Trong cuốn "Công tác lưu trữ Việt Nam" khái niệm "bảo quản" được xác định là "toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm bảo đảm giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lưu trữ" 22, 232 Trong Từ điển lưu trữ Việt Nam thuật ngữ "bảo quản" được định nghĩa như sau: "bảo quản tài liệu lưu trữ là áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ" 8, 12
Phân tích thuật ngữ này và khảo sát thực tế công tác bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia ở nước ta cho thấy công tác bảo quản được hiểu thiên về mặt kỹ thuật nhằm đảm bảo sự toàn vẹn tình trạng vật lý của tài liệu khi tài liệu đã được đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ. Nói một cách khác khi tài liệu chưa được nộp vào lưu trữ, số phận của chúng chưa được quan tâm. Chính vì vậy trên thực tế nhiều khi các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia ở nước ta phải tiếp nhận những tài liệu trong tình trạng vật lý rất kém.
Trên đây là cách hiểu truyền thống. Ngày nay với quan điểm toàn diện, khái niệm công tác bảo quản được mở rộng hơn. Theo đó công tác bảo quản bao gồm cả các biện pháp vượt ra ngoài phạm vi kho lưu trữ, tức là thực hiện các biện pháp bảo quản tích cực, chủ động trước khi tài liệu được nộp vào lưu trữ.
Đã đến lúc chúng ta cần phải mở rộng quan niệm về công tác bảo quản. Có như vậy mới có ý thức quan tâm thực hiện các biện pháp bảo quản cho tài liệu ngay từ khâu văn thư, mới khắc phục được việc thụ động tiếp nhận những tài liệu có tình trạng vật lý kém đưa vào lưu trữ. Tình trạng vật lý kém cùng với các nguyên nhân khác sẽ làm cho công tác bảo quản tài liệu đã khó khăn lại càng khó khăn hơn. Dưới đây xin trình bày sâu hơn về các nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ.