3.1. Các biện pháp phòng ngừa nguy cơ huỷ hoại tài liệu lưu trữ
3.1.4 Tạo môi trường tối ưu cho việc bảo quản tài liệu:
3.1.4.1 Điều chỉnh nhiệt độ và độ ẩm:
Như ở chương 2 đã trình bày, cả hai yếu tố nhiệt độ và độ ẩm đều gây ra sự phá huỷ rất nghiêm trọng đối với tài liệu bằng giấy, là thành phần tài liệu chủ yếu trong các kho lưu trữ hiện nay. Do đó chế độ nhiệt độ, độ ẩm là chỉ tiêu quan trọng nhất trong công tác bảo quản. Nước ta ở vùng khí hậu nhiệt đới nóng ẩm quanh năm, nên trọng tâm của việc điều chỉnh chế độ nhiệt độ và độ ẩm là hạ nhiệt và hạ ẩm, còn việc tăng nhiệt hầu như không phải tính đến và việc tăng ẩm cũng chỉ là thứ yếu.
Để hạ nhiệt độ và độ ẩm trong kho có thể ứng dụng nhiều biện pháp.
- Thông gió: Thông gió tự nhiên là lợi dụng sự chênh lệch áp lực của không khí trong
kho và ngoài kho để mở cửa chuyển không khí khô ráo ngoài kho vào thay thế cho không khí ẩm ướt trong kho để hạ độ ẩm trong kho. Biện pháp này ít tốn kém, tuy nhiên phải nắm được quy luật của sự biến đổi nhiệt độ và độ ẩm trong và ngoài kho và phải có sự tính toán chính xác để đóng mở cửa kịp thời, đúng lúc. Nhìn chung nhiệt độ và độ ẩm ngoài kho biến đổi có tính chu kỳ theo ngày và đêm hoặc theo mùa trong năm, nhưng cũng có lúc thời tiết biến đổi không theo chu kỳ. Chẳng hạn nhiệt độ trong một ngày biến đổi theo quy luật như sau: gần sáng trước khi mặt trời mọc nhiệt độ xuống thấp nhất, sau khi mặt trời lên, nhiệt độ tăng cao dần, đến khoảng 13 - 15 giờ nhiệt độ đạt mức cao nhất, sau đó nhiệt độ lại từ từ hạ xuống và đạt điểm thấp nhất vào trước lúc mặt trời lên của ngày hôm sau.Trong chu kỳ một ngày đêm này nhiệt độ tăng nhanh nhất ở khoảng trước và sau 9 giờ sáng và nhiệt độ hạ nhanh nhất trong khoảng trước và sau 19 giờ. Sự chênh lệch nhiệt độ trung bình trong ngày ở miền Bắc cao hơn ở miền Nam.
Sự biến đổi của độ ẩm tương đối trong ngày tương phản với sự biến đổi của nhiệt độ. Độ ẩm tương đối trước khi mặt trời mọc là cao nhất, sau khi mặt trời mọc độ ẩm tương đối xuống thấp dần và thấp nhất vào khoảng thời gian từ 13 - 15 giờ, sau đó lại tăng cao dần cho đến trước khi mặt trời mọc của ngày hôm sau.
Quy luật biến đổi của nhiệt độ và độ ẩm bên trong kho về cơ bản cũng như ở bên ngoài kho, nhưng biên độ và tốc độ dao động nhỏ hơn. Nguyên tắc chung của việc thông gió để hạ thấp độ ẩm trong kho là độ ẩm ngoài kho phải thấp hơn độ ẩm trong kho. Nguyên tắc này có thể cụ thể hoá ở các điều kiện sau:
- Khi nhiệt độ và độ ẩm tương đối ngoài kho đều thấp hơn trong kho thì có thể thông gió được.
- Khi nhiệt độ ngoài kho thấp hơn trong kho, độ ẩm tương đối trong kho và ngoài kho bằng nhau, có thể thông gió được.
