Hình 2.1: Biểu đồ ý kiến đánh giá - Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến OPAC
2.1.2. Cơ sở dữ liệu
Cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin đang nổ ra nhƣ vũ bão hiện nay cũng đã phần nào ảnh hƣởng đến mọi hoạt động trong đời sống xã hội và nhất là đối với hoạt động thông tin - thƣ viện cũng chịu ảnh hƣởng của sự bùng nổ thông tin. Một trong những vấn đề đƣợc xây dựng khi áp dụng máy tính vào hoạt động quản lý thông tin - thƣ viện đó là cơ sở dữ liệu (CSDL). Công tác xây dựng CSDL về tài liệu đang trở thành một nhiệm vụ trọng tâm hàng đầu của bất kỳ thƣ viện nào ứng dụng công nghệ thông tin
CSDL là một tập hợp các biểu ghi hoặc các tệp có quan hệ lôgic với nhau và đƣợc lƣu trữ trên bộ nhớ của máy tính nhằm phục vụ cho việc thu thập, lƣu trữ, khai thác, sử dụng, trao đổi, phổ biến thông tin dữ liệu trong hệ thống thông tin ứng dụng cũng nhƣ hệ thông lƣu trữ và tìm tin ở các trung tâm thông tin - thƣ viện hoăc trong các hệ thống quản lý các cấp.
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45
Tốt Tương đối tốt Không tốt
42.3
36.7
CSDL đƣợc xây dựng dựa trên các tiêu chí nhƣ tính thân thiện, dễ sử dụng, dễ khai thác; tìm tin hiệu quả, chính xác; dễ dàng cập nhật thông tin; quản lý đƣợc nhiều loại hình tài liệu và chia sẻ thông tin qua việc khai thác trực tuyến qua mạng.
CSDL đƣợc xây dựng nhằm phục vụ cho việc thu thập, lƣu trữ, khai thác, sử dụng trao đổi, phổ biến thông tin. Cơ sở đƣợc quản lý bởi một hệ quản trị, đó là phần mềm bao gồm các chƣơng trình giúp cho việc quản lý và khai thác thông tin có trong CSDL. Ƣu thế nổi bật của CSDL là thông tin chỉ cần xử lý một lần nhƣng có thể sử dụng nhiều lần với nhiều mục đích khác nhau.
Xét về tính chất phản ánh thông tin về đối tƣợng, CSDL bao gồm:
CSDL thư mục là tập hợp các biểu ghi thƣ mục về các loại hình tài liệu giúp cho việc truy cập đến tài liệu gốc
CSDL dữ kiện là loại mà thông tin đƣợc phản ánh là các thông tin dữ kiện dƣới dạng số liệu, văn bản, hình ảnh, âm thanh
CSDL toàn văn là loại CSDL chứa các thông tin gốc của tài liệu nhằm giúp cho việc tra cứu và truy cập tới bản thân thông tin đƣợc phản ánh
Hiện nay, CSDL của Trung tâm TT-TV trƣờng ĐH sƣ phạm - ĐHTN có loại CSDL do chính trung tâm xây dựng.
2.1.2.1. Cơ sở dữ liệu thư mục
Nội dung của CSDL bao gồm tất cả các loại tài liệu liên quan đến các lĩnh vực khoa học cơ bản, công nghệ, giáo dục hiện có trong kho tài liệu của Trung tâm nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu khoa học của cán bộ và sinh viên.
