10. Kết cấu luận văn
2.2. Thực trạng cụng tỏc lập kế hoạch nhõn lực tại cụng ty
2.2.1 Cụng tỏc lập kế hoạch nhõn lực tại cụng ty
2.2.1.1 Cỏc nội dung của cụng tỏc lập kế hoạch nhõn lực
a) Quy trỡnh cụng tỏc lập kế hoạch nhõn lực của cụng ty hiện nay
Để thực hiện cụng tỏc lập kế hoạch nhõn lực, đối với kế hoạch năm, cỏc phũng ban cụng ty gửi phiếu đề xuất nhõn sự năm tới cho bộ phận nhõn sự tập hợp, Bộ phận nhõn sự căn cứ theo phiếu đề xuất nhõn sự của cỏc phũng ban và cỏc chỉ tiờu kinh doanh của năm tới, lập bảng kế hoạch nhõn lực cho năm kế tiếp. Kế hoạch nhõn lực sau khi lập xong sẽ gửi cho Ban giỏm đốc xem xột và phờ duyệt. Sau đú, phũng nhõn sự sẽ chuyển tới trưởng cỏc bộ phận để nắm được chỉ tiờu, kế hoạch nhõn lực của phũng ban mỡnh trong năm tới.
Đối với cỏc kế hoạch ngắn hạn, thụng thường sau khi ký hợp đồng kinh tế, thi cụng, thiết kế, tư vấn; nếu hợp đồng cú yờu cầu bổ sung nhõn lực để thực hiện, phũng kinh doanh sẽ chuyển cho bộ phận nhõn lực thực hiện lập kế hoạch nhõn lực bỏo cỏo Ban giỏm đốc để triển khai hợp đồng.
Cú thể khỏi quỏt thành sơ đồ quy trỡnh như sau:
Sơ đồ 3: Quy trỡnh lập kế hoạch nhõn sự tại cụng ty TNHH Xuõn Vy
PHềNG/ BAN BỘ PHẬN NHÂN SỰ BAN GIÁM ĐỐC
BỘ PHẬN NHÂN SỰ
Kế hoạch Xõy dựng Tổng hợp Phiếu đề xuất
Theo thống kờ kết quả điều tra xó hội học đối với 13 cỏn bộ quản lý, trưởng bộ phận tham gia cụng tỏc lập kế hoạch nhõn lực tại cụng ty thỡ cú tới 53,85% số người đỏnh giỏ xếp loại quy trỡnh cụng tỏc lập kế hoạch nhõn lực của cụng ty ở vị trớ thứ 2, và 38,46 % người đỏnh giỏ xếp quy trỡnh ở vị trớ thứ 3. Khụng cú người nào đỏnh giỏ đõy là cụng tỏc kộm nhất trong cỏc nội dung của cụng tỏc lập kế hoạch nhõn lực. Như vậy đõy là một nội dung được đỏnh giỏ tớch cực từ những người được điều tra khảo sỏt.
Bảng số 2.5: Thống kờ đỏnh giỏ hiệu quả cụng tỏc lập kế hoạch nhõn lực tại cụng ty TNHH Xuõn Vy về quy trỡnh lập kế hoạch nhõn lực
Hiệu quả của quy trỡnh trong cỏc nội dung của cụng tỏc lập kế hoạch nhõn lực tại cụng ty từ 2008-2013 (thứ tự vị trớ lựa chọn) Số người chọn Tỷ lệ (%) Vị trớ 1 1 14,29 Vị trớ 2 7 53,85 Vị trớ 3 6 38,46 Vị trớ 4 - Vị trớ 5 - - í kiến khỏc - -
b) Cỏc kế hoạch nhõn lực đó được xõy dựng
Để đỏnh giỏ về cụng tỏc lập kế hoạch nhõn lực tại cụng ty chỳng ta hóy xem tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch lao động của cụng ty qua cỏc năm.
Bảng 2.7 : Tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch về số lượng lao động của cụng ty TNHH Xuõn Vy
Đơn vị tớnh: người
STT Nội dung
Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Thự c tế Dự tớnh Chờnh lệch Thự c tế Dự tớnh Chờnh lệch Thự c tế Dự tớnh Chờnh lệch Thự c tế Dự tớnh Chờnh lệch Thự c tế Dự tớnh Chờnh lệch Thự c tế Dự tớnh Chờnh lệch Tổng số lao động đầu kỳ 19 21 66 83 99 1 Dự ỏn-Hợp đồng-Kế hoạch sản xuất, kinh doanh mới 3 11 10 48 63 15 26 32 6 23 30 7 17 0 -17 37 20 -17 2 Chuyển nội bộ cụng ty 2 1 -1 2 4 2 1 3 2 5 2 -3 3 4 1 13 25 12 3 Thay đổi chức danh 1 0 -1 2 3 1 2 0 -2 1 3 2 2 2 0 3 2 -1 4 Thụi việc 1 0 -1 3 1 -2 9 2 -7 7 3 -4 13 4 -9 6 2 -4 Tổng số biến động thực tế 2 11 9 45 62 17 17 30 13 16 27 11 4 -4 -8 31 18 -13 Tổng số lao động cuối kỳ 21 30 9 66 83 17 83 96 13 99 110 11 103 95 -8 134 121 -13
Qua bảng trờn ta thấy cụng tỏc lập kế hoạch nhõn lực của cụng ty chưa chớnh xỏc, cũn cú sự chờnh lệch giữa kế hoạch đặt ra và nhu cầu thực tế.
Cụ thể:
Trong cỏc năm, năm 2009 cú sự chệnh lệch số nhõn lực giữa kế hoạch đặt ra và thực tế cao nhất, là 17 người, cỏc năm 2013, 2010, 2011, 2008, 2012 lần lượt là -13, 13, 11, 9, -8 người. Cú điều này là do năm 2009 cụng ty dự tớnh nhõn lực mới phỏt sinh cho xưởng sản xuất vật tư y tế tiờu hao và đội thi cụng là hai ngành nghề được đầu tư phỏt triển mới trong năm. Do chưa cú kinh nghiệm nờn số lượng dự kiến chưa sỏt thực tế, năm 2009, tổng dự kiến tăng 62 người trong khi thực tế chỉ tăng 45 người. So sỏnh số lượng chờnh lệnh trờn tổng số nhõn lực thực tế của cụng ty, số liệu chờnh lệch này là khỏ cao, chiếm tới 42.9% tổng số nhõn lực cụng ty năm 2008, cỏc năm 2009, 2010, 2011, 2012, 2013 lần lượt là 25,8%, 15,7%, 11,1%, -7,8% và -9,7%. Cú thể thấy sự chờnh lệch giữa thực tế và kế hoạch nhõn lực khỏ cao và xu hướng tăng giảm khụng ổn định qua cỏc năm. Năm 2012, 2013 số lượng nhõn lực dự tớnh so với thực tế chuyển sang chờnh lệch õm với con số khỏ cao là -8 và -13 người, đõy là một trong những cố gắng của cụng ty để thực hiện tinh giảm nhõn lực, và nhằm để kế hoạch nhõn lực bỏm sỏt vào thực tế hoạt động.
Việc dự kiến chuyển đổi nội bộ và thay đổi chức danh được cụng ty thực hiện khỏ sỏt với thực tế và khỏ ớt. Tuy nhiờn dự tớnh nhõn sự cho hai nội dung này cũng chỉ dừng lại ở số lượng tương đối nhỏ từ 01 đến 05 người cho một nội dung trong suốt cỏc năm từ 2008-2013. Trong đú năm 2012 cú số liệu sự kiến là sỏt nhất trong 06 kế hoạch nhõn lực, thay đổi chức danh dự bỏo đỳng thực tế, chỉ lệnh về chuyển đổi nội bộ cụng ty là 01 người. So với cỏc năm, năm 2011 là năm cú chờnh lờnh giữa kế hoạch nhõn lực và thực tế lớn nhất là từ 02- 04 người cho mỗi nội dung.
