* Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 8/4/2004 của Chớnh phủ về cụng tỏc Văn thƣ, quy trỡnh soạn thảo văn bản quy định:
“Căn cứ tớnh chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu
cơ quan, tổ chức, giao cho đơn vị hoặc cỏ nhõn soạn thảo hoặc chủ trỡ soạn thảo.
- Xỏc định hỡnh thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo.
- Thu thập, xử lớ thụng tin cú liờn quan. - Soạn thảo văn bản.
- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của cỏc cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cỏ nhõn cú liờn quan; nghiờn cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
- Trỡnh duyệt bản thảo văn bản kốm tài liệu cú liờn quan”
* Tại Tổng cục Xõy dựng lực lƣợng CAND, Thụng tƣ số 71/2009/TT- BCA-V11, ngày 15/12/2009 của Bộ trƣởng Bộ Cụng an (sửa đổi Quyết định số 200-QĐ/BNV(V11) ngày 20/10/1992 của Bộ trƣởng Bộ Nội vụ – nay là Bộ Cụng an) quy định về cụng tỏc văn thƣ hành chớnh, hồ sơ lƣu trữ văn quản quản lớ nhà nƣớc trong lực lƣợng CAND thỡ quy trỡnh soạn thảo văn bản quy định:
“Thủ trưởng Cụng an đơn vị, địa phương và cỏn bộ, chiến sĩ được giao
chủ trỡ soạn thảo văn bản phải chịu trỏch nhiệm trước Bộ trưởng, Thủ trưởng Cụng an đơn vị, địa phương đối với việc soạn thảo văn bản hành chớnh trong Cụng an đơn vị, địa phương.
Căn cứ tớnh chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Thủ trưởng Cụng an đơn vị, địa phương giao cho đơn vị hoặc cỏ nhõn soạn thảo hoặc chủ trỡ soạn thảo. Đơn vị, cỏ nhõn được giao cú trỏch nhiệm xỏc định hỡnh thức, nội dung, độ mật, độ khẩn, thu thập xử lớ thụng tin cú liờn quan; trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Thủ trưởng đơn vị tham khảo ý kiến của cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cỏ nhõn cú liờn quan; nghiờn cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh dự thảo. Khi trỡnh duyệt bản thảo văn bản phải kốm theo ý kiến tham gia và tài liệu cú liờn quan.
Cụng an đơn vị, địa phương nhận được đề nghị phối hợp nghiờn cứu xõy dựng văn bản hoặc tham gia ý kiến cỏc vấn đề thuộc lĩnh vực mỡnh quản lớ phải cú trỏch nhiệm tổ chức nghiờn cứu, trả lời ý kiến cho đơn vị đề nghị. Trường hợp vấn đề hoặc lĩnh vực được đề nghị tham gia ý kiến khụng thuộc phạm vi đơn vị, địa phương quản lớ, theo dừi phải cú văn bản bỏo cỏo giải trỡnh lờn cấp trờn trực tiếp và trả lời đơn vị chủ trỡ xõy dựng văn bản biết”
Nhƣ vậy, đối chiếu với cỏc quy định chung, cụng tỏc soạn thảo văn bản tại Tổng cục cũng đƣợc thực hiện theo đỳng quy định, bao gồm cỏc bƣớc:
Bước 1. Xỏc định mục đớch, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản.
- Xỏc định mục đớch của văn bản: để ban hành văn bản, cỏn bộ soạn thảo xỏc định rừ văn bản đú ban hành nhằm giải quyết vấn đề gỡ thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nhƣ: để quyết định một chủ trƣơng, biện phỏp về quản lớ; để hƣớng dẫn thi hành một văn bản quy phạm phỏp luật của cấp trờn; để kiểm tra, đụn đốc việc thực hiện nhiệm vụ cụng tỏc; để uốn nắn những sai sút, lệch lạc …
- Xỏc định giới hạn của văn bản: cỏn bộ soạn thảo làm rừ nội dung văn bản dự định ban hành sẽ đề cập đến những vấn đề gỡ, mức độ đến đõu, trọng tõm đặt ở vấn đề nào.