- Khi nhiệt độ trong kho và ngoài kho bằng nhau, độ ẩm tương đối ngoài kho thấp hơn trong kho, có thể thông gió được.
- Khi nhiệt độ ngoài kho thấp hơn trong kho, độ ẩm ngoài kho cao hơn trong kho, có thể thông gió chậm, nếu thông gió với tốc độ quá nhanh sẽ làm cho độ ẩm tương đối trong kho tăng cao. Chỉ có thông gió chậm, không làm cho nhiệt độ trong kho hạ xuống rõ ràng, độ ẩm tương đối trong kho mới có thể hạ thấp.
- Khi nhiệt độ ngoài kho cao hơn trong kho, độ ẩm tương đối ngoài kho thấp hơn độ ẩm tương đối trong kho, cũng có thể thông gió để hạ độ ẩm nhưng khi nhiệt độ trong kho vượt quá chuẩn quy định cần phải ngừng ngay việc thông gió 15, 40
Ngoài ra trong quá trình thông gió cần đặc biệt chú ý:
- Phòng tránh bụi, những khí có hại và côn trùng từ bên ngoài tràn vào kho.
- Phòng tránh sự dao động mạnh về nhiệt độ và độ ẩm trong kho. Khi nhiệt độ và độ ẩm trong và ngoài kho chênh lệch quá lớn chỉ được thông gió từ từ.
- Không được để những vùng chết không được thông gió trong kho. Cần tránh việc không khí chỉ ra vào một phía mà không thể đi vào thông gió toàn bộ kho. Ở các góc khuất và các gầm giá nên bố trí thêm quạt điện để nâng cao hiệu quả thông gió.
Biện pháp thông gió để hạ nhiệt độ và độ ẩm trong kho được sử dụng ở nước ta từ khá lâu. Biện pháp này đòi hỏi chi phí thấp, nhưng trong quá trình thực hiện phải có sự tính toán chính xác, kịp thời, phù hợp với thời tiết từng địa điểm theo từng giờ, từng ngày, từng mùa. Xét cho cùng trong điều kiện khí hậu nước ta nhiệt độ và độ ẩm luôn cao thì biện pháp thông gió không thể đảm bảo được chế độ nhiệt độ, độ ẩm tối ưu cho việc bảo quản tài liệu. Đây chỉ là giải pháp tình thế, áp dụng trong khi điều kiện kinh tế chưa cho phép lắp đặt hệ thống điều hoà khép kín. Thực tế ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã chứng minh điều này. Sau một thời gian bảo quản tài liệu ở các kho áp dụng chế độ thông gió tự nhiên, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đều đã phải cải tạo kho tàng từ chế độ thông gió sang chế độ điều hoà cưỡng bức hoặc xây kho mới để bảo quản tài liệu.
- Sử dụng chất hút ẩm:
Hiện nay chất hút ẩm thường được sử dụng phổ biến nhất là silicagen. Đặc điểm của silicagenlà sạch, không chảy nước trong quá trình hút ẩm, không gây phản ứng hoá học đối với tài liệu. Silicagen thường được đựng trong các bao gói bằng giấy hoặc vải và đặt trong kho với liều lượng 3kg cho 25m3
không gian thể tích kho. Silicagen có thể hấp thu được lượng nước bằng 30 - 50% trọng lượng của bản thân nó. Khi hấp thụ hơi nước, silicagen chuyển sang màu hồng. Để có thể sử dụng lại phải rang sấy silicagen ở nhiệt độ 130oC để silicagen nhả hết nước và lại chuyển thành màu xanh. Phương pháp sử dụng silicagen để hút ẩm có hiệu quả cao mà chi phí tương đối thấp. Những kho chưa có máy hút ẩm, sử dụng biện pháp này rất tiện lợi, đơn giản.
