3.2 Các biện pháp khắc phục sự hư hỏng của tài liệu lưu trữ:
3.2.2 Khử axít cho tài liệu lưu trữ:
Bản chất của việc khử axít là quá trình trung hoà các axít trong tài liệu, làm cho tài liệu ở tình trạng axít trở thành trạng thái kiềm và có lớp kiềm đệm dự trữ để ngăn ngừa sự tái nhiễm axít của tài liệu. Sự cần thiết phải tiến hành khử axít cho tài liệu bắt nguồn chính từ bản chất vật mang tin của tài liệu. Như trong chương 2 đã trình bày, một trong những nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu là axít được hình thành từ nguồn nguyên liệu làm giấy là gỗ có chứa chất lignin và chất clo dùng để tấy trắng bột giấy chưa được loại trừ hoàn toàn. Bên cạnh giấy thì mực dùng để tạo lập tài liệu, trong nhiều trường hợp cũng đóng vai trò đáng kể, làm cho tài liệu trở nên axít, đó là các tài liệu được viết bằng loại mực gallic sắt. Tài liệu được viết bằng loại mực này thường bị thủng các nét chữ mà người ta thường gọi là hiện tượng ăn mòn mực. Khi tài liệu bị axít, các liên kết phân tử trong thành phần giấy bị phá vỡ, các tế bào cellulo bị thoái hoá làm cho giấy bị yếu đi dần dần và liên tục. Sự lão hoá giấy do axít phản ánh trên bề ngoài của tài liệu như: giấy bị ố vàng, giòn, chỉ tác động nhẹ là có thể bị gẫy vụn.
Do những tác hại như vậy nên việc khử axít có vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình tu bổ nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên vấn đề này cũng mới được quan tâm, đánh giá đúng mức từ vài thập kỷ trở lại đây, vì không giống những biện pháp xử lý khác trong quá trình tu bổ phục chế, kết quả của việc khử axít không nhìn thấy được một cách dễ dàng. Sau khi khử axít độ PH của tài liệu phải đạt được ở độ 8-9.
Công nghệ khử axít lý tưởng phải đảm bảo: - Xử lý được hàng loạt tài liệu
- Giá thành không cao
- Không độc hại cho người và tài liệu.
Từ trước tới nay đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về vấn đề này và đã xây dựng được quy trình công nghệ thực hiện bằng phương pháp thủ công hoặc thực hiện bằng máy móc.
Về công nghệ khử axít bằng phương pháp thủ công có thể phân biệt khử axít bằng phương pháp ướt và khử axít bằng phương pháp khô. Cơ sở để quyết định lựa chọn giải pháp khử axít bằng phương pháp ướt hay khô chính là bản thân tài liệu cần khử axít. Phương pháp khử axít ướt chỉ thích hợp cho những tài liệu chưa đóng quyển ở dạng tờ rời có tình trạng vật lý tương đối bền vững, có chất màu và mực không bị nhòe, phai hoặc hòa tan trong quá trình tiếp xúc với nước. Khử axít bằng phương pháp khô được tiến hành đối với những tài liệu có tình trạng vật lý yếu, chất màu và mực có thể bị phai, nhòe hoặc hòa tan trong dung dịch khử.
Vì những lý do trên, mọi tài liệu trước khi tiến hành khử axít đều phải được đo độ PH hoặc thử mức độ nhiễm axít, độ hoà tan của mực và chỉ những tài liệu có độ PH dưới 6 mới cần khử axít.
Khử axít bằng phƣơng pháp ƣớt:
Bản chất của việc khử axít bằng phương pháp ướt là ngâm tài liệu bị axít trong dung dịch khử để làm trung hoà các axit trong tài liệu.
Hóa chất để pha chế dung dịch khử axít là Magnesium Carbonates (MgCO3) hoặc Calcium Carbonates (CaCO3). Liều lượng pha chế là 4-5g/1lít nước tinh khiết. Vì MgCO3 và CaCO3 là những chất ít hòa tan trong nước, nên phải cho CO2 chạy qua dung dịch này trong khoảng 20 phút để Carbonate chuyển thành bicarbonate (MgHCO3) và CaHCO3. Khi hóa chất này hòa tan và lắng đọng phần kết tủa, phần nước trong được dùng làm dung dịch khử axít.
Quy trình khử axit được thực hiện như sau:
Cho dung dịch này vào khay i nốc hoặc nhựa sâu chừng 6 – 10 cm, sau đó ngâm tài liệu vào khay dung dịch này trong thời gian khoảng 20 phút. Sau khi khử axít, nhúng tài liệu vào khay nước tinh khiết để rửa sạch lượng hóa chất dư thừa trên tài liệu và đem phơi khô. Để tránh làm hư hỏng tài liệu, trong quá trình xử lý và phơi tài liệu phải được bảo về bằng lưới nylon. Khi tài liệu khô, đo lại độ PH trên tài liệu, nếu độ PH đạt từ 8-9 là việc khử axít đã thành công.
