3.2 Các biện pháp khắc phục sự hư hỏng của tài liệu lưu trữ:
3.2.3 Tu bổ tài liệu bị hư hỏng:
Mặc dù trọng tâm của công tác bảo quản trong lưu trữ hiện đại đã thay đổi từ việc tu bổ tài liệu bị hư hỏng sang tập trung vào các chiến lược nhằm giải quyết, đối phó với hàng loạt tài liệu, nhưng hiện tại các cơ quan lưu trữ vẫn thường xuyên phải thực hiện việc tu bổ phục chế những tài liệu bị hư hỏng nhằm duy trì tình trạng vật lý và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu.
Về bản chất tu bổ tài liệu là dùng các phương pháp khoa học để sửa chữa tài liệu đã bị hư hỏng hoặc gia cố để kéo dài tuổi thọ của tài liệu 8, 85
Những nguyên tắc chung cần tuân thủ nghiêm ngặt trong quá trình tu bổ tài liệu là: - Không làm thay đổi giá trị ban đầu của tài liệu.
- Phải làm tăng tuổi thọ của tài liệu. Vật tư, hóa chất sử dụng trong quá trình tu bổ phải có chất lượng cao, không gây hư hại cho tài liệu, nó phải giống hoặc tương đương với tài liệu cần tu bổ.
- Phương pháp áp dụng phải có tính thuận nghịch, nghĩa là phải có khả năng làm lại khi cần thiết.
- Mọi biện pháp được áp dụng phải được ghi chép hoặc chụp ảnh lại và bảo quản lâu dài như tài liệu được tu bổ.
Quá trình tu bổ một tài liệu được thực hiện theo quy trình gồm những công việc chính như sau:
1. Lựa chọn tài liệu:
Từ thực tế tính toán cho thấy việc tu bổ một tài liệu tốn kém rất nhiều công sức, tiền của vì thế phải có sự lựa chọn và chỉ tiến hành tu bổ những tài liệu có giá trị thông tin cao mà tình trạng vật lý đã bị hư hỏng, không thể tiến hành tu bổ tài liệu một cách tràn lan. Khi lựa chọn tài liệu để tu bổ cần thống kê và đánh ký hiệu cho từng tài liệu để tránh sự nhầm lẫn sau này.
2. Giao nhận tài liệu giữa đơn vị quản lý tài liệu và cán bộ thực hiện tu bổ tài liệu trên cơ sở của bản thống kê.
Việc xác định thực trạng ban đầu của tài liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng, nó là cơ sở để quyết định biện pháp tu bổ tài liệu. Việc xác định thực trạng ban đầu của tài liệu bao gồm những nội dung chính như sau:
- Xác định kích thước của tài liệu: Nếu là tập hồ sơ đã đóng quyển phải xác định số lượng tờ tài liệu trong hồ sơ, số tờ bìa và tờ lót ở cả 2 phía đầu và cuối của hồ sơ, kích thước vị trí đóng tài liệu, loại chỉ dùng để đóng tài liệu. Nếu là tài liệu tờ rời đo chiều dài, chiều rộng của tài liệu.
- Xác định chất liệu ghi tin và phương pháp ghi tin.
- Xác định độ phai nhòe của mực và các chất màu trên tài liệu. - Xác định độ PH của tài liệu
- Xác định độ dày của giấy và chất liệu giấy - Xác định khả năng chịu nước của giấy - Xác định tình trạng nấm mốc của tài liệu
- Xác định tình trạng rách, thủng của tài liệu: Trong trường hợp cần thiết phải thể hiện vị trí và hình dáng chỗ hư hỏng bằng hình vẽ hoặc chụp ảnh.
Từ các kết quả xác định các yếu tố trên sẽ quyết định biện pháp tu bổ thích hợp cho từng tài liệu. Ví dụ: tài liệu có cần khử nấm mốc không, có cần khử axít không, tài liệu cần bồi nền hay vá hay làm bao bảo vệ bằng giấy mylar v.v...
4. Tháo gỡ ghim, kẹp, chỉ khâu tài liệu: Nếu tài liệu được đóng quyển hoặc khâu ghim với nhau cần được tháo rời một cách cẩn thận, sao cho không làm hư hại tài liệu thêm.
5. Bóc tách những tài liệu bị dính bết:
Những tài liệu bảo quản ở nơi có độ ẩm không đảm bảo có thể bị dính bết toàn bộ hoặc từng phần. Trước khi tu bổ phải phải tách tài liệu ra bằng phương pháp khô hoặc dùng hơi nước để làm ẩm từ từ rồi mới bóc tách tài liệu.
6. Làm phẳng tài liệu.
7. Vệ sinh tài liệu: Có thể dùng bàn chải mềm để quét chải cả 2 mặt của tài liệu. Nếu tài liệu có những vết ố bẩn phải dùng các chất tẩy thích hợp để làm sạch tài liệu.
8. Khử nấm mốc cho tài liệu: Căn cứ vào kết quả khảo sát ở bước 2, nếu tài liệu bị nhiễm nấm mốc cần phải khử nấm mốc trước khi thực hiện các biện pháp tu sửa tài liệu. Nhưng thường thì tài liệu được xử lý nấm mốc cho cả phông hoặc cả kho ngay khi phát hiện
có dấu hiệu nấm mốc xâm hại tài liệu và việc khử nấm mốc và khử trùng đã được đề cập chi tiết ở phần trước nên sẽ không đi sâu thêm ở phần này.
9. Khử axít: Như đã trình bày ở các phần trước, đa số tài liệu giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia của nước ta đều bị axít, do đó vấn đề khử axít cho tài liệu cần tiến hành đồng loạt cho cả phông hoặc một khối tài liệu. Trường hợp cá biệt nên khử axít cho những tài liệu mà sau khi thực hiện tu bổ có điều kiện bảo quản trong môi trường phi axít để tài liệu không bị tiếp tục hư hỏng sau khi tu bổ.
10. Thực hiện các biện pháp tu bổ tài liệu:
Căn cứ vào thực tế từng tài liệu mà lựa chọn một trong các biện pháp tu bổ sau đây: - Vá dán, viền mép tài liệu
- Bồi nền tài liệu.
- Làm bao bảo vệ tài liệu.
11. Kiểm tra chất lượng tài liệu được tu bổ
12. Sắp xếp tài liệu đã tu bổ vào hồ sơ và trả tài liệu vào kho đúng địa chỉ quy định.10
Trong quy trình trên, bước thứ 10 là thực hiện các biện pháp kỹ thuật tu sửa tài liệu. Việc quyết định lựa chọn biện pháp tu bổ có ý nghĩa rất quan trọng đối với việc kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Trong trường hợp chọn biện pháp tu bổ không phù hợp còn có hại cho tài liệu hơn là có lợi, vì vậy các chyên gia về tu bổ phục chế cho rằng trong một số trường hợp thì tốt nhất là giữ nguyên hiện trang không làm gì đáng kể đối với tài liệu. Tình huống như vậy có thể xuất hiện khi chưa có giải pháp tu bổ nào có thể chấp nhận được. Trong trường hợp đó việc bảo quản tài liệu trong môi trường thích hợp và hạn chế tần số sử dụng là cách hành động tốt nhất.
Sau đây xin đi sâu giới thiệu kỹ thuật thực hiện từng biện pháp tu bổ tài liệu:
Vá, dán tài liệu:
Vá tài liệu là biện pháp sử dụng giấy cùng loại, cùng màu sắc, cùng độ dày với tài liệu để dán vá các lỗ rách thủng trên bề mặt tài liệu. Biện pháp này thường được áp dụng để tu bổ các tài liệu viết trên cả 2 mặt giấy như các bản thảo, bản in...
Có thể vá tài liệu bằng phương pháp thủ công hoặc vá bằng máy leafcasting.
Vá tài liệu bằng phương pháp thủ công:
Để vá tài liệu cần có các trang thiết bị và dụng cụ sau: - Bàn làm việc
- Giá phơi tài liệu - Hộp đèn
- Bút lông nhỏ - Dùi hoặc kim to - Bút chì mềm - Tẩy
- Nước cất - Hồ CMC
- Giấy để vá tài liệu - Giấy chống dính - Giấy thấm
Việc trước tiên trong quá trình vá tài liệu là lựa chọn giấy để vá (giấy phục chế) có cùng mầu sắc, cùng độ dày và cùng hướng sợi giấy với tài liệu.
Kỹ thuật thao tác như sau:
Đặt tài liệu trên hộp đèn đã bật sáng, đặt giấy để vá chồng lên tài liệu, dùng bút chì vẽ trên giấy để vá hình dáng chỗ thủng của tờ tài liệu nhưng rộng ra 1mm, dùng kim lớn châm theo đường bút chì để tạo thành mép răng cưa, dùng bút lông loại nhỏ thấm nước vạch theo đường bút chì đã châm kim, xé miếng vá bằng 2 tay với lực đều nhau để tạo lớp xơ sợi ở chỗ xé sau đó quét hồ lên mép miếng vá theo chiều từ giữa ra các cạnh để lớp xơ sợi thẳng đễ bám dính và đặt miếng vá vào chỗ tài liệu bị rách, dùng bay sừng gạt đều ở chỗ có hồ để tài liệu và miếng vá bám chắc vào nhau. Tiếp theo, dùng các dải giấy dó thật mỏng rộng 1,5 – 2mm dán chặn đều lên mép vá. Sau đó đem tài liệu ép giữa 2 tờ giấy chống dính và 2 tờ giấy thấm để phơi khô.
Đối với những tài liệu chỉ bị rách ở các cạnh theo đường thẳng, dùng các dải giấy dó rộng 1cm để viền mép xung quanh tài liệu.
Vá tài liệu bằng máy leafcasting: Yêu cầu trang thiết bị và dụng cụ: - Máy leafcasting
- Máy ép
- Máy xay bột giấy - Máy đo độ dày của giấy - Cân điện tử
- Nguyên liệu để làm bột giấy - Giấy chống dính
- Giấy thấm, vải thấm - Hồ CMC
Trước khi tiến hành vá tài liệu bằng máy phải kiểm tra độ chịu nước của tài liệu và độ phai nhòe của mực và các chất màu. Nếu tài liệu quá mủn khi tiếp xúc với nước có thể bị tan rữa thì không thể đưa vào máy leafcasting được. Đối với những tài liệu bị nhòe phai phải dùng hóa chất để hãm, cố định các chất màu. Để tạo độ dày thích hợp cho tài liệu, phải đo diện tích lỗ thủng cần vá và đưa lượng bột giấy phù hợp vào máy để vá.
Quy trình vận hành của máy như sau:
Đặt lưới đỡ tài liệu vào sàn máy; Đặt tài liệu lên lưới đỡ đúng quy định. Đóng nắp máy lại, bơm nước, đổ bột giấy đã xay vào bể, máy vận hành, bột giấy sẽ được hút vào những chỗ tài liệu bị thủng làm lành tài liệu như phương pháp sản xuất giấy. Sau khi vá tài liệu được đưa ra ép bằng máy ép và phơi khô.
Phương pháp vá tài liệu bằng máy leafcasting đạt năng suất cao, chỉ cần trong 3 phút có thể vá được 4 tờ tài liệu khổ A3 hoặc 8 tờ tài liệu khổ A4. Bên cạnh đó phương pháp này đảm bảo mĩ thuật và đặc biệt là phương pháp này không làm cho tài liệu bị dày thêm sau khi vá.
Phương pháp này hiện nay đã được Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng áp dụng. Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cũng có thể áp dụng phương pháp này để tu bổ những tài liệu bị hư hỏng.
Bồi nền tài liệu:
Bồi nền tài liệu là dùng giấy dó và hồ bồi vào mặt sau hoặc cả hai mặt của tờ tài liệu để gia cố cho tài liệu được chắc hơn.
Phương pháp bồi nền được áp dụng để tu bổ những tài liệu có tình trạng vật lý yếu, tài liệu bị mủn nát hoặc thủng các nét chữ.
Để bồi nền tài liệu cần có các dụng cụ sau: - Bàn làm việc có bề mặt nhẵn
- Con lăn - Bay
- Bàn chải quét hồ - Giấy dó
- Hồ CMC
Kỹ thuật thực hiện tương đối đơn giản, giấy dó để bồi được trải trên mặt bàn foocmeca đã được về sinh sạch sẽ, dùng bàn chải mềm quét hồ lên giấy dó, quét từ giữa ra các cạnh sao cho không bị nhăn và không có bọt khí sau đó đặt tài liệu lên trên, dùng bay hoặc con lăn để làm phẳng tài liệu và loại bỏ bớt hồ dư thừa. Cần chú ý bổ sung những mảnh tài liệu bị rơi ra trong quá trình bóc tách vào đúng vị trí của nó.
