Khi thiết kế, cần đưa tương đối đầy đủ nội dung với màu sắc, font chữ đúng với website sau này. Sử dụng các font chữ Unicode chuẩn hiển thị nội dung website để đảm bảo tính tương thích trên nhiều thiết bị truy cập khác nhau. Nếu website sử dụng tiếng Việt, nên sử dụng các font Unicode như Arial, Verdana, Tahoma, Times News Roman.
Màu sắc website cần nhẹ nhàng, phù hợp với mục đích của website, bố cục các vùng thông tin cần rõ ràng.
Việc thiết kế giao diện cũng phải dựa trên nguyên tắc lấy NDT làm trung tâm. Do đó các thư viện cần có nghiên cứu nghiêm túc về NDT và nhu cầu của họ trong quá trình thiết kế. Cần thuê những công ty thiết kế để đảm bảo tính thẩm mỹ cũng như chuyển tải được các triết lý của thư viện. Bên cạnh đó cần phải gỡ bỏ những thông tin mà NDT không cần, tăng cường thông tin mà NDT quan tâm trên website tạo ra sự trao đổi thông tin hai chiều từ phía NDT và thư viện.
3.1.2 Sử dụng các công cụ truyền thông xã hội trên website và cải thiện tốc độ truy cập/ truy xuất thông tin
* Tích hợp các công cụ truyền thông xã hội trên website
Có khá nhiều công cụ truyền thông xã hội rất hữu ích giúp thiết lập các kênh giao tiếp với NDT qua mạng (thường là các phiên bản miễn phí). Các thư viện nên tận dụng để gắn kèm lên trang web của thư viện các dịch vụ và kênh thông tin như như Online Chat, Facebook, Twiter… NDT của thư viện phần lớn là giới trẻ và họ rất yêu thích công nghệ, chuộng giao lưu qua mạng. Hầu như tất các các nội dung thư viện muốn phổ biến đến NDT đều có thể sử dụng các kênh giao tiếp này. Dịch vụ Online Chat giúp cho thư viện có thể trò chuyện, giải đáp và hỗ trợ NDT một cách trực tiếp, tức thời. Trong khi đó fanpage trên Facebook lại giúp cho các thư viện quảng bá tốt hơn về mình, giới thiệu các dịch vụ và nguồn tài liệu mới hoặc gửi các thông báo, các thông tin cần thiết đến cho NDT. Facebook cũng là nơi NDT bày tỏ ý kiến, nguyện vọng của mình cũng là nơi tổ chức mạng lưới giao tiếp giữa nhiều NDT với nhau. Với Flickr có thể coi là một không gian khá tiện nghi để đăng tải hình ảnh cho mọi người cùng xem… Do đó, các thư viện tại Đại học Huế nói riêng và các thư viện khác có thể thấy được các ưu điểm này và tích hợp lên website thư viện của nh nhằm giúp cho hoạt động website được hiệu quả hơn.
* Cải thiện tốc độ truy cập/ truy xuất thông tin của website
Đa số NDT đánh giá về tốc độ truy cập/ truy xuất thông tin của website của cả ba thư viện là không cao. Do đó các thư viện phải thực hiện các cách thức khác nhau để cải thiện tình trạng này. Có thể kể đến các biện pháp như: Nâng cấp hệ thống máy chủ, nâng cấp phần mềm thư viện, cân bằng tải và đường truyền, giảm kích cỡ đồ họa trong trang web, quy định cụ thể kích cỡ các file đồ họa trong mã HTML, giảm số file và không quá lạm dụng các yếu tố flash. Ngoài ra, các thư viện nên thuê công ty chuyên về CEO
website cũng như sự hiện diện của website trong kết quả tìm kiếm của các công cụ tìm kiếm phổ biến hiện nay. [30].
Bên cạnh đó, cần phải thành lập một nhóm công tác chuyên trách chịu trách nhiệm thường xuyên cập nhật nội dung, gỡ bỏ những nội dung cũ hoặc không còn giá trị sử dụng. Điều này cũng sẽ làm cho tốc độ truy cập/ truy xuất thông tin trong wwebsite được cải thiện hơn.
3.1.3 Sử dụng công cụ Google Analytics để quản lý website
Trong số ba thư viện được khảo sát chỉ có duy nhất thư viên Đại học Kinh tế đã sử dụng Google Analytics để quản lý website của mình. Đây là một công cụ hữu ích hỗ trợ rất nhiều cho công tác quản trị và phát triển website, do đó thư viện Đại học Khoa học và TTHL nên có kế hoạch quản lý website bằng công cụ này.
