2.2.1. Hệ thống mục lục
2.2.1.1. Hệ thống mục lục truyền thống
Hệ thống mục lục truyền thống ( hay mục lục phiếu) là tập hợp các đơn vị phiếu mục lục được sắp xếp theo một trình tự nhất định, phản ánh nguồn tin của một hay một nhóm cơ quan thông tin – thư viện.
Một trong những chức năng chủ yếu của mục lục là giúp người dùng tin xác định được vị trí lưu trữ tài liệu trong kho. Phiếu mục lục chính là phiếu mô tả thư mục về tài liệu và tạo nên một điểm truy nhập tới tài liệu được phản ánh. Phạm vi bao quát hay đối tượng phản ánh của một hệ thống mục lục là tài liệu dưới những hình thức khác nhau của một hay nhiều cơ quan thông tin – thư viện. Đối với các thư viện, mục lục này còn gọi là mục lục thư viện.
Hệ thống mục lục truyền thống của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN được duy trì ở tất cả các phòng PVBĐ. Hệ thống mục lục là sản phẩm của quá trình xử lí tập trung tài liệu, được in ra từ cơ sở dữ liệu.
Hệ thống mục lục truyền thống của Trung tâm hiện nay có 02 loại: Mục lục chữ cái và mục lục phân loại.
Mục lục chữ cái: là tập hợp các phiếu mô tả thư mục theo trật tự chữ cái họ tên tác giả hoặc tên tài liệu (đối với tài liệu có từ 4 tác giả trở lên)
Mục lục phân loại: là tập hợp các phiếu mô tả được sắp xếp theo trật tự môn loại của một bảng phân loại tài liệu nhất định.
Mục lục phân loại của Trung tâm được chia thành 2 phần gồm các phiếu mô tả tài liệu tiếng Việt và tài liệu tiếng nước ngoài. Trong mỗi phần, các phiếu được sắp xếp theo đúng trật tự khung phân loại DDC và trong từng môn loại, các phiếu mô tả lại được sắp xếp theo trật tự chữ cái họ, tên tác giả. Cùng một tài liệu một tác giả được tái bản nhiều lần thì ưu tiên xếp tài liệu có năm xuất bản mới hơn lên trước.
Ưu điểm của hệ thống mục lục phiếu của Trung tâm:
- Có khả năng linh hoạt, hàng năm Trung tâm tiến hành thanh lý, loại bỏ bớt những tài liệu cũ, lạc hậu ở các kho. Hệ thống mục lục phiếu có khả năng linh hoạt để đáp ứng kịp thời những thay đổi này.
Nhược điểm:
- Cồng kềnh, khó luân chuyển tới tận tay người dùng tin. - Chi phí để làm một hệ thống mục lục khá tốn kém.
Như vậy, muốn tìm tài liệu theo dấu hiệu tên tác giả hoặc tên sách, NDT thực hiện tra cứu qua mục lục chữ cái và tìm tài liệu theo dấu hiệu nội dung thông qua mục lục phân loại.
Phiếu mô tả trong mục lục chữ cái
VV-D1 NGUYỄN THÀNH PHÚ
001245 Tự học thiết kế trang web / Thành Phú . - H. : Thống kê, 2002. - 261 tr.
DDC: 006.7
Phiếu mô tả trong mục lục phân loại
VV-D1 001245
Tự học thiết kế trang web / Thành Phú . - H. : Thống kê, 2002. - 261 tr.
DDC: 006.7
2.2.1.2 Mục lục truy cập công cộng trực tuyến OPAC (Online Puplic Access Catalogs) Access Catalogs) Access Catalogs)
OPAC là mục lục được máy tính hóa và người sử dụng trực tiếp tra tìm tài liệu qua mạng Intranet tại Trung tâm hoặc qua mạng Inernet thông qua website: http://www.lic.vnu.edu.vn. Như vậy, OPAC chính là cổng giao tiếp giữa NDT và CSDL của Trung tâm.
OPAC được đông đảo NDT sử dụng và đánh giá cao vì những ưu điểm sau: hỗ trợ người dùng tin tìm kiếm thông tin về tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác, đạt hiệu quả cao. Tạo ra khả năng đa truy cập: nhiều người có thể truy cập vào các CSDL do Trung tâm xây dựng vào cùng một thời điểm và cùng lúc có thể sử dụng một biểu ghi.
Để sử dụng mục lục trực tuyến bạn đọc có 2 cách: Bạn đọc có thể đến trực tiếp thư viện, sử dụng hệ thống máy tính tra cứu được đặt tại các phòng PVBĐ có biểu tượng tra cứu được tạo sẵn. Bạn đọc có thể truy cập vào trang web của trung tâm: http://www.lic.edu.vn, sau đó kích vào mục Tra tìm tài liệu, màn hình sẽ hiện ra giao diện bạn đọc có thể sử dụng để tìm kiếm tài liệu như đang sử dụng Libol tại Trung tâm.
Giao diện của phân hệ tra cứu trong phần mềm thư viện điện tử Libol 5.5
2.2.2. Các cơ sở dữ liệu
2.2.2.1 CSDL thư mục
Hiện nay Trung tâm TT-TV ĐHQGHN đã xây dựng được các CSDL thư mục sau:
CSDL sách: 180.000 biểu ghi
CSDL bài trích tạp chí: 6374 biểu ghi
CSDL các công trình nghiên cứu khoa học của cán bộ ĐHQGHN (Kỷ niệm 100 năm ĐH Đông Dương - tiền thân của ĐHQGHN) gồm 16.000 biểu ghi thư mục.
- CSDL môn học là danh mục các tài liệu phục vụ các môn học được thiết kế theo khung chương trình đào tạo cử nhân của ĐHQGHN.
- CSDL Thư mục về tư tưởng đạo đức chủ tịch Hồ Chí Minh: 2172 biểu ghi
- CSDL Thư mục về G.s Nguyễn Văn Đạo: 604 biểu ghi
2.2.2.2. CSDL toàn văn
- Có 09 CSDL toàn văn, tổng số 9757 tên tạp chí với 8.306.140 bài - Có 05 CSDL sách điện tử với tổng số 56.127 cuốn
- CSDL Luận văn – luận án: 7020 cuốn
Cùng với các sản phẩm được bổ sung do mua hoặc nhận trao đổi, tặng biếu, một số thư viện còn tự xây dựng các CSDL đặc thù như CSDL thư mục tổng quát hoặc chuyên đề, CSDL đề tài và kết quả nghiên cứu khoa học, CSDL luận văn luận án.
Bảng 2.8: Mức độ sử dụng sản phẩm thông tin – thư viện tại ĐHQGHN
ST T Sản phẩm Tổng số CBQL, LĐ CBNC, GV NCS,CH, SV SL % SL % SL % SL % 1 Mục lục phiếu 30 16.6 0 0 0 0 30 24 2 Mục lục truy cập trực tuyến OPACS 147 81.6 2 20 10 25 125 100 3 CSDL thư mục 64 35,5 2 13,3 12 30 50 40 4 CSDL toàn văn 94 52,2 8 53,3 19 47,5 67 53,6
5 Website Trung tâm 125 42 5 30 20 50 100 80
6 Bản tin điện tử 84 46,6 7 46,6 10 25 65 52
7 Thư mục dạng in 57 31.6 2 13,3 5 12,5 50 40
2.2.3. Các sản phẩm thông tin – thư viện khác
2.2.3.1. Cổng thông tin điện tử của Trung tâm
Trang web là cổng thông tin quan trọng, quảng bá, giới thiệu các sản phẩm dịch vụ của thông tin- thư viện đến cho người dùng tin một cách nhanh nhất mọi lúc, mọi nơi. Website của Trung tâm tích hợp nhiều sản phẩm và dịch vụ như: Trang chủ, Tra tìm tài liệu, Bản tin điện tử, Thư viện khoa, Cơ sở dữ liệu trực tuyến, Tài nguyên số, Đại học khu vực, Vinaren, phần mềm học ngoại ngữ Langmaster.
Trang chủ của một website có ý nghĩa nhiều hơn nhiều các cổng dẫn thông tin khác của website. Trang chủ chứa các thông tin giới thiệu về quá trình hình thành và phát triển cũng như các tin tức – sự kiện nổi bật về hoạt động của
Trung tâm qua các chỉ mục: Giới thiệu chung, Thông tin nội bộ, Những điều cần biết, Tin tức- Sự kiện, Thông báo và tại đó các tin tức mới sẽ được đưa lên cổng thông tin của Trung tâm.
Website của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN bao quát một khối lượng thông tin lớn thông qua việc giới thiệu quá trình hình thành, phát triển và hoạt động của Trung tâm, phản ánh bộ sưu tập tài liệu của thư viện và kết nối với các tổ chức thư viện trong nước và thế giới, các thư viện công cộng và thư viện đại học. Website thể hiện được nguồn tài nguyên, các sản phẩm và dịch vụ trung tâm có thể cung cấp để phục vụ NDT, thể hiện cách thức tổ chức khoa học khiến NDT có thể truy cập và sử dụng một cách dễ dàng.
Trung tâm đã hoàn thiện và sử dụng Cổng thông tin với giao diện đẹp, dễ khai thác và tìm kiếm thông tin. Đến nay đã có 582.580 lượt bạn đọc truy cập và khai thác thông tin trên Cổng thông tin của Trung tâm.
Cổng thông tin của Trung tâm TT-TV, ĐHQGHN 2.2.3.2. Bản tin điện tử
Trung tâm TT-TV xây dựng bản tin điện tử dưới hai dạng: Xuất bản thành ấn phẩm ra hàng tháng và dạng điện tử trên website của Trung tâm:
- Bản tin điện tử trên website: Trung tâm TT-TV ĐHQGHN xây dựng và phát triển Bản tin điện tử trên website của mình (http://www.lic.vnu.vn) với các CSDL thư mục bài trích, tạp chí, điểm sách mới, CSDL Luận án tiến sĩ và Luận văn thạc sĩ, thư mục sách mới và CSDL môn học.
- Bản tin điện tử dạng ấn phẩm: Thông tin TT-TV ĐHQGHN xuất bản các bản tin điện tử dạng ấn phẩm hàng tháng bên cạnh Bản tin điện tử xây dựng trên website để hỗ trợ NDT tìm các bài trích tạp chí có nội dung khoa học hoặc các tài liệu mới nhập về của Trung tâm. Nội dung tổng hợp thông tin và cập nhật hàng tháng về các lĩnh vực tin học, thư viện, kinh tế, khoa học, công nghệ môi trường, khoa học xã hội và nhân văn, giáo dục, giới thiệu sách mới, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ được bảo vệ ở ĐHQGHN, đề tài nghiên cứu cấp ĐHQG, cấp nhà nước do cán bộ ĐHQG làm chủ đề tài đã được nghiệm thu.
Bản tin điện tử gồm hai phần chính: Phần thứ nhất giới thiệu các tin tức và sự kiện ngành thông tin- thư viện và điểm sách mới của một số nhà xuất bản; phần thứ hai là các bài trích tạp chí đã được xử lý hình thức và nội dung, được sắp xếp theo trật tự khung phân loại DDC giúp NDT dễ dàng tra cứu.
2.2.3.3. Thư mục dạng in
Thư mục là một sản phẩm thông tin – thư viện mà phần chính là tập hợp các biểu ghi thư mục (có hoặc không có tóm tắt, chú giải) được sắp xếp theo một trật tự, xác định, phản ánh các tài liệu có chung một hay một số dấu hiệu về nội dung hay hình thức [27]. Thư mục là công cụ quan trọng giúp TTTT-TV ĐHQGHN giới thiệu nguồn tài nguyên thông tin của mình. Một số các sản phẩm thư mục của Trung tâm:
Thư mục giới thiệu sách mới
Đây là loại thư mục nằm trong Bản tin điện tử của Trung tâm. Thư mục được tổ chức biên soạn thường xuyên theo định kỳ hàng tháng. Thư mục phản ánh toàn bộ tài liệu mới được bổ sung về Trung tâm. Công việc biên soạn thư mục do cán bộ phòng Thông tin – Nghiệp vụ đảm nhiệm.
Các tài liệu trong thư mục được sắp xếp theo chủ đề của Bảng phân loại DDC 14.
Trong mỗi môn loại, tài liệu được sắp xếp theo vần chữ cái ABC theo tên tác giả hoặc tên sách. Các yếu tố được mô tả trong thư mục bao gồm:
- Tên tài liệu - Tên tác giả
- Năm xuất bản, nơi xuất bản, nhà xuất bản, lần xuất bản. - Ký hiệu phân loại
- Ký hiệu xếp kho.
Thư mục tóm tắt luận án, luận văn sau đại học
Thư mục tóm tắt luận án, luận văn sau đại học của Trung tâm được in thành quyển. Thư mục này giới thiệu tóm tắt một cách có hệ thống các luận án, luận văn sau đại học của cán bộ trường Đại học Tổng hợp cũ và ĐHQG Hà Nội hiện nay. Bản thư mục bao gồm:
Phần 1: Mục lục
- Lời giới thiệu
- Hướng dẫn sử dụng thư mục - Phương pháp phân loại.
Phần 2: Nội dung của tài liệu
- Tài liệu được sắp xếp theo vần chữ cái tên tác giả - Tài liệu được phân loại theo bảng phân loại BBK
Phần 3: Bảng tra cứu:
Hiện nay Thư mục tóm tắt Luận án- Luận văn trong Bản tin điện tử của
Trung tâm. Thư mục được tổ chức biên soạn thường xuyên theo định kỳ hàng tháng. Thư mục phản ánh toàn bộ tài liệu mới được bổ sung về Trung tâm. Công việc biên soạn thư mục do cán bộ phòng Thông tin – Nghiệp vụ đảm nhiệm.
Thư mục bài trích tạp chí
Thư mục bài trích tạp chí nằm trong Bản tin điện tử, phản ánh các bài viết có giá trị đăng trong tạp chí chuyên ngành.
