2.2.4.1. Các công cụ tổ chức các sản phẩm thông tin – thư viện
Hệ thống sản phẩm thông tin- thư viện là kết quả của hàng loạt các hoạt động thu thập, xử lý, lưu trữ thông tin tư liệu của một cơ quan thông tin - thư
viện. Sản phẩm thông tin – thư viện của Trung tâm Thông tin - Thư viện, ĐHQGHN đa dạng và tương đối phong phú.
Sau hơn 10 năm hoạt động theo mô hình mới, Trung tâm đã có những sản phẩm thông tin - thư viện đáp ứng nhu cầu thông tin – tư liệu cho sự nghiệp đào tạo và nghiên cứu khoa học của ĐHQGHN. Một trong những nguyên nhân dẫn đến thành công trên là Trung tâm đã thực hiện tốt chiến lược chuẩn hóa từng bước các tiêu chuẩn nghiệp vụ thông tin- thư viện theo hướng hội nhập khu vực và quốc tế. Trung tâm đã có những bước đi thích hợp trong quá trình chuẩn hóa các khâu nghiệp vụ TT-TV để đi đến các tiêu chuẩn khu vực và quốc tế. Đó là:
- Áp dụng khổ mẫu MARC 21 trong biên mục: Toàn bộ CSDL các dạng tài liệu, kết quả của biên mục đã tạo ra mục lục điện tử, được đưa lên mạng LAN của Trung tâm, mạng VNUnet và kết nối Internet, phục vụ người dùng tin cả trong và ngoài ĐHQGHN. Từ kết quả phân loại, biên mục tài liệu, có thể dễ dàng tạo lập ký hiệu xếp giá và in nhãn xếp giá cho kho mở, in phiếu mục lục, in thư mục thông báo sách mới hàng tháng giới thiệu trong Bản tin điện tử của trung tâm.
- Áp dụng qui tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2 - Áp dụng bảng phân loại rút gọn DDC 14
Những tiêu chuẩn nghiệp vụ trên được áp dụng trong công tác xử lí tài liệu của Trung tâm đã tạo ra những sản phẩm và dịch vụ thông tin có chất lượng cao, có khả năng chia sẻ với các cơ quan TT-TV khác trong và ngoài nước.
Thực hiện quy trình xây dựng CSDL tài liệu mới (sách chuyên khảo, ấn phẩm định kỳ, luận văn luận án, đề tài NCKH, tài liệu phi giấy, nguồn tin điện tử), CSDL hồi cố, hệ thống mục lục điện tử, hướng dẫn tổ chức kho.
- Phần mềm: Libol 5.5. Hệ thống quản lý thư viện Libol 5.5 đã vận hành 8/10 module, chưa dùng module liên thư viện và module phát hành. Hiện tại phần mềm đã đáp ứng thực tế nghiệp vụ thư viện thông thường như: quản lý mượn, trả; bổ sung; biên mục theo AACR2 và MACR21
- Phần cứng: hệ thống máy tính và mạng, kết nối:….
Mạng máy tính Trung tâm hiện nay có cấu trúc hình sao, được chia ra làm 04 mạng cục bộ. Toàn mạng có 05 máy chủ, hơn 200 máy trạm, 05 switch và 28 hub. Hệ điều hành của máy chủ là Windows 2000 Advance Server và Windows
2003 server. Quản trị CSDL là SQL Server 2000. Các máy trạm dùng hệ điều hành Windows XP.
2.2.4.2. Quy trình xử lý tài liệu
* Tài liệu được xử lý từ đầu (Biên mục gốc) gồm tài liệu mới và hồi cố nhưng chưa có trong CSDL, bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài
- Nhận tài liệu từ phòng Bổ sung (theo ĐKCB của từng kho) - Sắp xếp theo tên tài liệu (một tên có nhiều bản tại nhiều kho) - Tổng kết số tên tài liệu theo ngôn ngữ
- Xử lý kỹ thuật:
+ Phân loại (khung phân loại DDC 14 rút gọn) + Định ký hiệu xếp giá (theo quy định Trung tâm)
+ Mô tả tài liệu trên phần mềm Libol (phân hệ Biên mục)
+ Làm tóm tắt (đối với tài liệu dạng luận án, luận văn, đề tài NCKH) + Định từ khóa (theo bảng từ khóa có kiểm soát của Trung tâm TT KH & CNQG; Bảng của TVQGVN).