Google Analytics nổi lên là một công cụ vượt trội so với nhiều công cụ thống kê. Google Analytics cung cấp dữ liệu về từng người truy cập, số lần xem trang, những nguồn đến, trang vào, trang ra…. Tuy nhiên, không giống hầu hết các giải pháp khác, Google Analytics có khả năng truy xuất và hiển thị mức độ truy cập website theo phương thức pay-per-click (PPC). Thông tin hữu ích khác có thể xem là vị trí địa lý của người truy cập, tốc độ truy cập Internet và độ phân giải màn hình.
Đây là một dịch vụ rất mạnh và được những người quản trị website yêu thích. Các Webmaster sẽ có đầy đủ thông số về lượng truy cập, đặc điểm và thói quen người dùng và các thông số về công nghệ sử dụng (trình duyệt, hệ điều hành, …). Google Analytics giúp hiểu được thói quen người dùng và nội dung người dùng quan tâm trên website của bạn từ đó có các chiến lược tối ưu hóa website. Google Anlytics là hệ thống được Google cung cấp miễn phí cho các cá nhân và tổ chức giáo dục hoạt động phi lợi nhuận nên các thư viện có thể dễ dàng tải về và sử dụng.
3.1.4 Tăng cường công tác bảo mật và bổ sung mô tả cho website *Tăng cường công tác bảo mật *Tăng cường công tác bảo mật
Hiện nay các website và các hệ thống máy chủ thường bị tấn công, thâm nhập và đánh cắp dữ liệu, website thư viện cũng không nằm ngoài ngoại lệ đó. Do đó, các thư viện cần quan tâm đến công tác bảo mật cho website với những biện pháp sau:
Sử dụng mật khẩu mạnh: Thoạt nghe quy tắc này khá bình thường nhưng sử dụng mật khẩu mạnh là nền tảng cơ bản giúp tăng cường bảo mật cho hệ thống máy chủ. Mật khẩu không chỉ bắt buộc thay đổi sau khi xảy ra sự cố mà cần phải thay đổi thường xuyên, tốt nhất là định kỳ mỗi tháng một lần. Trên website các thư viện có nhiều CSDL,
đây không chỉ la nguồn tài nguyên quý mà nó còn có giá trị lớn với NDT. Để có được các CSDL quý đó thư viện đã tốn một khoản tiền nhất định để thuê/ mua và có thời hạn sử dụng nhất định.
Liên tục cập nhật: Để nâng cao mức độ bảo mật, CBTV cần phải cập nhật phần mềm website của thư viện thường xuyên, đặc biệt theo dõi thông tin phiên bản mới nếu đang dùng các phần mềm web nguồn mở (CMS, portal, forum...). Tất cả các phần mềm mà CBTV quản lý bằng tài khoản máy chủ phải là phiên bản mới nhất và tất cả các bản vá bảo mật cần phải được áp dụng ngay sau khi nó được phát hành. Điều này sẽ giảm nguy cơ một cuộc tấn công nhằm vào việc khai thác dữ liệu.
Tạo các bản sao lưu: Một bản sao lưu tất cả các nội dung của máy chủ không bị tấn công chắc chắn sẽ giúp CBTV tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức khi khôi phục. Một bản sao gần nhất sẽ rất hữu ích trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh cũng như trong trường hợp máy chủ hoặc trang web bị tấn công.
Quét tập tin CSDL thường xuyên: Đây là một thao tác rất hữu ích để bảo vệ website, quét tất cả các tập tin trên máy chủ trong một thời gian nhất định ít nhất là một lần.
Quan tâm đến bảo mật máy tính: Rất nhiều phần mềm độc hại tấn công vào các trang web và được phát tán bằng cách lây nhiễm vào các máy tính. Vì vậy, vấn đề an ninh của máy chủ chứa trang web là một trong những khía cạnh quan trọng nhất trong việc bảo mật website. Giữ cho máy chủ luôn trong tình trạng an toàn và không bị nhiễm độc sẽ nâng cao mức độ an toàn cũng như tránh được sự tấn công của các phần mềm độc hại.