Đối với tài liệu cần bồi nền 2 mặt, quá trình thực hiện cũng tương tự như trên. Sau khi bồi nền tài liệu được làm khô, ép phẳng và cắt xén các mép xung quanh. Phương pháp này hiện nay đang được ứng dụng tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Một khó khăn mà các Trung tâm đang phải đối mặt hiện nay là tài liệu bằng giấy công nghiệp khi gặp nước có độ dãn bề ngang rất mạnh và khi khô tài liệu co lại không đều làm cho tài liệu bị biến dạng nên việc tìm biện pháp thích hợp để làm khô là vấn đề cần nghiên cứu tiếp.
Làm bao bảo vệ tài liệu:
Bản chất của phương pháp này là đặt tài liệu giữa 2 mảnh polyester có chất lượng cao còn gọi là giấy mylar, sau đó dán các mép giấy mylar lại bằng loại băng dính 2 mặt hoặc hàn các mép bằng máy hàn siêu âm. Phương pháp này thích hợp với việc tu bổ những tài liệu khổ lớn như bản đồ, bản vẽ kỹ thuật. Bao bảo vệ bằng polyester đảm bảo cho tài liệu tránh được bụi, ánh sáng và các chất có hại trong môi trường. Đồng thời tài liệu lại không bị rách mép, quăn góc, bạc màu trong quá trình sử dụng và bảo quản.
Hiện nay tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Chính phủ Nhật Bản đã tài trợ một thiết bị hàn siêu âm cùng một số giấy mylar các kích cỡ để làm bao bảo vệ tài liệu. Trong thời gian tới nhiều tài liệu kỹ thuật sẽ được đưa ra tu bổ bằng phương pháp này.
Tóm lại: Trong thực tế có rất nhiều biện pháp để ngăn ngừa và khắc phục sự hư hỏng của tài liệu lưu trữ. Mỗi biện pháp có vai trò ý nghĩa riêng của nó và thực tế cho thấy rằng các biện pháp phòng ngừa bao giờ cũng tốt hơn và ít tốn kém hơn các biện pháp khắc phục sự hư hỏng của tài liệu. Một đặc điểm nổi bật của các biện pháp kỹ thuật bảo quản là chúng luôn luôn kết hợp với thiết bị vật tư, hoá chất. Đồng thời việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu đòi hỏi phải tuân theo những quy trình chặt chẽ. Ngày nay khoa học công nghệ phát triển với tốc độ rất nhanh, nên có những biện pháp hôm nay là thông dụng ngày mai đã bị lạc hậu. Do đó việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật bảo quản cũng như đầu tư trang thiết bị phải có sự lựa chọn một cách khoa học, phải thiết lập những chính sách ưu tiên cho những khối tài liệu nhất định và cho những biện pháp nhất định.
Cuối cùng cần lưu ý là để các biện pháp cùng phát huy tác dụng và hỗ trợ lẫn nhau kéo dài tuổi thọ của tài liệu đến mức tối đa, các biện pháp bảo quản phải được áp dụng đúng lúc, kịp thời và đồng bộ.
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
1. Tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá của dân tộc. Nó có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa. Thực tế tài liệu lưu trữ đã phục vụ đắc lực cho sự lãnh đạo của Đảng và công tác quản lý của Nhà nước. Tài liệu lưu trữ còn có giá trị rất lớn trên các phương diện chính trị, kinh tế, văn hoá, quốc phòng, ngoại giao…
2. Trải qua mấy nghìn năm lịch sử dựng nước và giữ nước, dân tộc ta đã lưu giữ được một khối lượng tài liệu lưu trữ tương đối lớn. Tuy nhiên so với bề dày lịch sử của đất nước, khối tài liệu này lại là quá nhỏ bé, ít ỏi, vì vậy những gì được truyền lại cho thế hệ hôm nay càng trở nên vô cùng quý giá và cần phải được bảo quản một cách tuyệt đối an toàn.
3. Nhận thức được sự cần thiết đó, ngay khi nước nhà vừa độc lập Đảng và Nhà nước đã đề xuất những biện pháp kịp thời để bảo quản an toàn tài liệu. Tiếp tục trong những năm chiến tranh, trong điều kiện vô cùng gian khổ và ác liệt Đảng, Nhà nước và mọi cấp mọi ngành vẫn quan tâm sâu sắc đến sự an toàn của tài liệu lưu trữ. Gần đây Đảng và Nhà nước đã giành sự quan tâm thoả đáng cho ngành lưu trữ bằng việc ban hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc