8. Bố cục nội dung luận văn
1.3. Thành phần, nội dung, đặc điểm và giá trị tài liệu lƣu trữ cấp Sở
*Thành phần tài liệu lưu trữ của các Sở
- Tài liệu lưu trữ hình thành tại các Sở của tỉnh Vĩnh Phúc được chia thành từng nhóm cụ thể sau:
+ Nhóm 1: Tài liệu tổng hợp bao gồm những hồ sơ, tài liệu mang tính chất tổng hợp chung về các mặt hoạt động của cơ quan, không thuộc các lĩnh vực hoạt động cụ thể nào trong các nhóm còn lại.
+ Nhóm 2: Tài liệu về hành chính, văn thư, lưu trữ. + Nhóm 3: Tài liệu về tổ chức - cán bộ.
+ Nhóm 4: Tài liệu về kế hoạch - thống kê. + Nhóm 5: Tài liệu về tài chính.
+ Nhóm 6: Tài liệu về thi đua - khen thưởng.
+ Nhóm 7: Tài liệu của Đảng và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan. + Nhóm 8: Tài liệu phổ biến khác.
+ Nhóm 9: Tài liệu về các lĩnh vực hoạt động chuyên môn của mỗi cơ quan.
* Nội dung, đặc điểm và giá trị tài liệu lưu trữ của các Sở
Các Sở thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước theo từng ngành, từng lĩnh vực cụ thể có phạm vi hoạt động rộng, mang tính hệ thống do vậy tài liệu được hình thành tại các Sở về mặt nội dung rất phong phú phản ánh các mặt hoạt động khác nhau với nhiều loại và nhóm, thành phần tài liệu cụ thể như: tài liệu về chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác; tài liệu về công tác quản lý; tài liệu về thanh tra, kiểm tra; tài liệu về thẩm định và quyết toán thu chi; tài liệu về quản lý công tác xây dựng cơ bản; tài liệu về chia tách, sát nhập, giải thể của đơn vị. Ngoài ra, còn có những tài liệu mang tính đặc thù như các loại biểu đồ, bản đồ chuyên ngành, tài liệu phim, băng ghi âm, ghi hình, tài liệu về thẩm định thăm dò khoáng sản…. Có thể nói rằng tài liệu lưu trữ hình thành ở các Sở là nguồn tài liệu lưu trữ hết sức có giá trị trên nhiều phương diện, không chỉ trong hoạt động của riêng từng sở, ngành mà còn có một ý nghĩa to lớn đối với sự phát triển chung của tỉnh và đất nước. Vì vậy, việc thu thập và bảo quản an toàn
tài liệu hình thành tại các Sở là nhiệm vụ quan trọng không chỉ là trách nhiệm của từng Sở và Lưu trữ lịch sử tỉnh mà còn là trách nhiệm và sự phối hợp đồng bộ của các cơ quan quản lý Nhà nước về lưu trữ. Tuy nhiên, không phải tất cả tài liệu hình thành ở các Sở đều thu thập và chuyển vào lưu trữ lịch sử, vì các thành phần tài liệu này có những giá trị thực tiễn khác nhau. Do vậy, các Sở chỉ nộp lưu những tài liệu có giá trị, có tính pháp lý cao vào lưu trữ lịch sử , còn đối với những tài liệu hành chính thông thường thì bảo quản tại lưu trữ cơ quan theo quy định điều này góp phần nâng cao giá trị tài liệu nộp lưu và giúp cho công tác bảo quản và khai thác sử dụng sau này được thuận lợi.
- Các Sở, ngành cần căn cứ vào các quy định về hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ, đặc biệt là bản danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ tỉnh để tiến hành tổ chức công tác lập hồ sơ, lựa chọn những hồ sơ, tài liệu quản lý hành chính có giá trị lịch sử lưu trữ vĩnh viễn nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Vì không phải tất cả những nhóm tài liệu hình thành ở các Sở đều là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử mà chỉ có những tài liệu có giá trị, và tính pháp lý cao, do vậy các Sở cần căn cứ vào các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, đồng thời căn cứ vào tình hình thực tiễn công việc để lựa chọn và đánh giá chính xác giá trị tài liệu trước khi giao nộp, còn đối với thành phần tài liệu quản lý chuyên ngành (còn gọi là tài liệu chuyên môn) cần lựa chọn chính xác những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn đã được Hội đồng xác định giá trị tài liệu đánh giá, kết luận để giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Tránh tình trạng giao nộp tài liệu không có giá trị, hoặc có giá lưu trữ hiện hành, đây là một vấn đề rất quan trọng trong công tác thu thập tài liệu lưu trữ do vậy lưu trữ của các Sở, cũng như lưu trữ lịch sử tỉnh cần phải xem xét, đánh giá và xác định giá trị của tài liệu một cách khoa học nhất, bởi vì chỉ nộp lưu vào lưu trữ lịch sử những tài liệu có giá trị để thuận lợi cho công tác bảo quản và sử dụng sau này. Đồng thời, chỉ có phương pháp thu thập đúng phương pháp mới tạo tiền để cho việc bảo vệ những bí mật có trong tài liệu, chống những âm mưu và hành động phá hoại kinh tế, quốc phòng của kẻ thù.
Các Sở là nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh phải tiến hành thu tài liệu của tất cả các phòng, ban và cán bộ, công chức trong cơ quan, tiến hành chỉnh lý tài liệu theo văn bản số 463/NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 1994 của Cục Lưu trữ Nhà nước về “Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu các cơ quan chuyên môn thuộc tỉnh”.
Lưu trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm đôn đốc, hướng dẫn và phối hợp với các cơ quan nộp lưu tài liệu trong việc chuẩn bị, lựa chọn và giao nộp tài liệu vào các Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng chế độ và nghiệp vụ đã quy định.
Tiểu kết chƣơng 1
Trong nội dung nghiên cứu của chương này tác giả nêu ra được những cơ sở lý luận cơ bản về thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cũng như giới thiệu được tổng quan về lịch sử hình thành, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Sở. Trong đó, tác giả tập trung nghiên cứu trọng tâm là công tác Văn thư - Lưu trữ tại các Sở và thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ cấp Sở thuộc tỉnh Vĩnh Phúc. Có thể nói rằng, đây là một vấn đề quan trọng vì chỉ trên cơ sở nghiên cứu và đánh giá đúng được thực trạng công tác lưu trữ của các Sở cũng như thành phần, nội dung, đặc điểm, giá trị tài liệu của chúng thì mới đưa ra được những nhận xét, đánh giá xác thực nhất về công tác lưu trữ của các Sở. Đồng thời, kết quả nghiên cứu này cũng tạo tiền đề và làm căn cứ quan trọng để tác giả nghiên cứu, đánh giá được đúng thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ cấp Sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc trong nội dung nghiên cứu của chương tiếp theo.
Chƣơng 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP TÀI LIỆU LƢU TRỮ CỦA CÁC SỞ VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH PHÚC