Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2009
- Kết quả khảo sát:
+ Đối với văn bản có tên loại nh- Quyết định, Kế hoạch, Báo cáo, Ch-ơng trình... đa số văn bản đ-ợc trình bày đúng quy định. Tuy nhiên, còn một số văn bản khơng có đ-ờng kẻ ngang nét liền, sai phơng chữ nh- văn bản số 637/QĐ-X11(X14), ngày 14/4/2008 của Tổng cục tr-ởng về việc mở lớp đào tạo trung cấp nghiệp vụ Công an cho Tr-ởng Công an cấp xã; văn bản số 6510-TB/X11(X16), ngày 24/09/2009 của Tổng cục tr-ởng; hoặc sai cỡ chữ, kiểu chữ nh- văn bản số 2345/BC-X12-P2, ngày 23/9/2009 của Chánh Văn phòng Tổng cục.
+ Văn bản có tên loại nh-ng vẫn có “Kính gửi” ở d-ới tên loại văn bản, ví dụ, Thơng báo số 8908/TB-X11, ngày 25/12/2009 của Tổng cục tr-ởng về việc thơng báo chức vụ và giới thiệu chữ kí.
+ Có văn bản đ-ợc chọn 2 hình thức văn bản là Cơng văn và Thơng báo, vì thế thừa trích yếu nội dung, ví dụ văn bản số 6424/X11(X25), ngày 18/9/2009 của Tổng cục tr-ởng.
+ Đặc biệt, đối với Cơng văn hành chính, trên 60% văn bản khơng có trích yếu nội dung, ví dụ Cơng văn số 7868/X11-X12, ngày 17/11/2009, Công văn số 4840/X12(X25), ngày 23/7/2009 của Tổng cục tr-ởng, Công văn số 2549/X12, ngày 14/10/2009 của Chánh Văn phòng Tổng cục ...
Nội dung văn bản
- Đõy là yếu tố thụng tin quan trọng nhất, là linh hồn của văn bản bởi nú thể hiện mục đớch của việc ban hành văn bản cũng nhƣ truyền tải thụng tin chủ thể văn bản.
- Cỏch trỡnh bày: phần nội dung trong cỏc văn bản do Tổng cục ban hành cơ bản đó theo đỳng quy định của Nhà nƣớc tại Thụng tƣ 55, cụ thể là: đỏnh mỏy kiểu chữ in thƣờng, cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dũng, chữ đầu dũng lựi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cỏch giữa cỏc đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cỏch giữa cỏc dũng hay cỏch dũng
(line spacing) chọn tối thiểu từ cỏch dũng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lờn.
Đối với những văn bản cú phần căn cứ phỏp lớ để ban hành thỡ sau mỗi căn cứ xuống dũng, cuối dũng cú dấu chấm phẩy, riờng căn cứ cuối cựng kết thỳc bằng dấu phẩy.
Trƣờng hợp nội dung văn bản đƣợc phõn chia thành cỏc phần, mục từ lớn đến nhỏ thỡ trỡnh bày nhƣ sau:
+ Phần (nếu cú): từ “phần” và số thứ tự của phần đƣợc trỡnh bày trờn một dũng riờng, canh giữa, bằng chữ in thƣờng, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần dựng chữ số La Mó. Tiờu đề của phần đƣợc đặt ngay dƣới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
+ Mục: số thứ tự cỏc mục dựng chữ số La Mó, sau cú dấu chấm; tiờu đề của mục đƣợc trỡnh bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
+ Khoản: số thứ tự cỏc khoản trong mỗi mục dựng chữ số Ả- rập, sau đú cú dấu chấm; số thứ tự và tiờu đề của khoản (nếu cú) đƣợc trỡnh bày bằng chữ in thƣờng, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
+ Điểm: thứ tự cỏc điểm trong mỗi khoản dựng cỏc chữ cỏi tiếng Việt theo thứ tự abc, sau đú cú dấu đúng ngoặc đơn, bằng chữ in thƣờng, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.