+ Kiểm tra dữ liệu
- Chia, sắp xếp lại tài liệu theo ĐKCB của các kho
- Lọc, in nhãn xếp giá trên giấy A4 (theo ĐKCB ở từng kho) - Kiểm tra số nhãn đã in theo thứ tự ĐKCB
- Cắt nhãn, dán nhãn, viết ký hiệu xếp giá lên từng cuốn - Bó buộc, in dán nhãn từng bó
- Chuyển tài liệu giao xuống các kho phục vụ.
(Đối với tài liệu tiếng nước ngoài như: tiếng Trung, tiếng Hàn, tiếng Nhật,... mời chuyên gia dịch nội dung và cố vấn về ngôn ngữ phần biên mục).
*Xử lý tài liệu có biểu ghi được Phòng Bổ sungtải về (Biên mục sao chép)
Biểu ghi được tải về quy trình xử lý giống tài liệu tiếng Việt và tiếng nước ngoài không tải về, riêng phần xử lý kỹ thuật chỉ cần hiệu đính ký hiệu phân loại cho phù hợp với hệ thống đang sử dụng và tạo ký hiệu xếp giá, định từ khóa bằng tiếng Việt.
- Hiệu đính chỉ số phân loại (khung phân loại DDC 14 tiếng Việt) - Xây dựng ký hiệu xếp giá (theo quy định Trung tâm)
- Kiểm tra dữ liệu
- Những biểu ghi không được tải về, không lấy được cấu trúc MARC21, có thể truy cập vào các trang Web của các thư viện nước ngoài để tham khảo biên mục và lấy thông tin của các trường tương ứng cần thiết.
+ Lọc dữ liệu, sắp xếp, in thư mục thông báo sách mới giới thiệu hàng tháng
+ Lọc dữ liệu, sắp xếp, đưa thông báo sách mới xử lý lên cổng thông tin của Trung tâm hàng tuần.
* Xây dựng CSDL bài trích:
Nguồn trích:
Phòng Thông tin lựa chọn những tạp chí chuyên ngành có giá trị nội dung cao như: Tạp chí Cộng sản, Tạp chí Kinh tế và dự báo, tạp chí nghiên cứu Quốc tế..
Hoạt động xử lý bài trích tạp chí đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN. Cho đến nay phòng đã xây dựng được 6374 biểu ghi CSDL bài trích tạp chí. Xử lý kỹ thuật nội dung bài trích bao gồm: tuân thủ trình tự xử lý tiền máy (mô tả, phân loại, định từ khóa, tóm tắt) → Nhập biểu ghi → Kiểm tra CSDL.
- Để tiến hành xử lý nội dung và hình thức cho bài trích. Xử lý hình thức cho bài trích là biên mục trên máy các trường của khổ mẫu MARC21. Hiện nay, Trung tâm sử sụng biêu mẫu nhập tin dành cho ấn phẩm định kỳ để tiếp tục xây dựng CSDL tên các ấn phẩm định và CSDL bài trích tạp chí, trong đó có mở rộng các trường 008 (trường kiểm soát) và trường 856 cung cấp các liên kết truy cập các nguồn tin điện tử có liên quan từ biểu ghi thư mục hiện tại.
- Phân loại bài trích theo khung phân loại DDC: các bài trích sau khi được định chủ đề sẽ được người cán bộ phân loại theo khung phân loại DDC
- Tóm tắt bài trích tạp chí: Trung tâm áp dụng hình thức tóm tắt hỗn hợp ngắn gọn, cô đọng nhưng phản ánh các nội dung chính của bài trích giúp NDT sơ bộ nắm được nội dung trong bài và giúp cho Trung tâm giới thiệu các bài trích có giá trị nội dung cao, mới và đáp ứng đúng nhu cầu thông tin của NDT.
- Định từ khóa: Định từ khóa cho bài trích tạp chí cũng tương tự như các tài liệu khác: sách, luận án, luận văn…Trung tâm đã sử dụng hai bộ từ khóa kiểm soát để đảm bảo tính thống nhất trong quá tình định từ khóa..
- Giới thiệu thư mục bài trích trong Bản tin điện tử xuất bản hàng tháng.