Mục đích xây dựng CSDL này nhằm giúp cho bạn đọc trong Trung tâm có thể tra cứu tài liệu đƣợc nhanh chóng và thuận tiện, do đó nó cũng đƣợc xây dựng trên những tiêu chí cụ thể sau:
- Thân thiện, dễ sử dụng, dễ khai thác - Tìm tin hiệu quả, chính xác
- Dễ dàng tạo lập các CSDL khi có nhu cầu phát sinh - Quản lý đƣợc nhiều loại hình tài liệu
- Có thể khai thác trực tuyến trên mạng
Cho đến nay Trung tâm Học liệu có 04 CSDL thƣ mục: + CSDL sách : 7645 biểu ghi
+ CSDL Luận án, luận văn: 2749 biểu ghi + CSDL tài liệu liệu nghe nhìn: 650 biểu ghi
Từ khi đi vào hoạt động đến nay Trung tâm sử dụng phần mềm quản trị thƣ viện Iilb. Do đó các biểu ghi của CSDL đƣợc mô tả theo chuẩn xử lý thông tin mà các thƣ viện đang áp dụng nhƣ : chuẩn MARC 21, chuẩn AACR2…
Ưu điểm của CSDL thư mục:
- Có thể tìm kiếm mọi thông tin về một số đối tƣợng trong các CSDL. - Quá trình tìm tin trong các CSDL rất nhanh chóng.
- Thông tin có thể đƣợc cập nhật một cách thƣờng xuyên
Nhược điểm:
- CSDL còn một số sai sót chƣa đƣợc hiệu đính thƣờng xuyên - Còn có những biểu ghi trùng lặp trong CSDL
- Một số biểu ghi thiếu tính chính xác, thiếu tính nhất quán nhất là từ khóa (do chƣa có bộ từ khoá kiểm soát để sử dụng)
2.1.2.2. Cơ sở dữ liệu toàn văn
CSDL toàn văn của Trung tâm đƣợc xây dựng nhằm mục đích cung cấp những thông tin gốc của tài liệu, giúp bạn đọc có thể tra cứu và truy cập đến tới bản thân thông tin đƣợc phản ánh, đáp ứng NCT ngày càng cao của NDT của thƣ viện.
CSDL toàn văn này tập hợp các Luận văn, Luận án của các học viên cao học, nghiên cứu sinh trong trƣờng Đại học sƣ phạm - ĐHTN .
Số lƣợng biểu ghi: 1220 biểu ghi
+ CSDL bài giảng điện tử
CSDL này tập hợp các bài giảng điện tử đƣợc biên soạn bởi các giảng viên trong Đại học sƣ phạm - ĐHTN dƣới dạng trình chiếu Powerpoint
Số lƣợng biểu ghi: 345 biểu ghi
+ CSDL giáo trình điện tử
CSDL giáo trình điện tử đƣợc xây dựng đáp ứng phần lớn cho đối tƣợng bạn đọc chủ yếu là sinh viên. CSDL này bao gồm các giáo trình với nhiều chuyên ngành khác nhau đƣợc giảng dạy trong trƣờng Đại học sƣ phạm - ĐH TN
Số lƣợng biểu ghi: 2018 biểu ghi
Việc tìm tin trong CSDL toàn văn này có ưu điểm sau:
- Tìm tin đƣợc nhanh chóng
- Có thể tìm tin dƣới dạng thƣ mục và cả toàn văn
- Thông tin luôn đƣợc cập nhật thƣờng xuyên và liên tục
Tuy nhiên cũng có một số nhược điểm sau:
- Đôi khi đƣờng truyền chậm, có thể không tìm đƣợc tài liệu - Tìm theo từ khóa nhiều khi không tìm đƣợc
- Hình thức trình bày tài liệu trên trang Web còn đơn giản - Vấn đề bảo mật chƣa chú trọng
Mặc dù còn một số nhƣợc điểm song CSDL của Trung tâm đƣợc đánh giá cao. Qua điều tra nhu cầu tin cho thấy có 41.3% NDT đánh giá CSDL của Trung tâm là tốt, 32.7% đánh giá là tƣơng đối tốt, 2.5% đánh giá là không tốt. (Bảng 2.3)
CSDL
Mức độ đáp ứng
Tốt Tƣơng đối tốt Không tốt
169 (41.3%) 134 (32.7%) 11 (2.5%) Bảng 2.3: Ý kiến đánh giá về CSDL
Hình 2.2: Biểu đồ ý kiến đánh giá - Cơ sở dữ liệu
2.1.3. Thư mục giới thiệu sách mới
Thƣ mục là một sản phẩm thông tin - thƣ viện mà phần chính là tập hợp các biểu ghi thƣ mục (có hoặc không có tóm tắt, chú giải) đƣợc sắp xếp theo một trật tự, xác định, phản ánh các tài liệu có chung một hay một số dấu hiệu về nội dung hay hình thức.
Ðối tƣợng chủ yếu đƣợc phản ánh trong thƣ mục là tài liệu nói chung, trong đó có tài liệu bậc 1 hoặc tài liệu bậc 2.
Căn cứ vào các tiêu chí phân loại khác nhau có nhiều loại thƣ mục khác nhau nhƣ : Thƣ mục Quốc Gia, Thƣ mục chuyên ngành, Thƣ mục thông báo khoa học, Thƣ mục giới thiệu, Thƣ mục nhân vật, Thƣ mục địa chí…
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45
Tốt Tương đối tốt Không tốt 41.3
32.7
Thư mục giới thiệu sách mới là loại thƣ mục đƣợc biên soạn thƣờng xuyên theo định kỳ hàng tháng. Nội dung phản ánh trong thƣ mục giới thiệu sách mới chính là các tài liệu mới đƣợc bổ sung vào thƣ viện.
Thƣ mục giới thiệu sách mới tại Trung tâm đƣợc tổ chức bằng hình thức thƣ mục dạng in.Ðây là loại thƣ mục phản ánh toàn bộ tài liệu mới đƣợc bổ sung về Trung tâm. Đối với thƣ mục giới thiệu sách mới của Trung tâm đƣợc tổ chức biên soạn không theo định kỳ hàng tháng mà theo cách mỗi khi Bộ phận Nguồn Tài nguyên Thông tin biên mục xong một đơn sách sẽ tiến hành làm thƣ mục giới thiệu sách mới để giới thiệu cho bạn đọc.
Các tài liệu trong thƣ mục này đƣợc sắp xếp theo chủ đề của bảng phân loại DDC
000 Tin học, thông tin và tác phẩm tổng quát
100 Triết học, siêu thần học, tâm lý học
200 Tôn giáo
300 Khoa học xã hội
400 Ngôn ngữ
500 Khoa học tự nhiên, toán học
600 Kỹ thuật
700 Nghệ thuật, mỹ thuật
800 Văn học
900 Lịch sử, địa lý
Trong mỗi môn loại, tài liệu lại đƣợc sắp xếp theo vần chữ cái ABC theo tên tác giả hay tên sách.
Các yếu tố đƣợc mô tả trong thƣ mục bao gồm; - Tên tài liệu
- Tên tác giả
- Năm xuất bản, nơi xuất bản - Ký hiệu phân loại
Thƣ mục giới thiệu sách mới là phƣơng tiện quan trọng đảm bảo việc cung cấp kịp thời, nhanh chóng thông tin tài liệu mới tới tất cả các đối tƣợng ngƣời dùng tin trong trung tâm TT-TV của trƣờng Đại học sƣ phạm - ĐHTN. Bên cạnh đó, thông qua thƣ mục này cũng cung cấp những điểm truy cập thông tin giúp bạn đọc tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng có đƣợc những tài liệu cần thiết phục vụ cho học tập và nghiên cứu khoa học.
Kết quả điều tra NDT cho thấy, hơn 76.9% NDT sử dụng Thƣ mục giới thiệu sách mới để hỗ trợ cho việc tìm tài liệu (xem bảng 2.1) và gần 30.6% NDT đánh giá là tốt, 36.7% đánh giá tƣơng đối tốt, 9.6% đánh giá không tốt (Bảng 2.4)
Thƣ mục giới thiệu sách mới
Mức độ đáp ứng
Tốt Tƣơng đối tốt Không tốt
125 (30.6%) 150 (36.7%) 39 (9.6%)
Bảng 2.4: Ý kiến đánh giá về Thƣ mục giới thiệu sách mới
Hình 2.3: Biểu đồ ý kiến đánh giá - Thƣ mục giới thiệu sách mới
0 5 10 15 20 25 30 35 40
Tốt Tương đối tốt Không tốt 30.6
36.7
2.1.4. Trang Web của Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học sư phạm - Đại học Thái Nguyên phạm - Đại học Thái Nguyên
Trang Web đƣợc coi nhƣ một cẩm nang bách khoa giới thiệu về các thông tin và cách truy cập tới thông tin về một thực thể nào đó (cơ quan, tổ chức, cá nhân, đơn vị hành chính...) trên mạng máy tính [446, tr. 101)
Trang Web của thƣ viện là phƣơng tiện quan trọng để thực hiện nhiều hoạt động tác nghiệp và nghiệp vụ khác nhƣ hƣớng dẫn sử dụng thƣ viện, tra cứu tài liệu của thƣ viện, tổ chức diễn đàn trao đổi với bạn đọc, thông báo bạn đọc các thông tin về thƣ viện, quảng bá các sản phẩm - dịch vụ, liên kết tới các thƣ viện trong nƣớc và nƣớc ngoài, truy cập tới các nguồn tin điện tử và các nguồn tin khác,...
Thƣ viện trƣờng Đại học sƣ phạm - ĐHTN là đơn vị có trang chủ chƣa hoạt động tốt và phát huy hết các ƣu điểm cũng nhƣ tính năng mà một trang chủ phải thực hiện đƣợc. Hiện nay trang chủ của Trung tâm chƣa có sự update thông tin thƣờng xuyên, các đƣờng link liên kết hầu hết đều hoạt động kém, gây khó khăn và hạn chế cho ngƣời truy cập. Trang Web của Trung tâm đƣợc xây dựng và đƣa vào sử dụng từ tháng 3 năm 2010.
Trang Web gồm các mục sau:
- Trang chủ: có chức năng chủ yếu là giới thiệu về cơ cấu tổ chức, chức
năng nhiệm vụ, đội ngũ cán bộ, tổ chức nhân sự, chính sách, nội quy, giờ mở của TTHL
- Tin tức: cung cấp tin tức về các hoạt động trong Đại học sƣ phạm và
những tin tức hoạt động về chuyên môn nghiệp vụ của trung tâm TT- TV .Bên cạnh đó còn có những mục tin nhƣ: tin giáo dục; tin học bổng, du học; giới thiệu tài liệu; văn hóa đọc...
- Tìm kiếm tài liệu: có chức năng chủ yếu là giúp ngƣời dùng tin có thể tra
cứu đƣợc tài liệu mà mình cần. Tại chuyên mục này bạn đọc có thể tra tìm tài liệu in ấn tại trung tâm, tìm tài liệu điện tử tiếng Việt và tiếng Anh
- Nguồn tài nguyên: cung cấp cho bạn đọc các nguồn tài nguyên hiện có
tại Trung tâm nhƣ: tài liệu in ấn ( tài liệu chuyên khảo, tham khảo...), tài liệu điện tử, tài liệu nghe - nhìn. Ngoài ra trong mục này còn có phần: đề nghị trung tâm mua sách giúp cho bạn đọc có nhu cầu về những cuốn sách hay có thể đề nghị trung tâm mua bổ sung.
- Dịch vụ: giới thiệu cho bạn đọc những dịch vụ hiện có của Trung tâm :
dịch vụ thƣ viện ( dịch vụ mƣợn trả, dịch vụ hƣớng dẫn ngƣời dùng tin, đào tạo- tập huấn...)
- Hướng dẫn: mục này nhằm mục đích là hƣớng dẫn bạn đọc cách tra tìm tài liệu, cách sử dụng máy tính, cách đăng ký làm thẻ và gia hạn thẻ...
- Bạn đọc: mục này cung cấp những nội quy sử dụng thƣ viện cho bạn đọc, cung cấp tên và địa chỉ của các liên lạc viên của từng trƣờng thành viên,
- Liên hệ: cung cấp địa chỉ liên hệ của Trung tâm và các phòng ban chức năng
Qua khảo sát trang web của Trung tâm TT-TV trường Đại học sư phạm - ĐHTN có những nhận xét về ưu điểm và nhược điểm sau:
Ưu điểm:
- Giao diện khá thân thiện với ngƣời dùng
Hạn chế:
- Khó tìm đƣợc đƣờng link liên kết trên trang chủ của trƣờng Đại học sƣ phạm
- Các mục của trang chủ khá đầy đủ tuy nhiên thông tin trong các mục hầu hết là kém chất lƣợng không có sự cập nhật
- Bố cục chƣa mạch lạc rõ ràng
Ánh 3: Minh họa giao diện trang Web của Trung tâm TT-TV trường Đại học sư phạm - Đại học Thái Nguyên
Theo đánh giá của NDT, trang Web của Trung tâm có tỷ lệ đánh giá tốt (3.5%), tƣơng đối tốt (12%), không tốt (21%) (Bảng 2.5)
Trang Web của Trung tâm
Mức độ đáp ứng
Tốt Tƣơng đối tốt Không tốt
14 (3.5%) 49 (12%) 86 (21%)
Hình 2.4: Biểu đồ ý kiến đánh giá - Trang web của Trung tâm
2.1.5. Các sản phẩm khác
Ngoài các sản phẩm trên, Trung tâm thông tin -thƣ viện trƣờng Đại học sƣ phạm còn tổ chức một số sản phẩm khác nhƣ : Danh mục tài liệu, Tờ rơi
Danh mục giáo trình điện tử
“ Danh mục là một bản liệt kê cho phép xác định đƣợc thông tin về một.một nhóm đối tƣợng nào đó thuộc các lĩnh vực hoạt động xã hội/hoặc khu vực địa lý” [46, tr.72]. Danh mục tài liệu là danh sách liệt kê các tài liệu, nhằm thông báo cho ngƣời sử dụng một số thông tin về tài liệu có trong thƣ viện nhƣ tên tài liệu, tên tác giả, năm xuất bản, nơi xuất bản, số ký hiệu về tài liệu....
Nhằm giúp cho các cán bộ, giảng viên, sinh viên có thể tra cứu tài liệu một cách nhanh chóng và cũng nhằm mục đích giới thiệu những tài liệu hiện có. Bên cạnh CSDL toàn văn Giáo trình điện tử đƣợc đƣa lên Website, Trung tâm đã tiến hành in danh mục tài liệu có tên “ Danh mục giáo trình điện tử”. Thực chất những tài liệu trong danh mục này, bạn đọc có thể tìm trực tiếp trên Website dƣới dạng thƣ mục và toàn văn. Tuy nhiên để những ngƣời dùng tin không cần truy cập vào trang Web vẫn có thể tra tìm đƣợc các tài liệu giáo
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90
Tốt Tương đối tốt Không tốt 14
49
trình có trong kho CSDL của Trung tâm. Vì vậy Ban Giám đốc đã quyết định cho in danh mục giáo trình điện tử nhằm đáp ứng mọi nhu cầu tin đa dạng của ngƣời dùng tin. Các danh mục này đƣợc in ra và để ở các tầng của trung tâm và Trung tâm cũng mang các danh mục này đến các văn phòng khoa, các bộ môn, các phòng chờ của giảng viên của các trƣờng thành viên để các cán bộ, giảng viên, sinh viên có thể tra cứu một cách thuận tiện và nhanh chóng.
Các tài liệu trong danh mục giáo trình điện tử đƣợc sắp xếp các chủ đề: