- Lƣu: X14 (P1).
3.1. Nõng cao nhận thức tầm quan trọng của kĩ thuật soạn thảo văn bản.
CỤC XÂY DỰNG LỰC LƯỢNG CAND, BỘ CễNG AN.
Trờn cơ sở nhận xột chung ƣu điểm, tồn tại, nguyờn nhõn tồn tại; xuất phỏt từ tầm quan trọng của việc soạn thảo văn bản trong cơ quan nhà nƣớc núi chung, tại Tổng cục Xõy dựng lực lƣợng CAND, Bộ Cụng an núi riờng tỏc giả cho rằng, hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục là vấn đề cấp thiết và cần nhiều giải phỏp để thực hiện. Dƣới đõy, tụi xin đề xuất một số giải phỏp cơ bản nhất.
3.1. Nõng cao nhận thức tầm quan trọng của kĩ thuật soạn thảo văn bản. bản.
Trong hoạt động quản lớ của cơ quan, văn bản đúng vai trũ hết sức quan trọng. Văn bản ban hành khụng chỉ cú một ngƣời nhận mà nhiều ngƣời nhận. Do đú, khi soạn thảo văn bản, cần phải cú kĩ thuật làm sao để ngƣời nhận văn bản hiểu đƣợc mục đớch, yờu cầu của chủ thể ban hành một cỏch nhanh nhất, chớnh xỏc nhất; làm sao để ngƣời đọc hiểu văn bản một cỏch thống nhất và khụng hiểu sai … Vỡ thế, nhận thức về tầm quan trọng của kĩ thuật soạn thảo văn bản là rất cần thiết. Sở dĩ nhƣ vậy là vỡ cỏc lớ do sau:
Thứ nhất, văn bản ban hành là thể hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của cơ quan. Nghĩa là, văn bản ban hành phải đỳng thẩm quyền, khụng vƣợt cấp, đảm bảo tớnh quyền uy, tớnh hợp thức của cơ quan ban hành văn bản. Kĩ thuật xõy dựng văn bản là để làm tốt nhiệm vụ này.
Thứ hai, văn bản là sự phản ỏnh mối quan hệ giữa cơ quan ban hành văn
bản với cỏc cơ quan khỏc. Qua văn bản, chỳng ta biết đƣợc vị trớ của cơ quan trong hệ thống tổ chức bộ mỏy. Nếu khụng cú kĩ thuật xõy dựng tốt thỡ điều đú khụng thể đạt đƣợc.
Thứ ba, soạn thảo văn bản là sự phản ỏnh những kết quả mà cơ quan đạt
ghi lại trờn văn bản với nhiều mục đớch khỏc nhau để bỏo cỏo với cấp trờn, để truyền đạt cho đơn vị cấp dƣới, để thụng bỏo ... chỳng cần cú kĩ thuật để thể hiện điều đú một cỏch đỳng đắn.
Nhỡn chung, cụng việc của cơ quan càng nhiều, càng phức tạp thỡ văn bản đƣợc dựng càng nhiều, càng đa dạng. Ngƣợc lại, văn bản luụn luụn cho thấy khối lƣợng, chất lƣợng và cỏc loại cụng việc mà cơ quan đó hồn thành qua từng thời gian. Thực tế, Tổng cục Xõy dựng lực lƣợng CAND là cơ quan tham mƣu, hƣớng dẫn cụng tỏc Xõy dựng lực lƣợng của toàn ngành Cụng an, vỡ thế khối lƣợng cụng việc rất nhiều, ban hành hàng vạn lƣợt văn bản trong một năm. Cỏc đơn vị nhƣ X12, X13, X33 là những đơn vị trực tiếp giải quyết cỏc cụng việc liờn quan đến cụng tỏc tổ chức, cỏn bộ, chớnh sỏch của toàn ngành nờn khối lƣợng văn bản chiếm đa số. Vỡ vậy, cỏc đơn vị này khi soạn thảo văn bản đũi hỏi cỏn bộ phải cú trỏch nhiệm và nắm vững kĩ thuật soạn thảo văn bản. Để gúp phần hoàn thiện cụng tỏc soạn thảo văn bản, nõng cao nhận thức và kĩ năng soạn thảo văn bản, Tổng cục Xõy dựng lực lƣợng CAND cần thực hiện tốt một số nhiệm vụ dƣới đõy:
- Tuyờn truyền, phổ biến một cỏch sõu rộng những quy định của nhà nƣớc về kĩ thuật soạn thảo văn bản bằng nhiều hỡnh thức nhƣ tổ chức cỏc lớp tập huấn, bồi dƣỡng về nghiệp vụ kĩ thuật soạn thảo văn bản và xử lớ văn bản; khuyến khớch cỏn bộ tự học, tự nghiờn cứu.