- Tuy nhiờn, ở một số văn bản, kết thỳc cỏc căn cứ phỏp lớ cũn đặt dấu sai. Vớ dụ, văn bản số 1617/QĐ-X11(X12), ngày 20/10/2005 của Tổng cục trƣởng, theo quy định kết thỳc căn cứ bằng dấu chấm phẩy (;), căn cứ cuối cựng kết thỳc bằng dấu phẩy (,) thỡ văn bản này, kết thỳc căn cứ (kể cả căn cứ cuối cựng) bằng dấu hai chấm. Cũng tại văn bản này, từ “Điều” trong Quyết định cũn sai kiểu chữ, cỡ chữ … , vớ dụ từ “ĐIỀU 1:”, “ĐIỀU 2:”. Từ “Điều” đƣợc viết đỳng là “Điều 1.”, “Điều 2.”…
+ Một số văn bản cũn trỡnh bày phụng chữ tuỳ tiện. Chẳng hạn nhƣ: văn bản số 2444/QĐ-X11, ngày 13/4/2010 của Tổng cục trƣởng, tờn của cỏn bộ đƣợc in đậm, nhƣng văn bản số 312/X25 của Viện trƣởng X25 tờn của cỏn bộ đƣợc in đậm, nghiờng. Văn bản số 637/QĐ-X11(X14), ngày 14/4/2008 của Tổng cục trƣởng, nội dung văn bản (phần căn cứ) đƣợc trỡnh bày bằng chữ nghiờng.
+ Một số văn bản cũn để khoảng cỏch dũng quỏ thƣa, mất cõn đối, vớ dụ văn bản số 6527/CV-X11(P1), ngày 24/9/2009 của Tổng cục trƣởng.
Chức vụ, họ tờn và chữ kớ của người cú thẩm quyền
- Chữ kớ là một trong những yếu tố quan trọng của văn bản nhằm bảo đảm tớnh chõn thực và hiệu lực phỏp lớ của văn bản.
Tổng cục là cơ quan làm việc theo chế độ Thủ trƣởng nờn văn bản do Tổng cục trƣởng hoặc Phú Tổng cục trƣởng kớ thay “KT.”, Thủ trƣởng cỏc đơn vị trực thuộc kớ thừa lệnh “TL.” hoặc kớ thừa uỷ quyền “TUQ.”
- Cỏch trỡnh bày theo quy định hiện hành tại Thụng tƣ 55: quyền hạn và chức vụ của ngƣời kớ đƣợc trỡnh bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Họ tờn của ngƣời kớ văn bản và học hàm, học vị (nếu cú) đƣợc trỡnh bày bằng chữ in thƣờng, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
- Kết quả khảo sỏt cho thấy:
+ Một số văn bản cũn sai phụng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ. Vớ dụ, văn bản số 1520/X14(P4) ngày 22/10/2009 của Vụ trƣởng X14; văn bản số 6527/CV- X11(P1) ngày 24/9/2009 của Tổng cục trƣởng ... sai kiểu chữ. Văn bản số 6189/X11-X14 của Tổng cục trƣởng sai phụng chữ.
+ Một số văn bản chƣa thống nhất trong cỏch ghi chức vụ của ngƣời kớ, vớ dụ, văn bản số 2356/X12-P3, ngày 24/9/2009 và văn bản số 550/X12 ngày 03/3/2010 của Chỏnh Văn phũng X12, đều do Phú Chỏnh Văn phũng kớ thay nhƣng văn bản số 2356/X12-P3 đƣợc trỡnh bày:
KT. CHÁNH VĂN PHếNG PHể VĂN PHếNG
cũn văn bản số 550/X12 đƣợc trỡnh bày:
KT. CHÁNH VĂN PHếNG PHể CHÁNH VĂN PHếNG
+ Một số văn bản ghi tờn của ngƣời kớ cũn lỳng tỳng, cũn nhiều cỏch ghi khỏc nhau: cú văn bản tờn ngƣời kớ khụng ghi cấp hàm nhƣ văn bản số 685/X13-P6, ngày 09/4/2010 của Cục trƣởng X13; cú văn bản tờn ngƣời kớ ghi sai kiểu chữ nhƣ văn bản số 1520/X14(P4), ngày 22/10/2009 của Cục trƣởng X14.
+ Đặc biệt, tất cả cỏc văn bản do Thủ trƣởng cỏc Vụ, Cục trực thuộc Tổng cục kớ đều đúng dấu Tổng cục. Lẽ ra, cỏc văn bản này phải ghi chức vụ của ngƣời kớ là kớ thừa lệnh (TL) hoặc kớ thừa uỷ quyền (TUQ) vỡ Thủ trƣởng cỏc đơn vị Vụ, Cục trực thuộc Tổng cục khụng cú dấu.
