2.2 Nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
2.2.4 Nguyên nhân do con người gây ra:
Bên cạnh các yếu tố sinh học, lý học, hóa học, tài liệu lưu trữ còn bị con người gây ra các hư hại và tổn thất bằng nhiều cách thức khác nhau. Các chuyên gia về bảo quản đã khảo sát, thống kê và đi đến kết luận rằng con người đã phá hủy các di sản văn hóa thế giới nhiều hơn cả thiên nhiên và phần lớn những sự tàn phá này đều là có chủ ý [63, 135] Trong thế kỷ XX hai cuộc chiến tranh thế giới và rất nhiều cuộc xung đột vũ trang tại các khu vực đã hủy hoại một số lượng tài liệu, sách vở mà có lẽ không thể thống kê chính xác được.
Ở nước ta, trong lịch sử cũng đã trải qua nhiều cuộc chiến tranh, có những thời kỳ nước ta đã từng là thuộc địa của phong kiến phương Bắc. Ví dụ vào thế kỷ XV khi nhà Minh xâm lược nước ta, chúng đã có chủ trương huỷ diệt cả nền văn hoá của dân tộc ta. Trong Sắc chỉ ngày 21 tháng 8 năm 1406 gửi tướng Chu Năng, Minh Thành Tổ đã chỉ thị: "khi quân lính đã vào được, trừ các sách Kinh và bản in của đạo Phật và đạo Lão không thiêu huỷ. Ngoài ra tất cả sách vở, văn tự cho đến các loại sách ca lý dân gian, loại sách trẻ con học như Tam tự kinh dù một mảnh, một chữ đều phải đốt hết. Khắp trong cõi nước họ, phàm những bia đá cổ do Trung Quốc dựng thì giữ lại. Còn các bia An Nam dựng thì phải huỷ hết, một chữ không được giữ lại". Tháng 8 năm 1418 nhà Minh lại sai người vơ vét, tịch thu những sách vở còn sót lại đem về nước. [28, 12-13] Bên cạnh đó các cuộc trả thù, thanh toán lẫn nhau giữa các triều đại vua chúa trong nước cũng làm cho tài liệu bị huỷ diệt đáng kể.
Đến thời kỳ sau này, vào năm 1954 khi cuộc kháng chiến chống Pháp kết thúc, khi rút quân về nước Pháp đã dựa vào thoả ước ký ngày 15 tháng 6 năm 1950 giữa Bảo Đại và Cao uỷ Pháp Pignon để chuyển về Pháp phần lớn tài liệu của các phông Toàn quyền Đông Dương, phông Đô đốc và Thống đốc…24, 106-107
Năm 1975 khi miền Nam giải phóng, ngành lưu trữ chưa có sự chuẩn bị đầy đủ, kịp thời cho việc tiếp quản tài liệu. Do đó tài liệu bị xáo trộn và mất mát khá nhiều. Theo báo cáo của Cục Lưu trữ Nhà nước: ở Thừa Thiên Huế, trước ngày giải phóng, tài liệu được bảo quản trên giá tủ trong kho theo trật tự nhất định, nhưng sau ngày tiếp quản, tài liệu và giá đều bị tháo dỡ đưa vào một nhà kho tổng hợp. Ở Sài Gòn tình trạng bảo quản tài liệu cũng tương tự như ở Thừa Thiên Huế. Trong và sau khi tiếp quản, tài liệu bị xáo trộn nhiều lần. Do nhu cầu về phòng, bàn, tủ làm việc, các đơn vị đến tiếp quản đã xếp đống hồ sơ ra hành lang, buồng xép hoặc cho vào kho chung. Ở tất cả các nơi như Huế, Đà Lạt, Sài Gòn khi cán bộ lưu trữ đến nắm tình hình đều bắt gặp tình trạng tài liệu lưu trữ bị đem làm chất đốt hoặc kê lát đường đi khi trời mưa. 37, hs 318 Ngoài ra tài liệu còn bị thất thoát do nhân viên của chế độ cũ lấy cắp tài liệu làm của riêng hoặc tiêu hủy thông tin và một phần không nhỏ đã bị Mỹ lấy đem về nước.
Bên cạnh những tài liệu bị hủy hoại và mất mát do chiến tranh, những tài liệu còn được bảo quản trong các kho lưu trữ, hàng ngày vẫn bị con người gây ra những hư hại do cố tình hoặc vô ý. Tài liệu lưu trữ được bảo quản là để phục vụ các nhu cầu sử dụng của xã hội. Do nhu cầu về thông tin mà nhiều người tìm đến cơ quan lưu trữ, nhưng vì thiếu ý thức nên nhiều
độc giả đã trộm cắp tài liệu lưu trữ làm của riêng mình. Trong quá trình sử dụng tài liệu lưu trữ nhiều độc giả đã có những hành động làm hư hỏng tài liệu như dùng các loại bút mực đánh dấu lên tài liệu, thấm nước để lật dở tài liệu, tỳ đè tay lên tài liệu làm cho tài liệu bị dính mồ hôi, bị nóng lên hoặc nhàu nát .v.v...
Các nhân viên lưu trữ trong quá trình tác nghiệp hàng ngày cũng có những việc làm và hành động gây hư hỏng tài liệu. Chẳng hạn trong quá trình vận chuyển, tài liệu bị quăng quật quá mạnh, buộc dây quá chặt lại không có phương tiện bao gói bảo vệ làm cho tài liệu bị bẩn, bị rách, bị cong và nhàu nát. Tài liệu được đóng hộp quá chặt không trao đổi khí được cũng bị giảm tuổi thọ. Tài liệu xếp trên giá không đúng cách cũng dễ bị cong, mỏi và sẽ bị yếu đi. Bên cạnh đó đôi khi trong quá trình tu bổ phục chế, do chưa có sự nghiên cứu thấu đáo hoặc trình độ non kém đã sử dụng các nguyên vật liệu không đảm bảo chất lượng hoặc áp dụng các biện pháp kỹ thuật sai cũng dẫn tới sự hư hại cho tài liệu. Những việc khác mặc dù không dễ nhận thấy, nhưng không vì thế mà ít gây hư hại đối với tài liệu như việc sử dụng bút mực để đánh số tờ cho tài liệu, việc ăn uống và hút thuốc trong phòng làm việc v.v…