2.2.4. Các công cụ và quy trình tạo lập các sản phẩm thông tin- thư viện
2.2.4.1. Các công cụ tổ chức các sản phẩm thông tin – thư viện
Hệ thống sản phẩm thông tin- thư viện là kết quả của hàng loạt các hoạt động thu thập, xử lý, lưu trữ thông tin tư liệu của một cơ quan thông tin - thư
viện. Sản phẩm thông tin – thư viện của Trung tâm Thông tin - Thư viện, ĐHQGHN đa dạng và tương đối phong phú.
Sau hơn 10 năm hoạt động theo mô hình mới, Trung tâm đã có những sản phẩm thông tin - thư viện đáp ứng nhu cầu thông tin – tư liệu cho sự nghiệp đào tạo và nghiên cứu khoa học của ĐHQGHN. Một trong những nguyên nhân dẫn đến thành công trên là Trung tâm đã thực hiện tốt chiến lược chuẩn hóa từng bước các tiêu chuẩn nghiệp vụ thông tin- thư viện theo hướng hội nhập khu vực và quốc tế. Trung tâm đã có những bước đi thích hợp trong quá trình chuẩn hóa các khâu nghiệp vụ TT-TV để đi đến các tiêu chuẩn khu vực và quốc tế. Đó là:
- Áp dụng khổ mẫu MARC 21 trong biên mục: Toàn bộ CSDL các dạng tài liệu, kết quả của biên mục đã tạo ra mục lục điện tử, được đưa lên mạng LAN của Trung tâm, mạng VNUnet và kết nối Internet, phục vụ người dùng tin cả trong và ngoài ĐHQGHN. Từ kết quả phân loại, biên mục tài liệu, có thể dễ dàng tạo lập ký hiệu xếp giá và in nhãn xếp giá cho kho mở, in phiếu mục lục, in thư mục thông báo sách mới hàng tháng giới thiệu trong Bản tin điện tử của trung tâm.
- Áp dụng qui tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2 - Áp dụng bảng phân loại rút gọn DDC 14
Những tiêu chuẩn nghiệp vụ trên được áp dụng trong công tác xử lí tài liệu của Trung tâm đã tạo ra những sản phẩm và dịch vụ thông tin có chất lượng cao, có khả năng chia sẻ với các cơ quan TT-TV khác trong và ngoài nước.
Thực hiện quy trình xây dựng CSDL tài liệu mới (sách chuyên khảo, ấn phẩm định kỳ, luận văn luận án, đề tài NCKH, tài liệu phi giấy, nguồn tin điện tử), CSDL hồi cố, hệ thống mục lục điện tử, hướng dẫn tổ chức kho.
- Phần mềm: Libol 5.5. Hệ thống quản lý thư viện Libol 5.5 đã vận hành 8/10 module, chưa dùng module liên thư viện và module phát hành. Hiện tại phần mềm đã đáp ứng thực tế nghiệp vụ thư viện thông thường như: quản lý mượn, trả; bổ sung; biên mục theo AACR2 và MACR21
- Phần cứng: hệ thống máy tính và mạng, kết nối:….
Mạng máy tính Trung tâm hiện nay có cấu trúc hình sao, được chia ra làm 04 mạng cục bộ. Toàn mạng có 05 máy chủ, hơn 200 máy trạm, 05 switch và 28 hub. Hệ điều hành của máy chủ là Windows 2000 Advance Server và Windows
2003 server. Quản trị CSDL là SQL Server 2000. Các máy trạm dùng hệ điều hành Windows XP.
2.2.4.2. Quy trình xử lý tài liệu
* Tài liệu được xử lý từ đầu (Biên mục gốc) gồm tài liệu mới và hồi cố nhưng chưa có trong CSDL, bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài
- Nhận tài liệu từ phòng Bổ sung (theo ĐKCB của từng kho) - Sắp xếp theo tên tài liệu (một tên có nhiều bản tại nhiều kho) - Tổng kết số tên tài liệu theo ngôn ngữ
- Xử lý kỹ thuật:
+ Phân loại (khung phân loại DDC 14 rút gọn) + Định ký hiệu xếp giá (theo quy định Trung tâm)
+ Mô tả tài liệu trên phần mềm Libol (phân hệ Biên mục)
+ Làm tóm tắt (đối với tài liệu dạng luận án, luận văn, đề tài NCKH) + Định từ khóa (theo bảng từ khóa có kiểm soát của Trung tâm TT KH & CNQG; Bảng của TVQGVN).
+ Kiểm tra dữ liệu
- Chia, sắp xếp lại tài liệu theo ĐKCB của các kho
- Lọc, in nhãn xếp giá trên giấy A4 (theo ĐKCB ở từng kho) - Kiểm tra số nhãn đã in theo thứ tự ĐKCB
- Cắt nhãn, dán nhãn, viết ký hiệu xếp giá lên từng cuốn - Bó buộc, in dán nhãn từng bó