3.1. Các biện pháp phòng ngừa nguy cơ huỷ hoại tài liệu lưu trữ
3.1.3. Đầu tư trang thiết bị bảo quản phù hợp:
Ngoài nhà kho là phòng tuyến chính, tài liệu lưu trữ cần được bảo quản bằng các phương tiện cần thiết khác như giá tủ, hộp cặp, bìa hồ sơ.
- Giá bảo quản tài liệu: có thể là giá kim loại hoặc giá gỗ loại chất lượng bảo đảm. So
với giá gỗ, giá kim loại có ưu điểm là không bị bắt cháy và không bị côn trùng xâm hại. Trong các kho bảo quản tài liệu lưu trữ hiện nay đang có 2 loại giá được sử dụng là giá cố định và giá di động, trong đó giá cố định được sử dụng một cách phổ biến hơn vì kích cỡ của nó có thể thay đổi một cách linh hoạt cho phù hợp với kích cỡ của tài liệu. Để tiện lợi cho sử dụng, giá hai mặt (giá đôi) được sử dụng nhiều hơn, tuy nhiên trong khi sử dụng giá này phải chú ý tạo điều kiện tối đa cho việc lưu thông không khí bằng cách các vách ngăn không nên dùng tấm ván liền.
Về kích cỡ: chiều cao của giá không nên vượt quá 2,2 mét sao cho người sử dụng khi xếp tài liệu lên ngăn giá cao nhất vẫn không phải sử dụng thang, ghế để tránh tai nạn lao động và tránh chiếm diện tích trong kho. Chiều cao của mỗi ngăn giá nên thiết kế 0,35 mét để sau khi xếp tài liệu sẽ còn lại khoảng trống chừng 3cm để dễ làm vệ sinh và tạo điều kiện cho sự lưu thông không khí. Để chủ động điều chỉnh chiều cao cho các ngăn giá, trên thanh dọc của khung giá nên thiết kế các bước cách 3 - 5cm và người cán bộ lưu trữ có thể điều chỉnh bằng tay.
Khoảng cách từ mặt sàn tới ngăn giá thứ nhất nên thiết kế từ 6 - 10cm. Chiều sâu của mỗi ngăn giá nên thiết kế 0,4m. Chiều dài mỗi nhịp nên thiết kế chừng 1m. Giá phải có sức chịu được trọng tải khoảng 100kg/m, vì theo số liệu khảo sát mỗi mét tài liệu nặng từ 60 - 80kg, thậm chí có loại tài liệu nặng tới 100kg/1m.
- Hộp đựng tài liệu:
Ngay từ thời xa xưa con người đã biết bảo vệ tài liệu bằng các loại bao gói khác nhau, như cho tài liệu vào chum vại bằng sành, gốm hoặc bảo vệ tài liệu trong các hộp gỗ, ống tre v.v… Sau này và cho đến ngày nay hộp chủ yếu được làm từ các loại cát tông. Hộp giữ cho tài liệu không bị bụi bẩn, cho phép vận chuyển tài liệu được an toàn và đặc biệt là bảo vệ được tài liệu trong trường hợp lũ lụt hay hoả hoạn. Hộp cát tông còn có tác dụng cách nhiệt, cách ẩm tạo ra trạng thái ổn định cho tài liệu được bảo quản bên trong hộp khi bên ngoài có sự thay đổi đột ngột về nhiệt độ và độ ẩm. Để tránh lây nhiễm a xít từ hộp sang tài liệu, ngày nay các cơ quan lưu trữ đều sử dụng hộp phi a xít để bảo quản tài liệu.
Để tạo sự thống nhất trong toàn ngành, năm 2002 Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành tiêu chuẩn "Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính" (TCN 02: 2002). Tiêu chuẩn này quy định carton làm hộp bảo quản tài liệu phải có độ PH từ 7 đến 8,5 và có độ dầy 2mm (nếu là carton lạnh) và dầy 3,5mm (nếu là carton sóng). Kích thước của hộp được quy định: Chiều rộng 390mm, chiều cao 260mm và chiều sâu 135mm.
Trong hộp, tài liệu không nên để quá đầy sẽ khó khăn cho việc lấy và cất tài liệu, đồng thời cũng không tốt cho việc trao đổi khí của tài liệu trong hộp.
- Bìa hồ sơ:
Bìa hồ sơ là phương tiện bảo quản tài liệu chống lại các tác nhân gây hại như bụi và ánh sáng, đặc biệt là trong quá trình xử lý nghiệp vụ và khai thác sử dụng tài liệu. Bìa hồ sơ
thường được làm từ một tấm bìa cứng gập lại theo kích thước của tài liệu. Cũng như hộp bảo quản tài liệu, bìa hồ sơ phải là loại giấy phi axít, không thấm nước, có độ bóng độ bền và phải có độ bám dính mực cao.
Năm 2002 Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Tiêu chuẩn "Bìa hồ sơ" (TCN 01: 2002). Theo tiêu chuẩn này bìa hồ sơ được làm bằng giấy dai, nhẵn, không nhoè mực, độ PH = 7 và định lượng 120 - 135gr/m2. Về kích thước, bìa hồ sơ có chiều dài là 560mm và chiều rộng là 330mm.