ngoài các kiến thức chuyên môn sâu thì cần trang bị thêm kỹ năng quản lý hiện đại để đưa ra các kế hoạch có tầm nhìn chiến lược, các quyết định sáng suốt và phù hợp. Bên cạnh đó, cán bộ quản lý phải có đủ năng lực để đánh giá đúng người, đúng
việc, biết đưa ra các định mức lao động, phân công lao động hợp lý và biết được khả năng làm việc của từng nhân viên.
Cán bộ quản lý của Thư viện phải tự ý thức được vai trò, trách nhiệm của mình để không ngừng học hỏi, nâng cao kỹ năng qua việc tham gia các lớp bồi dưỡng kỹ năng quản lý; học hỏi trao đổi kinh nghiệm với các cán bộ quản lý khác; thường xuyên tham gia các cuộc họp liên quan đến hoạt động chung của Học viện; lắng nghe ý kiến phản hồi của nhân viên về các thắc mắc liên quan đến phân công lao động hoặc các góp ý trong thực hiện công việc chung tại Thư viện.
Về lâu dài, Học viện cần thiết phải tăng cường cho Thư viện từ 5 - 8 cán bộ có
trình độ chuyên môn nghiệp vụ phù hợp với vị trí việc làm của từng bộ phận trong Thư viện theo mô hình cơ cấu tổ chức mới của Thư viện ở phần trên. Trong đó, ít nhất phải có một cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ sâu về lĩnh vực TT-TV và có nhiều năm kinh nghiệm công tác, có năng lực quản lý để lãnh đạo Thư viện.
Đến năm 2020, khi Học viện chuyển về trụ sở mới thực sự của riêng mình, Thư viện cần được tách ra thành một đơn vị độc lập trực thuộc Ban Giám đốc Học viện như trong Đề án xây dựng Học viện đã được phê duyệt từ năm 2010. Theo bản thiết kế tòa nhà Thư viện của Học viện tại cơ sở mới Nam An Khánh, Thư viện sẽ bao gồm 4 tầng với tổng diện tích sử dụng hàng ngàn m2. Do vậy, việc tăng cường nguồn nhân lực TT-TV cho Thư viện là điều vô cùng cần thiết và phù hợp với tình hình thực tế tại Học viện nhằm đảm bảo cho Thư viện có cơ cấu tổ chức hợp lý và hoạt động ngày càng hiệu quả hơn.
3.1.3. Đầu tư cơ sở vật chất – kỹ thuật, hạ tầng CNTTN hiện đại và đồng bộ
Đầu tư cơ sở vật chất - kỹ thuật và hạ tầng CNTT là việc làm đóng vai trò quan trọng, hỗ trợ cho việc tự động hóa trong hoạt động Thư viện, giúp cho hoạt động của Thư viện linh hoạt, hiện đại hơn và thu được kết quả cao hơn. Trên thực tế, cơ sở vật chất – kỹ thuật và hạ tầng CNTT của Thư viện còn nhiều hạn chế, do đó cần có một số biện pháp tăng cường đầu tư hơn nữa như sau:
- Đầu tư hệ thống giá sách chuyên dụng cho Thư viện định kỳ hàng năm để phục vụ cho công tác tổ chức kho và bảo quản tài liệu được thuận lợi, hợp lý và khoa học.
- Hiện nay, máy tính của cán bộ Thư viện mua từ năm 2010 đến nay đã hết khấu hao và Thư viện cũng chưa có hệ thống máy tính phục vụ NDT tra cứu tài
liệu. Do đó, Thư viện cần được mua sắm và lắp đặt hệ thống máy tính mới để phục vụ cán bộ Thư viện làm việc và NDT tra cứu tài liệu.
- Nâng cấp đường truyền mạng Internet với tốc độ cao hơn phục vụ cho hoạt động hàng ngày của Thư viện; đảm bảo mạng Wifi hoạt động ổn định và thông suốt nhằm đáp ứng tốt nhu cầu tìm kiếm thông tin, tự học và nghiên cứu tài liệu của NDT tại Thư viện.
- Nghiên cứu và lựa chọn mua phần mềm chuyên dụng mới cho Thư viện thay vì phương án nâng cấp phần mềm tích hợp quản trị thư viện Ilib từ phiên bản cũ năm 2011. Phần mềm thư viện mới phải đảm bảo việc xử lý, lưu trữ, quản lý, tìm kiếm và phổ biến được các tài liệu dạng truyền thống lẫn dạng hiện đại, phù hợp với tình hình thực tế tại Thư viện và trong điều kiện nguồn kinh phí cho phép.
- Lắp đặt phương tiện kiểm soát an ninh cho Thư viện như máy camera, cổng từ … nhằm đảm bảo an toàn cho vốn tài liệu Thư viện trong điều kiện tổ chức phụ vụ kho mở hoàn toàn như hiện nay.
- Đầu tư máy photo, máy scan cho Thư viện phục vụ việc chuyển dạng tài liệu, xây dựng các bộ sưu tập số và dịch vụ sao chụp tài liệu tại Thư viện.
Có thể nói, đây là công việc gặp nhiều khó khăn do phụ thuộc vào nguồn ngân sách được cấp của Học viện trong khi chưa có bất kỳ nguồn thu nhập nào từ các dịch vụ của Thư viện.
3.1.4. Phân bổ kinh phí hợp lý cho Thư viện
Hàng năm, ngoài nguồn kinh phí cấp cho công tác bổ sung sách, báo, tạp chí mới, trên cơ sở đề xuất của Phòng Quản lý Đào tạo và bộ phận Thư viện, Phòng Kế hoạch – Tài chính của Học viện cần cân đối các nguồn để phân bổ kinh phí cho một số hoạt động khác của Thư viện như mua sắm máy móc, trang thiết bị chuyên dụng; xây dựng các bộ sưu tập số; bảo quản tài liệu, bảo trì phần mềm thư viện; phát triển một số sản phẩm, dịch vụ TT-TV mới …
3.2. Nhóm giải pháp về tăng cƣờng hoạt động thông tin – thƣ viện
3.2.1. Xây dựng nguồn lực thông tin phù hợp
Xây dựng chính sách phát triển nguồn lực thông tin hợp lý
Chính sách phát triển nguồn lực thông tin mang tính quyết định đến toàn bộ thành phần vốn tài liệu, mức độ phù hợp của vốn tài liệu Thư viện đối với nhu cầu
tin của NDT. Vì thế, đây là công việc tiên quyết khi thực hiện việc bổ sung tài liệu vào Thư viện. Chính sách phát triển nguồn lực thông tin được xây dựng căn cứ vào điều kiện thực tế của Thư viện và từng thời điểm cụ thể. Trong giai đoạn nâng cao chất lượng đào tạo của Học viện hiện nay, xây dựng chính sách phát triển nguồn lực thông tin càng phải được quan tâm thực hiện kỹ lưỡng hơn. Dưới đây là một số giải pháp mang tính chất định hướng cho việc xây dựng chính sách phát triển nguồn lực thông tin của Thư viện như sau:
- Diện bổ sung phải sát với từng chương trình đào tạo và đề cương môn học theo tín chỉ của giảng viên đã được thông qua ở cấp Khoa, Bộ môn và được Học viện phê duyệt. Trong đề cương môn học, giảng viên xây dựng danh mục tài liệu bắt buộc và danh mục tài liệu tham khảo phục vụ giảng dạy và học tập yêu cầu sinh viên, học viên phải đọc tham khảo và nghiên cứu. Đây là căn cứ quan trọng cho Thư viện xây dựng kế hoạch bổ sung theo từng chủ đề, từng môn học. Bên cạnh đó, Thư viện cần dựa vào số lượng phiếu yêu cầu của NDT bị từ chối và những tài liệu mà NDT yêu cầu mượn nhiều nhưng số lượng bản hiện có trong Thư viện ít để xây dựng diện bổ sung hợp lý.
- Khi xây dựng kế hoạch bổ sung tài liệu, Thư viện cần chú ý đến việc phát triển tài liệu theo mức độ ưu tiên:
+ Phát triển kho tài liệu là giáo trình – tập bài giảng mà sinh viên bắt buộc phải đọc. Trên thực tế, kho tài liệu này đã được xây dựng nhưng gần đây do thay