Tăng cường mức độ bảo mật của máy chủ: CBTV cần chú ý đến cấu hình của máy để bảo đảm mức độ an toàn nhất có thể. Hoạt động để tăng cường bảo mật máy chủ gồm những phần như: Loại bỏ tất cả các phần mềm không sử dụng, vô hiệu hóa tất cả các dịch vụ và module không cần thiết, thiết lập chính sách phù hợp cho NDT và các nhóm, thiết lập quyền truy cập/hạn chế truy cập vào các tập tin và thư mục nhất định…
Vai trò của người quản trị: Mỗi hệ thống mạng đều có những vấn đề và điểm yếu riêng. Tuy nhiên, yếu điểm quan trọng nhất là yếu tố con người. Người quản trị mạng phải không ngừng nâng cao, học hỏi thêm kiến thức mới, tăng cường nhận thức về các mối đe dọa và bảo mật nhằm kịp thời nhận ra các lỗ hổng về kỹ thuật, tránh mắc phải các sai lầm trong công tác quản trị mạng.
Các thư viện nên mô tả khái quát, ngắn gọn nội dung trên website thư viện vì những dòng mô tả này giúp những NDT mới hoặc các công cụ tìm kiếm có nhận định tổng quan về nội dung của website thư viện.
Thư viện nên bắt đầu công việc này bằng cách sử dụng thẻ mô tả (Meta description – là một loại thẻ ẩn trong HTML) chứa những dòng mô tả tóm tắt nội dung website hoặc những từ khóa, thông tin mà thư viện muốn NDT nhìn thấy để giúp họ quyết định có nên tiếp tục nhấp chọn vào website hay không trên trang kết quả tìm của các công cụ tìm tin Internet.
Thông thường thẻ mô tả sẽ hiển thị ngay bên dưới tiêu đề trang (Page title), chiều dài của thẻ mô tả thường được công cụ tìm tiếm như Google hiển thị là 150 ký tự, ngược lại nếu nhiều hơn 150 ký tự thì Google sẽ tự động cắt bỏ phần dư. Vì vậy, khi viết mô tả website trên thanh Meta description, CBTV nên viết thật ngắn gọn phần giới thiệu nội dung website và tốt hơn hết là trong mỗi trang web khác nhau thì nên có những dòng mô tả khác nhau để giới thiệu về thư viện.
Tiêu đề và mô tả cho website thư viện nếu được xây dựng tốt cũng sẽ giúp thư viện cải thiện thứ hạng của mình trên trang kết quả tìm kiếm của công cụ tìm tin trên Internet, chẳng hạn như Google – công cụ tìm kiếm phổ biến hiện nay thường thể hiện những mô tả website hay đoạn trích dẫn ngắn (snippet) để hỗ trợ người dùng trên trang kết quả tìm của Google.
Ngoài những giải pháp trên, các thư viện nên đăng tải lên website thư viện hình ảnh, đoạn video clip ngắn giới thiệu thư viện với nội dung như cơ sở vật chất, cách tổ chức kho tài liệu, cách mượn trả tài liệu ... Thư viện cũng có thể tối ưu hóa website bằng cách tích hợp các liên kết đến hình ảnh trên Twitter, video trên YouTube hay các trang mạng xã hội. NDT của thư viện phần lớn là giới trẻ, yêu thích công nghệ, chuộng giao lưu qua mạng. Do vậy, khai thác triệt để những tiện ích này là một giải pháp hữu hiệu. Điều này không chỉ giúp thư viện tiết kiệm chi phí lưu trữ dữ liệu mà còn có thể nhận được những số liệu thống kê miễn phí từ các công cụ này.
3.2 Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng nội dung website của các cơ quan thông tin – thƣ viện tại ại học Huế quan thông tin – thƣ viện tại ại học Huế
3.2.1 Hoàn thiện và phát triển sản phẩm/ dịch vụ của thư viện
Kết quả khảo sát cho thấy NDT chưa hài lòng với các SP/DV trực tuyến như cách thức sử dụng SP/DV chưa linh hoạt, tốc độ truy cập tài liệu chậm… Để nâng cao chất lượng các SP/DV trực tuyến, các thư viện cần thực hiện các biện pháp dưới đây:
Mở rộng khả năng truy cập, khai thác các CSDL toàn văn do thư viện xây dựng qua mạng Internet bằng cách sử dụng phần mềm quản lý tài liệu điện tử. Điều này sẽ mở rộng khả năng tiếp cận đến CSDL của NDT nhưng vẫn đảm bảo rằng NDT chỉ được đọc hoặc giới hạn số lượng tải về, in ấn theo quy định của thư viện.
Mở rộng khả năng dùng chung, chia sẻ CSDL nội sinh của các thư viện.
