8. Bố cục của đề tài
2.1. Các sản phẩm thông tin-thƣ viện
2.1.2. Cơ sở dữ liệu
Cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin đang nổ ra nhƣ vũ bão hiện nay cũng đã phần nào ảnh hƣởng đến mọi hoạt động trong đời sống xã hội và nhất là đối với hoạt động thông tin - thƣ viện cũng chịu ảnh hƣởng của sự bùng nổ thông tin. Một trong những vấn đề đƣợc xây dựng khi áp dụng máy tính vào hoạt động quản lý thông tin - thƣ viện đó là cơ sở dữ liệu (CSDL). Công tác xây dựng CSDL về tài liệu đang trở thành một nhiệm vụ trọng tâm hàng đầu của bất kỳ thƣ viện nào ứng dụng công nghệ thông tin
CSDL là một tập hợp các biểu ghi hoặc các tệp có quan hệ lôgic với nhau và đƣợc lƣu trữ trên bộ nhớ của máy tính nhằm phục vụ cho việc thu thập, lƣu trữ, khai thác, sử dụng, trao đổi, phổ biến thông tin dữ liệu trong hệ thống thông tin ứng dụng cũng nhƣ hệ thông lƣu trữ và tìm tin ở các trung tâm thông tin - thƣ viện hoăc trong các hệ thống quản lý các cấp.
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45
Tốt Tương đối tốt Không tốt
42.3
36.7
CSDL đƣợc xây dựng dựa trên các tiêu chí nhƣ tính thân thiện, dễ sử dụng, dễ khai thác; tìm tin hiệu quả, chính xác; dễ dàng cập nhật thông tin; quản lý đƣợc nhiều loại hình tài liệu và chia sẻ thông tin qua việc khai thác trực tuyến qua mạng.
CSDL đƣợc xây dựng nhằm phục vụ cho việc thu thập, lƣu trữ, khai thác, sử dụng trao đổi, phổ biến thông tin. Cơ sở đƣợc quản lý bởi một hệ quản trị, đó là phần mềm bao gồm các chƣơng trình giúp cho việc quản lý và khai thác thông tin có trong CSDL. Ƣu thế nổi bật của CSDL là thông tin chỉ cần xử lý một lần nhƣng có thể sử dụng nhiều lần với nhiều mục đích khác nhau.
Xét về tính chất phản ánh thông tin về đối tƣợng, CSDL bao gồm:
CSDL thư mục là tập hợp các biểu ghi thƣ mục về các loại hình tài liệu giúp cho việc truy cập đến tài liệu gốc
CSDL dữ kiện là loại mà thông tin đƣợc phản ánh là các thông tin dữ kiện dƣới dạng số liệu, văn bản, hình ảnh, âm thanh
CSDL toàn văn là loại CSDL chứa các thông tin gốc của tài liệu nhằm giúp cho việc tra cứu và truy cập tới bản thân thông tin đƣợc phản ánh
Hiện nay, CSDL của Trung tâm TT-TV trƣờng ĐH sƣ phạm - ĐHTN có loại CSDL do chính trung tâm xây dựng.
2.1.2.1. Cơ sở dữ liệu thư mục
Nội dung của CSDL bao gồm tất cả các loại tài liệu liên quan đến các lĩnh vực khoa học cơ bản, công nghệ, giáo dục hiện có trong kho tài liệu của Trung tâm nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu khoa học của cán bộ và sinh viên.