Việc dự kiến nhõn lực cho thụi việc của cụng ty khỏ bị động. Do số lượng nhõn lực cú chất lượng cao tuổi đời cũn trẻ nờn dự kiến cho thụi việc là rất nhỏ từ 01 - 04 người theo kế hoạch nhõn lực mỗi năm. Tuy nhiờn trong quỏ trỡnh thực hiện cụng việc ở từng năm, do ý thức làm việc và điều kiện phự hợp cho cụng việc chưa cao nờn cụng ty buộc phải cho thụi việc nhõn viờn và phải bổ sung bằng việc tuyển nhõn viờn mới. Số lượng nhõn viờn cho thụi việc cao nhất là vào năm 2010 là 09 người. Đến năm 2012, do tỡnh trạng hoạt động sản xuất kinh doanh cú những dấu hiệu khú khăn, nờn cụng ty buộc phải cho thụi việc 13 người để tinh giảm biờn chế. Như vậy, nhỡn vào sự chờnh lệnh giữa kế hoạch đặt ra và thực tế, thỡ năm 2009 và 2012 cú chờnh lệch lớn nhất là 12 người so với năm 2008 là 01 người.
Nguyờn nhõn lớn nhất của tỡnh trạng trờn nhỡn vào tỡnh hỡnh biến động lao động thực tế so với dự tớnh, ta cú thể thấy sự chờnh lệch giữa thực tế và dự tớnh từ năm 2008 - 2013 nhỡn chung giảm xuống và chuyển từ chờnh lệch dương sang chờnh lệch õm. Điều này cho thấy cụng ty đó nỗ lực đỏng kể trong việc lập kế hoạch nhõn lực từ việc dụi dư số lượng lớn lao động xuống sỏt với thực tế cụng tỏc sản xuất kinh doanh. Tuy nhiờn con số về sự chờnh lệch õm trong 02 năm là 2012, 2013 lại cho thấy kế hoạch đó thiếu hụt một số lượng đỏng kế nhõn lực để cú thể đỏp ứng yờu cầu. Tỡnh trạng lao động dụi dư đó gõy ra nhiều vấn đề trong đú chi phớ tiền lương cao và hiệu quả sử dụng lao động thấp là những vấn đề lớn cú ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động núi chung của cụng ty. Điều này do cụng ty chưa tớnh sỏt cầu nhõn lực, đặc biệt là cầu cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Cụng ty cũn ớt năm kinh nghiệm, cỏc kế hoạch sản xuất kinh doanh mới lại đa dạng, cú những đặc thự khỏc nhau do vậy việc lập nguồn cung nhõn lực chưa theo sỏt được với thực tế diễn ra.
Như vậy, cụng tỏc lập kế hoạch nhõn lực của cụng ty cũn sự sai lệch tương đối giữa kế hoạch đặt ra và nhu cầu lao động trong thực tế. Vỡ vậy trong
thời gian tới cụng ty cần nghiờn cứu, tỡm hiểu và đưa ra cỏc biện phỏp nhằm tăng tớnh chớnh xỏc của cụng tỏc cụng tỏc lập kế hoạch nhõn lực, từ đú giỳp cụng ty thực hiện thắng lợi cỏc mục tiờu của mỡnh một cỏch hiệu quả nhất.
Đỏnh giỏ tỡnh hỡnh sử dụng lao động tại cụng ty
Bảng 2.7: Đỏnh giỏ tỡnh hỡnh sử dụng lao động tại Cụng ty TNHH Xuõn Vy
Danh mục Đơn vị tớnh 2008 2009 2010 2011 2012 Doanh thu (M) 106đ 3.749 23.303 50.295 51.620 58.456 67.564 Lợi nhuõn trước thuế
(B) 10
6đ 738 1.880 4.435 841 1.981 2.694
Tổng số LĐ (T) người 21 66 83 99 103 134
Năng suất lao động
(M/T) 10 6đ 178,52 353,08 605,96 521,41 567,53 504,21 Thu nhập bỡnh quõn thỏng (X/T/12) 10 6đ 2,82 3,40 3,60 4,17 4,67 5,26 Tổng quỹ lương (X) 106đ 710 2..690 3.586 4.957 5.770 8.451 Hệ số sử dụng chi phớ tiền lương (M/X) 5,28 8,66 14,03 10,41 10,13 7,99
Doanh lợi của chi phớ
tiền lương (B/X) 1,04 0,70 1,24 0,17 0,34 0,32
Khả năng tạo ra LN của một nhõn viờn(B/T)
106đ 35,14 28,48 53,43 8,49 19,23 20,10
(Nguồn: Bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh và Bảng lương Cụng ty TNHH Xuõn Vy)
Tỡnh trạng lao động của cụng ty trong 03 năm từ 2008, 2009, 2010 trong tỡnh trạng dụi dư là một trong những nguyờn nhõn dẫn đến xu hướng tăng năng suất lao động và thu nhập bỡnh quõn khụng ổn định, cú biểu hiện đi xuống và từ đú dẫn đến cỏc chỉ tiờu về hệ số sử dụng chi phớ tiền lương, doanh lợi của chi phớ tiền lương, khả năng tạo ra lợi nhuận của một nhõn viờn khụng ổn định, sụp giảm và cú chiều hướng sụt giảm.
Năng suất lao động thực tế cú biểu hiện tăng chậm và cú xu hướng giảm mạnh, năm 2009 so với năm 2008 tăng là 197,78% và năm 2010 so với năm 2009 tăng 171,62%. Tuy năng suất lao động trờn thực tế tăng lờn nhưng năm 2011 so với năm 2010 đó cú xu hướng giảm mạnh, mức tăng chỉ cũn 86,05% và năm 2013 so với năm 2012 cũng chỉ cú 108%.
Hệ số sử dụng chi phớ tiền lương cũng cú xu hướng giảm mạnh. Năm 2009 so với năm 2008 tăng là 164,06%, cỏc năm 2010, 2011, 2012, 2013 cú xu hướng giảm. Hệ số sử dụng chi phớ tiền lương năm 2010 so với năm 2009 tăng là 161,9%, năm 2011 so với năm 2010 đó cú xu hướng giảm mạnh, mức tăng chỉ cũn 74,25% và năm 2013 so với năm 2012 tăng là 78,91%.
Doanh lợi của chi phớ tiền lương tăng giảm khụng ổn định, lỳc giảm thấp nhất là năm 2011 chỉ chiếm 13,72% so với năm 2010, và lỳc tăng cao nhất là năm 2012 so với năm 2011 cũng chỉ ở mức 202,36%. Điều này cho thấy mức chi phớ tiền lương bỏ ra để thu về lợi nhuận là khụng ổn định và khỏ thấp.
Khả năng tạo ra lợi nhuận của 1 nhõn viờn cũng tăng giảm khụng ổn định, lỳc giảm thấp nhất là năm 2011 chỉ chiếm 15,90% so với năm 2010, và lỳc tăng cao nhất là năm 2012 so với năm 2011 cũng chỉ ở mức 226,41%.
Điều này một phần do nguyờn nhõn tổng quỹ lương tăng của cụng ty tăng nhanh, năm 2013 đó so với năm 2008 quỹ lương đó tăng 1.190,28%, trong khi đú năng suất lao động tăng 282,43% và hệ số sử dụng chi phớ tiền lương chỉ tăng 151,41%.
Theo thống kờ kết quả điều tra xó hội học đối với 13 cỏn bộ quản lý, trưởng bộ phận tham gia cụng tỏc lập kế hoạch nhõn lực tại cụng ty, hiệu quả của cỏc kế hoạch nhõn lực của cụng ty đó thực hiện được đỏnh giỏ cho thấy chủ yếu là khụng hiệu quả lờn tới 61,54%, cũn 38,46% người tham gia đỏnh giỏ cho rằng cỏc kế hoạch nhõn lực tại cụng ty là kộm hiệu quả. Khụng cú người nào đỏnh giỏ hiệu quả.
Bảng số 2.8: Thống kờ đỏnh giỏ hiệu quả cụng tỏc lập kế hoạch nhõn lực tại Cụng ty TNHH Xuõn Vy về hiệu quả kế hoạch nhõn lực
Hiệu quả của cỏc kế hoạch nhõn lực
tại cụng ty từ 2008-2013 Số người chọn Tỷ lệ (%) Hiệu quả 0 - Hiệu quả thấp 5 38,46 Khụng hiệu quả 8 61,54 í kiến khỏc 0 -
c)Thực trạng của cỏc nội dung thuộc quy trỡnh lập kế hoạch nhõn lực
Dự bỏo cầu nhõn lực
Để xỏc định cầu về nhõn lực, cụng ty đề ra nhu cầu và dự bỏo nhu cầu chia thành 02 giai đoạn của quỏ trỡnh dự bỏo như sau:
* Dự bỏo nhu cầu ngắn hạn: dự bỏo cầu nhõn lực trong 06 thỏng
Để dự bỏo nhu cầu, cỏc phũng, ban cú trỏch nhiệm bỏo cỏo tỡnh hỡnh nhõn sự lờn bộ phận nhõn sự hàng thỏng cụ thể về số lượng lao động hiện tại kốm mức lương từng người và dự kiến số lượng cần tuyển kốm mức lương. Bộ phận nhõn sự cú trỏch nhiệm thu thập và đề xuất lờn giỏm đốc cỏc kế hoạch về tuyển dụng, đào tạo, bổ sung nhõn lực cho cỏc bộ phận để kịp thời đỏp ứng nhõn lực cho cỏc cụng tỏc sản xuất thi cụng cũng như bự đắp sự thiếu hụt của nhõn lực do thụi việc hàng thỏng.
Do cụng ty khụng xõy dựng định mức lao động nờn khi dự bỏo nhu cầu ngắn hạn cụng ty khụng căn cứ vào định mức lao động mà chỉ dựa vào việc phõn tớch khối lượng cụng việc của thỏng, thu thập thụng tin về nhõn lực hiện tại và nhu cầu nhõn lực của cỏc phũng, ban. Sau đú bộ phận nhõn sự sẽ tổng hợp nhu cầu lao động và đưa ra dự bỏo nhu cầu nhõn lực ngắn hạn cho toàn cụng ty.
* Dự bỏo nhu cầu trung hạn: dự bỏo cầu nhõn lực trong thời gian từ 2 đến 4 năm:
Hàng năm, cụng ty xõy dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh trong đú đưa ra cỏc chỉ tiờu chủ yếu cho năm sau như sản lượng, doanh thu, chi phớ, lợi nhuận… và phõn bổ cho cỏc phũng ban khỏc nhau chịu trỏch nhiệm thực hiện. Dựa trờn kế hoạch sản xuất kinh doanh này, cỏc phũng ban sẽ gửi kế hoạch nhõn lực cho bộ phận nhõn sự. Bộ phận nhõn sự sẽ tổng hợp kế hoạch cỏc phũng ban, phõn tớch sự biến động lao động kế hoạch nhõn lực năm vừa kết thỳc và xỏc định nhu cầu về nhõn lực (số lượng và chất lượng) nhằm đỏp ứng yờu cầu sản xuất kinh doanh trong năm tới.
Phương phỏp xõy dựng kế hoạch nhõn lực này dựa trờn cụng tỏc phõn tớch cụng việc tuy nhiờn đó mang tớnh định tớnh cao. Thụng qua việc phõn tớch khối lượng cỏc dự ỏn sản xuất, kinh doanh, cụng trỡnh thi cụng dự định sẽ triển khai trong năm và tiến độ triển khai, bộ phận nhõn sự căn cứ theo việc phõn tớch này để dự tớnh số lượng cầu nhõn lực cho năm. Đồng thời cụng ty cũng căn cứ theo mức độ đề xuất nhõn lực của cỏc kế hoạch nhõn sự ngắn hạn trong năm, mức độ dao động chờnh lệch giữa kế hoạch và thực tế trong năm để dự tớnh cầu nhõn lực cú thể phỏt sinh năm tiếp theo.
Cầu nhõn lực được dự bỏo là con số tổng hợp từ kinh nghiệm của bộ phận nhõn sự và từ cỏc trưởng bộ phận. Bộ phận nhõn sự phối hợp với cỏc trưởng bộ phận khỏc đưa ra dự bỏo cầu nhõn lực dựa vào kinh nghiệm của bản thõn, và dựa vào con số của bản kế hoạch kinh doanh. Sau khi xõy dựng xong kế hoạch hoỏ nhõn lực trung hạn, bộ phận nhõn sự bỏo cỏo cầu nhõn lực cho cỏc phũng ban tham khảo ý kiến. Bản bỏo cỏo cuối cựng được gửi lờn