- Xỏc định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản: cỏn bộ soạn thảo
xỏc định xem những cơ quan, đơn vị, cỏ nhõn nào cú trỏch nhiệm giải quyết hoặc thực hiện. Nghĩa là, làm rừ văn bản sẽ được phổ biến đến những đối tượng nào, cơ quan hoặc người cú trỏch nhiệm giải quyết là cấp trờn, hay cấp
dƣới, trong cựng hệ thống hay ngoài hệ thống.
Căn cứ vào mục đớch, tớnh chất của văn bản dự định ban hành, thẩm quyền ban hành văn bản và đối tƣợng giải quyết thực hiện văn bản đú để chọn
tờn loại văn bản (Kế hoạch, Bỏo cỏo, Quyết định, Cụng văn …).
Bước 3. Thu thập và xử lớ thụng tin
Thụng tin cú 2 loại:
- Thụng tin phỏp lớ: là cỏc thụng tin dựng làm căn cứ phỏp lớ cho những vấn đề đƣợc đề cập trong văn bản, bảo đảm cho nội dung văn bản cú cơ sở phỏp lớ vững chắc, phự hợp với luật phỏp hiện hành và quy định của cỏc cơ quan cấp trờn, khụng chồng chộo hoặc mõu thuẫn với cỏc văn bản cú liờn quan khỏc. Thụng tin phỏp lớ đƣợc thể hiện dƣới dạng tài liệu văn bản. Do đú, ngƣời làm cụng tỏc soạn thảo văn bản cú thể thu thập từ hồ sơ hiện hành và hồ sơ lƣu trữ, từ cụng bỏo hoặc cỏc nguồn tài liệu khỏc.
- Thụng tin thực tế: là thụng tin phản ỏnh tỡnh hỡnh thực tế cú liờn quan đến văn bản soạn thảo. Cỏc thụng tin thực tế dựng làm căn cứ cho việc đề ra cỏc chủ trƣơng, chớnh sỏch, cỏc biện phỏp cụng tỏc phự hợp với thực tiễn; đảm bảo cho cỏc văn bản đú cú khả năng thực thi và mang lại hiệu quả. Thụng tin thực tế cũn là những cứ liệu khụng thể thiếu để ngƣời soạn thảo tổng hợp tỡnh hỡnh, số liệu, rỳt ra những nhận xột, đỏnh giỏ, đề xuất vấn đề cú cơ sở khoa học. Thụng tin thực tế rất đa dạng, ngoài nguồn thụng tin văn bản hỡnh thành trong hoạt động của Tổng cục và cỏc đơn vị trực thuộc, khi cần thiết, ngƣời soạn thảo cú thể thu thập bằng cỏch điều tra, khảo sỏt thực tế, tổ chức cỏc cuộc họp để nghe phản ỏnh tỡnh hỡnh, cung cấp thụng tin, đề xuất ý kiến …
Thụng tin thu thập đƣợc phải tiến hành xử lớ. Nội dung xử lớ bao gồm phõn tớch, đỏnh giỏ để lựa chọn những thụng tin cần thiết và xỏc thực, xỏc minh những thụng tin cần sử dụng nhƣng cũn cú nghi vấn hoặc chƣa trọn vẹn, loại bỏ những thụng tin ớt liờn quan, thụng tin trựng lặp hoặc cú độ tin cậy thấp, tổng hợp thụng tin cần sử dụng theo từng ý, từng chuyờn mục, từng mặt
mà văn bản sẽ trỡnh bày. Đõy là việc đũi hỏi ngƣời soạn thảo phải lao động hết sức nghiờm tỳc và thực sự cầu thị.
Bước 4. Xõy dựng đề cương văn bản và viết văn bản
- Xõy dựng đề cương văn bản: đề cƣơng văn bản là bản trỡnh bày những điểm cốt yếu dự định thể hiện ở nội dung văn bản. Đề cƣơng văn bản đƣợc xõy dựng trờn cơ sở những vấn đề đó đƣợc xỏc định trong bƣớc 1. Đề cƣơng văn bản phải thể hiện rừ bố cục của văn bản và khỏi quỏt đƣợc những ý tƣởng định đƣa vào cỏc phần, chƣơng, mục của văn bản. Việc xõy dựng đề cƣơng văn bản thƣờng là khi soạn thảo những văn bản dài, nội dung đề cập đến nhiều vấn đề.
- Viết bản thảo: là làm cho những ý chớnh trong đề cƣơng đƣợc lần lƣợt
thể hiện trong cõu văn, đoạn văn và tạo thành mối liờn kết chặt chẽ với nhau. Khi viết bản thảo, cần bỏm sỏt đề cƣơng, phõn chia dung lƣợng thụng tin trong từng chƣơng, mục, từng đoạn cho hợp lớ; sử dụng từ, cụm từ, liờn kết đoạn sao cho văn bản trở thành một thể thống nhất, chọn vẹn. Khi thảo xong, đọc lại để kiểm tra những sai sút nhƣ lỗi chớnh tả, đó đủ mục đớch, yờu cầu đặt ra, cõu văn, từ ngữ đó phự hợp chƣa để bổ sung, sửa chữa cho hoàn chỉnh.
Bước 5. Duyệt bản thảo: sau khi thảo xong, văn bản đƣợc trỡnh cấp cú
thẩm quyền duyệt. Thụng thƣờng, ngƣời duyệt văn bản cuối cựng sẽ là ngƣời kớ văn bản đú. Đối với những văn bản quan trọng trƣớc khi trỡnh ký cũn đƣợc lấy ý kiến tham gia của cỏc đơn vị cú liờn quan.
Bước 6. Hoàn thiện văn bản để ban hành
Văn bản sau khi đó đƣợc lónh đạo cơ quan duyệt, cỏn bộ soạn thảo văn bản cú trỏch nhiệm đọc lại văn bản. Khi phỏt hiện những sai sút do in ấn, hoặc đỏnh mỏy bản thụ sơ sẽ đƣợc trả lại sửa chữa, tiếp đú, làm cỏc thủ tục để hoàn thiện văn bản về mặt thể thức, trỡnh kớ văn bản, ghi số kớ hiệu, ngày thỏng
năm văn bản, nhõn bản, đúng dấu của cơ quan … Những việc này do cỏn bộ văn thƣ chuyờn trỏch thực hiện.
* Tuy nhiờn, đối với một số văn bản hành chớnh đơn giản (Cụng văn trao đổi, chuyển đơn, trả lời địa phƣơng ...) cỏn bộ soạn thảo khụng theo quy trỡnh trờn mà thƣờng dựng văn bản đó cú sẵn, chỉ cần sửa đổi “cắt dỏn” đụi chỳt từ văn bản này sang văn bản khỏc. Việc làm này, giỳp cho cụng tỏc soạn thảo văn bản đƣợc nhanh chúng, nhƣng cú một hạn chế lớn là nếu văn bản trƣớc làm sai thỡ văn bản sau lại sai tiếp; do “cắt dỏn” khụng cẩn thận dẫn đến tỡnh trạng “rõu ụng nọ cắm cằm bà kia”. Vớ dụ, văn bản số 8055/X13-P1 và văn bản số 8057/X13-P1, ngày 16 thỏng 11 năm 2009 của Vụ trƣởng Vụ Tổ chức cỏn bộ gửi Cụng an thành phố Hồ Chớ Minh và Cụng an tỉnh Bến Tre thụng bỏo về việc cấp số hiệu, văn bản trƣớc đõy khụng cú trớch yếu nội dung, thỡ cỏc văn bản tiếp theo vẫn sai nhƣ vậy và vỡ đõy là những văn bản “cắt dỏn” nờn văn bản số 8055/X13-P1 gửi Cụng an thành phố Hồ Chớ Minh nhƣng lại cấp bổ sung số hiệu cho cỏn bộ, chiến sĩ Cụng an tỉnh và ngƣợc lại văn bản số 8057/X13-P1 gửi Cụng an tỉnh Bến Tre nhƣng lại cấp bổ sung số hiệu cho cỏn bộ, chiến sĩ Cụng an thành phố (sau đõy, cỏc vớ dụ đề nghị xem phần phụ lục).