Dấu
- Dấu đúng vào văn bản nhằm đảm bảo tớnh chõn thực và hiệu lực phỏp lớ của văn bản.
+ Dấu của Tổng cục là dấu cơ quan, cú hỡnh ngụi sao vàng ở giữa, phớa dƣới cú hỡnh Cụng an hiệu, xung quanh là dũng Cộng hồ xó hội chủ nghĩa Việt Nam, Tổng cục Xõy dựng lực lƣợng CAND.
+ Cỏc văn bản gửi trong nội bộ Tổng cục, cỏc đơn vị trực thuộc Bộ thỡ khụng đúng dấu. Vớ dụ, Cụng văn số 2356/X12-P3, ngày 24/9/2009 và Cụng văn số 550/X12 ngày 03/3/2010 của Chỏnh Văn phũng Tổng cục, gửi cỏc đơn vị trực thuộc Tổng cục ...
Nơi nhận
- Nơi nhận xỏc định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cỏ nhõn nhận văn bản với mục đớch và trỏch nhiệm cụ thể nhƣ để kiểm tra, giỏm sỏt; để xem xột, giải quyết; để thi hành; để trao đổi cụng việc; để biết và để lƣu. Thụng thƣờng, căn cứ quy định của phỏp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ cụng tỏc với cỏc cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cỏ nhõn cú liờn quan, căn cứ yờu cầu giải quyết cụng việc, đơn vị hoặc cỏ nhõn soạn thảo hoặc chủ trỡ soạn thảo cú trỏch nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cỏ nhõn nhận văn bản trỡnh ngƣời kớ văn bản quyết định.
- Cỏch trỡnh bày nơi nhận theo quy định hiện hành tại Thụng tƣ 55 đƣợc trỡnh bày nhƣ sau::
+ Từ “kớnh gửi” và tờn cỏc cơ quan, tổ chức hoặc cỏ nhõn nhận văn bản đƣợc trỡnh bày bằng chữ in thƣờng, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; sau từ “kớnh gửi” cú dấu hai chấm; nếu Cụng văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cỏ nhõn thỡ từ “kớnh gửi” và tờn cơ quan, tổ chức hoặc cỏ nhõn đƣợc trỡnh bày trờn cựng một dũng; trƣờng hợp Cụng văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cỏ nhõn trở lờn thỡ tờn mỗi cơ quan, tổ chức, cỏ nhõn hoặc mỗi nhúm cơ quan, tổ chức, cỏ nhõn đƣợc trỡnh bày trờn một dũng riờng, đầu dũng cú gạch ngang, cuối dũng cú dấu chấm phẩy, cuối dũng cuối cựng cú dấu chấm.
+ Từ “nơi nhận” đƣợc trỡnh bày trờn một dũng riờng, sau đú cú dấu hai chấm, bằng chữ in thƣờng, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiờng, đậm; phần liệt kờ cỏc cơ quan, tổ chức, đơn vị và cỏ nhõn nhận văn bản đƣợc trỡnh bày bằng chữ in thƣờng, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tờn mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cỏ nhõn hoặc mỗi nhúm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản đƣợc trỡnh bày trờn một dũng riờng, đầu dũng cú gạch ngang, cuối dũng cú dấu chấm phẩy; riờng dũng cuối cựng bao gồm chữ “lƣu” sau đú cú dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (văn thƣ cơ quan, tổ chức), chữ viết tắt tờn đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lƣợng bản lƣu (chỉ trong những trƣờng hợp cần thiết) đƣợc đặt trong ngoặc đơn, cuối cựng là dấu chấm.
- Kết quả khảo sỏt văn bản cho thấy:
+ Phần nơi nhận, sử dụng từ "– Nhƣ trờn" hay "– Nhƣ kớnh gửi" cũn chƣa thống nhất. Vớ dụ, văn bản số 6482/X11-X14 ngày 22/9/2009 của Tổng cục trƣởng Tổng cục III, phần nơi nhận là "nhƣ trờn"; văn bản số 1520/X14, ngày 22/10/2009 của Vụ trƣởng X14, phần nơi nhận là “nhƣ kớnh gửi”.
+ Cỏch sắp xếp địa chỉ nơi nhận cũn lộn xộn (để thực hiện, để bỏo cỏo, để biết, để phối hợp) cũn chƣa thống nhất. Vớ dụ, văn bản số 6189/X11-X14 ngày 10/9/2009 của Tổng cục trƣởng,
Nơi nhận: