10. Kết cấu luận văn
1.2 Quy trỡnh cụng tỏc lập kế hoạch nhõn lực
Cụng tỏc lập kế hoạch nhõn lực thụng thường gồm ba bước chớnh, đú là: Thứ nhất là dự bỏo cầu nhõn lực: Cầu nhõn lực thường tăng khi cầu sản phẩm hoặc dịch vụ tăng; và cầu nhõn lực giảm khi năng suất lao động tăng lờn, một số lượng lao động ớt hơn sẽ sản xuất được số lượng sản phẩm, hoàn thành khối lượng cụng việc như cũ do ỏp dụng cụng nghệ mới, kỹ thuật tiờn tiến…
Thứ hai là dự bỏo cung nhõn lực: Cung nhõn được xỏc định ở trong doanh nghiệp (từ thị trường lao động bờn trong) và bờn ngoài doanh nghiệp (thị trường lao động bờn ngoài).
Thứ ba là cõn đối cung - cầu lao động: Sau khi ước tớnh được cung và cầu nhõn lực cho năm tới hoặc là cho thời gian kỳ tới, mỗi một doanh nghiệp sẽ gặp phải một trong ba trường hợp: cung lao động bằng, lớn hơn hoặc nhỏ hơn cầu lao động. Mỗi trường hợp yờu cầu một hệ thống cỏc giải phỏp khỏc nhau tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp.
Cú thể giản lược sơ đồ quy trỡnh cụng tỏc lập kế hoạch nhõn lực như sau:
Sơ đồ 1: Quy trỡnh cụng tỏc lập kế hoạch nhõn lực [49, Tr. 65].
NHỮNG ĐIỀU KIỆN VÀ CÁC GIẢI PHÁP LỰA CHỌN CẦU LAO ĐỘNG
Thị trường lao động bờn ngoài Năng suất lao
động Cầu sản phẩm
CUNG LAO ĐỘNG
Thị trường lao động bờn trong
Nội dung cỏc bước của quy trỡnh như sau:
1.2.1 Dự bỏo cầu nhõn lực
Cầu nhõn lực là số lượng và cơ cấu nhõn lực cần thiết để hoàn thành số lượng sản phẩm, dịch vụ hoặc khối lượng cụng việc của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định.
Dự bỏo cầu nhõn lực được chia làm hai loại: cầu nhõn lực ngắn hạn và cầu nhõn lực dài hạn. Mỗi loại cầu nhõn lực cú thể ỏp dụng cỏc phương phỏp dự bỏo khỏc nhau kể cả định tớnh và định lượng.
a) Dự bỏo cầu nhõn lực ngắn hạn
Dự bỏo cầu nhõn lực ngắn hạn là cầu nhõn lực trong thời hạn một năm (hoặc tuỳ vào đặc điểm của mỗi doanh nghiệp mà thời gian cú thể linh hoạt hơn).
Phương phỏp chủ yếu để dự bỏo cầu nhõn lực trong thời hạn ngắn là phõn tớch nhiệm vụ/ phõn tớch khối lượng cụng việc.
Trỡnh tự:
- Xỏc định nhiệm vụ/khối lượng cụng việc của doanh nghiệp cần phải hoàn thành.
- Sử dụng cỏc tỷ số quy đổi hoặc tiờu chuẩn định biờn, lượng lao động hao phớ cho một đơn vị sản phẩm… để tớnh tổng số giờ lao động cần thiết cho hoàn thành mỗi loại cụng việc/mỗi loại sản phẩm.
- Quy đổi tổng số giờ lao động ra số người lao động của mỗi nghề, mỗi loại cụng việc, mỗi loại sản phẩm. Tổng hợp cỏc nghề ta sẽ cú nhu cầu nhõn lực của doanh nghiệp trong năm tới.
Tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, loại sản phẩm, cơ cấu của mỗi doanh nghiệp. Phương phỏp phõn tớch nhiệm vụ dự bỏo cầu nhõn lực ngắn hạn được biểu hiện cụ thể thành cỏc phương phỏp sau:
Phương phỏp tớnh theo lượng lao động hao phớ.
Căn cứ: Tổng số lượng lao động hao phớ để hoàn thành số lượng sản phẩm, hoặc khối lượng cụng việc… quỹ thời gian làm việc bỡnh quõn của một lao động năm kế hoạch; hệ số tăng năng suất lao động dự tớnh năm kế hoạch.
Cụng thức: n t i SL i D = i = 1 Tn K m [21, tr. 71] Trong đú:
D : Cầu lao động năm kế hoạch của doanh nghiệp (người).
t i : Lượng lao động hao phớ để sản xuất một đơn vị sản phẩm (giờ - mức).
SL i : Tổng số sản phẩm i cần sản xuất năm kế hoạch.
Tn : Quỹ thời gian làm việc bỡnh quõn của một lao động năm kế hoạch (giờ/người).
Km : Hệ số tăng năng suất lao động dự tớnh năm kế hoạch. n : Số loại sản phẩm cần sản xuất năm kế hoạch.
Để xỏc định lượng lao động hao phớ cho 1 đơn vị sản phẩm ta phải dựa vào mức lao động tức mức thời gian hao phớ cho từng bước cụng việc, theo từng nghề.
Quỹ thời gian làm việc bỡnh quõn của một lao động năm kế hoạch xỏc định thụng qua xõy dựng bảng cõn đối thời gian lao động của một lao động năm kế hoạch trờn cơ sở phõn tớch bảng cõn đối thời gian lao động của một lao động năm bỏo cỏo. Dự kiến những yếu tố ảnh hưởng như sự thay đổi về kỹ thuật, tổ chức… để ước tớnh hệ số tăng năng suất lao động. Dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ta sẽ cú số lượng sản phẩm từng loại.
Phương phỏp tớnh theo năng suất lao động:
Lấy tổng sản lượng năm kế hoạch (hiện vật hoặc giỏ trị) chia cho năng suất lao động của một người lao động năm kế hoạch sẽ được cầu nhõn lực năm kế hoạch của tổ chức.
Cụng thức:
Q D = ---
W [21, tr. 73]
Trong đú:
D: Cầu lao động năm kế hoạch. Q: Tổng sản lượng năm kế hoạch.
W: Năng suất lao động bỡnh quõn của một lao động năm kế hoạch. Phương phỏp tớnh theo tiờu chuẩn định biờn
Tiờu chuẩn định biờn là số lượng người quy định cho từng khối lượng cụng việc cụ thể phải đảm nhiệm. Dự bỏo cầu nhõn lực năm kế hoạch theo phương phỏp này sẽ căn cứ vào nhiệm vụ cần hoàn thành năm kế hoạch.
Để xỏc định nhu cầu về cụng nhõn phục vụ ta cú thể ỏp dụng cỏc phương phỏp sau:
- Mức thời gian phục vụ:
Căn cứ vào hao phớ lao động để phục vụ một đơn vị mỏy múc thiết bị. Cụng thức:
T = M x K x t Trong đú:
T: Thời gian phục vụ cần thiết (giờ). M: Số lượng mỏy, thiết bị cần phục vụ. K: Số ca làm việc (Hệ số ca làm việc).
Từ đú tớnh ra được cầu lao động năm kế hoạch (D) T
D = --- Tn
Tn : Quỹ thời gian làm việc bỡnh quõn một lao động năm kế hoạch (giờ/người). - Mức phục vụ của một cụng nhõn: Cụng thức: M D = --- x K MPV Tca MPV = --- M TGPV Trong đú:
D: Cầu lao động năm kế hoạch. M: Số mỏy múc thiết bị cần phục vụ. MPV: Mức phục vụ của một cụng nhõn.
MTGPV: Thời gian phục vụ một mỏy (giờ/mỏy) (mức phục vụ). K: Số ca làm việc.
- Mức định biờn:
Cụng thức:
D = M x S PV x K Trong đú:
D: Cầu lao động năm kế hoạch. M: Số mỏy múc thiết bị cần phục vụ.
S PV : Số người phục vụ một mỏy trong một ca. K: Số ca làm việc.
b) Dự bỏo cầu nhõn lực dài hạn
Lập kế hoạch nhõn lực dài hạn thường được tiến hành cho thời hạn trờn một năm, cú thể từ 5 đến 7 năm.
Căn cứ vào mục tiờu và kế hoạch chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai, dự đoỏn những thay đổi về kỹ thuật, cụng nghệ, tỏc động của mụi trường… để dự bỏo nhu cầu nhõn lực ở những bộ phận chớnh của doanh nghiệp hoặc là dự bỏo chi tiết cầu nhõn lực cho từng loại cụng việc, từng nghề, từng loại sản phẩm cho kỳ kế hoạch.
Cú nhiều cỏch dự bỏo cầu nhõn lực dài hạn:
Phương phỏp dự bỏo cầu nhõn lực của doanh nghiệp dựa vào cầu nhõn lực của từng bộ phận
Người quản trị ở từng bộ phận dựa vào mục tiờu của bộ phận, xỏc định khối lượng cụng việc cần phải hoàn thành cho thời kỳ kế hoạch, dự bỏo cần bao nhiờu nhõn lực để hoàn thành khối lượng cụng việc đú. Cầu nhõn lực của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch sẽ được tổng hợp từ cầu nhõn lực của từng bộ phận.
Phương phỏp này cú ưu điểm là người quản trị ở từng bộ phận trong doanh nghiệp thường cú những thụng tin chớnh xỏc về nhiệm vụ, sản lượng, khối lượng cụng việc… mà bộ phận mỡnh sẽ hoàn thành trong thời kỳ kế hoạch, do đú sẽ dự bỏo được số nhõn lực cần thiết kể cả những người lao động mới dự kiến cần được thu hỳt và bổ sung.
Tuy nhiờn để cú số liệu cần thiết cho dự bỏo đũi hỏi phải cú sự hợp tỏc của nhiều bộ phận. Hơn nữa những người quản trị ở mỗi bộ phận cú thể sử dụng những giả định khỏc nhau cho sự phỏt triển bộ phận mỡnh trong tương lai để dự bỏo cầu nhõn lực. Để khắc phục nhược điểm này người đứng đầu doanh nghiệp phải thụng bỏo rừ mục tiờu dài hạn của doanh nghiệp trong thời
kỳ kế hoạch, đưa ra những ràng buộc về tài chớnh, vốn, lao động… dựa vào đú người quản trị từng bộ phận dự bỏo cầu nhõn lực của bộ phận mỡnh.
Phương phỏp ước lượng trung bỡnh
Dự bỏo cầu nhõn lực của doanh nghiệp thời kỳ kế hoạch dựa vào cầu nhõn lực bỡnh quõn hàng năm của doanh nghiệp trong thời kỳ trước.
Theo phương phỏp này, việc tớnh toỏn cầu nhõn lực đơn giản, số liệu dễ thu thập nhưng phương phỏp này dựa vào số liệu của quỏ khứ, khi dự bỏo cú thể khụng thấy hết những biến động cú thể xảy ra trong thời kỳ kế hoạch ảnh hưởng đến cầu nhõn lực của doanh nghiệp.
Phương phỏp tớnh theo tiờu chuẩn hao phớ lao động của một đơn vị sản lượng
Lấy tiờu chuẩn hao phớ lao động để sản xuất ra một đơn vị sản lượng tớnh theo giờ nhõn với tổng sản lượng năm kế hoạch. Sau đú chia cho quỹ thời gian làm việc bỡnh quõn của một lao động năm kế hoạch ta được cầu lao động năm kế hoạch.
Cụng thức:
D = (Q x t) / T [21, tr.76] Trong đú:
D: Cầu nhõn lực năm kế hoạch.
Q: Tổng sản lượng cần phải sản xuất năm kế hoạch.
t: Tiờu chuẩn hao phớ lao động cho một đơn vị sản lượng năm kế hoạch. T: Tổng số giờ làm việc bỡnh quõn của một lao động năm kế hoạch. Mụ hỡnh kế hoạch hoỏ nhõn lực tổng thể Cụng thức: D = W X x G Q cn v cn( ) / 1 ) ( Trong đú:
D: Cầu nhõn lực năm kế hoạch.
Q: Khối lượng cụng việc hiện tại (đồng).
G: Khối lượng cụng việc dự kiến sẽ tăng thờm trong kỳ kế hoạch (đồng). X: Hệ số tăng năng suất lao động bỡnh quõn từ kỳ gốc đến kỳ kế hoạch. Wcn(cnv): Năng suất lao động hiện tại của một cụng nhõn hoặc một cụng nhõn viờn.
Phương phỏp dự bỏo xu hướng
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và mục tiờu cần đạt được của doanh nghiệp trong thời kỳ kế hoạch, ước tớnh những thay đổi về kỹ thuật ảnh hưởng đến quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp… so với thời kỳ hiện tại, ước tớnh cầu nhõn lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của tổ chức trong thời kỳ kế hoạch.
Áp dụng phương phỏp này, cụng việc dự bỏo nhu cầu nhõn lực được thực hiện một cỏch dễ dàng nhưng ước lượng thường ớt chớnh xỏc và chủ yếu dựa vào số liệu của thời kỳ trước đú.
Phương phỏp hồi quy tuyến tớnh
Sử dụng hàm số toỏn học phản ỏnh mối quan hệ của cầu nhõn lực với cỏc biến số như: doanh số bỏn ra, sản lượng sẽ sản xuất kỳ kế hoạch… để dự bỏo cầu nhõn lực của doanh nghiệp trong thời kỳ kế hoạch.
Chẳng hạn: y = f (X1, X2, X3…) [21, tr. 77]
Chuỗi thời gian thu thập được số liệu càng dài thỡ kết quả dự bỏo cầu nhõn lực thời kỳ kế hoạch càng chớnh xỏc.
Cú thể ỏp dụng phương phỏp này để xỏc định nhu cầu nhõn lực của cỏc doanh nghiệp dựa vào phõn tớch mối quan hệ của nhiều yếu tố. Tuy vậy, phương phỏp này thớch hợp khi thu thập được số liệu của doanh nghiệp trong một chuỗi thời gian dài trong quỏ khứ hoặc cú mẫu số liệu khỏ lớn. Phương phỏp này chỉ thớch hợp trong trường hợp mụi trường của doanh nghiệp rất ổn định.
Phương phỏp chuyờn gia
Dự bỏo cầu nhõn lực dài hạn dựa vào ý kiến của cỏc chuyờn gia cú kinh nghiệm trong từng lĩnh vực. Cỏc chuyờn gia dựa vào đỏnh giỏ của họ về tỡnh hỡnh doanh nghiệp trong tương lai, điều kiện phỏt triển kinh doanh của doanh nghiệp, với kinh nghiệm mà họ đó từng tớch luỹ được sẽ đưa ra phương ỏn dự bỏo cầu nhõn lực của doanh nghiệp trong thời kỳ kế hoạch.
Gồm cú 3 phương phỏp sau:
- Phương phỏp bỡnh quõn: Yờu cầu mỗi chuyờn gia nộp bản tường trỡnh về ước tớnh cầu nhõn lực của doanh nghiệp theo kinh nghiệm riờng của họ, sau đú sẽ tớnh trung bỡnh cầu nhõn lực của doanh nghiệp theo ước tớnh của cỏc chuyờn gia.
- Phương phỏp họp nhúm: Tổ chức hội thảo mời cỏc chuyờn gia đến dự và phỏt biểu, thảo luận nhúm. Kết luận cuối cựng là ý kiến thống nhất của cỏc chuyờn gia về ước tớnh cầu nhõn lực của doanh nghiệp trong thời kỳ kế hoạch. - Kỹ thuật Delphi: Để thực hiện cỏc phương phỏp này, một người cú trỏch nhiệm dự bỏo cầu nhõn lực của doanh nghiệp, cú thể là chuyờn viờn của phũng quản lý nguồn nhõn lực thực hiện cỏc cụng việc sau:
+ Lựa chọn danh sỏch cỏc chuyờn gia am hiểu về doanh nghiệp và cú kiến thức, kinh nghiệm dự bỏo nguồn nhõn lực.
+ Xỏc định rừ những vấn đề cú liờn quan đến dự bỏo nhõn lực; khú khăn, thuận lợi, mục tiờu và chiến lược phỏt triển của doanh nghiệp trong tương lai.
+ Soạn một bảng hỏi về dự bỏo cầu nhõn lực của doanh nghiệp trong thời kỳ kế hoạch và gửi đến từng chuyờn gia.
Cỏc chuyờn gia dự bỏo cầu nhõn lực của doanh nghiệp theo ước tớnh và kinh nghiệm của mỡnh, chuyển đến cho người cú trỏch nhiệm tổng hợp. Kết quả dự bỏo nhõn lực được gửi trở lại cỏc chuyờn gia xem xột cho ý kiến về
phương ỏn lựa chọn. Nếu một chuyờn gia nào đú chưa đồng tỡnh về phương ỏn tổng hợp dự bỏo nhõn lực đó lựa chọn thỡ yờu cầu giải thớch rừ: nguyờn nhõn khụng đồng tỡnh, cần thay đổi như thế nào và chuyển bản gúp ý đú đến người cú trỏch nhiệm tổng hợp cầu nhõn lực. Phương ỏn cuối cựng dự bỏo cầu nhõn lực của doanh nghiệp là kết quả nhất trớ cao của cỏc chuyờn gia.
Với phương phỏp này cỏc chuyờn gia khụng tiếp xỳc trực tiếp với nhau trong cuộc họp hoặc hội thảo mà chỉ thụng qua văn bản nờn thuận lợi hơn và trỏnh được những hạn chế như: nể nang, ngại bất đồng quan điểm…
1.2.2 Dự bỏo cung nhõn lực
Cung nhõn lực: là số lao động cú thể cú để đỏp ứng cho việc hoàn thành số lượng sản phẩm, dịch vụ hoặc khối lượng cụng việc của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định.
Cú hai loại cung nhõn lực là cung nhõn lực bờn trong và cung nhõn lực bờn ngoài.
Cung nhõn lực bờn trong: là số lao động cú thể huy động trong doanh nghiệp, đỏp ứng nhu cầu của sản xuất kinh doanh.
Cung nhõn lực bờn ngoài là số lao động trờn thị trường lao động cú thể đỏp ứng yờu cầu của doanh nghiệp.
Dự bỏo cung nhõn lực là tớnh toỏn khả năng thu hỳt, đỏp ứng nhu cầu về nhõn lực cho doanh nghiệp, bao gồm nguồn cung nhõn lực bờn trong và nguồn cung lao động bờn ngoài.
a) Dự bỏo cung nhõn lực bờn trong nội bộ doanh nghiệp:
Là dự bỏo khả năng đỏp ứng nhu cầu về nhõn lực trờn cơ sở phỏt triển lực lượng lao động hiện tại. Lập kế hoạch nhõn lực yờu cầu phõn tớch kỹ lực lượng lao động hiện cú của doanh nghiệp về số lượng và cơ cấu lực lượng lao động. Muốn vậy cần thực hiện theo trỡnh tự sau:
Số lượng nhõn lực hiện cú trong doanh nghiệp trước hết phải được phõn loại theo cỏc tiờu thức khỏc nhau như: giới tớnh, tuổi, nghề, trỡnh độ lành nghề, sức khoẻ, thõm niờn cụng tỏc, tỡnh trạng gia đỡnh, theo chức năng, tiềm năng cho phỏt triển và đề bạt… làm cơ sở cho phõn tớch.
2- Phõn tớch nhõn lực hiện cú trong doanh nghiệp
- Nội dung phõn tớch
+ Phõn tớch cơ cấu tuổi của lực lượng lao động hiện cú trong doanh nghiệp, phõn tớch cơ cấu nhõn lực theo giới tớnh để đỏnh giỏ mức độ phự hợp với yờu cầu