Ngoài silicagen, có thể sử dụng vôi sống để hút ẩm, nhưng trong quá trình hút ẩm vôi sống thường toả nhiệt làm tăng nhiệt độ trong kho, ảnh hưởng tới môi trường bảo quản, nên phương pháp này hiện nay hầu như không được sử dụng tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
- Sử dụng hệ thống điều hoà nhiệt độ và hút ẩm
Để tạo môi trường bảo quản tối ưu cho tài liệu lưu trữ, ngày nay phần lớn các nước đã sử dụng hệ thống điều hoà nhiệt độ và hệ thống hút ẩm tự động. Với việc lắp đặt và sử dụng hệ thống điều hoà nhiệt độ, có thể chủ động điều chỉnh được các chỉ số về nhiệt độ và độ ẩm thích hợp cho từng loại tài liệu trong kho. Hệ thống này yêu cầu nhà kho phải đảm bảo độ kín và khả năng cách nhiệt nhất định.
Hiện nay các kho bảo quản tài liệu giấy của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã được trang bị hệ thống điều hoà nhiệt độ và hệ thống hút ẩm. Hàng ngày Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã duy trì môi trường bảo quản ở nhiệt độ 20 - 22o
C và độ ẩm từ 50 - 55%. Tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III do mới đưa hệ thống này vào hoạt động nên đôi khi ở một vài tầng kho còn chưa đạt được các thông số về nhiệt độ và độ ẩm như mong muốn. Kết quả khảo sát thực tế tại kho bảo quản tài liệu hành chính ở tầng 1 từ ngày 26/3 đến ngày 02/4/2003 cho số liệu như sau:
Ngày tháng Nhiệt độ (0 C) Độ ẩm (%) 26.3.2003 19 - 21 60 - 67 27.3.2003 20 - 23 60 - 71 28.3.2003 19 - 20 82 - 83 29.3.2003 19 - 22 73 - 84 01.4.2003 19 - 21 73 - 78 02.4.2003 19 - 23 70 - 78
Thậm chí trong cùng một gian kho ở cùng một thời điểm nhiệt độ và độ ẩm cũng không giống nhau. Chẳng hạn vào ngày 02.4.2003 nhiệt độ đo được tại giá số 1 (gần máy hút ẩm) là 23 - 260C và độ ẩm là 55 - 76%, trong khi đó tại giá số 5 (ở xa máy hút ẩm) nhiệt độ là 19 - 230C và độ ẩm là 70 - 78%. Điều này chứng tỏ biên độ dao động về nhiệt độ và độ ẩm còn quá lớn và chế độ lưu thông không khí trong kho còn chưa đạt yêu cầu. Kết quả nghiên cứu của Trung tâm phục chế tài liệu vùng Đông bắc nước Mỹ cho rằng sự dao động tối đa về
nhiệt độ trong một ngày đêm là ±5oF và độ ẩm là ±3% là có thể chấp nhận được 66 và có thể cho phép nhiệt độ và độ ẩm thay đổi từ từ theo một hướng mỗi tháng là 30
F và 3% 66
Việc duy trì nhiệt độ và độ ẩm tuyệt đối ổn định suốt 24 giờ trong ngày và suốt 365 ngày trong năm là rất khó khăn và tốn kém. Đặc biệt đối với nước ta sự chênh lệch nhiệt độ giữa mùa hè và mùa đông là rất lớn thì việc làm này càng khó khăn hơn. Vì thế chúng ta phải lựa chọn chỉ số cho sự ổn định sao cho nhiệt độ ở mức 200
C + 20C và độ ẩm ở mức 50% + 5%. Ngoài ra, một điều cần chú ý là khi tài liệu được bảo quản bằng hệ thống điều hoà nhiệt độ thì nhiệt độ ở các kho bảo quản thường thấp hơn nhiệt độ ở các phòng làm việc và phòng đọc, vì thế nếu nhiệt độ giữa phòng đọc và kho bảo quản chênh lệch nhau trên 60c khi đưa tài liệu ra khỏi kho để chuyển tới phòng đọc hoặc trước khi đưa tài liệu từ phòng đọc và phòng làm việc vào kho phải cho tài liệu qua phòng thích nghi để tài liệu không bị thay đổi quá nhanh về điều kiện bảo quản.
3.1.4.2. Điều chỉnh ánh sáng:
Nước ta nằm ở gần xích đạo nên lượng bức xạ mặt trời rất lớn và việc phòng tránh tác hại của ánh sáng tự nhiên là vấn đề cơ bản của công tác bảo quản. Đồng thời chúng ta cần ý thức được rằng cả ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo đều gây hư hại cho tài liệu.
Trong ánh sáng tự nhiên các tia hồng ngoại và tia tử ngoại đặc biệt có hại cho tài liệu, nhưng rất may mắn là trong kho lưu trữ hầu như không có loại ánh sáng với bước sóng ngắn hơn 400nm (nanometers) và lớn hơn 700nm chiếu trực tiếp vào tài liệu. Để phòng tránh tác hại của ánh sáng tự nhiên các cửa sổ kho cần có phim lọc ánh sáng hoặc cửa và tường được sơn bằng lớp sơn trắng có chứa titanium dioxide vì chất titanium dioxide hấp thụ tia tử ngoại 66
Đối với ánh sáng nhân tạo, các bóng đèn trong kho hoặc trong phòng đọc, phòng thao tác nghiệp vụ đều phải có lưới lọc ánh sáng và độ chiếu sáng không được vượt quá 50 lux. Trong kho chỉ bật điện khi có cán bộ làm việc. Các bóng đèn mắc sao cho ánh sáng không chiếu trực tiếp vào tài liệu. Và một biện pháp bảo quản tránh ánh sáng hữu hiệu nhất là tài liệu cần bảo quản trong các bìa, hộp kín. Đây là biện pháp mà các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đang thực hiện rất triệt để.
Sự ô nhiễm không khí do các chất thải công nghiệp hoặc quá trình tự nhiên gây ra, bao gồm bụi, khói và các khí độc khác trong không khí như SO2, NO2. Các chất ô nhiễm này có thể được hạn chế bằng cách sử dụng hệ thống lưới lọc không khí được làm từ sợi cellulo, than hoạt tính v.v…. Hệ thống lọc hoặc hút các chất ô nhiễm có thể được gắn với máy điều hoà hoặc trên cửa sổ nơi không khí đi từ ngoài vào. Hệ thống này phải duy trì hoạt động thường xuyên bằng cách phải thường xuyên thay hoặc làm vệ sinh để đảm bảo hoạt động tốt. Hệ thống trao đổi không khí trong kho phải đảm bảo mỗi giờ có 20% không khí mới vào kho.
Chất lượng không khí trong kho ở mỗi nước còn có quan điểm khác nhau. Ví dụ ở CHLB Đức cho rằng không khí trong kho cần đảm bảo ở chỉ số như sau:
S02 1 Mg/m3 C02 5 Mg/m3 N0x 5mg/m3 Ozon 2 Mg/m3 Clo 0,2 Mg/m3 Bụi: 50 Mg/m3 - 75mg/m3 71, 74+72, 183
Trong khi đó tài liệu nghiên cứu về kỹ thuật xây kho của Việt Nam đề xuất các thông số về chất lượng không khí trong kho như sau:
- Khí sunfurơ 0,15 mg/m3 - N02 0,1 mg/m3
- C02 0,15 mg/m3 17, 28
Hiện nay các kho bảo quản tài liệu của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã lắp đặt hệ thống điều hoà nhiệt độ và hệ thống hút ẩm tự động nên việc điều chỉnh nhiệt độ, độ ẩm là ở trong tầm tay. Không khí lưu thông qua hệ thống lọc của máy điều hoà nên đảm bảo về độ trong lành. Riêng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II sau một số năm bảo quản tài liệu theo nguyên lý ứng dụng kỹ thuật thông gió tự nhiên đến nay xét thấy không đảm bảo điều kiện cho việc kéo dài tuổi thọ của tài liệu nên đang có kế hoạch cải tạo nhà kho để lắp đặt hệ thống điều hoà trong toàn kho.