Đầu tư xây dựng hệ thống mạng Internet băng thông rộng, tốc độ đường truyền cao để tăng cường tốc độ truy cập đến CSDL trực tuyến.
Đối với các CSDL trên CD-ROM nên chuyển dữ liệu vào các máy chủ (server) và tổ chức khai thác thông qua mạng.
Đánh giá hiệu quả sử dụng của CSDL, thư viện nên liên hệ với nhà cung cấp hoặc tự thu thập số liệu thống kê về việc truy cập các nguồn tài liệu điện tử tại thư viện. Những số liệu thống kê như thành phần NDT truy cập CSDL, số lượt truy cập các CSDL, số lượng tài liệu được đọc, loại tài liệu được truy cập,… sẽ giúp thư viện xác định hiệu quả khai thác các CSDL để từ đó đưa ra giải pháp cải thiện hoặc nâng cao hiệu quả sử dụng CSDL tại thư viện.
Đối với bộ sưu tập số: các thư viện cần nâng cao hiệu quả khai thác các bộ sưu tập bằng các biện pháp như phổ biến rộng rãi nội dung các bộ sưu tập với NDT; cung cấp các tài liệu hướng dẫn truy cập, sử dụng bộ sưu tập; cho phép NDT truy cập bộ sưu tập qua mạng Internet,… Bên cạnh đó, các thư viện cũng cần thường xuyên khảo sát NDT, thống kê hiệu quả sử dụng các bộ sưu tập để có kế hoạch phát triển các bộ sưu tập phù hợp với NDT
Tăng cường quảng bá dịch vụ thông qua nhiều kênh thông tin khác nhau như qua website của thư viện, lớp hướng dẫn sử dụng thư viện, hội thảo hay diễn đàn thư viện hoặc gửi email đến NDT,… Ngoài ra, thư viện cần phát triển thêm một số ứng dụng của các thiết bị di động để đa dạng các dịch vụ trên website thư viện như: Dịch vụ tin nhắn theo yêu cầu đặt trước, dịch vụ web di động, dịch vụ cung cấp địa chỉ/ vị trí, dịch vụ tổ chức các hội thảo trực tuyến…
Thường xuyên thu thập ý kiến phản hồi từ NDT để có cơ sở điều chỉnh, hoàn thiện và phát triển các SP/ DV.
3.2.2 Tăng cường công tác chia sẻ nguồn lực thông tin trực tuyến
Hiện tại, dù đã đáp ứng được phần lớn nhu cầu tin cho NDT nhưng việc phát triển nguồn lực thông tin, hoạt động chia sẻ nguồn lực thông tin điện tử trong các thư viện tại
hợp, liên kết vẫn mang nặng tính hình thức, kém hiệu quả, thiếu phương pháp và sự nhất quán. Website là một môi trường thuận lợi cho các thư viện thực hiện phối hợp và chia sẻ CSDL. Do đó các thư viện xem xét thực hiện các giải pháp như sau:
Thứ nhất, nâng cao nhận thức về tầm quan trong của việc phối hợp và chia sẻ CSDL. Một ưu điểm lớn của cả ba thư viện này là đều xây dựng cho mình một CSDL rất đa dạng và phong phú, trong đó nổi bật nhất là ở TTHL, đồng thời cả ba thư viện đều nằm trong hệ thống Đại học Huế nên việc chia sẻ nguồn lực thông tin này sẽ thuận lợi rất nhiều cho các thư viện cũng như NDT. Để làm được điều này, cả ba thư viện nói riêng và các thư viện của các trường trong Đại học Huế nói chung phải thường xuyên tổ chức các hội thảo hoặc hội nghị cho các đơn vị thành viên để làm rõ các lợi ích đem lại từ công tác phối hợp, chia sẻ CSDL. Bên cạnh đó cần phải thống nhất chủ trương xây dựng, mô hình tổ chức, quy chế hoạt động, phương thức đóng góp kinh phí… của các thành viên một cách rõ ràng nhất.
Thứ hai, các thư viện cần tăng cường kinh phí bổ sung CSDL. Trong điều kiện nguồn kinh phí được cấp ở các thư viện ngày càng eo hẹp thì việc tăng cường kinh phí để bổ sung nguồn tài liệu này là một vấn đề nan giải. Để có được một nguồn kinh phí cấp nhiều hơn, các CQTTTV phải xây dựng được các chính sách xây dựng và phát triển vốn