- Lƣu: X14 (P1).
2.3. Nhận xột chung về kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xõy dựng lực lượng CAND
dựng lực lượng CAND
2.3.1. Ưu điểm
- Văn bản ban hành đỳng quy trỡnh từ khi nhận bản thảo đến khi phỏt hành. Cụng tỏc văn thƣ đƣợc quan tõm hơn nhiều. Nội dung văn bản phản ỏnh đỳng đắn chủ trƣơng, chớnh sỏch, truyền đạt kịp thời cỏc thụng tin bỏo cỏo lónh đạo Bộ, hƣớng dẫn văn bản cho Cụng an cỏc đơn vị địa phƣơng, trả lời cỏc cỏ nhõn, giải quyết văn bản nhanh gọn.
- Bố cục văn bản ngắn gọn, rừ ràng, xỏc định đỳng thể loại văn bản theo quy định.
- Cỏc văn bản ngày càng hoàn chỉnh về mặt thể thức. Văn bản ban hành đảm bảo đầy đủ cỏc thành phần thể thức, đƣợc trỡnh bày đỳng kĩ thuật theo quy định tại Thụng tƣ liờn tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06/5/2005 giữa Bộ Nội vụ và Văn phũng Chớnh phủ hƣớng dẫn về thể thức và kĩ thuật trỡnh bày văn bản. Một số đơn vị văn bản ban hành ớt sai sút về thể thức cũng nhƣ về ngụn ngữ văn phong nhƣ X12, X13. 100% văn bản đƣợc soạn thảo trờn mỏy tớnh, đƣợc trỡnh bày đẹp, rừ ràng.
- Việc sử dụng ngụn ngữ trong văn bản đảm bảo chuẩn mực, khỏch quan, ngắn gọn, trang trọng, lịch sự đảm bảo quy định của ngụn ngữ văn phong hành chớnh.
Bờn cạnh những ƣu điểm trờn, kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xõy dựng lực lƣợng CAND cũn một số tồn tại là:
- Cũn cú sự tuỳ tiện, đụi khi lỳng tỳng trong cỏch trỡnh bày yếu tố thể thức văn bản. Chƣa thống nhất cỏch trỡnh bày cỏc yếu tố nhƣ cơ quan ban hành văn bản, nơi nhận văn bản... Cũn nhiều văn bản sai về thể thức và kĩ thuật trỡnh bày.
- Văn phong, ngụn ngữ cũn sử dụng sai từ ngữ, lỗi chớnh tả và cỏch viết hoa, sử dụng cỏc dấu ngắt cõu chƣa hợp lớ.
2.3.3. Nguyờn nhõn tồn tại
- Nhận thức chƣa đầy đủ của một số cỏn bộ, lónh đạo về vai trũ và chức năng của văn bản, chƣa sử dụng văn bản cú hiệu quả nờn chƣa quan tõm đến kĩ thuật trỡnh bày. Việc soạn thảo văn bản mới chỉ quan tõm đến nội dung mà chƣa quan tõm đến thể thức, cỏc lỗi chớnh tả, cỏch viết hoa, dấu cõu … nờn chất lƣợng của văn bản cũn một số hạn chế. Qua khảo sỏt, 100 đồng chớ cỏn bộ, chiến sĩ đƣợc hỏi “quan niệm về vai trũ của kĩ thuật soạn thảo văn bản đối với chất lƣợng văn bản” cú 16/100 đồng chớ trả lời rất quan trọng, 33/100 đồng chớ trả lời quan trọng, 51/100 đồng chớ trả lời khụng quan trọng, chất lƣợng của văn bản là phụ thuộc vào nội dung của văn bản.
- Chƣa cú hƣớng dẫn cụ thể, cú hệ thống cỏc văn bản của nhà nƣớc, của Bộ Cụng an quy định về kĩ thuật soạn thảo văn bản.
+ Về quy trỡnh, cú Luật Ban hành văn bản quy phạm phỏp luật hƣớng dẫn quy trỡnh đối với văn bản quy phạm phỏp luật, cũn văn bản hành chớnh thụng thƣờng đƣợc thực hiện theo kinh nghiệm, chƣa cú quy trỡnh cụ thể.
+ Về ngụn ngữ, văn phong, chỉ cú thể tham khảo quy định tạm thời số 09/1998/QĐ-VPCP, ngày 22/11/1998 của Bộ trƣởng, Chủ nhiệm Văn phũng Chớnh phủ ban hành quy định tạm thời về việc viết hoa trong văn bản của Chớnh phủ và Văn phũng Chớnh phủ; Quyết định số 07/2003/QĐ-BGDĐT,
ngày 13/3/2003 của Bộ trƣởng Bộ Giỏo dục và Đào tạo quy định tạm thời về viết hoa tờn riờng trong sỏch giỏo khoa; Quyết định số 240/QĐ, ngày 05/3/1984 của Bộ trƣởng Bộ Giỏo dục về việc ban hành quy định chớnh tả tiếng Việt và thuật ngữ tiếng Việt ỏp dụng cho sỏch giỏo khoa và một số giỏo trỡnh bài viết khỏc mà chƣa cú quy định, hƣớng dẫn cụ thể bằng một văn bản cú tớnh chất phỏp lớ, bắt buộc nào. Vỡ thế, tỡnh trạng viết hoa, viết sai chớnh tả cũn thiếu thống nhất, tuỳ tiện.
+ Về thể thức, kỹ thuật trỡnh bày văn bản, cú Thụng tƣ liờn tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06/5/2005 giữa Bộ Nội vụ và Văn phũng Chớnh phủ hƣớng dẫn về thể thức và kĩ thuật trỡnh bày văn bản. Tuy nhiờn, tại Tổng cục, tỡnh trạng nhiều văn bản cựng hƣớng dẫn một nội dung nhƣng khụng thống nhất, nờn việc thực hiện rất khú khăn. Chẳng hạn nhƣ, việc ghi “- Lƣu:” ở “Nơi nhận” đang đƣợc thực hiện theo cỏc văn bản sau:
Mục 4, Cụng văn số 1158/X13 – P1 ngày 18/3/2008 của Vụ trƣởng Vụ Tổ chức cỏn bộ hƣớng dẫn ghi là “- Lưu: X13 (P…)”.
Khoản 1, Điều 12, Quyết định số 448/QĐ-X11(X12) ngày 19/3/2008 Tổng cục trƣởng Tổng cục III hƣớng dẫn:
“– Văn bản cụng tỏc XDLL CAND do Chớnh phủ, Bộ Cụng an ban hành lƣu ở 3 địa chỉ: “Tƣ liệu Bộ Cụng an” thuộc Văn phũng Bộ; “TCIII(X12)” thuộc Văn phũng Tổng cục và trong hồ sơ cụng việc của cỏn bộ quản lớ ở từng Vụ, Cục … VD: văn bản do Phũng 2-X12 chủ trỡ dự thảo Bộ trƣởng ký ban hành thỡ mục Lƣu văn bản ghi: - Lưu: V11; TCIII(X12).
- Văn bản cụng tỏc Xõy dựng lực lƣợng CAND do lónh đạo Tổng cục kớ, ban hành lƣu ở hai địa chỉ: “TCIII(X12)” và trong hồ sơ cụng việc của cỏn bộ quản lớ ở từng đơn vị. VD: “- Lưu: TCIII(X12), X13(P2)”.
Điểm i, Thụng tƣ 55//2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06/5/2005 giữa Bộ Nội vụ và Văn phũng Chớnh phủ hƣớng dẫn về thể thức và kĩ thuật trỡnh
bày văn bản hƣớng dẫn “ … riờng dũng cuối cựng bao gồm chữ “lƣu” sau đú cú dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (văn thƣ cơ quan, tổ chức), chữ viết tắt tờn đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lƣợng bản lƣu (chỉ trong trƣờng hợp cần thiết) đƣợc đặt trong ngoặc đơn, cuối cựng là dấu chấm” Do đú, một số văn bản ghi Lưu: VT, X… (P..).
- Cỏn bộ, chiến sĩ làm cụng tỏc soạn thảo văn bản, tập trung ở cỏc đơn vị tham mƣu, nghiệp vụ nhƣ X12, X13, X14, phũng Chớnh trị, Thi đua khen thƣởng của X15, cỏc đơn vị cú cỏn bộ, chiến sĩ làm cụng tỏc nghệ thuật, vừ thuật, thể dục, thể thao thỡ ớt liờn quan đến soạn thảo văn bản, chất lƣợng văn bản cũng kộm hơn, 83% cỏn bộ, chiến sĩ tốt nghiệp cỏc trƣờng CAND, chƣa đƣợc học và bồi dƣỡng nghiệp vụ kĩ thuật soạn thảo văn bản. Qua hỏi 100 phiếu khảo sỏt về nghiờn cứu, vận dụng cỏc văn bản liờn quan đến soạn thảo văn bản, kết quả:
+ Luật số 17/2008/QH12, về việc ban hành văn bản quy phạm phỏp luật, đƣợc Quốc hội khoỏ 12, kỡ họp thứ ba cụng bố ngày 03 thỏng 6 năm 2008, cú hiệu lực từ 01 thỏng 01 năm 2009; Nghị định số 24/2009/NĐ-CP, ngày 04/3/2009 của Chớnh phủ quy định chi tiết và biện phỏp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm phỏp luật.
Đó biết rừ, đó nghiờn cứu và vận dụng khi soạn thảo văn bản: 16/100
Biết nhƣng nắm chƣa chắc: 28/100
Chƣa biết: 56/100
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 8/4/2004 của Chớnh phủ về cụng tỏc Văn thƣ.
Đó biết rừ, đó nghiờn cứu và vận dụng khi soạn thảo văn bản: 11/100
Biết nhƣng nắm chƣa chắc: 29/100
+ Thụng tƣ liờn tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06/5/2005 giữa Bộ Nội vụ và Văn phũng Chớnh phủ hƣớng dẫn về thể thức và kĩ thuật trỡnh bày văn bản
Đó biết rừ, đó nghiờn cứu và vận dụng khi soạn thảo văn bản: 30/100
Biết nhƣng nắm chƣa chắc: 18/100
Chƣa biết: 52/100
+ Quyết định số 09/1998/QĐ-VPCP, ngày 22/11/1998 của Bộ trƣởng, Chủ nhiệm Văn phũng Chớnh phủ ban hành quy định tạm thời về việc viết hoa trong văn bản của Chớnh phủ và Văn phũng Chớnh phủ
Đó biết rừ, đó nghiờn cứu và vận dụng khi soạn thảo văn bản: 14/100
Biết nhƣng nắm chƣa chắc: 24/100
Chƣa biết: 62/100
Kết quả khảo sỏt trờn cho thấy, mặc dự đó cú một số văn bản của nhà nƣớc quy định về cụng tỏc soạn thảo văn bản nhƣng cũn nhiều cỏn bộ chiến sĩ chƣa nắm chắc. Vỡ vậy, soạn thảo văn bản chủ yếu dựa theo thúi quen, chủ quan của ngƣời soạn thảo, dựa vào kinh nghiệm tự học, tự nghiờn cứu của cỏn bộ. Đối với những đồng chớ mới tốt nghiệp, kinh nghiệm chƣa cú, lại chƣa đƣợc đào tạo, chƣa đƣợc tiếp xỳc với cỏc quy định trờn nờn khi soạn thảo văn bản cú sai sút là khụng thể trỏnh khỏi. Thờm vào đú, lónh đạo khi duyệt văn bản khụng để ý đến thể thức, kĩ thuật trỡnh bày, dấu cõu, chớnh tả … cộng với việc, văn thƣ đơn vị khụng kiểm soỏt, khụng phỏt hiện đƣợc cỏc lỗi về kĩ thuật để chấn chỉnh, khắc phục nờn chất lƣợng soạn thảo văn bản chƣa cao.
- Chƣa cú cỏc cụng trỡnh nghiờn cứu cũng nhƣ tổng kết, đỏnh giỏ thực trạng cụng tỏc soạn thảo văn bản ở Bộ Cụng an cũng nhƣ tại Tổng cục Xõy dựng lực lƣợng CAND.