BẢN LÀ CÁC CHỮ VIẾT TẮT XÂY DỰNG LỰC LƢỢNG CễNG AN NHÂN DÂN, Cể THấM DẤU GẠCH NGANG = XDLL-CAND )
VĂN BẢN SỐ 7762/X11(X15), NGÀY 12/11/2009 ĐƢỢC TRèNH BÀY:
BỘ CễNG AN
TỔNG CỤC III (Tổng cục III là tên theo số hiệu)
+ Cùng là văn bản của lãnh đạo Vụ, Cục ban hành, có các cách ghi:
Văn bản số 2622/X12-P2, ngày 23/10/2009 của Chánh Văn phịng Tổng cục đ-ợc trình bày:
TỔNG CỤC XDLL CAND
VĂN PHếNG
(tên cơ quan chủ quản là các chữ viết tắt Xây dựng lực l-ợng Công an nhân dân = XDLL CAND, tên cơ quan ban hành văn bản viết đầy đủ)
Văn bản số 2215/X12(P6), ngày 08/9/2009 của Chánh Văn phịng Tổng cục đ-ợc trình bày:
TỔNG CỤC III
VĂN PHếNG
(tên cơ quan chủ quản theo số hiệu, tên cơ quan ban hành văn bản viết đầy đủ)
Văn bản số 980/X15(P4) ngày 25/9/2009 của Cục tr-ởng X15 đ-ợc trình bày:
TỔNG CỤC III
CỤC X15
(tên cơ quan chủ quản, tên cơ quan ban hành văn bản là tên theo số hiệu)
Văn bản số 362 CV/X15, ngày 11/9/2009 của Cục tr-ởng X15 đ-ợc trình bày:
TỔNG CỤC XDLL CAND
CỤC X15 (TấN CƠ QUAN CHỦ QUẢN VIẾT
TẮT THEO TấN ĐẦY ĐỦ, TấN CƠ QUAN BAN HÀNH VĂN BẢN LÀ TấN THEO SỐ HIỆU)
NHƢ VẬY, Cể THỂ NểI, VIỆC GHI TấN CƠ QUAN BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC HIỆN KHễNG THEO MỘT QUY ĐỊNH NÀO: Cể VĂN BẢN THè GHI THEO TấN ĐẦY ĐỦ; Cể VĂN BẢN THè GHI THEO TấN SỐ HIỆU; Cể VĂN BẢN THè CƠ QUAN CHỦ QUẢN THEO TấN ĐẦY ĐỦ, CƠ QUAN BAN HÀNH VĂN BẢN LẠI THEO TấN SỐ HIỆU; Cể VĂN BẢN CƠ QUAN CHỦ QUẢN THEO TấN SỐ HIỆU, CƠ QUAN BAN HÀNH LẠI THEO TấN ĐẦY ĐỦ.
NGOÀI RA, KĨ THUẬT TRèNH BÀY PHẦN “CƠ QUAN BAN HÀNH VĂN BẢN” VẪN CếN NHIỀU ĐIỂM SAI. VÍ DỤ:
VĂN BẢN SỐ 6482/X11-X14, NGÀY 22/9/2009; VĂN BẢN SỐ 1849/X11(X12) CỦA TỔNG CỤC TRƢỞNG SAI PHễNG CHỮ, CỠ CHỮ.
VĂN BẢN SỐ 525CV/X21, NGÀY 02/12/2009 CỦA BÁO CễNG AN SAI KIỂU CHỮ
VĂN BẢN SỐ 2444/QĐ-X11 NGÀY 13/4/2010 CỦA TỔNG CỤC TRƢỞNG SAI ĐƢỜNG KẺ NGANG
NHƢ VẬY, TấN CƠ QUAN BAN HÀNH VĂN BẢN KHễNG THỐNG NHẤT, Cể NHIỀU CÁCH TRèNH BÀY, CếN SAI VỀ PHễNG CHỮ, KIỂU CHỮ, CỠ CHỮ, ĐƢỜNG KẺ NGANG.
Số, kớ hiệu của văn bản:
- Số, kớ hiệu của văn bản giỳp cho việc chỉ dẫn, trớch dẫn, thống kờ, phõn loại và tra cứu văn bản đƣợc dễ dàng và thuận tiện.
- Cỏch trỡnh bày theo quy định hiện hành tại Thụng tƣ 55 là:
+ Số của văn bản đƣợc đỏnh theo số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan ban hành trong một năm. Số của văn bản đƣợc ghi bằng chữ số Ả- rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thỳc vào ngày 31 thỏng 12 hàng năm.
+ Ký hiệu của văn bản :
Ký hiệu của Quyết định (cỏ biệt) và cỏc hỡnh thức văn bản cú tờn loại khỏc bao gồm chữ viết tắt tờn loại văn bản và chữ viết tắt tờn cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nƣớc ban hành văn bản.
Ký hiệu của Cụng văn bao gồm chữ viết tắt tờn cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nƣớc ban hành Cụng văn và chữ viết tắt tờn đơn vị soạn thảo hoặc chủ trỡ soạn thảo Cụng văn đú (nếu cú)
Từ “số” đƣợc trỡnh bày bằng chữ in thƣờng, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “số” cú dấu hai chấm; giữa số và ký hiệu văn bản cú dấu gạch chộo (/); giữa cỏc nhúm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản cú dấu gạch nối khụng cỏch chữ (-). Vớ dụ văn bản sau đõy đó theo đỳng quy định hiện hành :
Số: 2156/QĐ-X11 (đối với văn bản cú tờn loại)
Số: 1986/X11-X13 (đối với Cụng văn hành chớnh).
