2.2. Công tác sƣu tầm và bảo quản tài liệu từ khi thành lập đến nay
2.2.2.1. Bảo quản theo phương pháp truyền thống
Do đặc thù của loại hình tài liệu Hán Nôm, phong phú về kích cỡ và chủng loại cho nên khâu bảo quản cũng gặp nhiều khó khăn. Nhưng về cơ bản trong những năm vừa qua, khâu bảo quản tài liệu theo phương pháp truyền thống được Viện Hán Nôm thực hiện khá tốt, có nhiều kết quả đáng khen ngợi. Hầu hết sách Hán Nôm đã được bảo quản bằng hộp làm bằng bìa free -acid và vải da nhập ngoại, những trang tài liệu rách nát do nhiều nguyên nhân khác nhau đã được bồi vá đúng cách, theo tiêu chuẩn của chuyên gia nước ngoài, đặc biệt là Trung Quốc và Nhật Bản những nước có tình trạng tư liệu cổ giống nước ta. Những tài liệu mủn, rách sau khi được bồi vá chúng được đóng lại bằng bìa cậy. Đây là phương pháp truyền thống mà ông cha ta vẫn làm trước đây. Ưu điểm của nó trông rất giống bản gốc. Đây là phương pháp bồi vá phục chế tài liệu gốc có thể nói rất tối ưu mà cán Viện đang triển khai thực hiện. Với phương pháp bảo quản này, bản gốc được tăng thêm tuổi thọ khác nhiều. Vì trong quá trình bồi vá, từng trang sách đã được vệ sinh sạch sẽ trống những nấm mốc, mối mọt.
Ảnh: Hộp bảo quản tài liệu
100% tài liệu Hán Nôm là sách đã được photocopy nhân bản thành 03 bản, một bản đưa ra phục vụ độc giả, hạn chế dùng bản gốc để giữ cho tuổi thọ của sách. Bản gốc và hai bản còn lại được bảo quản làm bản lưu phòng ngừa sự cố xảy ra.
Kho tư liệu Hán Nôm đã lần lượt được bồi vá phục chế, đóng bìa cậy. Cho đến nay số sách Hán Nôm đã được phục chế tương đối khá, đặc biệt những sách quý, mang giá trị cao đã được Viện ưu tiên phục chế trước. Với việc làm này số sách Hán Nôm tăng thêm được tuổi thọ rất nhiều.
Ảnh: Công tác vá lỗ thủng tài liệu trước khi bồi nền.
Ảnh: Phơi khô tài liệu sau khi được bồi nền
Ảnh: Sách được đóng bìa cậy sau khi hoàn thành các khâu phục chế Tiếp theo khâu bảo quản sách là khâu bảo quản tài liệu văn khắc. Do văn khắc là một loại tài liệu hết sức đặc thù, phong phú về kích cỡ chính vì điều này
khâu bảo quản này có phần khó khăn. Loại tài liệu này cũng được bồi vá tiến hành như làm sách, nhưng do kích cỡ của bia khá lớn nên khâu bồi vá tiến hành khó khăn hơn. Bởi vì chỉ kể đển khâu bàn để trải bia và phơi cho bia khô cũng là cả một vần đề phức tạp, khó khăn.Chính vì vậy hiện tại khâu bồi vá bia chưa tiến hành được nhiều, mới chỉ ưu tiên những bia rách nát nhiều. Cũng bởi do kích cỡ của bia quá lớn nên hiện nay Viện mới chỉ có cách đựng bản gốc trong túi xi măng mà chưa có phương án nào đựng bản gốc tối ưu hơn phương pháp này.
Kho sách của Viện Hán Nôm bao gồm 11 kho, trong đó kho tư liệu Hán Nôm 8 kho, kho tư liệu sách báo tiếng Việt và sách báo ngoại văn 3 kho. Tổng diện tích kho sách Hán Nôm là 640m2, diện tích kho sách tiếng Việt và ngoại văn là 250m2, phòng đọc 80m2. Kho sách thiết kế thoáng, nhiệt độ và độ ẩm trong kho duy trì tương đối ổn định.
Trong công tác vệ sinh kho sách được cán bộ trong công tác bảo quản tiến hành thường xuyên vào buổi chiều thứ 6 hàng tuần. Sách luôn được đặt ở cao ráo nhất, thoáng đãng nhất trong cơ quan. Việc chống bụi, chống ẩm, chống mốc, chống mối mọt thường xuyên được coi trọng. Chính vì điều này mà kho sách luôn luôn sạch sẽ, không bị bụi bẩn làm hư hại sách.
Các cán bộ thường xuyên kiểm tra tình trạng mối mọt phát hiện kịp thời, khắc phục ngay tránh được tình trạng đáng tiếc xảy ra. Công tác phun thuốc chống mối mọt được thực hiện định kỳ, thay bằng cách phun thuốc trừ sâu lên sách như trước kia, ngày nay nhờ những tiến bộ lớn trong khoa học kỹ thuật Viện đã mua được những loại thuốc chống mối mọt tương đối tốt, giảm thiểu độc hại cho con người.
Hầu hết sách tiếng Việt và sách tra cứu đã được đóng lại bìa bằng bìa cứng, chất lượng tốt. Với việc đóng bìa như vậy sách tăng được tuổi thọ và về mặt thẩm mỹ cũng tương đối đẹp mắt.
Với tài liệu về Tạp chí Viện mới ưu tiên đóng bìa tạp chí Hán Nôm, thành tập theo từng năm, một số tạp chí như Văn học, Lịch sử, Triết học cũng đã được tu bổ đóng lại bìa.
Để giảm thiểu tác hại do vi sinh vật gây ra. Viện nghiên cứu Hán Nôm ngoài việc vệ sinh, hút bụi thường xuyên cho kho sách, Viện còn định kỳ phun thuốc bảo quản chống mối mọt. Những sách Hán Nôm mới sưu tầm, cán bộ trong Viện tiến hành làm vệ sinh từng trang sách, diệt những nấm mốc trước khi đưa vào kho.
2.2.2.2 Bảo quản theo phương pháp hiện đại
Kết hợp với bảo quản truyền thống, trong những năm qua Viện Hán Nôm đã tranh thủ được sự đầu tư của nhà nước và các tổ chức quốc tế từng bước trang bị những thiết bị hiện đại cho công tác bảo quản như hệ thống Microfilm, hệ thống quét lưu CD, máy ảnh kỹ thuật số… để phục vụ cho công việc lưu trữ và bảo quản đạt hiệu quả cao.
Về nhiệt độ, toàn bộ kho sách đã được trang bị hệ thống điều hoà trung tâm làm lạnh cho sách. Vì hệ thống điều hoà trung tâm ngoài việc làm lạnh còn có hệ thống sấy và thông gió. Kết hợp với việc dùng phần mềm Data - loger để kiểm soát độ ẩm không khí, đảm bảo nhiệt độ kho sách luôn ở mức ổn định cho phép. Đây là công nghệ mới cho phép kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm một cách chuẩn xác nhất qua hệ thống máy vi tính.
Công nghệ thông tin đã ứng dụng tại Viện Nghiên cứu Hán Nôm khá sớm. Ngay từ những năm 90 của thế kỷ trước một phần mềm của chữ Hán, Đài Loan, Mỹ và một số nước khác trong khu vực đã được nghiên cứu sử dụng và bổ sung cho phù hợp với thói quen và trình độ của người Viêt Nam vào việc soạn thảo văn bản, chế bản, tạo vẽ chữ Nôm… Các công việc này, trước đó đều phải viết bằng tay, nay nhờ ứng dụng công nghệ thông tin đã phục vụ đắc lực cho công tác
Cũng trong thời gian này, Viện Nghiên cứu Hán Nôm đã bắt tay cũng với tác tổ chức chuẩn hóa ngôn ngữ của các nước trong khu vực có sử dụng chữ tượng hình xây dựng một bộ mã chuẩn cho chung cho máy tính. Sau nhiều năm tập hợp thư tịch, tuyển chọn chữ Nôm, tham gia hàng chục Hội nghị Quốc tế được tổ chức lần lượt ở nhiều nước trong khu vực và trên thế giới, vẽ hàng ngàn chữ Nôm theo quy ước tổ chức IRG, đến nay đã đưa được 10.000 chữ Nôm, trong đó có gần 5000 chữ Nôm thuần Việt vào bảng mã chuẩn Quốc tế. Nhiều công ty và tổ chức trong và ngoài nước đã dựa vào bộ mã chuẩn này để xây dựng các font chữ Nôm đang và sẽ được sử dụng rộng rãi.
Nhận thấy khả năng ứng dụng rộng rãi của công nghệ thông tin nhất là công tác lưu trữ và xử lý tài liêu, Viện Nghiên cứu Hán Nôm đã triển khai chương trình sao lưu số hóa chương trình Hán Nôm từ năm 1998. Từ đó đến nay công tác số hóa ngày càng được đẩy mạnh, một mặt nhằm lưu trữ,. bảo quản lâu dài tài liệu. Mặt khác tạo ra nguồn dữ liệu cơ sở cho việc xây dựng một kho cơ sở dữ liệu Hán Nôm hoàn chỉnh tích hợp đa ngôn ngữ. Ban đầu các bộ sách quý hiếm được ưu tiên số hóa trước, rồi đến các phông sách theo chuyên đề, phông sách chữ Nôm cũng được số hóa từng bước tiến tới số hóa toàn bộ kho di sản Hán Nôm hiện nay. Dữ liệu số hóa được ghi trên các đĩa CD ROM đĩa có dung lượng lớn và đang được tích hợp vào máy chủ.
Chiến lược phát triển công nghệ thông tin luôn có tính kế thừa và phù hợp với những trang thiết bị hiện có. Ban đầu chú trọng ưu tiên công tác số hóa phục vụ bạn đọc, từ những đĩa CD ROM đơn lẻ trên máy tính cá nhân, tiếp theo tích hợp dữ liệu và xây dựng chương trình đọc duyệt tra cứu thư tịch trên mạng LAN, sử dụng nguồn dữ liệu số hóa đã đủ lớn để phục vụ bạn đọc dưới một phương thức mới thuận lợi, nhanh chóng từ một máy tính bất kỳ khi được kết nối vào mạng nội bộ dữ liệu của Viện, hạn chế tiếp xúc với bản gốc, chỉ sử dụng bản gốc trong trường hợp nhất đinh.
Cũng từ những kết quả của công tác số hóa, Viện đã xây dựng cơ sở dữ liệu toàn văn trên đĩa CD - ROM, tự động chạy trên máy tính cá nhân, bao gồm cả dữ liệu tiếng Hán và dữ liệu tiếng Việt tương ứng với hai bộ sách quan trọng: Đại Việt sử ký toàn thư với 2466 trang và Khâm định Việt sử thông giám cương mục với 4150 trang, rất thuận lợi cho việc đọc, đối chiếu phần nguyên bản với phần bản dịch, đặc biệt thuận lợi với việc tra cứu thông tin. Toàn bộ tạp chí Hán Nôm và Thông báo Hán Nôm đã được số hóa toàn văn và đã đưa lên mạng Intrernet phục vụ bạn đọc.
Công nghệ thông tin còn được áp dụng rất sớm trong công tác nghiệp vụ thư viện, nhiều phần mềm đã được ứng dụng, giúp giảm bớt sức lao động, để tập trung cho công tác chuyên môn, tăng cường khả năng truy cập dữ liệu ngày càng phong phú và đa dạng, với nhiều đặc thù riêng của công tác tư liệu Hán Nôm, tạo điều kiện nhanh chóng cho việc tìm tin, đóng góp rất nhiều vào công tác nghiên cứu khoa học.
Sản phẩm thông tin: với sự đầu tư tài chính có hạn, thư viện Viện nghiên cứu Hán Nôm đã từng bước chuyển từ phục vụ thủ công sang tự động hóa các họat động của thư viện hầu hết vốn tài liệu của Viện được xử lý trên máy:
- TVHN: Quản lý vốn tài liệu hồi cố tiếng Việt 5.266 biểu ghi. - Smoi: Quản lý tài liệu mới nhập khoảng 1500 biểu ghi
- KSHN: Quản lý tài liệu Hán Nôm các loại, với 10.635 biểu ghi.
- NVDD: Giới thiệu các nhà khoa bảng Việt Nam thời phong kiến, với 3.126 biểu ghi.
- T.Tan: Quản lý các bài trích trong tạp chí Tri Tân thuộc lĩnh vực Hán Nôm 302 biểu ghi.
- TCHN: Quản lý các bài trích trong tạp chí Hán Nôm, với 1238 biểu ghi. - TCMN: Tạp chí miền Nam trước 1975, với
Đối với thác bản văn khắc vì là những tài liệu đặc biệt, khổ cỡ quá to, không thể máy photocopy hay máy Scan nào đảm đương nổi. Vì vậy hình thức chụp ảnh kỹ thuật số bằng máy ảnh hiện đại là tối ưu nhất. Trong những năm gần đây
nhờ sự tài trợ của EFEO Viện Nghiên cứu Hán Nôm đã chụp ảnh được gần toàn bộ kho văn khắc Hán Nôm với 40.000 đơn vị tư liệu, từ dữ liệu ảnh đó một mặt bản thành sách, một mặt lưu trữ dưới dạng số hóa, cho đến tháng 6 năm 2010 đã xuất bản được 23 tập sách (tương ứng với 23.000 đơn vị tư liệu) và tiếp tục xuất bản trong những năm tiếp theo. Hiện số sách xuất bản đã đưa ra phục vụ độc giả, với kết quả đó đã được cán bộ trong Viện và độc giả ngoài Viện hưởng ứng cao. Có thể nói đây là một thành quả vô cùng rực rỡ của Viện trong công tác bảo quản, nghiên cứu, khai thác di sản Hán Nôm.
Công tác số hóa sách Hán nôm được thực hiện thường xuyên trong năm. Số cán bộ làm công tác nghiệp vụ trong tại phòng tin học hiện nay 7 người, với chuyên môn Hán Nôm hiểu biết nhiều về kỹ năng về nghiệp vụ máy tính, ngoài công việc số hóa tài liệu, phòng còn lưu trữ bảo quản dữ liệu số hóa rất tốt.
Ảnh: Trang sách Hán Nôm đã được Scan
Qua đây chúng ta có thể thấy rằng, công tác số hóa của Viện Hán Nôm tương đối tốt, chất lượng ảnh rõ nét, giống với nguyên bản.
2.3. Kinh phí cho công tác sƣu tầm và bảo quản
Hiện nay, tuy đã được quan tâm chú ý và được đầu tư kinh phí nhiều cho công tác sưu tầm và bảo quản tài liệu hơn trước. Nhưng nguồn kinh phí hàng năm nhà nước cấp cho Viện còn rất khiêm tốn, trong khi đó khối lượng sách cần bảo quản ngày một nhiều lên, địa bàn sưu tầm ngày một xa hơn kinh phí đầu tư cho công tác hầu như không tăng. Cũng bởi thiếu kinh phí xây kho chứa sách nên sách bổ sung về chưa có chỗ xếp giá để phục vụ, nhiều tài liệu mới chỉ được vệ sinh, bó thành từng bó xếp vào kho không mang ra phục vụ được. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sưu tầm và bảo quản tài liệu.
2.4. Nguồn nhân lực cho công tác sƣu tầm và bảo quản
Muốn thành công bất kỳ công việc gì thì yếu tố con người bao giờ cũng là điều quan trọng bậc nhất. Nhưng hiện nay nguồn nhân lực trong công tác bảo quản tu bổ tài liệu hiện còn rất mỏng, 100% cán bộ tham gia trong hoạt động là những cán bộ được đào tạo gia từ ngành Hán Nôm sang, chưa có một cán bộ nào được đào tạo trong ngành thư viện và phần lớn chưa được đào tạo hoăc tham gia lớn tập huấn về nghiệp vụ bảo quản. Hơn nữa những cán bộ được đưa đi tập huấn về lĩnh vực bảo quản trước đây đã về hưu gần như hết, lớp trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm. Trong cán bộ làm công tác bảo quản, nhiều người chưa tập trung hết cho chuyên môn, họ còn phải chi phối cả trong lĩnh vực phục vụ bạn đọc. Chính vì điều này ảnh hưởng rất lớn đến công tác bảo quản. Công tác phục chế tài liệu là công việc quan trọng hàng đầu trong lĩnh vực bảo quản tài liệu nhưng hiện Viện mới chỉ có một cán bộ trẻ duy nhất và cũng là cán bộ có một ít chuyên môn về kinh nghiệm phục chế tài liệu. Vì vậy công tác bảo quản, đặc biệt là phục chế tài liệu còn gặp rất nhiều khó khăn về nhân lực cũng như kinh nghiệm và chuyên môn. Bởi vậy yếu tố đào tạo con người lúc này được đưa lên hàng đầu. Có thể nói cho dù cơ sở vật chất, trang thiết bị có được đầu tư hiện đại đến đâu chăng nữa, nhưng thiếu yếu tố con người thì vẫn không thể thành công được.
2.5. Nhận xét, đánh giá công tác sƣu tầm, bảo quản tài liệu Hán Nôm
2.5.1. Công tác sưu tầm tài liệu
Ưu điểm: Kể từ khi thành lập cho đến nay Viện Nghiên cứu Hán Nôm vừa tròn 40 năm. Với 40 miệt mài với công việc, cho đến nay Viện đã thực hiện rất tốt nhiệm vụ mà Đảng và nhà nước giao phó về mọi mặt hoạt động, đặc biệt là công tác sưu tầm và bảo quản tài liệu. Đây là một kết quả to lớn và đáng tự hào.
Viện đã thực hiện công tác sưu tầm tài liệu Hán Nôm trên địa bàn cả nước, bao gồm toàn bộ các tỉnh miền Bắc và một số các tỉnh miền Trung như: Thanh Hoá, Nghệ An, Hà Tĩnh, Thừa Thiên Huế, Đà Nẵng, Quảng Nam. Trong quá trình sưu tầm cán bộ sưu tầm rất nhiệt tình trong công tác, tận dụng mọi thời gian cho công việc. Tính đến năm 2010 tài liệu Hán Nôm sưu tầm được là:
Văn bia khoảng : 34.000 đơn vị tư liệu. Sách Hán Nôm: 17.174 bản đóng rời.
Số tư liệu chữ viết của các dân tộc thiểu số do dự án mới triển khai nên chưa có được số liệu cụ thể.