Khử axit bằng phương pháp ướt có ưu điểm là ngoài việc loại axit ra khỏi tài liệu, bề mặt tài liệu còn được làm sạch trong quá trình ngâm và rửa tài liệu bằng nước tinh khiết. Mặt khác giá thành khử axit bằng phương pháp ướt tương đối thấp, thao tác đơn giản nên dễ thực hiện. Phương pháp này có thể ứng dụng rộng rãi ở hầu hết các cơ sở lưu trữ để kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ.
Khử axít bằng phƣơng pháp khô:
Bản chất của việc khử axít bằng phương pháp khô là quét chải hoặc phun dung dịch khử axít lên bề mặt tài liệu để làm trung hoà các axit trong tài liệu và làm cho tài liệu từ trạng thái axit trở thành trung tính.
Hóa chất để điều chế dung dịch khử axít bằng phương pháp khô có nhiều loại như barium hydroxide, calcium acetates, magnesium acetates... nhưng loại hóa chất được dùng phổ biến nhất là magnesium methoxide.
Hiện nay Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, với sự tài trợ văn hóa của Nhật Bản đã được đầu tư một bộ thiết bị khử axít bằng phương pháp khô. Thiết bị này đã được lắp đặt tại Xưởng Tu bổ phục chế của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Nó gồm một dàn lưới đỡ tài liệu và thiết bị phun dung dịch khử với những đầu tia cực nhỏ.
Thao tác vận hành của thiết bị tương đối đơn giản: Sau khi bật máy, đặt tài liệu lên giá đỡ tài liệu, dùng bình phun đặt cách tài liệu khoảng 30cm phun đều lên bề mặt tài liệu. Nếu tài liệu dày thì lật tài liệu lại và phun hoá chất vào cả hai mặt tài liệu. Khi phun xong đặt tài liệu vào giấy chống dính và giấy thấm để phơi khô.
So với phương pháp khử ướt, khử axit bằng phương pháp khô giá thành cao hơn và tài liệu không được làm sạch trong quá trình khử axit. Nhưng phương pháp này không những cho phép khử axit những tài liệu có tình trạng vật lý yếu, mực bị phai nhoè, mà nó còn khử axit cho cả những hồ sơ đã đóng quyển mà không cần tháo rời.
Hiện nay hai phương pháp khử axít trên đang được các nước ứng dụng khá phổ biến. Tuy nhiên là phương pháp thủ công nên nó chỉ cho phép xử lý từng tài liệu một, năng suất không cao, trong khi tài liệu lưu trữ trong kho bị axít chiếm số lượng rất lớn. Chính vì vậy từ vài ba chục năm trở lại đây nhiều nước nhận thấy rằng không thể khử axít cho toàn bộ tài liệu bị nhiễm axít theo phương pháp thủ công từng tờ một, mà phải tìm ra giải pháp xử lý hàng loạt tài liệu. Để phục vụ mục tiêu này một số nước phát triển như Mỹ, Thụy Sĩ, Cộng hòa Liên bang Đức đã nghiên cứu chế tạo được dây chuyền công nghệ cho phép khử axít hàng loạt. Dưới đây xin được giới thiệu hai hệ thống dây chuyền công nghệ khử axít hàng loạt của CHLB Đức.
Hệ thống thiết bị khử axít của hãng Neschen lắp đặt tại một cơ sở của lưu trữ liên bang tại Berlin. Hệ thống này xử lý tài liệu ở dạng tờ rời bằng hóa chất magnesiumhydrogen – carbonat. Hệ thống thiết bị này làm đồng thời 3 chức năng:
- Cố định mực và chất màu trên tài liệu - Khử axít trong tài liệu
- Gia cố hồ làm bền chắc tài liệu.
Tài liệu được sắp đặt song song cạnh nhau và được đưa vào máy với sự bảo vệ của 2 tấm lưới bằng kim loại. Tại bể chứa dung môi tai liệu được cố định chất màu, khử axít, rửa sạch bề mặt và được gia cố bằng một loại hồ methylcellulo. Công đoạn này kéo dài 3,5 phút. Sau đó tài liệu được làm khô ở nhiệt độ 500C trong thời gian 4 phút. Sau khi khử axít tài liệu có độ PH = 8,2 69
Công suất của dây chuyền lớn đạt 20.000 tờ/1ca
Công suất của máy nhỏ do 1 người vận hành khử được 400 tờ khổ A4 trong 1giờ.
Dây chuyền khử axít của ZFB (Trung tâm bảo quản sách)
Hệ thống thiết bị này được lắp đặt tại thư viện Đức ở Leipzig. Thiết bị này khử axít cho sách và tài liệu đã được đóng quyển. Toàn bộ quá trình xử lý gồm 3 bước:
Bước thứ nhất: Tài liệu được đặt trong các giỏ theo cỡ sách. Các giỏ này được đưa vào làm khô trong các thùng kim loại kín ở nhiệt độ 500C. Sau khi làm khô, trong thành phần của giấy chỉ còn lại dưới 1% nước để hóa chất dễ thẩm thấu vào tài liệu. (Ở điều kiện bình thường giấy chứa 5 – 7% nước).
Bước thứ hai: Khử axít.Tài liệu được xông hun bằng hóa chất magnesium và titan hòa trong dầu silicon. (ở đây dầu Silicon chỉ là chất để dẫn magnesium và titan thấm được vào tài liệu).
Bước thứ ba: Làm khô tài liệu.
Toàn bộ quá trình xử lý khéo dài 2-3 ngày.
Sau đó tài liệu được đưa ra để ở phòng thông khí khoảng 3 tuần để tài liệu lấy lại độ ẩm bình thường như trước khi khử axít. Sau khi khử độ PH của tài liệu đạt 7 - 9.
Công suất của hệ thống thiết bị này mỗi lần xử lý được 1 tấn tài liệu, mỗi tuần có thể khử 2 lần, 1 năm hệ thống thiết bị này có thể xử lý được 80 – 100 tấn sách và tài liệu.73
Khả năng ứng dụng công nghệ khử a xít tại các Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia:
Ở Việt Nam cho đến nay các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia chưa tiến hành khử axít cho tài liệu, mặc dù kết quả khảo sát đều khẳng định rằng phần lớn tài liệu lưu trữ ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đều bị axít. Năm 2000 thực hiện Đề án chống nguy cơ hủy hoại, bảo quản an toàn tài liệu, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã tiến hành thử nghiệm việc khử axít cho tài liệu. Kết quả thử nghiệm được thẩm định tại Trung tâm chất lượng thuộc Tổng cục Đo lường – Chất lượng cho thấy sau khi khử axít các chỉ tiêu về độ bền kéo, độ bền gấp, độ bền xé đều tăng so với trước khi khử axít, chỉ tiêu về độ PH cũng đạt từ 7-9. Điều đó chứng tỏ rằng các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đều có đủ khả năng tiến hành khử axít bằng phương pháp thủ công. Nhưng khi Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành văn bản cho phép ứng dụng khử axít trong thực tế thì lại nảy sinh vấn đề chưa đồng bộ, vì hiện nay Cục Lưu trữ mới chỉ cho phép khử axít cho những tài liệu có giá trị cao và tình trạng vật lý yếu cần phải tiến hành tu bổ, mà những tài liệu này lại nằm rải rác trong các hồ sơ của toàn bộ các phông trong kho. Mặt khác hiện nay số bìa, cặp bảo quản tài liệu của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cũng ở tình trạng axít. Chỉ có một vài phông đã trang bị bìa phi axít, nhưng do bảo quản tài liệu axít trong một thời gian đã tương đối dài nên đến nay chắc chắn số bìa này cũng đã nhiễm axít. Nếu hiện nay chỉ tiến hành khử axít cho một số tài liệu được lựa chọn từ các hồ sơ ra sau đó lại đưa vào bảo quản ở vị trí cũ cùng với tài liệu khác thì sau một thời gian ngắn số tài liệu này sẽ bị nhiễm axít trở lại. Vì vậy để công việc này thực sự có hiệu quả Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần chỉ đạo các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia áp dụng những giải pháp đồng bộ về công nghệ để có thể triển khai việc khử axít cho toàn bộ tài liệu bị nhiễm axít cùng những trang thiết bị bảo quản liên quan. Ở thời điểm hiện nay các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đều đã được trang bị những cơ sở vật chất ban đầu cho việc thực hiện khử axit bằng phương pháp thủ công. Việc khử axít cho tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đến lúc này đã là “ việc cần làm ngay” nếu chậm trễ sẽ là quá muộn để có thể kéo dài tuổi thọ cho tài liệu. Trước mắt cần lựa chọn các phông bị axit nặng và tần số sử dụng cao để đưa ra khử axit bằng phương pháp thủ công. Sau này ngành Lưu trữ Việt Nam cần đầu tư một dây chuyền khử axit loại công suất nhỏ để khử axit cho tài liệu của tất cả các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.