TẠI ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
3.1 Tăng cường nguồn lực thông tin đáp ứng yêu cầu đào tạo theo học chế tín chỉ chế tín chỉ chế tín chỉ
3.1.1 Điều chỉnh chính sách bổ sung phù hợp với yêu cầu đào tạo
Trong giai đoạn hiện nay, tài liệu truyền thống bao gồm tài liệu in trên giấy, như sách, báo, tạp chí, bản nhạc in,… vẫn đóng vai trò quan trọng, là kênh thông tin chủ yếu phục vụ giảng dạy và học tập tại Đại học Quốc gia Hà Nội. Nguồn tài liệu này cần được quan tâm phát triển.
Chuyển đổi sang phương pháp đào tạo theo tín chỉ, yêu cầu mượn và đọc tài liệu đối với sinh viên trong quá trình học tập là bắt buộc. Trên thực tế nhu cầu tìm kiếm thông tin, nhu cầu đọc sách tham khảo, sách chuyên khảo, chuyên ngành ở các trường đại học đào tạo theo học chế tín chỉ là rất lớn. Tuy nhiên qua nghiên cứu và khảo sát cho thấy vốn tài liệu chưa đáp ứng được yêu cầu học chế tín chỉ. Chính vì vậy cần có giải pháp để tăng cường nguồn lực thông tin cả về số lượng và chất lượng.
- Đổi mới chính sách phát triển vốn tài liệu/học liệu: Diện bổ sung phải sát hợp với từng đề cương môn học theo tín chỉ của giảng viên đã được đã được hội đồng khoa học của các khoa thông qua và được nhà trường phê duyệt.. Trong từng đề cương bài giảng theo tín chỉ, giảng viên đã đưa ra danh mục tài liệu bắt buộc sinh viên đọc và danh mục tài liệu yêu cầu đọc thêm. Đây là căn cứ rất quan trọng cho thư viện xây dựng kế hoạch bổ sung theo đề tài/theo môn học. Đặc biệt chú ý phát triển kho giáo trình - kho học liệu phục vụ sinh viên.
- Khi xây dựng kế hoạch bổ sung của thư viện phải chú ý theo các môn học của từng ngành đào tạo, phải cập nhật danh mục tài liệu bắt buộc và danh mục tài liệu tham khảo yêu cầu sinh viên đọc thêm (vì từng giảng viên có thể có những điều chỉnh, thay đổi hoặc bổ sung mới theo từng năm học, hoặc cùng một môn học có thể do các giảng viên khác nhau đảm nhiệm, họ có thể đòi hỏi sinh viên đọc những tài liệu khác nhau). Cho nên phải nắm bắt được những công
trình nghiên cứu mới của chính các thày cô, các sản phẩm nghiên cứu khoa học, các tài liệu phục vụ cho giảng dạy…từ đó đề xuất lãnh đạo bổ sung.
- Nắm danh sách các giảng viên cơ hữu theo các môn học chung và chuyên ngành của các khoa, bộ môn; trình độ, học vị, học hàm, chức danh của họ để khi cần thiết có thể quan hệ trực tiếp với giảng viên, đề nghị họ cung cấp các tài liệu bắt buộc và tài liệu tham khảo mà thư viện không thể bổ sung được. Việc thiết lập mối quan hệ tốt với các giảng viên để nắm vững và cập nhật danh mục tài liệu tham khảo của các môn học là hết sức cần thiết, đặc biệt là để bổ sung cho thư viện những tài liệu ít gặp trên thị trường xuất bản và tài liệu mà giảng viên có được do các chuyến đi công tác, học tập ở nước ngoài, dự các hội nghị, hội thảo khoa học. Phải thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với các giảng viên, những người thường xuyên thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ, ngành, đề tài nhánh cấp nhà nước, cấp trường, các giảng viên viết giáo trình, sách chuyên khảo, tài liệu tham khảo, bài báo khoa học để họ tư vấn về nguồn tài liệu chính thống và nguồn tài liệu xám cần bổ sung.
- Điều chỉnh kịp thời chính sách bổ sung trên cơ sở quan hệ chặt chẽ với phòng đào tạo và phòng sau đại học để nắm vững sự biến động hàng năm về số lượng chuyên ngành đào tạo các bậc tiến sĩ, thạc sĩ, đại học, cao đẳng, các loại hình đào tạo chính quy, không chính quy, từ xa, liên kết đào tạo trong nước và nước ngoài; số lượng sinh viên hệ chính quy, tại chức, học viên cao học, nghiên cứu sinh, số lượng sinh viên quốc tế đang học tập tại trường; Nắm bắt kịp thời chương trình đào tạo của hệ chính quy, hệ vừa học vừa làm, kế hoạch giảng dạy và học tập cho các ngành/chuyên ngành đào tạo của trường trên cơ sở chương trình khung do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành, kể cả các chương trình đặc biệt đối với những sinh viên xuất sắc, các chương trình bồi dưỡng, nâng cao trình độ khoa học-công nghệ, chuyên môn nghiệp vụ và các chương trình nâng cao kiến thức khác, các chương trình chuyển đổi và liên thông giữa các trình độ do trường thực hiện, các chương trình hợp tác nghiên cứu và chuyển giao công nghệ, chương trình liên kết đào tạo với các tổ chức nghiên cứu, cơ sở đào tạo trong nước và quốc tế,....
- Tổ chức và quản lý nguồn tin nội sinh: Nguồn tin nội sinh hay tài liệu xám là “các công trình nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn, sách giáo trình,
sách tham khảo, tài liệu hội nghị, hội thảo... Đây là nguồn thông tin rất có giá trị, phục vụ đắc lực cho học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, sinh viên các trường”. Trung tâm cần đẩy mạnh việc tổ chức và phát triển nguồn tin nội sinh thông qua việc củng cố, tăng cường công tác thu thập, lưu giữ, xử lý và phổ biến thông tin; hoàn thiện lại các quy định pháp lý về giao nộp luận án, luận văn của cán bộ, sinh viên. Ngoài ra, còn một nguồn tài liệu quý giá khác đó chính là các tài liệu hội nghị, hội thảo.
3.1.2 Phát triển nguồn thông tin số
Việc phát triển nguồn học liệu tại trường ĐH phụ thuộc trực tiếp vào quan điểm của người quản lý, vào ý thức và sự tham gia của người dùng tin, vào chiến lược phát triển hoạt động TT-TV. Nguồn học liệu điện tử trong trường đại học đã và sẽ đóng vai trò quan trọng. Đây là nguồn tin được tạo lập và phát triển chủ yếu thông qua một hệ thống chính sách đồng bộ và các giải pháp vê công nghệ. Với mục tiêu trở thành nhà cung cấp TT trên mạng để phục vụ trực tiếp các họat động nghiên cứu và đào tạo, TT TT-TV phải quan tâm đến việc phát triển nguồn học liệu dưới dạng có thể khai thác trực tuyến. Đó là xu thế phát triển nguồn học liệu tại các trường đại học trong tương lai gần.
Nguồn tài liệu điện tử bao gồm:
+ Sách tham khảo điện tử, tài liệu tra cứu điện tử. + Giáo trình điện tử, bài giảng điện tử.
+ Báo, tạp chí điện tử.
+ Các CSDL dữ kiện, thư mục điện tử.
+ Các bộ sưu tập số về Luận văn- luận án, Báo cáo khoa học, kỷ yếu hội nghị, hội thảo…
+ CD-ROM, tài liệu đa phương tiện khác.
Kho tài liệu điện tử gồm những định dạng sau: dạng văn bản: html, pdf, word, powerpoint…, dạng âm thanh, phim; mp3, avi, mpef….dạng ảnh: gif, jpeg… được tổ chức thành bộ sưu tập theo từng chủ đề được lưu trữ trên các vật mang tin: CD-ROM, DVD hay server.. phục vụ thông qua phần mềm quản lý thư viện điện tử tối ưu và các công cụ công nghệ thông tin và truyền thông khác.
Trung tâm cần tập trung xây dựng hoàn chỉnh các loại CSDL toàn văn đặc biệt quan trọng đối với học chế tín chỉ như CSDL toàn văn giáo trình, bài giảng,
CSDL đề cương chi tiết các môn học gồm những thông tin thư mục về tài liệu có trong thư viện; CSDL toàn văn đề tài nghiên cứu khoa học; CSDL toàn văn luận văn, luận án; CSDL toàn văn tài liệu tham khảo theo môn học. Xây dựng kho dữ liệu dạng video clip: tham gia thu băng, quay video toàn cảnh các hội thảo khoa học, các đề tài nghiên cứu khoa học…nhằm tạo lập kho tài liệu đa phương tiện.
Tăng cường bổ sung nguồn thông tin điện tử thông qua việc sưu tầm trên mạng trao đổi, mua tài liệu giữa các thư viện, trung tâm thông tin, doanh nghiệp hay các nhà xuất bản. Tạo lập liên kết đến các nguồn tài liệu điện tử thích hợp trên internet.
Trung tâm cũng cần tham khảo và vận dụng kinh nghiệm của các thư viện đại học nước ngoài về thiết kế các trang web tìm kiếm và chia sẻ thông tin về các hệ thống quản lý giáo trình và các sản phẩm thông tin trong môi trường internet biến động với nhịp độ nhanh.
3.1.3 Nâng cao khả năng chia sẻ nguồn thông tin
Những lợi ích của việc hợp tác liên thông, chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các cơ quan TT-TV ĐH:
- Đối với mỗi cơ quan TT-TV thành viên sẽ được giảm chi phí bổ sung và xử lý tài liệu, tăng cường khả năng cung cấp thông tin, hoàn thiện nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức hoạt động.
- Đối với NDT sẽ được nâng cao hiệu quả của kết quả tra cứu, tìm kiếm thông tin/ tài liệu
- Hợp tác, liên thông giữa các cơ quan TT-TV đại học là tiền đề quan trọng để mở rộng mối giao lưu, hợp tác quốc tế.
- Sự phát triển của công nghệ thông tin và viễn thông là điều kiện thuận lợi cho việc liên thông chia sẻ nguồn lực thông tin.
- Nội dung của việc liên thông nhằm vào các vấn đề: Phối hợp bổ sung nguồn lực TT, chia sẻ nguồn TT, phân công lao động trong xử lý TT, hỗ trợ trang thiết bị và các giải pháp công nghệ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc hội nhập, chia sẻ kinh nghiệm giữa các cán bộ TV, qui định quyền lợi và trách nhiệm của mỗi TV thành viên trong các trường ĐH.
- Hoạt động liên thông được thực hiện qua các phương thức: Cho mượn tài liệu liên thư viện, truy cập qua mục lục công cộng trực tuyến, nối mạng giữa
các Thư viện tổ chức các hội nghị, hội thảo để trao đổi kinh nghiệm hoạt động, các tiêu chuẩn nghiệp vụ. thiết lập mục lục liên hợp với các biểu ghi thư mục có đính kèm tên các thư viên có tài liệu đó, kết nối với dữ liệu cho mượn (circulation data). Việc kết nối này cho phép người sử dụng có thể tra tìm tài liệu, gửi yêu cầu về tài liệu trực tiếp đến thư viện thành viên của consortium và tư liệu cần mượn sẽ được gửi tới người sử dụng thông qua thư viện cơ sở của họ.
- Điều kiện để đảm bảo cho sự liên thông: Đó là các chính sách, thủ tục liên thông về pháp lý, đảm bảo các kiến trúc hạ tầng: tuân thủ tiêu chuẩn chung về tổ chức tài nguyên TT, có phần mềm tích hợp các tiêu chuẩn chung và nguồn tài nguyên TT chia sẻ được. Cụ thể:
Thứ nhất: Trung tâm cần chuẩn bị các điều kiện về cơ sở hạ tầng thông tin và công nghệ thông tin, tuân thủ tiêu chuẩn chung về tổ chức tài nguyên TT, có phần mềm tích hợp các tiêu chuẩn chung và nguồn tài nguyên TT chia sẻ được. Các máy tính con được kết nối với nhau trên các mạng khác nhau: LAN, WAN, INTERNET và vận hành trên đường băng truyền rộng để quản lý, trao đổi, khai thác thông tin thông qua website chung cho toàn hệ thống.
Thứ hai: Chuẩn bị nguồn lực thông tin. Trung tâm TT-TV nói riêng và các thư viện nói chung cần chuyển đổi từ TV truyền thống sang TV điện tử, xây dựng một số CSDL dùng chung không chỉ cho các thư viện và trung tâm thông tin mà có thể phối hợp với nhiều cơ quan tổ chức khác. Hoàn thiện các CSDL dưới dạng biểu ghi thư mục, tiến hành số hóa từng phần hoặc toàn bộ các nguồn tài liệu, ưu tiên các công trình nghiên cứu khoa học, các báo cáo khoa học, luận án, luận văn và các tài liệu quý hiếm… Thư viện cần tăng cường bổ sung các loại CSDL trực tuyến, sách điện tử, CD-ROM…
Thứ ba: Áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong xử lý thông tin. Trung tâm TT-TV cần thực hiện các chuẩn nghiệp vụ để xử lý thông tin phục vụ cho việc liên thông chia sẻ nguồn lực thuận lợi. Đó là:
- Chuẩn biên mục/quy tắc (ISBD, AACR2)
- Sử dụng khổ mẫu mô tả tài liệu/khổ mẫu biểu ghi (MARC21, USMARC, MARC-XML, Dublin core..)
- Phân loại tài liệu theo khung phân loại DDC
- Sử dụng bản đề mục chủ đề Thư viện quốc hội Mĩ và giao thức trao đổi dữ liệu Z39.50