- Tuy nhiờn, kết quả khảo sỏt tại Tổng cục, một số văn bản cũn ghi kớ hiệu sai, vớ dụ:
+ Văn bản số 2479/TB-X12(P2), ngày 07/10/2009 của Văn phũng Tổng cục. Đõy là Cụng văn đề nghị X13 tham gia ý kiến dự thảo kết luận xỏc minh giải quyết đơn nhƣng lại ghi kớ hiệu văn bản là Thụng bỏo (TB). Văn bản này ghi kớ hiệu đỳng là “Số: 2479/X12-P2”.
+ Văn bản số 1028BC/X15(P1), ngày 09/10/2009 của Cục trƣởng X15 đề nghị điều động cỏn bộ. Đõy là Cụng văn đề nghị, nhƣng lại ghi kớ hiệu văn bản là Bỏo cỏo (BC). Văn bản này ghi kớ hiệu đỳng là “Số: 1028/X15-P1”
+ Văn bản số 1849/X11(X12), ngày 13/9/2007 của Tổng cục trƣởng. Đõy là Bỏo cỏo tổng kết cụng tỏc tham mƣu và cụng tỏc lónh đạo chỉ huy từ 1998 đến nay, là văn bản cú tờn loại. Văn bản này ghi kớ hiệu đỳng là “Số: 1849/BC-X11”.
+ Văn bản số 2595-CV/X12-P3, ngày 21/10/2009 của Chỏnh Văn phũng Tổng cục gửi cỏc đơn vị trực thuộc Tổng cục. Đõy là Cụng văn hƣớng dẫn tổng kết phong trào thi đua “Vỡ an ninh Tổ quốc”. Theo quy định, Cụng văn khụng cần ghi tờn loại văn bản mà chỉ ghi kớ hiệu tờn cơ quan ban hành văn bản và đơn vị soạn thảo. Do đú, văn bản này ghi kớ hiệu đỳng là “Số: 2595/X12-P3”.
Nhƣ vậy, việc ghi số, kớ hiệu văn bản cũng cũn tuỳ tiện, chƣa chớnh xỏc.
Địa danh và ngày, thỏng, năm ban hành văn bản:
- Địa danh là tờn gọi chớnh thức của đơn vị hành chớnh mà cơ quan đúng trụ sở. Ngày thỏng năm ban hành văn bản là ngày thỏng năm kớ chớnh thức văn bản đú.
- Kĩ thuật trỡnh bày theo quy định hiện hành tại Thụng tƣ 55: bằng chữ in thƣờng, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiờng; sau địa danh cú dấu phẩy. Ngày, thỏng, năm ban hành văn bản phải đƣợc viết đầy đủ ngày ... thỏng ... năm …; cỏc số chỉ ngày, thỏng, năm dựng chữ số Ả- rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và thỏng 1, 2 phải ghi thờm số 0 ở trƣớc.
Thành phần này nhỡn chung đƣợc trỡnh bày đỳng phụng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ. Tuy nhiờn, một số văn bản ghi sai ngày thỏng đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và thỏng 1, 2 khụng ghi thờm số 0 ở trƣớc. Đõy là lỗi của văn thƣ, vớ dụ:
+ Cụng văn số 688/X15, ngày 29/06/2010 của Cục trƣởng X15 và Cụng văn số 302/X14(P3), ngày 23/03/2009 của Vụ trƣởng X14 (ghi sai thỏng).
+ Cụng văn số 1019/X15, ngày 8/10/2009 của Cục trƣởng X15 (ghi sai ngày)
Tờn loại và trớch yếu nội dung của văn bản
- Tờn loại văn bản là tờn gọi chớnh thức của văn bản nhƣ Quyết định, Kế hoạch, Thụng bỏo, Bỏo cỏo ... Tờn loại văn bản núi lờn tớnh chất và mức độ quan trọng của văn bản. Trớch yếu nội dung là cõu văn túm tắt nội dung của văn bản, giỳp cho ngƣời giải quyết, ngƣời đọc văn bản nhanh chúng và dễ dàng nắm đƣợc một cỏch khỏi quỏt nội dung của văn bản, tạo thuận lợi cho giải quyết cụng việc, vào sổ đăng kớ, phõn loại và tra cứu văn bản.
- Cỏch trỡnh bày theo quy định hiện hành tại Thụng tƣ 55:
+ Văn bản cú tờn loại: tờn loại văn bản đƣợc trỡnh bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 14 đến 15, kiểu chữ đứng, đậm; trớch yếu nội dung đƣợc đặt canh giữa, ngay dƣới tờn loại, bằng chữ in thƣờng, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bờn dƣới trớch yếu cú đƣờng kẻ ngang, nột liền, cú độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dũng chữ và đặt cõn đối so với dũng chữ. Vớ dụ:
BÁO CÁO
Tổng kết cụng tỏc Xõy dựng lực lượng năm 2008
+ Trớch yếu nội dung Cụng văn đƣợc trỡnh bày dƣới số kớ hiệu, sau chữ viết tắt “V/v” (về việc) bằng chữ in thƣờng, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng. Vớ dụ:
BỘ CễNG AN
TỔNG CỤC III
SỐ: 150/X11-X13