2.2.2 .Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức
3.2. Các giải pháp cụ thể
3.2.4. Xây dựng bản mô tả công việc để làm căn cứ, cơ sở đánh giá
Hiện nay, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tƣ số 14/2012/TT-BNV ngày 18/12/2012 về hƣớng dẫn thực hiện Nghị định số 41/2012/NĐ-CP ngày 08/5/2012 của Chính phủ quy định về vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập đã quy định rõ về bản mô tả công việc giúp cho các đơn vị sự nghiệp thực hiện (Phụ lục III).
Bản mô tả công việc gồm: thông tin chung (tên công việc, mã số, bộ phận công tác, chức vụ quản lý, số ngƣời phải quản lý...); mục đích, trách nhiệm, nhiệm vụ của VTVL; quyền hạn (điều kiện làm việc, phƣơng tiện, trang thiết bị cần thiết, lƣơng, chế độ khác) và phạm vi thực hiện (lĩnh vực, địa bàn hoạt động, thời gian thực hiện); mối quan hệ với các VTVL khác; kết quả công việc/nhiệm vụ theo các cấp độ của cấu trúc khung năng lực,...
Tác dụng của việc xây dựng bản mơ tả cơng việc: Có kế hoạch để tuyển dụng, bố trí; định hƣớng cho viên chức biết những việc phải làm; là căn cứ để đánh giá việc thực hiện công việc, nhiệm vụ; thực hiện trả lƣơng và các thu nhập khác; biết đƣợc nhu cầu của VTVL về trình độ học vấn, chun mơn nghiệp vụ để có kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng; phục vụ chính sách tạo động lực (khen thƣởng, kỷ luật, hay đề bạt, thôi giữ chức vụ quản lý...); để thiết kế lại công việc cho từng VTVL hợp lý, hiệu quả hơn; là căn cứ để bảo vệ về mặt luật pháp, hạn chế các tranh chấp, khiếu nại...
Các bƣớc tiến hành xây dựng, ban hành bản mô tả công việc:
Lập kế hoạch. Xác định mục đích, yêu cầu, trách nhiệm cá nhân, đơn vị
trong việc xây dựng bản mô tả công việc; lập sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy và quy trình xử lý dịng cơng việc, mối quan hệ giữa các đơn vị trong q trình cơng tác.
Thu thập thông tin về VTVL. Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ của tổ chức;
tiến hành phân nhóm cơng việc; đánh giá thực trạng viên chức; xây dựng danh mục VTVL; thu thập thông tin cụ thể về chức năng, nhiệm vụ từng đơn vị, bộ phận và danh mục hồ sơ công việc một số năm gần nhất của tổ chức, đơn vị.
Xây dựng bản mô tả công việc tổng quát đối với từng đơn vị
- Xác định mục tiêu chính và cơng việc chi tiết của đơn vị, bộ phận. - Các đơn vị kiểm tra, chỉnh sửa và xác nhận.
- Ngƣời (bộ phận) chịu trách nhiệm xây dựng bản mô tả công việc kiểm tra, rà soát bản xác nhận (đối chiếu với chức năng, nhiệm vụ đơn vị đó, với các đơn vị khác).
- Cân đối, điều chỉnh để khỏi trùng lắp hoặc bỏ sót nhiệm vụ.
- Trao đổi lại với các đơn vị và cùng xác nhận lại bản MTCV tổng quát.
Thu thập, quan sát hoạt động và phân tích thơng tin theo từng VTVL.
- Xây dựng nội dung bản MTCV và bản quan sát hoạt động tại từng VTVL theo các nội dung: Thời gian (bắt đầu và kết thúc, thƣờng là 3 tháng); hoạt động (công việc cần quan sát, thông tin cần thu thập tại VTVL); ngƣời chủ trì phân tích; cá nhân thực hiện tại VTVL; ngƣời giám sát; dự kiến kết quả thu đƣợc qua quan sát hoạt động, phân tích thơng tin.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thu thập, phân tích thơng tin, hoạt động tại VTVL.
- Sơ thảo bản MTCV cá nhân.
Tổng hợp, phân tích dữ liệu, thơng tin, dự thảo bản mô tả công việc đối với từng cá nhân và điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ của đơn vị.
- Ngƣời chịu trách nhiệm xây dựng bản MTCV tổng hợp, phân tích dữ liệu, sơ thảo bản mô tả công việc (MTCV) đối với từng cá nhân.
- Ngƣời thực hiện công việc tại VTVL đó, trƣởng đơn vị chuyên mơn, ngƣời giám sát, ngƣời chủ trì phân tích tham gia điều chỉnh và xác nhận.
- Ngƣời chịu trách nhiệm rà soát lại, xây dựng bản tổng hợp thông tin về các VTVL của tổ chức, đơn vị, đồng thời xác định, liệt kê các cơng việc chính, thƣờng xuyên, đột xuất, trọng tâm, công việc giao thêm.
- Thực hiện cân đối, điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ giữa các đơn vị và nhiệm vụ, công việc giữa các cá nhân.
Soạn thảo bản MTCV
- Trên cơ sở điều chỉnh, xác nhận lại, ngƣời chịu trách nhiệm xây dựng bản MTCV soạn thảo bản MTCV.
- Ngƣời thực hiện công việc tại VTVL đó và ngƣời quản lý, ngƣời chịu trách nhiệm xây dựng bản MTCV cùng nhau thảo luận (lần cuối) và đi đến nhất trí về bản MTCV, đảm bảo cơng việc tiến hành thuận lợi, khơng bỏ sót nhiệm vụ hoặc chồng chéo nhau; thống nhất những vấn đề cần giải quyết, xử lý nếu viên chức tại VTVL đó vắng mặt trong một thời gian nhất định nào đó.
- Hồn chỉnh dự thảo bản MTCV.
Phê chuẩn, ban hành bản MTCV gồm có các bước: Góp ý, phê chuẩn bản
MTCV (có sự tham gia đóng góp của tập thể lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo các tổ chức đoàn thể, đơn vị chức năng về pháp lý, tài chính, tổ chức nhân sự, chuyên gia...); Thủ trƣởng cơ quan ban hành bản MTCV (có ký kết, xác nhận của ngƣời thực hiện công việc, ngƣời quản lý của đơn vị đó, ngƣời xây dựng bản MTCV).
Đây là công việc cụ thể và tỷ mỉ, mất nhiều thời gian, công sức, đồng thời là vấn đề nhạy cảm, phức tạp; trong giai đoạn mới thực hiện khó tránh khỏi sự xáo trộn, gây nên những tâm tƣ, tình cảm, động chạm đến lợi ích nhiều ngƣời nên phải đảm bảo sự kế thừa và phát triển.