- Trờn cơ sở cỏc quy định của phỏp luật, của Chớnh phủ (nằm ở nhiều văn bản, nhiều tài liệu khỏc nhau), hệ thống lại cỏc quy định thƣờng gặp trong soạn thảo văn bản, ban hành cỏc văn bản hƣớng dẫn thực hiện thống nhất về kĩ thuật soạn thảo, về cỏch sử dụng dấu cõu, viết hoa … trong Tổng cục, trỏnh tỡnh trạng mỗi cỏn bộ hiểu một nghĩa, mỗi đơn vị thực hiện một kiểu, khụng thống nhất.
- Cú quy định chặt chẽ về thực hiện cỏc quy định soạn thảo văn bản và theo đú, Lónh đạo Tổng cục, Lónh đạo cỏc đơn vị khụng kớ những văn bản sai về thể thức, kĩ thuật trỡnh bày, viết hoa, sai dấu ...
- Cỏn bộ tự hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản: tự nghiờn cứu cỏc văn bản của Nhà nƣớc, cỏc giỏo trỡnh, cỏc tài liệu tham khảo; chủ động tham gia cỏc lớp bồi dƣỡng ngắn hạn về nghiệp vụ cụng tỏc hành chớnh, kĩ thuật soạn thảo văn bản để nõng cao trỡnh độ và kĩ năng soạn thảo văn bản của bản thõn.
- Phải kiểm tra, giỏm sỏt việc thực hiện cỏc quy định của phỏp luật về kĩ thuật soạn thảo văn bản. Đõy là một cụng đoạn khụng thể thiếu đƣợc nhằm nõng cao chất lƣợng soạn thảo văn bản. Kiểm tra văn bản là kiểm tra về thể thức, nội dung của văn bản. Giỏm sỏt diễn ra suốt cả quỏ trỡnh soạn thảo văn bản, giỳp cho việc soạn thảo văn bản đỳng quy trỡnh và chuẩn mực. Để làm đƣợc việc này, cần cử cỏn bộ tổng hợp của cỏc đơn vị thƣờng xuyờn kiểm tra, giỏm sỏt, phỏt hiện những sai sút, khụng lấy số, đúng dấu đối với những văn bản sai về thể thức, kĩ thuật trỡnh bày, sai chớnh tả. Đối với những văn bản cú nội dung quan trọng, liờn quan đến nhiều đối tƣợng, cú tớnh chất hƣớng dẫn, phải qua bộ phận phỏp chế của cỏc đơn vị để thẩm định trƣớc khi trỡnh kớ văn bản.
- Cỏn bộ văn thƣ cỏc đơn vị cần đƣợc đào tạo cơ bản, nắm chắc đƣợc cỏc văn bản của nhà nƣớc quy định về kĩ thuật soạn thảo văn bản. Cỏc đơn vị cần chỳ ý lựa chọn những cỏn bộ cú đủ tiờu chuẩn nghiệp vụ theo chức danh khi tuyển chọn và quan tõm đào tạo, bồi dƣỡng đội ngũ cỏn bộ này.
3.2. Một số nội dung cần hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại
Tổng cục Xõy dựng lực lượng CAND, Bộ Cụng an.
3.2.1. Về quy trỡnh: Đối với một số văn bản hành chớnh đơn giản nhƣ
Cụng văn trao đổi, Cụng văn trả lời địa phƣơng, Phiếu chuyển đơn, ...) cỏn bộ soạn thảo thƣờng dựng mẫu cú sẵn, nờn rất dễ sai sút. Nhiều cỏn bộ (nhất là
cỏn bộ trẻ) chƣa nắm đƣợc cỏc quy định của nhà nƣớc về kĩ thuật soạn thảo văn bản … Vỡ vậy, về quy trỡnh soạn thảo văn bản, tụi xin đề xuất thờm:
- Văn thƣ phải kiểm tra thể thức văn bản trƣớc khi lấy số, đúng dấu, trỏnh tỡnh trạng văn bản sai sút.
- Chỏnh Văn phũng phải kớ tắt cỏc văn bản cú tớnh chất hƣớng dẫn để kiểm tra, giảm thiểu những sai sút cú thể.
3.2.2. Về thể thức văn bản: mặc dự đó cú Thụng tƣ liờn tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06/5/2005 giữa Bộ Nội vụ và Văn phũng Chớnh phủ hƣớng dẫn về thể thức và kĩ thuật trỡnh bày văn bản nhƣng quỏ trỡnh thực hiện, cũn lỳng tỳng ở một số điểm. Vỡ vậy, để thực hiện thống nhất, tụi đó xõy dựng bảng mẫu chữ và chi tiết trỡnh bày cỏc thành phần thể thức văn bản đỳng theo quy định tại Thụng tƣ liờn tịch số 55 (phụ lục 1).
3.2.3. Về bố cục nội dung văn bản, đề xuất về:
* Cỏch lựa chọn hỡnh thức văn bản và bố cục một số loại văn bản hành chớnh thụng thường
- Cụng văn: đƣợc dựng vào nhiều mục đớch khỏc nhau, nhƣ để chỉ đạo, nhắc nhở, đụn đốc thực hiện cỏc nhiệm vụ cụng tỏc; thụng bỏo, phản ỏnh tỡnh hỡnh; hƣớng dẫn thực hiện văn bản của cấp trờn hoặc của cơ quan mỡnh; trả lời đề nghị của cỏc cơ quan cấp dƣới; nờu kiến nghị với cỏc cơ quan cấp trờn; để thăm hỏi, cảm ơn.
Bố cục: đƣợc chia làm 3 phần:
+ Phần mở đầu: nờu rừ mục đớch, lớ do hoặc cơ sở để viết cụng văn.
+ Phần nội dung chớnh: trỡnh bày yờu cầu cần giải quyết
+ Phần kết thỳc văn bản: khẳng định thờm hoặc làm sỏng tỏ yờu cầu thực hiện, nhấn mạnh trỏch nhiệm giải quyết văn bản.
- Quyết định: (ỏp dụng quy phạm phỏp luật) dựng để quy định, quyết
định cỏc chủ trƣơng, chớnh sỏch, chế độ, thể lệ, biện phỏp cụng tỏc, cỏc vấn đề về tổ chức, cỏn bộ và cỏc vấn đề khỏc thuộc chức năng, nhiệm vụ quyền hạn.
Bố cục gồm 2 phần: phần mở đầu và phần nội dung chớnh
+ Phần mở đầu: nờu cỏc căn cứ phỏp lớ và căn cứ thực tế:
Căn cứ phỏp lớ khẳng định thẩm quyền ban hành văn bản đú là quyết
định quy định chức năng, nhiệm vụ; căn cứ phỏp lớ làm cơ sở cho vấn đề mà
nội dung quyết định đề cập, chẳng hạn nhƣ quyết định trợ cấp khú khăn cho
cỏn bộ, chiến sĩ ghi “Căn cứ Cụng văn số 1500/BCA(X13), ngày 14/12/2004 của Bộ trƣởng Bộ Cụng an hƣớng dẫn thực hiện trợ cấp khú khăn đột xuất trong CAND”; quyết định thăng cấp, nõng lƣơng cho cỏn bộ, chiến sĩ ghi “Căn cứ Thụng tƣ số 10/2007/TT-BCA(X13), ngày 02/8/2007 của Bộ trƣởng Bộ Cụng an hƣớng dẫn thực hiện chế độ thăng cấp, nõng bậc lƣơng hàng năm đối với sĩ quan, hạ sĩ quan trong lực lƣợng CAND”…
Căn cứ thực tế : căn cứ vào yờu cầu hoặc tỡnh hỡnh thực tế xột thấy cần
thiết phải ra quyết định thỡ ghi “Xột đề nghị của …………. tại Cụng văn số ….. ngày … thỏng … năm … về …”, hoặc theo đề nghị của cơ quan, cỏ nhõn cú trỏch nhiệm thỡ ghi “Theo đề nghị của đồng chớ Chỏnh Văn phũng Tổng cục/Cục trƣởng Cục …,”
+ Phần nội dung chớnh:
Điều 1. Quyết định về vấn đề, sự việc gỡ và quyết định nhƣ thế nào (thành lập tổ chức mới, giải thể, sỏp nhập đơn vị; điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, thăng cấp, nõng lƣơng, khen thƣởng, kỷ luật … cỏn bộ; ban hành quy định, quy chế, điều lệ …)
Điều 2 và cỏc điều tiếp theo: cụ thể hoỏ vấn đề, sự việc ở Điều 1. Nếu là quyết định về tổ chức thỡ điều 2 sẽ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức; điều 3 quy định về cơ cấu tổ chức và biờn chế cỏn bộ. Nếu là
quyết định bổ nhiệm thỡ điều 2 quy định nhiệm vụ, quyền hạn của ngƣời đƣợc bổ nhiệm, điều 3 quy định quyền lợi mà ngƣời đú đƣợc hƣởng.
Về thời gian cú hiệu lực của quyết định: nếu quyết định cú hiệu lực kể từ ngày kớ thỡ khụng nhất thiết phải ghi vào quyết định. Nếu quyết định cú hiệu lực muộn hơn hoặc sớm hơn ngày ban hành thỡ phải ghi vào quyết định thành một điều riờng trƣớc điều cuối của quyết định hoặc kết hợp với điều 1.
Điều cuối cựng: quy định trỏch nhiệm thi hành quyết định.
- Bỏo cỏo: dựng để phản ỏnh tỡnh hỡnh, sơ kết, tổng kết cụng tỏc. Bỏo
cỏo cú cỏc thể loại nhƣ bỏo cỏo chuyờn đề, bỏo cỏo sơ kết, bỏo cỏo tổng kết.
Bố cục: gồm 3 phần
+ Phần I. Núi về tỡnh hỡnh cụng việc hoặc mụ tả sự việc đó xảy ra trong thực tế; những đặc điểm cú liờn quan đến việc thực hiện nhiệm vụ nhƣ điều kiện khỏch quan, chủ quan, thuận lợi, khú khăn …
+ Phần II. Trỡnh bày kết quả cụ thể về những việc đó làm, những cụng việc đó thực hiện tốt, những việc chƣa hoàn thành; nờu ƣu điểm, tồn tại, nguyờn nhõn.
+ Phần III. Trỡnh bày nhiệm vụ cụng tỏc cần thực hiện trong thời gian tới, cỏc biện phỏp nhằm phỏt huy ƣu điểm, khắc phục tồn tại.
- Tờ trỡnh: dựng để trỡnh bày với cấp trờn về một chủ trƣơng, một chế độ chớnh sỏch, một đề ỏn cụng tỏc, một dự thảo văn bản và đề nghị phờ duyệt.
Bố cục thƣờng chia làm 3 phần:
+ Phần 1. Trỡnh bày mục đớch, lớ do đƣa ra vấn đề trỡnh duyệt (nhận định tỡnh hỡnh, phõn tớch thực trạng)
+ Phần 2. Trỡnh bày nội dung của vấn đề trỡnh duyệt (phƣơng ỏn, đề ỏn, kế hoạch, quy chế …); phõn tớch ý nghĩa, lợi ớch, hiệu quả của cỏc vấn đề trỡnh duyệt, dự kiến những khú khăn, thuận lợi hoặc những phản ứng cú thể
gặp phải khi thực hiện; đề xuất cỏc giải phỏp và tiến độ thực hiện; nờu cỏc kiến nghị cụ thể với cấp trờn.
+ Phần 3. Bày tỏ mong muốn tờ trỡnh sẽ đƣợc phờ duyệt.
- Thụng bỏo: dựng để truyền đạt nội dung của một quyết định, một tin
tức, một sự kiện cho cỏc cơ quan đơn vị, cỏ nhõn liờn quan biết (thụng bỏo kết quả cuộc họp); để giới thiệu một chủ trƣơng, một chớnh sỏch chƣa đƣợc thể chế hoỏ bằng cỏc văn bản thớch hợp; về quan hệ mới trong hoạt động của bộ mỏy quản lớ và lónh đạo (thụng bỏo về thay đổi cơ quan, thay đổi số điện thoại).
Bố cục: Thụng bỏo khụng cần trỡnh bày lớ do hoặc mụ tả tỡnh hỡnh nhƣ cụng văn hành chớnh, mà giới thiệu thẳng nội dung cần thụng bỏo. Văn phong viết ngắn gọn, cụ thể, khụng cần lập luận hay biểu lộ tỡnh cảm nhƣ cụng văn hành chớnh. Thụng bỏo thƣờng do Chỏnh Văn phũng kớ.
- Kế hoạch: là bản phƣơng ỏn để tổ chức một cụng việc hay một hoạt
động nhất định, cú quy định mục tiờu, cỏc bƣớc đi cụ thể và điều kiện để tiến hành. Kế hoạch cú nhiều loại khỏc nhau nhƣ kế hoạch của một tổ chức, kế hoạch của một cỏ nhõn, kế hoạch của một cụng việc, kế hoạt của một hoạt động … Kế hoạch cú thể đƣợc ban hành bởi một quyết định phờ duyệt của cơ quan cú thẩm quyền.
Bố cục: gồm 4 phần
+ Phần 1. Nờu mục đớch, yờu cầu
+ Phần 2. Nờu nội dung cần thực hiện và tiến độ thực hiện
+ Phần 3. Nờu trỏch nhiệm thực hiện
+ Phần 4. Nờu cỏc điều kiện để triển khai cỏc bƣớc của kế hoạch (kinh phớ, nhõn sự …)
- Đề ỏn: dựng để trỡnh bày một dự kiến, một kế hoạch cụng việc với
những biện phỏp kốm theo để tổ chức thực hiện cụng việc đú. Đề ỏn cũng giống nhƣ kế hoạch, nhƣng đề ỏn thƣờng nhấn mạnh đến biện phỏp thực hiện, cũn kế hoạch thƣờng chỳ ý đến cỏc bƣớc đi để giải quyết một vấn đề, một hoạt động.
Bố cục thƣờng cú 3 phần
+ Phần mở đầu: nhận định tỡnh hỡnh, nờu lờn tớnh cần thiết của Đề ỏn, làm sỏng tỏ cơ sở xõy dựng đề ỏn trong thực tế.
+ Phần nội dung: nờu rừ mục tiờu, nhiệm vụ và cỏc biện phỏp tổ chức thực hiện.
+ Phần kết thỳc: Phõn cụng thực hiện đề ỏn; kế hoạch tổng kết; ý nghĩa của đề ỏn.
* Một số mẫu cõu thường dựng:
- Phần mở đầu:
+ Cụng văn trả lời dựng cụm từ: “Tổng cục III trả lời đề nghị của … tại Cụng văn số … ngày … thỏng …. năm … về việc …”;
+ Cụng văn phỳc đỏp dựng cụm từ: “Phỳc đỏp Cụng văn số …. ngày … thỏng … năm … của … về việc …”;
+ Cụng văn thụng bỏo ý kiến dựng cụm từ: “Trờn cơ sở đề nghị của … tại Cụng văn số … ngày … thỏng … năm … về việc …Tổng cục III đó bỏo cỏo, đƣợc lónh đạo Bộ cho ý kiến: … ”;
+ Cụng văn hướng dẫn (sao văn bản của cấp trờn) dựng cụm từ: “Ngày … thỏng … năm … , …. đó ban hành … số … về việc ….”;
+ Cụng văn xin ý kiến/trỡnh lónh đạo Bộ kớ văn bản, dựng cụm từ “….. cú Cụng văn số … ngày … thỏng … năm … bỏo cỏo đề nghị lónh đạo Bộ ….. …, Tổng cục III xin bỏo cỏo, đề xuất nhƣ sau:”
+ Quyết định:
“Căn cứ Quyết định số 4059/QĐ-BCA ngày 11 thỏng 12 năm 2009 của Bộ trƣởng Bộ Cụng an quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ mỏy của Tổng cục Xõy dựng lực lƣợng CAND;
Căn cứ ….
Theo đề nghị của ………”
- Phần nội dung:
- Phần kết thỳc:
+ Cụng văn trả lời dựng cụm từ “Tổng cục III trả lời để … biết./.”