Mục đích xây dựng CSDL này nhằm giúp cho bạn đọc trong Trung tâm có thể tra cứu tài liệu đƣợc nhanh chóng và thuận tiện, do đó nó cũng đƣợc xây dựng trên những tiêu chí cụ thể sau:
- Thân thiện, dễ sử dụng, dễ khai thác - Tìm tin hiệu quả, chính xác
- Dễ dàng tạo lập các CSDL khi có nhu cầu phát sinh - Quản lý đƣợc nhiều loại hình tài liệu
- Có thể khai thác trực tuyến trên mạng
Cho đến nay Trung tâm Học liệu có 04 CSDL thƣ mục: + CSDL sách : 7645 biểu ghi
+ CSDL Luận án, luận văn: 2749 biểu ghi + CSDL tài liệu liệu nghe nhìn: 650 biểu ghi
Từ khi đi vào hoạt động đến nay Trung tâm sử dụng phần mềm quản trị thƣ viện Iilb. Do đó các biểu ghi của CSDL đƣợc mô tả theo chuẩn xử lý thông tin mà các thƣ viện đang áp dụng nhƣ : chuẩn MARC 21, chuẩn AACR2…
Ưu điểm của CSDL thư mục:
- Có thể tìm kiếm mọi thông tin về một số đối tƣợng trong các CSDL. - Quá trình tìm tin trong các CSDL rất nhanh chóng.
- Thông tin có thể đƣợc cập nhật một cách thƣờng xuyên
Nhược điểm:
- CSDL còn một số sai sót chƣa đƣợc hiệu đính thƣờng xuyên - Còn có những biểu ghi trùng lặp trong CSDL
- Một số biểu ghi thiếu tính chính xác, thiếu tính nhất quán nhất là từ khóa (do chƣa có bộ từ khoá kiểm soát để sử dụng)
2.1.2.2. Cơ sở dữ liệu toàn văn
CSDL toàn văn của Trung tâm đƣợc xây dựng nhằm mục đích cung cấp những thông tin gốc của tài liệu, giúp bạn đọc có thể tra cứu và truy cập đến tới bản thân thông tin đƣợc phản ánh, đáp ứng NCT ngày càng cao của NDT của thƣ viện.
CSDL toàn văn này tập hợp các Luận văn, Luận án của các học viên cao học, nghiên cứu sinh trong trƣờng Đại học sƣ phạm - ĐHTN .
Số lƣợng biểu ghi: 1220 biểu ghi
+ CSDL bài giảng điện tử
CSDL này tập hợp các bài giảng điện tử đƣợc biên soạn bởi các giảng viên trong Đại học sƣ phạm - ĐHTN dƣới dạng trình chiếu Powerpoint
Số lƣợng biểu ghi: 345 biểu ghi
+ CSDL giáo trình điện tử
CSDL giáo trình điện tử đƣợc xây dựng đáp ứng phần lớn cho đối tƣợng bạn đọc chủ yếu là sinh viên. CSDL này bao gồm các giáo trình với nhiều chuyên ngành khác nhau đƣợc giảng dạy trong trƣờng Đại học sƣ phạm - ĐH TN
Số lƣợng biểu ghi: 2018 biểu ghi
Việc tìm tin trong CSDL toàn văn này có ưu điểm sau:
- Tìm tin đƣợc nhanh chóng
- Có thể tìm tin dƣới dạng thƣ mục và cả toàn văn
- Thông tin luôn đƣợc cập nhật thƣờng xuyên và liên tục
Tuy nhiên cũng có một số nhược điểm sau:
- Đôi khi đƣờng truyền chậm, có thể không tìm đƣợc tài liệu - Tìm theo từ khóa nhiều khi không tìm đƣợc
- Hình thức trình bày tài liệu trên trang Web còn đơn giản - Vấn đề bảo mật chƣa chú trọng
Mặc dù còn một số nhƣợc điểm song CSDL của Trung tâm đƣợc đánh giá cao. Qua điều tra nhu cầu tin cho thấy có 41.3% NDT đánh giá CSDL của Trung tâm là tốt, 32.7% đánh giá là tƣơng đối tốt, 2.5% đánh giá là không tốt. (Bảng 2.3)
CSDL
Mức độ đáp ứng
Tốt Tƣơng đối tốt Không tốt
169 (41.3%) 134 (32.7%) 11 (2.5%) Bảng 2.3: Ý kiến đánh giá về CSDL
Hình 2.2: Biểu đồ ý kiến đánh giá - Cơ sở dữ liệu