2.3. Tổ chức các dịch vụ thông tin-thư viện
2.3.1.1 Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ
Phục vụ đọc tại chỗ là dịch vụ mang tính truyền thống của các Trung tâm thông tin – thư viện, đây là dịch vụ cung cấp tài liệu gốc nhằm giúp người dùng tin thỏa mãn nhu cầu thông tin của mình. Khi sử dụng dịch vụ này, người dùng tin có thể được đáp ứng nhu cầu tra cứu tài liệu, tìm các thông tin dữ kiện, số liệu, các thuật ngữ, bài báo, tạp chí và các vật mang tin khác. Vốn tài liệu tại hệ thống các phòng đọc rất đa dạng và phong phú, thường xuyên được bổ sung về các môn loại. Kho tài liệu của hệ thống phòng đọc của Trung tâm TT-TV được tổ chức theo hai hình thức. Kho đóng (kho kín) và kho mở. Đối với kho đóng bạn đọc muốn mượn tài liệu phải thông qua cán bộ thư viện, đối với kho mở, bạn đọc mượn đọc tài liệu theo phương thức tự chọn.
Phục vụ đọc tài liệu theo hình thức kho đóng
Phương thức mượn đọc tài liệu thông qua cán bộ thư viện được áp dụng cho những kho tài liệu có qui mô lớn, chủ yếu là tài liệu tham khảo và giáo trình. Ưu điểm của phương thức phục vụ này là: Đảm bảo trật tự tài liệu trong kho, tiết kiệm diện tích kho. Tuy nhiên phương thức phục vụ này khiến độc giả mất nhiều thời gian tìm kiếm và tài liệu không được sử dụng hiệu quả do bạn đọc chưa khai thác hết nguồn tài liệu có trong kho đóng.
Do việc hạn chế khả năng tiếp cận với tài liệu của người dùng tin của các kho kín. Trong thời gian qua, Trung tâm TT-TV đã và đang thay thế dần các kho tài liệu kín bằng các kho tài liệu mở đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dùng tin trong ĐHQG. Điều này là một trong những bước tiến của quá trình xây
dựng một Trung tâm Thông tin- thư viện tiên tiến, hiện đại tiến kịp các thư viện trong và ngoài nước.
Phục vụ đọc tài liệu theo hình thức kho mở
Hiện nay Trung tâm đã xây dựng kho mở cho hệ thống kho tài liệu tra cứu, Báo- tạp chí của toàn Trung tâm. Các phòng đọc tại khu vực Mễ Trì hiện nay được tổ chức hoàn toàn theo hình thức kho mở, Kho tài liệu tham khảo tại phòng phục vụ bạn đọc chung với số tài liệu trên 20.000 bản, Kho tài liệu về KHTN ở Tầng 7 nhà T5 với gần 9000 bản. Các kho mở được cung cấp các trang thiết bị an ninh hiện đại như cổng từ, hệ thống camera giám sát, thanh từ, mã vạch..
Tài liệu trong kho mở được sắp xếp theo bảng phân loại DDC 14 theo thứ tự từ trái qua phải và từ trên xuống dưới. Tài liệu được sắp xếp theo thứ tự tăng dần mức độ chi tiết của ký hiệu phân loại, trong từng ký hiệu phân loại tài liệu lại được sắp xếp theo trật tự chữ cái họ tên tác giả rồi đến năm xuất bản. Ưu điểm của phương thức phục vụ này là:
- Tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng tin, họ có thể tự do lựa chọn và sử dụng tài liệu, thu hút bạn đọc đến thư viện ngày càng nhiều hơn.
- Tài liệu được sắp xếp theo môn loại tri thức, không phân biệt ngôn ngữ, kích cỡ, người dùng tin có thể tra cứu trên hệ thống tra cứu và trực tiếp vào kho lấy tài liệu, vì vậy toàn bộ nội dung của kho tài liệu được giới thiệu đến bạn đọc và được khai thác tối đa.
- Kho tài liệu được sắp xếp theo dấu hiệu nội dung nên sẽ tập hợp những tài liệu có chung một đề tài vào một nơi, đây là thuận lợi lớn nhất cho quá trình học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học của người dùng tin.
Do phục vụ với phương thức kho mở có nhiều thuận lợi nên số lượng người dùng tin đến thư viện ngày càng tăng đáng kể. Năm học 2009-2010 số lượt bạn đọc đến với Trung tâm TT-TV là: 1.168.520 lượt tài liệu được sử dụng là 1.913.490
Dịch vụ đọc tại chỗ là dịch vụ được người dùng tin sử dụng thường xuyên nhất. Để đáp ứng nhu cầu tài liệu của đông đảo bạn đọc, tại các phòng đọc kho mở Trung tâm đã áp dụng cả hai phương thức: đọc tại chỗ và mượn về nhà cho sinh viên ở các khu vực, thời gian mượn là 7 ngày đối với sách tiếng Việt, 10 ngày đối với sách tiếng nước ngoài.
Bảng 2.9 : Mức độ sử dụng các dịch vụ thông tin- thư viện tại trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN
STT Dịch vụ Tổng số CBQL, LĐ CBNC, GV NCS,CH,SV
SL % SL % SL % SL %
1 Đọc tại chỗ 125 69,4 0 0 5 12,5 120 96
2 Mượn về nhà 140 77,7 5 30 15 37.5 120 96
3 Đa phương tiện 5 0,27 0 0 0 0 5 0,4
4 Internet 90 50 0 0 0 0 90 72
5 Sao tài liệu gốc 78 43,3 3 20 10 25 65 52
6 Trao đổi thông tin 70 38,8 3 20 15 37,5 52 41,6
7 Tư vấn thông tin 54 30 1 0.6 8 20 45 36
8 Dịch vụ cung cấp
thông tin có chọn lọc
32 17,7 6 40 10 25 1 0,08
9 Tra cứu tin 100 55 0 0 5 12.5 95 76