8. Bố cục nội dung luận văn
1.2. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
1.2.5. Công tác Văn thư Lưu trữ của các Sở
Trong những năm qua, bên cạnh việc hoàn thành các nhiệm vụ về chuyên môn nghiệp vụ của từng lĩnh vực cụ thể mà các Sở quản lý, thì các Sở còn là những đơn vị điển hình làm tốt và triển khai đầy đủ các quy định của Pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Nhận thức được vai trò quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ để đảm bảo thông tin liên lạc, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức; cung cấp những tài liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội và cung cấp những thông tin quá khứ, những bằng chứng, những căn cứ phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan; giúp cho cán bộ, công chức nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết, sử lý nhanh chóng, đáp ứng được các yêu cẩu của tổ chức, cá nhân. Do đó, trong những năm qua lãnh đạo các Sở cũng đã quan tâm, chỉ đạo sát sao đối với lĩnh vực công tác này trên các mặt sau:
- Công tác tổ chức, bố trí cán bộ
Mặc dù nhiều sở bố trí cán bộ văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm nhưng về cơ bản, các sở đã bố trí công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ đúng chuyên môn nghiệp vụ, trình độ từ Trung cấp trở lên. Đặc biệt là các Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch, Sở Giáo dục & Đào tạo, Sở Y tế, … đã bố trí công chức văn thư, lưu trữ có trình độ chuyên môn từ cao đẳng trở lên.
- Công tác triển khai các văn bản quy phạm pháp luật của cấp trên về công tác văn thư, lưu trữ: Các Sở đều đã triển khai Luật Lưu trữ, các Thông tư hướng dẫn của Bộ Nội vụ, văn bản chỉ đạo về chuyên môn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, UBND tỉnh, Sở nội vụ như: ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan; bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; quy chế công tác văn thư, lưu trữ.
- Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ: Trong năm 2013, các Sở đã phối hợp với Chi cục Văn thư - Lưu trữ mở các khóa tập huấn bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ cho các cán bộ ,viên chức làm công tác lưu trữ tại đơn vị.
- Về kho lưu trữ và công tác bảo quản tài liệu: Hầu hết các Sở đều xây mới hoặc cải tạo kho lưu trữ của đơn vị mình, các trang thiết bị phục vụ cho bảo quản tài liệu cũng được đầu tư, một số nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện tốt, góp phần bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và giao nộp những tài liệu có giá trị vào lưu trữ lịch sử đúng quy định.
Dưới đây là tình hình công tác Văn thư - Lưu trữ tại một số Sở mà chúng tôi khảo sát thực tế:
- Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
+ Về công tác tổ chức cán bộ: Văn phòng Sở đã bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đúng yêu cầu về chuyên môn, nghiệp vụ; việc quản lý, bảo quản văn bản đi, văn bản đến, quản lý, sử dụng con dấu được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật, phục vụ kịp thời sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Sở;
+ Về ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đi, văn bản đến (công tác văn thư): Từ năm 2009 Văn phòng Sở đã ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đi, văn bản đến thông qua hệ điều hành tác nghiệp Edocman.
+ Về thể thức, kỹ thuật soạn thảo và trình bày văn bản: Nhìn chung đã được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Công tác thu thập và giao nộp hồ sơ, tài liệu từ các phòng, ban, các
đơn vị trực thuộc vào lưu trữ cơ quan được Văn phòng Sở thực hiện theo quy định, hiện tại thu được 33 mét tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
+ Về bố trí kho lưu trữ: Thực hiện quy định của cơ quan chuyên môn, hiện tại Văn phòng Sở đã bố trí kho lưu trữ với diện tích 15m2
, trong kho được trang bị một số giá và cặp để tài liệu;
+ Về chỉnh lý tài liệu lưu trữ và bố trí kinh phí phục vụ công tác lưu trữ: Năm 2009, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn được cấp kinh phí theo Đề án 3247/ĐA-BCĐ05 ngày 12 tháng 08 năm 2009 của Ban chỉ đạo thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg của tỉnh Vĩnh Phúc về giải quyết tài liệu tồn đọng giai đoạn năm 2009-2012 được thực hiện như sau: Tổng kinh phí được cấp là: 306.404.800 đồng; số mét tài liệu lưu trữ đã được chỉnh lý là: 113.2 mét tài liệu.
+ Về chế độ báo cáo thống kê định kỳ, đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ: Hàng năm Văn phòng Sở thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo, thống kê theo quy định.
- Sở Tư pháp
+ Văn phòng Sở đã bố trí 01 cán bộ trong biên chế làm công tác văn thư kiêm lưu trữ. Trình độ cử nhân, chuyên ngành: Quản trị nhân lực có trách nhiệm quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan. Các đơn vị trực thuộc bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ trình độ trung cấp đến đại học (Trung tâm Dịch vụ bán đấu giá tài sản, bố trí cán bộ đúng chuyên môn nghiệp vụ).
+ Việc quản lý văn bản đi, văn bản đến tại Văn phòng Sở và các đơn vị trực thuộc theo dõi bằng sổ đăng ký văn bản đi, văn bản đến, được ghi chép khoa học, đầy đủ các thông tin trong sổ.
+ Hàng năm, Văn phòng Sở cử cán bộ văn thư được tham gia các lớp tập huấn bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ.
+ Công tác lập hồ sơ công việc được cán bộ chuyên môn thực hiện thường xuyên theo từng lĩnh vực được giao.
+ Thực hiện quy định trong công tác lưu trữ, Văn phòng Sở đã bố trí kho Lưu trữ cơ quan với diện tích 15m2
, các trang thiết bị gồm giá để tài liệu và một số cặp để tài liệu. Tại các đơn vị trực thuộc: Phòng Công chứng số 1, diện tích
kho là 90m2, cùng với các trang thiết bị: 20 giá để tài liệu, 01 quạt trần, một số cặp 3 dây; Phòng Công chứng số 2, diện tích kho là 30m2
, cùng với các trang thiết bị: 10 giá để tài liệu, 01 quạt trần và cặp 3 dây.
+ Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu được thực hiện thường xuyên (Phòng Công chứng số 1 đã thu thập và bảo quản: 151 mét giá tài liệu; Phòng Công chứng số 2 đã thu thập và bảo quản: 62 mét giá tài liệu), số tài liệu này đã được sắp xếp sơ bộ và có mã hiệu riêng.
Bên cạnh những kết quả đạt được công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị còn có những hạn chế như sau:
+ Sự quan tâm chỉ đạo việc thực hiện những quy định của Nhà nước, của cơ quan chuyên môn về công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị còn chưa thường xuyên; chưa bố trí cán bộ đúng chuyên môn, nghiệp vụ làm công tác văn thư, lưu trữ (Văn phòng Sở, Trung tâm Trợ giúp pháp lý Nhà nước, Phòng Công chứng số 1, Phòng Công chứng số 2, Phòng Công chứng số 3).
+ Quá trình soạn thảo, ban hành văn bản nhìn chung thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Tuy nhiên, một số văn bản lỗi về thể thức, kỹ thuật soạn thảo: nơi nhận (cỡ chữ), kính gửi (gửi nhiều nơi không xuống dòng), địa danh văn bản, dấu câu, số lượng bản phát hành, căn lề…
+ Văn bản đi sau khi phát hành chưa được đóng dấu và lưu theo quy định (Trung tâm trợ giúp pháp lý Nhà nước tập lưu văn bản đi từ 1998 đến nay); Văn phòng Sở (từ năm 2010 đến nay).
+ Công tác thu thập, nộp lưu hồ sơ, tài liệu về Lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện theo quy định (Văn phòng Sở, Trung tâm Dịch vụ bán đấu giá tài sản, Phòng Công chứng số 3); việc ban hành các văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ cơ quan; Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu…chưa được triển khai thực hiện.
+ Việc bố trí kho Lưu trữ cơ quan đối với một số đơn vị trực thuộc Sở chưa được thực hiện theo quy định (Trung tâm Trợ giúp pháp lý Nhà nước, Phòng Công chứng số 3, Trung tâm Dịch vụ bán đấu giá tài sản).
+ Thực hiện chế độ báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ (định kỳ, đột xuất) chưa đạt yêu cầu, báo cáo còn chậm, nội dung còn sơ sài.
- Sở Khoa học và Công nghệ
+ Văn phòng Sở đã bố trí 01 cán bộ làm công tác văn thư kiêm lưu trữ, trình độ Đại học, chuyên ngành: Công nghệ thông tin; việc quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý, sử dụng con dấu được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật, phục vụ kịp thời sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Sở.
+ Về thể thức, kỹ thuật soạn thảo và trình bày văn bản: nhìn chung được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; tập lưu văn bản đi được đóng dấu và lưu đầy đủ, đúng theo quy định.
+ Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đi, văn bản đến tại Văn phòng Sở đã được triển khai và áp dụng đến các đơn vị trực thuộc.
+ Về bố trí kho Lưu trữ cơ quan: Thực hiện quy định của cơ quan chuyên môn, hiện tại Văn phòng Sở đã bố trí kho lưu trữ với diện tích 30m2, trong kho được trang bị 06 giá để tài liệu, 02 tủ gỗ, 01 quạt trần, một số bình chữa cháy và cặp để tài liệu.
+ Về công tác thu thập, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh: Văn phòng Sở thực hiện theo quy định (năm 2010 đã nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh 30 mét tài liệu).
+ Về chế độ báo cáo thống kê định kỳ, đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện đầy đủ theo yêu cầu của cơ quan chuyên môn.
Tại 02 đơn vị trực thuộc: Chi cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng; Trung tâm Kỹ thuật và Tiết kiệm năng lượng đã thực hiện tốt công tác tổ chức cán bộ, mỗi đơn vị đã bố trí một cán bộ làm công tác văn thư kiêm lưu trữ, trình độ
chuyên môn: Trung cấp văn thư, lưu trữ và Trung cấp Hành chính văn phòng để thực hiện nhiệm vụ được giao; việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đi, văn bản đến được thực hiện theo quy định.
Bên cạnh những kết quả đạt được vẫn còn một số tồn tại:
+ Về ban hành các văn bản hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ: Tại thời điểm kiểm tra, Văn phòng Sở chưa ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ cơ quan; Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử...
+ Về tài liệu tồn đọng: Số tài liệu tồn đọng tại Văn phòng Sở và các đơn vị trực thuộc: 30 mét tài liệu, chưa được thu hồi về kho Lưu trữ cơ quan theo quy định (Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan). Chi cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng tập lưu văn bản đi chưa được đóng dấu (từ năm 1999, 2001 đến nay); Trung tâm Kỹ thuật và Tiết kiệm năng lượng (từ năm 2009 đến nay).
Dấu đăng ký văn bản đến chưa được thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
+ Về bố trí kinh phí đầu tư cho công tác lưu trữ: hàng năm chưa được bố trí.
Đặc biệt là việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tồn đọng còn gặp nhiều khó khăn; công tác triển khai thực hiện các quy định, quy chế theo hướng dẫn tại các Thông tư của Bộ Nội vụ chưa thực hiện đầy đủ. Nguyên nhân chủ yếu là do đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chưa được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ; kiêm nhiệm nhiều công việc khác. Bên cạnh đó, việc bố trí công chức, viên chức làm công tác này không ổn định, hay thay đổi dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao.