Xuất phát từ hiện trạng thực tế của vốn tài liệu, nhiều tài liệu đang có nhu cầu bảo quản cấp thiết: Tài liệu Hán – Nôm, tài liệu trước năm 1954 (gồm cả sách, báo, tạp chí); bản đồ; luận án.... Khối lượng tài liệu của các kho trên là rất lớn, nên Viện chưa thể tiến hành đồng loạt được mà phải có kế hoạch chi tiết, ưu tiên theo tình trạng cụ thể, dựa vào khả năng kinh phí, kế hoạch...
Việc đầu tiên là phải xác định được mục tiêu của công tác bảo quản. Phải điều tra cơ bản vốn tài liệu để có được số liệu chi tiết về hiện trạng vốn tài liệu để xây dựng một kế hoạch bảo quản. Khi đã có các số liệu chính xác tiến hành
sắp xếp thứ tự ưu tiên với các kế hoạch đã được lập ra để bảo quản và phục chế tài liệu.
Để bảo quản tốt vốn tài liệu hiện có, Viện Hán Nôm cần có lập kế hoạch bảo quản cụ thể: Kinh phí đầu tư, nhân lực, trang thiết bị, các biện pháp kỹ thuật cho tới thời gian tiến hành từng công việc. Trong điều kiện chưa cho phép có được một dự án, một trung tâm để bảo quản, Viện cũng nên có một phòng thí nghiệm nhỏ với các trang thiết bị cần thiết để có thể triển khai từng bước nghiên cứu và thực hiện các công việc bảo quản chuyên sâu.
3.3.1. Hoàn thiện công tác bảo quản tài liệu bằng phương pháp truyền thống - Phục chế các tài liệu: tu bổ, vá, đóng bìa cứng cho các loại tài liệu rách, - Phục chế các tài liệu: tu bổ, vá, đóng bìa cứng cho các loại tài liệu rách, hỏng bìa: bồi nền cho các loại tài liệu đã bị nát, giòn không thể phục vụ được, tiến tới bồi vá, phục chế toàn bộ kho tư liệu Hán Nôm.
- Thường xuyên sử dụng các biện pháp hoá học để phòng chống các loại côn trùng gây hại bằng cách: hằng năm định kỳ phun thuốc nấm mốc, đặt các hộp bắt mối xung quanh tường và các cửa.
- Đóng bìa cứng toàn bộ sách tiếng Việt. - Toàn bộ tạp chí đóng quyển theo các năm.
- Đảm bảo vệ sinh kho tài liệu cũng như môi trường xung quanh.
- Sách định kỳ vệ sinh sạch sẽ, việc này giúp việc kéo dài đáng kể tuổi thọ sử sụng của sách. Công việc vệ sinh sách nên được tiến hành đều đặn. Bởi vệ sinh sách có nhiều nguy cơ gây hại cho sách, bộ phận nhân viên phải được đào tạo các kỹ năng xử lý cẩn thận
- Sách báo, tranh ảnh hoặc các đồ vật làm bằng giấy đều dễ bị hư hỏng bởi môi trường bảo quản chúng. Hơi nóng, hơi ẩm, ánh sáng và bụi bẩn tạo ra những phản ứng mang tính hủy hoại. Tình trạng ấm và ẩm làm thúc đẩy các quá trình sinh học, tạo điều kiện cho nấm mốc và côn trùng sinh sôi nảy nở. Bởi vậy theo
dõi nhiệt độ và độ ẩm cũng như duy trì nhiệt độ ổn định là việc làm hết sức hiệu quả đối việc bảo quản tài liệu.
Mặc dù hoạt động trong những điều kiện khó khăn, song nếu kiên trì thực hiện các chương trình bảo quản một cách khoa học thì nhất định sẽ bảo quản tốt vốn tài liệu để phục vụ tốt các nhu cầu của đông đảo bạn đọc xa gần và lưu giữ cho muôn đời sau.
3.3.2. Hoàn thiện công tác bảo quản tài liệu bằng phương pháp hiện đại Chuyển tài liệu giấy sang vật mang tin khác: Chuyển tài liệu giấy sang vật mang tin khác:
- Bảo quản bằng phương pháp số hóa:
Từ sau khi máy tính điện tử xuất hiện, người ta đã sử dụng chúng trong hoạt động thông tin thư viện như xây dựng các mục lục thư viện đọc bằng máy tính, các mục lục thư viện truy cập công cộng trực tuyến OPAC, các cơ sở dữ liệu thư mục lớn, dẫn đến sự hình thành cả một ngành công nghiệp thông tin và dịch vụ trực tuyến. Sự phát triển của công nghệ viễn thông và CNTT là sự kết nối của các máy tính thành các mạng máy tính và mạng toàn cầu Internet đã gợi ý cho các nhà chuyên môn nghiên cứu tạo ra các thư viện với nguồn tin số hóa, cho phép truy cập từ bất cứ nơi nào có máy tính nối với Internet. Đồng thời với sự phát triển của CNTT và mạng Internet, việc phát triển nội dung số đã trở thành sự quan tâm của nhiều nước, là thời cơ và thách thức đối với Việt Nam nói chung và Viện Nghiên cứu Hán nôm nói riêng bởi nó là thành phần không thể thiếu được của thư viện số.
Phát triển thư viện số là công đoạn đòi hỏi đầu tư nhiều công sức, kinh phí nhưng lại là khâu dễ dàng thực hiện nhất. Bởi vì hiện nay công nghệ số hóa tài liệu đã tiến bộ rất nhiều. Nếu như trước đây, khi ta muốn số hóa một cuốn sách khoảng 2000 trang thì phải mất hàng mấy ngày để quét từng trang sách. Nhưng hiện nay cũng với cuốn sách đó chỉ mất vài giờ đồng hồ là cho ra một sản phẩm tài liệu số đảm bảo chất lượng tốt, sắc nét, hình ảnh đẹp, giống 100% bản gốc và
đặc biệt còn cho phép tự động tạo các siêu dữ liệu mô tả và siêu dữ liệu cấu trúc của tài liệu ở định dạng XML. Hiện nay ở Việt nam đã có các thiết bị số hóa tài liệu của công nghệ KIRTAS APT 1200, công nghệ này cùng với thiết bị BookScan APT 1200 có thể giúp các thư viện có thể số hóa nguồn tài liệu với số lượng lớn, giá cả hợp lý và đảm bảo chất lượng, thiết bị nhận dạng quang học OCR. Đặc biệt là công nghệ KIRTAS APT 1200 có một phần mềm biên tập BookScan Editor cho phép tự động biên tập, tạo siêu dữ liệu theo yêu cầu; BookScan APT 1200 không làm hư hỏng tài liệu gốc do không phải tháo gáy tài liệu đối với tài liệu có độ dày trang khi thực hiện Scan. (32)
Để tiến kịp và hội nhập cùng các thư viện trong nước và trên thế giới, với nền kinh tế tri thức và xã hội hóa thông tin, hơn bao giờ hết hoạt động thư viện Hán Nôm cũng cần phải đổi mới đáp ứng nhu cầu cần khai thác và sử dụng thông tin của bạn đọc trong điều kiện và hoàn cảnh mới.
Để phát huy tốt kết quả của công tác thư viện, đáp ứng ngày một tốt hơn nhu cầu người dùng tin nên chăng thư viện cần tiến hành xây dựng bộ sưu tập số toàn bộ tài liệu Hán Nôm, bên cạnh đó ưu tiên số hóa những tài liệu tiếng Việt có giá trị xuất bản trước những năm 1980 và những tài liệu có giá trị khác không được tái bản lại, dần dần tiến tới một thư viện số nhằm đáp ứng được một lúc cả hai nhu cầu khai thác và bảo quản tài liệu.
Việc bảo quản và sử dụng có hiệu quả giá trị tài liệu có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với kinh tế, xã hội, lịch sử của mỗi quốc gia. Vì vậy việc ứng dụng các công nghệ, kỹ thuật hiện đại vào bảo quản lâu dài các tài liệu là một nhiệm vụ cấp bách.
Hiện nay, sự phát triển nhanh chóng của kỹ thuật công nghệ thông tin đã hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu truyền tin và khai thác thông tin dữ liệu của nhân loại. Trong đó, hệ thống thông tin điện tử Intenet được mọi người quan tâm sử dụng
nhiều nhất nhờ tính thông dụng trong việc giao tiếp, tìm kiếm và đọc thông tin bằng tính năng ưu việt của các phần mềm ứng dụng về quản lý, số hóa tài liệu.
Thực hiện kế hoạch chuyển tài liệu bằng giấy (sách, báo, tạp chí) sang vật mang tin khác Viện cần:
- Ghi tài liệu sang sạng vi film,
- Ghi tài liệu ra đĩa quang học CD-ROM, theo dự án thư viện điện tử, thư viện số.
Muốn vậy phải có cơ sở dữ liệu toàn văn, ngoài các cơ sở dữ liệu thư mục..., trước mắt là các tài liệu Hán Nôm, các tài liệu xuất bản trước năm 1954, kho luận án quý hiếm, bản đồ, kho sách dịch..., bằng phương pháp quét, hoặc chụp ảnh kỹ thuật số toàn văn các tài liệu. Hiện nay với việc bùng nổ về công nghệ thông tin, việc lưu giữ, bảo quản tài liệu gặp rất nhiều thuận lợi, tận dụng điều này, ngoài việc bảo quản tài liệu bằng phương pháp truyền thống Viện nên bảo quản bằng cách lưu tài liệu trên các vật mang tin khác như:
- Bảo quản lưu trữ trên Microfilm.
- Lưu trên một ổ cứng riêng biệt có dung lượng lớn, để nơi an toàn (trong két sắt và có cập nhật hàng tháng).
- Lưu trên các đĩa CD- ROM chất lượng cao. - Lưu trong ổ cứng của máy chủ.
Đây là những biện pháp mà cho đến nay có thể nói là hữu hiệu nhất cho việc bảo quản, lưu trữ tài liệu ở các vật mang tin khác ngoài giấy.
3.4. Đào tạo nguồn nhân lực trong công tác bảo quản
Để công tác bảo quản thực sự có chất lượng, Viện cần:
- Gấp rút đầu tư chuyên sâu về chuyên ngành cho cán bộ làm công tác bảo quản. - Tổ chức các lớp học về bảo quản.
- Mời các chuyên gia trong và ngoài nước đến tập huấn, hướng dẫn cho các cán bộ trẻ, mới vào nghề.
- Bổ sung, tuyển dụng thêm cán bộ chuyên về công tác bảo quản.
3.5. Tăng cƣờng đầu tƣ kinh phí cho công tác sƣu tầm và bảo quản
+ Công tác sưu tầm: Hiện nay nguồn kinh phí cho công tác sưu tầm cũng được các cấp lãnh đạo quan tâm và đầu tư một nguồn kinh phí không nhỏ, nhưng với thực trạng sưu tầm hiện nay thì nguồn kinh phí đó dường như vẫn còn chưa đủ. Bởi lẽ địa bàn sưu tầm ngày càng xa Hà Nội hơn mà công tác phí, và nguồn đầu tư không tăng, cộng thêm sự biến động của thị trường, với công tác phí 170.000 đồng/ngày/người cho việc ăn ở, đi lại trên địa bàn ngoài Hà Nội công tác hầu như không đủ, hầu hết cán bộ đi sưu tầm phải xin ở trọ nhà dân mới đủ kinh phí. Vì vậy Viện nên đầu tư thêm kinh phí động viên cho cán bộ sưu tầm.
Viện cũng nên để ra một nguồn kinh phí cho việc sao chụp sách, sắc phong… ở các địa phương (nếu như đến địa phương đó có tư liệu Hán Nôm nhưng không mua được vì các lý do khác nhau). Hiện nguồn kinh phí này chưa có nên việc bỏ sót tư liệu Hán Nôm dạng này là khá phổ biến.
+ Công tác bảo quản: Thực tế, chưa bao giờ có đủ kinh phí cho công tác này. Nhất là tài liệu Hán Nôm vì là một loại hình tài liệu tương đối đặc thù từ chữ viết đến vật mang tin. Chất liệu giấy, kích cỡ khác nhau nên việc phục chế tài liệu gặp rất nhiều khó khăn. Hơn nữa đời của của tài liệu đã quá cao. Chính vì vậy Viện phải cần rất nhiều phương tiện và các kỹ thuật cao cho việc bảo quản và phục chế. Hơn nữa theo tình trạng sách hiện nay ở Viện tài liệu nào cũng đang ở tình trạng báo động, đang ở tình trạng cần quan tâm phục chế ngay. Bởi vậy Viện Nghiên cứu Hán Nôm, cũng như các cấp có liên quan cần tăng cường hơn nữa kinh phí cho công tác bảo quản bằng cách:
- Tiếp tục mở rộng các mối quan hệ với các tổ chức nhằm xin tài trợ kinh phí. Đồng thời tranh thủ sự hỗ trợ của các chương trình bảo quản của quốc tế và của các nước trong khu vực để bảo tồn kho di sản này.
- Mặt khác luôn ưu tiên dành một nguồn kinh phí cho cán bộ làm công tác bảo quản đi học ở các cơ sở đào tạo trong nước cũng như nước ngoài đào tạo.
- Cùng với việc đầu tư kinh phí để tu sửa, đóng tài liệu Viện cần phải thiết kế xây dựng thêm kho chứa sách hay tòa nhà thư viện đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật như: nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, thoáng mát... để khắc phục tình trạng quá tải của kho sách cũng như tình trạng xuống cấp và chưa đảm kỹ thuật của kho sách.
Kết luận
Là hiện thân của nền văn hiến mấy nghìn năm, tư liệu Hán Nôm trở thành nguồn di sản tư liệu, là tài sản vô giá cho việc nghiên cứu lịch sử, văn hóa và nhiều ngành khoa học khác của đất nước. Di sản Hán Nôm trở thành một bộ phận quan trọng trong hệ thống di sản văn hóa của nhân loại. Tài liệu Hán Nôm là mối dây liên kết không chỉ thặt chặt mối quan hệ giữa quá khứ và hiện tại, mà còn gìn giữ cho thế hệ tương lai một chiều dài lịch sử đậm đà bản sắc dân tộc. Cũng theo chiều dài thời gian và bánh xe lịch sử, vốn tài liệu Hán Nôm ngày bị càng hư hại, thất thoát qua nhiều cách: Sự tàn phá của thiên tai, khí hậu, côn trùng và cả do sự tàn phá của con người, rất nhiều tài sản quý hiếm của đất nước hiện đang được lưu giữ ở nước ngoài hoặc đang âm thầm hư hỏng dần.
Để sưu tầm vào bảo tồn thật tốt tài liệu Hán Nôm phục vụ cho việc nghiên cứu và khai thác và quảng bá, Viện Nghiên cứu Hán Nôm cần làm những việc sau:
- Trước hết khẩn trương sưu tầm tài liệu còn nằm rải rác trong nhân dân trong nước cũng như ở ngoài nước. Tránh tình trạng bỏ sót tài liệu trong quá trình sưu tầm.
- Lập bảng thống kê những tài liệu Hán Nôm chưa sưu tầm được, nêu rõ nguyên nhân và địa chỉ những nơi tài liệu Hán Nôm đó được lưu trữ.
- Khẩn trương số hóa toàn bộ kho sách Hán Nôm nhằm phục vụ cho bảo quản và khai thác thuận tiện hơn. Ở một chừng mực nào đó, đưa các tác phẩm có thể lên trang web để quảng bá tri thức Hán - Nôm một cách nhanh nhất cho cộng đồng, trước hết là cho người Việt. - Tài liệu cần lưu ở nhiều dạng khác nhau: trên các đĩa CD – ROM chất
lượng cao, ổ cứng máy tính, ổ cứng máy chủ, microfilm… - Nhiệt độ kho sách phải luôn duy trì ổn định 24/24 giờ.
- Cần ra một quy chế cho các cán bộ trong cơ quan về việc nộp các đề tài nghiên cứu hằng năm, luận văn, luận án về thư viện, chống lãng phí như hiện nay.
- Phải đẩy nhanh xã hội hóa việc giữ gìn di sản Hán - Nôm bằng cách dạy chữ Hán và chữ Nôm trong trường học. Dịch nghĩa và công bố các tác phẩm Hán - Nôm.
- Tổ chức đào tạo, tập huấn nghiệp vụ bảo quản cho các cán bộ làm công tác bảo quản phục chế, dần dần tiến tới đào tạo các chuyên gia bảo quản phục chế.
Tác động của di sản Hán Nôm không trực tiếp như những ngành khoa học công nghệ khác, nhưng khai thác tri thức Hán Nôm sẽ giúp người dân hiểu được truyền thống văn hóa của dân tộc, đồng thời đặt nền móng cho văn hóa xã hội đương đại để hướng tới nền văn hóa tiên tiến đậm đà bản sắc dân tộc.
TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Tài liệu tiếng Việt
1. Phan Văn Các & Clauchine Salmon (1998), Eespigraphiecen chinois du Viet Nam = Văn khắc Hán Nôm Việt Nam 1998, L’Ecole Française d’Extrême Orient - Viện Nghiên cứu Hán Nôm, Tập 1, Từ Bắc thuộc đến thời Lý, Paris - Hà Nội
2. Phan Văn Các (2000), Di sản Hán Nôm với việc xây dựng và phát triển nền văn hóa Việt Nam tiên tiến đậm đà bản sắc dân tộc, Viện Nghiên cứu Hán Nôm 30 năm xây dựng và phát triển 1970 - 2000, Nxb Khoa học Xã hội, Hà Nội, tr. 140-146
3. Du Chi (1984), Hãy tiếp tục sưu tầm văn bia, một loại tư liệu Hán Nôm quý giá, Nghiên cứu Hán Nôm, tr.66-68
4. Nguyễn Đổng Chi (1979), Đặc điểm của thư tịch Hán Nôm và nhiệm vụ cấp thiết của chúng ta với kho di sản ấy, Thư tịch cổ và nhiệm vụ mới, kỷ