2.5.1. Công tác sưu tầm tài liệu
Ưu điểm: Kể từ khi thành lập cho đến nay Viện Nghiên cứu Hán Nôm vừa tròn 40 năm. Với 40 miệt mài với công việc, cho đến nay Viện đã thực hiện rất tốt nhiệm vụ mà Đảng và nhà nước giao phó về mọi mặt hoạt động, đặc biệt là công tác sưu tầm và bảo quản tài liệu. Đây là một kết quả to lớn và đáng tự hào.
Viện đã thực hiện công tác sưu tầm tài liệu Hán Nôm trên địa bàn cả nước, bao gồm toàn bộ các tỉnh miền Bắc và một số các tỉnh miền Trung như: Thanh Hoá, Nghệ An, Hà Tĩnh, Thừa Thiên Huế, Đà Nẵng, Quảng Nam. Trong quá trình sưu tầm cán bộ sưu tầm rất nhiệt tình trong công tác, tận dụng mọi thời gian cho công việc. Tính đến năm 2010 tài liệu Hán Nôm sưu tầm được là:
Văn bia khoảng : 34.000 đơn vị tư liệu. Sách Hán Nôm: 17.174 bản đóng rời.
Số tư liệu chữ viết của các dân tộc thiểu số do dự án mới triển khai nên chưa có được số liệu cụ thể.
Qua đây chúng ta có thể thấy số sách sưu tầm qua các năm đã nhiều hơn số sách của Viện và số tài liệu văn bia gần bằng số tài liệu trong những năm đầu thành lập. Có thể nói đây là một thành quả đáng tự hào của Viện.
Công tác bổ sung sách báo tiếng Việt làm cũng tương đối tốt. Hằng năm Viện cấp kinh phí cho việc bổ sung sách báo tiếng Việt tuy chưa nhiều nhưng hàng năm thư viện cũng bổ sung được khoảng 300 cuốn sách làm đa dạng hơn cho kho sách, đáp ứng được yêu cầu của độc giả. Hơn nữa cán bộ làm bổ sung là người có chuyên môn sâu, vì vậy sách được bổ sung về rất phù hợp và được nhiều độc giả hưởng ứng, khen ngợi. Mặc khác nguồn tài liệu xám cũng đã được quan tâm bổ sung hơn.
Công tác bổ sung sách báo ngoại văn tuy không bằng nguồn tư liệu Hán Nôm cũng như tài liệu tiếng Việt nhưng cũng đã được bổ sung tương đối nhiều những tài liệu có giá trị, mang tính khoa học cao.
Nhƣợc điểm: Bên cạnh những việc đã làm được vẫn còn tồn tại một số chưa làm đó là:
- Chưa mở rộng địa bàn sưu tầm. Hiện Viện điều tra sưu tầm tại các địa bàn có nhiều tài liệu Hán Nôm, những địa bàn ít tư liệu Hán Nôm và những nơi thuộc vùng sâu vùng xa chưa sưu tầm đến.
- Chưa phát huy hết được các hình thức sưu tầm, vẫn còn bỏ sót nhiều loại hình tài liệu khác như: sắc phong, sách trong các tư gia, tại các thư viện trên địa bàn cả nước.
- Chưa ban hành quy chế đối với công tác sưu tầm tài liệu.
- Kinh phí cho công tác sưu tầm chưa được đầu tư đúng mức, hiện nay kinh p Chưa ban hành quy chế đối với công tác sưu tầm tài liệu.
- hí đầu tư cho sưu tầm hằng năm còn thấp. Kinh phí đầu tư cho 1 năm khoảng 230 triệu, trong đó số lượng tài liệu Hán Nôm trên còn trong dân gian rất nhiều.
Nguyên nhân:
- Nguyên nhân dẫn tới những nhược điểm trên là do kinh phí chi cho công tác phí còn thấp, chính vì vậy mà tiền được thanh toán cho cán bộ lại dựa trên những sản phẩm thực tế sưu tầm được. Do đó cũng hạn chế phần nào khả năng đáp ứng sản phẩm sưu tầm hằng năm.
- Viện chưa có được những quy chế cho việc thu mua sản phẩm sưu tầm và mở rộng các hình thức sưu tầm, chính vì điều này khi gặp các tài liệu Hán Nôm không nằm trong hạng mục sưu tầm cán bộ không dám thực hiện trong khi đó những tài liệu đó đôi khi là rất quý hiếm mà Viện chưa có hoặc những sản
phẩm Hán Nôm trong những tiền đã được quy đinh, sản phẩm làm thừa cũng không được thanh toán bằng bất kỳ hình thức nào. Chính vì thế tài liệu Hán Nôm lãng phí tương đối nhiều.
2.5.2. Công tác bảo quản tài liệu
Ƣu điểm: Đạt được những tiến bộ vượt bậc qua các thời kỳ. Nhờ ứng dụng tiến bộ của khoa học kỹ thuật mà công tác bảo quản ngày càng đạt đươc hiệu quả cao. Cán bộ trong Viện ngoài việc năng động phát huy nội lực, đã tranh thủ khai thác các nguồn tài trợ bổ sung cho các trang thiết bị và các loại vật liệu có độ chuẩn cần thiết cho công tác bảo quản và phục chế. Viện đã cử nhiều lượt cán bộ đi học tập với các nước có truyền thống bảo quản như: Mỹ, Trung Quốc, Nhât Bản, Đài Loan. Viện cũng đã tổ chức các workshop mời các chuyên gia nước ngoài đến dạy về kỹ thuật bảo quản, đặc biệt là kỹ thuật bồi vá bằng giấy dó và làm hộp bảo quản sách Hán Nôm.
Cùng với việc phát triển của công nghệ thông tin, Viện cũng bước đầu số hoá tài liệu Hán Nôm đưa vào việc lưu trữ và bảo quản tài liệu dạng số.
Trong những năm qua Viện đã thực hiện sao chụp nhân 3 bản toàn bộ số sách Hán Nôm hiện có trong kho và tiếp tục nhân bản các sách Hán Nôm đã sưu tầm được khi đã được xử lý và lên ký hiệu.
Hiện nay Viện đã hoàn thành được 2 bộ thư mục sách Hán Nôm sưu tầm và sách Hán Nôm của các dân tộc thiểu số và đã đưa ra phục vụ độc giả.
Công tác bồi vá, phục chế tài liệu đạt hiệu quả cao, tay nghề của cán bộ làm công tác phục chế ngày một tiến bộ, chất lượng tương đối tốt, hình thức đẹp, sách sau khi phục chế được đóng lại bằng bìa cậy rất giống nguyên bản. Đây là một tiến bộ lớn trong công tác bảo quản.
Đối với văn bia, vì nhiều kích cỡ khác nhau nên việc bồi vá cũng khác nhau, nếu tài liệu rách nhiều tiến hành bồi nguyên bản, còn nếu ít tiến hành vá lỗ thủng.
Đối với các tài liệu không thuộc chất liệu giấy như ván khắc cũng được xếp giá cẩn thận.
Đối với tài liệu là tiếng việt và sách báo ngoại văn: Thư viện đã đóng bìa toàn bộ sách cũ, chất lượng tốt. Thư viện đã làm được nhiều sản phẩm thông tin có giá trị sử dụng cao, dần từng bước chuyển từ phục vụ thủ công sang tự động hóa hoạt động thư viện, hầu hết vốn tài liệu đã được quản lý trên máy.
Về cơ sở vật chất toàn bộ kho sách đã được trang bị hệ thống điều hoà trung tâm, máy hút ẩm, máy thông gió, những tiêu chuẩn về nhiệt độ, độ ẩm đạt đúng quy tắc của thư viện. Chế độ vệ sinh kho sách được thực hiện thường xuyên.
Nhƣợc điểm:
+ Công tác vận hành hệ thống điều hòa chưa tốt, nhiệt độ được đảm bảo vào ban ngày. Buổi tổi và ngày nghỉ toàn bộ hệ thống điều hòa bị ngắt. Do vậy kho bị chênh lệch lớn giữa ngày và đêm, điều này ảnh hưởng rất lớn đến tuổi thọ của sách.
+ Ý thức của cán bộ chưa cao: Trong quá trình tu bổ, bảo quản, đôi khi do không cẩn thận một vài sách đã bị xén vào chữ làm cho tình trạng văn bản không còn được nguyên vẹn. Kho sách vệ sinh thường xuyên nhưng chưa được cẩn thận, chu đáo.
+ Nguồn nhân lực cho công tác bảo quản còn mỏng nhất là khâu phục chế tài liệu. Hiện nay cán bộ làm công tác phục chế tào liệu mới chỉ có 02 người, trong khi đó kho sách cần phục chế là rất lớn. Chính vì điều này mà công tác phục chế làm được rất ít.
+ Kinh phí cho công tác bảo quản còn khiêm tốn. Các trang thiết bị dùng phục chế tài liệu còn thiếu rất nhiều như :
- Hóa chất xử lý nấm mốc. - Thiết bị, hóa chất khử axit. - Thiết bị kiểm tra mốc. - Tủ tẩy trùng
- Máy đo độ PH.
- Đồng thời kinh phí dành cho việc mua các trang thiết bị này còn rất rất khiêm tốn.
Nguyên nhân :
- Nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên trước hết là do nhận thức của cán bộ về tầm quan trọng của việc bảo quản tài liệu chưa cao.
- Cán bộ được tuyển dụng vào Viện 100% là cán bộ nghiên cứu, khi được phân vào làm thư viện họ gần như không hài lòng với nghề, họ mặc cảm với từ bị gọi là phụ vụ nghiên cứu » với họ làm thư viện chỉ tạm thời, không có ý công hiến lâu dài. Đây cũng là nguyên nhân làm cho khâu bảo quản gặp nhiều khó khăn.
- Do kinh phí còn thấp nên các trang thiết bị còn thiếu vì vậy cũng làm ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng cũng như tiến độ của công tác bảo quản.
Chƣơng 3. Giải pháp hoàn thiện công tác sƣu tầm và bảo quản tài liệu tại Viện Nghiên cứu Hán Nôm