- Lƣu: X14 (P1).
2.2.5. Sử dụng ngụn ngữ, văn phong trong văn bản
Tại Tổng cục Xõy dựng lực lƣợng CAND ngụn ngữ dựng để viết văn bản đƣợc thể hiện đỳng theo những chuẩn mực của văn viết. Văn phong (cỏch hành văn) đƣợc diễn đạt mạch lạc, đỳng ngữ phỏp tiếng Việt và thể hiện đƣợc đặc điểm của văn phong hành chớnh. Dƣới đõy là một vài nhận xột cụ thể:
2.2.5.1. Cỏch sử dụng từ ngữ:
Khi núi hay viết đều phải dựng từ. Từ là đơn vị ngụn ngữ cú sẵn, thuộc kho từ vựng của ngụn ngữ và tồn tại trong tiềm năng ngụn ngữ của mỗi ngƣời. Khi giao tiếp, mỗi ngƣời sử dụng vốn tài sản đú để tạo ra lời núi hoặc văn bản. Mỗi ngƣời cú thể cú phong cỏch ngụn ngữ cỏ nhõn, cú thể đúng gúp và sỏng tạo trong việc dựng từ. Từ là “đơn vị ngụn ngữ nhỏ nhất cú nghĩa hoàn chỉnh và cấu tạo ổn định dựng để đặt cõu” [20, tr. 1757]. Trong tiếng Việt, xột về phƣơng diện cấu tạo ngữ phỏp (số lƣợng tiếng), từ cú: từ đơn, từ ghộp, từ lỏy … Về hệ thống từ loại tiếng Việt, cú cỏc từ loại: danh từ, động từ, tớnh từ, số từ, đại từ, phụ từ, kết từ, trợ tự, cảm từ, hƣ từ …
Ngữ là “tổ hợp tự do cú cấu trỳc từ hai từ trở lờn” [27, tr.195]. Văn bản hành chớnh đƣợc làm ra để giải quyết cụng việc nờn cú nhiều ngƣời đọc. Mỗi ngƣời đọc cú một trỡnh độ hiểu biết khỏc nhau về kiến thức xó hội, kiến thức ngữ văn, địa vị, hoàn cảnh sống khỏc nhau nờn cú thể hiểu thụng tin trong văn bản theo nhiều cỏch khỏc nhau nếu văn bản đƣợc trỡnh bày khụng chớnh xỏc, tƣờng minh. Vỡ vậy, để tất cả mọi ngƣời đều hiểu văn bản theo nghĩa chủ định của cơ quan ban hành văn bản, ngƣời soạn thảo văn bản phải chỳ ý đến chuẩn mực từ ngữ khi diễn đạt nội dung của văn bản. Từ ngữ sử dụng trong văn bản hành chớnh phải đảm bảo chuẩn xỏc, đơn nghĩa, nhất quỏn và dễ hiểu.
Kết quả khảo sỏt cho thấy, văn bản tại Tổng cục Xõy dựng lực lƣợng CAND đƣợc sử dụng hệ thống thuật ngữ hành chớnh chỉ tờn loại văn bản (Quyết định, Chỉ thị, Cụng văn ...), cơ quan quản lớ nhƣ (Bộ, Vụ, Cục, Viện...), chỉ chức danh (Bộ trƣởng, Trƣởng phũng ...), từ ngữ trong văn bản
đều cú tớnh phổ thụng toàn quốc (khụng cú từ địa phƣơng) và phần lớn tƣơng đối chuẩn về mặt ngữ nghĩa.
* Sử dụng cỏc “cụm từ khoỏ”
- Mở đầu một văn bản cú tớnh chất quyết định, quy định cụm từ thƣờng dựng là “Căn cứ….”.
- Mở đầu một văn bản trả lời, cụm từ thƣờng dựng là “Phỳc đỏp Cụng văn số … ngày … thỏng … năm … của …. về việc ….”.
- Kết thỳc một văn bản thụng bỏo, cụm từ thƣờng dựng là “Tổng cục III thụng bỏo ý kiến Lónh đạo Bộ để … biết/ thực hiện/ quyết định theo thẩm quyền."
- Kết thỳc một văn bản đề nghị tham gia ý kiến, thƣờng dựng cụm từ “Đề nghị …. tham gia ý kiến trực tiếp vào dự thảo và gửi về … trƣớc ngày … để … tập hợp, bỏo cỏo."
Việc sử dụng cỏc cụm từ khoỏ trờn đó giỳp cho văn bản của Tổng cục thể hiện đƣợc tớnh chớnh xỏc, chuẩn mực, cú tớnh khuụn mẫu, bảo đảm hiệu quả sử dụng ngụn ngữ văn bản.
* Cỏch xưng hụ trong văn bản:
Tại Tổng cục Xõy dựng lực lƣợng CAND, việc xƣng hụ trong văn bản đó đƣợc thực hiện theo quy tắc chung. Cỏch xƣng hụ trong cỏc văn bản đó đảm bảo đƣợc tớnh khỏch quan, trang trọng, lịch sự của giao tiếp hành chớnh. Tuy nhiờn, qua khảo sỏt, chỳng tụi thấy vẫn cũn một số văn bản chƣa theo quy tắc chung hoặc cú điểm khỏc là:
- Văn bản của đơn vị trực thuộc gửi cấp trờn (lónh đạo Tổng cục), khi tự xƣng khụng nờu đầy đủ tờn đơn vị, vớ dụ văn bản số 685/X13-P6, ngày 09/4/2010 của Cục trƣởng X13 ghi “Bỏo cỏo đồng chớ xem xột, quyết định”. Văn bản này nờn đƣợc ghi là “X13 bỏo cỏo Đồng chớ xem xột, quyết định”.
- Văn bản số 1520/X14(P4) ngày 22/10/2009 của Vụ Đào tạo gửi Văn phũng Tổng cục III và Vụ Tổ chức cỏn bộ, đơn vị nhận văn bản là ngang cấp nhau, văn bản này khụng ghi tờn đơn vị nhận văn bản mà ghi “Đề nghị cỏc đồng chớ …”. Nếu ở trờn, đơn vị nhận văn bản là Văn phũng Tổng cục III và Cục Tổ chức cỏn bộ thỡ kết thỳc văn bản nờn gọi tờn đơn vị cho thống nhất.
- Đối với cỏc cỏ nhõn nhận văn bản trong ngành Cụng an, thỡ đƣợc dựng đại từ nhõn xƣng “đồng chớ” để xƣng hụ, dựng “ụng/bà” để chỉ cỏ nhõn nhận văn bản là cụng dõn ngoài ngành Cụng an. Vớ dụ, văn bản số 1307/PL-BĐ ngày 17/11/2008 của Tổng biờn tập X21 chuyển đơn của ụng Nguyễn Phƣớc Xuõn; văn bản số 6943/X13 ngày 29/9/2010 của Cục trƣởng X13 gửi CA Hà Nội.
* Một sỗ lỗi trong cỏch dựng từ ngữ:
- Nhiều văn bản ghi chức danh và tờn đơn vị thiếu, làm ngƣời đọc hiểu thiếu nghĩa của cõu, vớ dụ, văn bản số 3137/QĐ-X11-X12, ngày 13/5/2010 của Tổng cục trƣởng “Trợ cấp khú khăn … đồng chớ Tụ Thị Minh Ngọc, Phú Trƣởng phũng Cục Chớnh sỏch”. Nếu viết nhƣ thế này, ngƣời đọc sẽ hiểu chức vụ của đồng chớ Ngọc là Phú Trƣởng phũng, đơn vị là Cục Chớnh sỏch mà khụng biết đồng chớ Ngọc là Phú Trƣởng phũng của Phũng nào ở Cục Chớnh sỏch. Cõu trờn cần đƣợc sửa là “Trợ cấp khú khăn … đồng chớ Tụ Thị Minh Ngọc, Phú Trƣởng phũng Phũng Ngƣời cú cụng, Cục Chớnh sỏch”. Hoặc văn bản số 386/PC-X35, ngày 16/8/2010 về việc chuyển đơn cú ghi “… đồng chớ Hoàng Thế Minh, Trƣởng phũng Hậu cần”, chức vụ của đồng chớ Minh là Trƣởng phũng, đơn vị cụng tỏc là Phũng Hậu cần, vỡ thế, cõu trờn cần đƣợc ghi là “…. đồng chớ Hoàng Thế Minh, Trƣởng phũng Phũng Hậu cần”…
- Sử dụng từ theo số hiệu thừa, khụng thống nhất: theo quy định của ngành Cụng an, tờn cỏc Tổng cục, Vụ, Cục, Viện, Phũng đều cú tờn đầy đủ và tờn theo số hiệu, vớ dụ:
Tờn đầy đủ Tờn số hiệu
Cục Tổ chức cỏn bộ X13
Cục Đào tạo X14
Cục Cụng tỏc chớnh trị X15
Vỡ vậy, trong văn bản, nếu sử dụng tờn đầy đủ để xƣng hụ thỡ nờn thống nhất dựng theo tờn đầy đủ, cũn nếu sử dụng số hiệu để xƣng hụ thỡ cũng nờn thống nhất dựng số hiệu, khụng nờn đầu văn bản thỡ dựng tờn đầy đủ, cuối văn bản lại dựng theo số hiệu. Vớ dụ, văn bản số 2479/TB-X12(P2) của Chỏnh Văn phũng X12, ngày 07/10/2009 ghi “Văn phũng Tổng cục đề nghị X13 tham gia ý kiến để X12 tập hợp bỏo cỏo …”. Trƣờng hợp này, ngay trong cựng một cõu, vừa sử dụng tờn đầy đủ, vừa sử dụng số hiệu. Văn phũng Tổng cục là X12, vậy cõu này nờn ghi là “X12 đề nghị X13 tham gia ý kiến để X12 tập hợp bỏo cỏo…”. Văn bản số 1028BC/X15(P1), ngày 09/10/2009 của Cục trƣởng X15, đơn vị X15 dựng từ theo số hiệu thừa. Cục Cụng tỏc chớnh trị thỡ gọi là Cục, cũn X15 chớnh là “Cục Cụng tỏc chớnh trị” rồi nờn khụng cần thiết phải gọi là “Cục” X15 nữa.
- Lỗi trựng thừa: vớ dụ, văn bản số 362CV/X16, ngày 11/9/2009 của Cục trƣởng X16 ghi “Để giỳp cho việc tham mưu cho Lónh đạo Tổng cục Xõy
dựng lực lƣợng CAND …”. Cõu thừa từ “giỳp cho việc”. Cõu này chỉ nờn ghi “Để tham mƣu cho Lónh đạo Tổng cục Xõy dựng lực lƣợng CAND” là đủ. Kết thỳc văn bản cú cõu “… để tập hợp, bỏo cỏo Lónh đạo Tổng cục Xõy dựng lực lƣợng CAND ra quyết định thành lập thành lập Ban chỉ đạo …”,
cõu trựng 2 từ “thành lập”; văn bản số 388/X13-P5, ngày 03/3/2010 của Cục trƣởng X13 “… cỏc đồng chớ Lónh đạo Tổng cục cục bản tổng hợp …”, cõu
trựng 2 từ “cục”. Hoặc văn bản số 2215/X12(P6), ngày 08/9/2010 của Chỏnh Văn phũng X12 ghi “Trong quỏ trỡnh triển khai …” thừa từ “trong”, cõu này
chỉ nờn ghi là “Quỏ trỡnh triển khai …”; văn bản số 269/X25, ngày 18/9/2009 của Viện trƣởng X25 ghi “Viện Lịch sử Cụng an đề nghị X13 xột, đề nghị cấp
phỏt giấy chứng minh …”, cõu thừa chữ “xột”, chữ “đề nghị” và chữ “phỏt”,
vỡ X13 chỉ cấp, cũn phỏt là do đơn vị cú cỏn bộ phỏt. Do đú, cõu này chỉ nờn viết là “X25 đề nghị X13 cấp giấy chứng minh…”
- Sử dụng văn núi: vớ dụ, văn bản số 2215/X12(P6), ngày 08/9/2010 của Chỏnh Văn phũng X12 ghi “… cú gỡ vƣớng mắc”, từ “gỡ” là văn núi. Cõu này nờn sửa là “ …cú vƣớng mắc”; văn bản số 5431X11/X15, ngày 07/8/2009 của Tổng cục trƣởng ghi “Tổng cục III giao cho Điện ảnh …”, từ “cho” là văn núi. Cõu này nờn sửa là “Tổng cục III giao Điện ảnh …”.
- Sử dụng từ “Xột đề nghị” hay “Theo đề nghị” ở căn cứ cuối cựng để ra quyết định cũn chƣa thống nhất. Qua khảo sỏt, 55% cỏc Quyết định dựng từ “Xột đề nghị”, 45% cỏc Quyết định dựng từ “Theo đề nghị”. Dựng “Xột đề nghị” trong trƣờng hợp căn cứ vào yờu cầu hoặc tỡnh hỡnh thực tế xột thấy cần thiết phải ra quyết định, vớ dụ “Xột đề nghị của Ban Thƣờng vụ Tỉnh uỷ Nam Định tại Cụng văn số 22-CV/TU ngày 15 thỏng 6 năm 2007 về việc điều động cỏn bộ”. Dựng “Theo đề nghị” trong trƣờng hợp là đề nghị của cơ quan, cỏ nhõn cú trỏch nhiệm, vớ dụ, “Theo đề nghị của đồng chớ Giỏm đốc Cụng an tỉnh Hoà Bỡnh”. Trong cỏc Quyết định do Tổng cục ban hành, căn cứ cuối cựng là đề nghị của đơn vị cú trỏch nhiệm giải quyết văn bản, chẳng hạn nhƣ giải quyết cỏc vấn đề về tổ chức, cỏn bộ là đề nghị của đồng chớ Cục trƣởng Cục Tổ chức cỏn bộ; giải quyết cỏc vấn đề liờn quan đến đào tạo là đề nghị của đồng chớ Cục trƣởng Cục Đào tạo … Hơn nữa, phần phụ lục mẫu trỡnh bày văn bản kốm theo Thụng tƣ 55 hƣớng dẫn “Theo đề nghị của ...”. Vỡ thế, căn cứ cuối cựng nờn dựng từ “Theo đề nghị của …” cho thống nhất.
2.2.5.2. Cỏch sử dụng cõu
Về lý thuyết, “Cõu là đơn vị cơ bản của lời núi đƣợc tạo thành bằng từ, ngữ theo quy tắc của từng ngụn ngữ, cú một ngữ điệu nhất định và diễn đạt
một ý trọn vẹn” [20, tr.284]. Văn bản hành chớnh thuộc loại văn viết, nờn cõu văn của loại văn bản này cũng là cõu văn viết. Cõu văn phải đỳng ngữ phỏp, thụng thƣờng đều cú hai bộ phận chớnh là chủ ngữ và vị ngữ. Ngoài ra, cõu cũn cú thể cú trạng ngữ, định ngữ, bổ ngữ …Cõu trong tiếng Việt cú nhiều loại: cõu đơn, cõu ghộp, cõu tƣờng thuật, cõu nghi vấn, cõu mệnh lệnh, cõu cảm thản…Tuy nhiờn, tuỳ theo cỏc ý cần diễn đạt của nội dung văn bản để dựng cõu ngắn, cõu dài, cõu đơn, cõu ghộp… cho phự hợp.
Qua khảo sỏt cỏc loại cõu đƣợc sử dụng trong cỏc văn bản hành chớnh tại Tổng cục Xõy dựng lực lƣợng CAND, chỳng tụi xin cú một số nhận xột nhƣ sau:
* Cõu tường thuật: dựng để liệt kờ, là cõu đƣợc chia làm nhiều phần cõu,
gồm cú nhiều chữ, nhiều ý, thƣờng cú ý chớnh và ý phụ, kết thỳc cõu thƣờng là dấu chấm (.). Vớ dụ, văn bản số 3025-CV/X11(X12), ngày 21/5/2009 về việc triển khai cỏc hoạt động hƣởng ứng tuần lễ quốc gia khụng hỳt thuốc lỏ cú cõu “Cỏc đơn vị bỏo chớ, phỏt thanh, truyền hỡnh trong CAND xõy dựng cỏc tin phúng sự về tỏc hại của thuốc lỏ đối với sức khoẻ, kinh tế, mụi trƣờng; về sự cần thiết phải xõy dựng mụi trƣờng làm việc khụng cú khúi thuốc lỏ để bảo vệ sức khoẻ cho ngƣời lao động; đƣa tin bài về cỏc cỏ nhõn, đơn vị thực hiện tốt cỏc quy định về phũng chống tỏc hại của thuốc lỏ”. Cõu này chủ ngữ là “Cỏc đơn vị bỏo chớ, phỏt thanh, truyền hỡnh trong CAND”, vị ngữ và là ý chớnh “xõy dựng cỏc tin phúng sự” cũn “về tỏc hại của thuốc lỏ đối với sức khoẻ, kinh tế, mụi trƣờng; về sự cần thiết phải xõy dựng mụi trƣờng làm việc khụng cú khúi thuốc lỏ để bảo vệ sức khoẻ cho ngƣời lao động; đƣa tin bài về cỏc cỏ nhõn, đơn vị thực hiện tốt cỏc quy định về phũng chống tỏc hại của thuốc lỏ” là ba ý phụ, bổ sung ý nghĩa cho ý chớnh.
* Cõu tỉnh lược: là cõu văn gồm một số từ ngữ, khụng cần đỳng văn
phạm, cú thể thiếu chủ ngữ, bổ ngữ hay những từ đệm. Tuy nhiờn, cõu văn vẫn diễn đạt rừ ràng, mạch lạc, đầy đủ. Loại cõu này thƣờng dựng trong phiếu
chuyển, cụng điện, giấy mời... Vớ dụ, tại văn bản số 590/X13-P5 ngày 14/4/2010 của Cục trƣởng X13 cú cõu “Tổng cục III phõn bố chỉ tiờu nhƣ sau:
- Trung cấp An ninh nhõn dõn I: 12
- Trung cấp Cảnh sỏt nhõn dõn I: 36
- Trung cấp Cảnh sỏt vũ trang: 35 …”
Nếu ghi đầy đủ, cõu trờn đƣợc viết là: “Tổng cục III phõn bổ chỉ tiờu tuyển chọn cỏn bộ năm 2010 cho cỏc Trƣờng nhƣ sau:
- Trƣờng Trung cấp An ninh nhõn dõn I: 12 chỉ tiờu
- Trƣờng Trung cấp Cảnh sỏt nhõn dõn I: 36 chỉ tiờu
- Trƣờng Trung cấp Cảnh sỏt vũ trang: 35 chỉ tiờu …”
Hoặc cõu “Rất mong nhận đƣợc sự quan tõm của cỏc đồng chớ”. Cõu này nếu viết đầy đủ đƣợc ghi là “Chỳng tụi rất mong nhận đƣợc sự quan tõm của cỏc đồng chớ”.
* Cõu đơn: cú đầy đủ thành phần nũng cốt, cú đủ chủ ngữ - vị ngữ,
ngoài ra cũn cú thành phần khỏc bổ nghĩa. Vớ dụ “Văn phũng Tổng cục tổ chức đờm Trung thu cho cỏc chỏu là con cỏn bộ, chiến sĩ khối cơ quan Tổng cục” (Kế hoạch số 1949KH/X12, ngày 3/9/2008 về việc tổ chức tết trung thu cho cỏc chỏu …). “Văn phũng Tổng cục” là chủ ngữ, “tổ chức đờm Trung thu” là vị ngữ, “cho cỏc chỏu là con cỏn bộ, chiến sĩ khối cơ quan Tổng cục” là bộ phận phụ bổ nghĩa cho cõu.
* Cõu ghộp: Gồm 2 cõu trở lờn cú tớnh độc lập tƣơng đối, cú quan hệ
nhất định về nghĩa, vớ dụ: “Thỏng 3/2005, do đồng chớ Nguyễn Thu An, cỏn bộ văn thƣ nghỉ hƣu nờn bộ phận văn thƣ gặp nhiều khú khăn …” (Cụng văn số 1537/X12, ngày 20/3/2010 của Chỏnh Văn phũng X12 về việc xin tuyển cỏn bộ). Đõy là cõu ghộp chớnh phụ gồm 2 vế, vế trƣớc “đồng chớ Nguyễn
Thu An, cỏn bộ văn thƣ nghỉ hƣu” là nguyờn nhõn, vế sau “bộ phận văn thƣ gặp nhiều khú khăn” là kết quả.
Nhỡn chung, cỏc văn bản tại Tổng cục Xõy dựng lực lƣợng CAND ban hành đỏp ứng đƣợc yờu cầu cơ bản của ngữ phỏp tiếng Việt. Tuy nhiờn, vẫn cũn một số lỗi ngữ phỏp nhƣ cõu cũn thiếu thành phần chủ ngữ (trƣờng hợp khụng phải là cõu tỉnh lƣợc), vớ dụ: “Tập trung đỏnh giỏ sõu một số mặt cụng tỏc cụ thể sau …” (văn bản số 2595-CV/X12-P3, ngày 21/10/2009 của Chỏnh Văn phũng X12. Cõu này phải viết đỳng “Văn phũng Tổng cục đề nghị cỏc đơn vị tập trung đỏnh giỏ sõu một số mặt cụng tỏc, cụ thể nhƣ sau …”. Hoặc cõu “Thực hiện quy chế làm việc của hội đồng Thi đua khen thƣởng của Bộ về việc kiểm tra, chấm điểm thi đua hàng năm đối với Cụng an cỏc đơn vị địa phƣơng.” (văn bản số 7762/X11(X15), ngày 12/11/2009 về chấm điểm tổng kết thi đua năm 2009). Đõy là phần liệt kờ cỏc văn bản, hết cõu chỉ dựng dấu chấm phẩy để ngắt mà khụng phải là một cõu trọn vẹn.
2.2.5.3. Cỏch sử dụng dấu cõu
Cõu phải đƣợc đỏnh dấu cõu phự hợp, khi viết văn bản, phải chỳ ý đến việc đặt dấu cõu cho phự hợp. Bởi, dấu cõu làm cho cỏc quan hệ về ngữ phỏp,