8. Bố cục nội dung luận văn
2.5. Tình hình thu thập tài liệu lƣu trữ của các Sở vào Kho lƣu trữ lịch sử
sử tỉnh Vĩnh Phúc.
Thông tư số 40 năm 1998 của Ban tổ chức – Cán bộ Chính phủ và Thông tư số 21 năm 2005 của Bộ Nội vụ được ban hành đã có tác dụng và ý nghĩa lớn trong việc kiện toàn mạng lưới lưu trữ, tăng cường công tác lưu trữ đồng thời tạo tiền đề để công tác lưu trữ hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ của mình. Các sở, ban, ngành của tỉnh đã có những cống hiến to lớn trong công cuộc xây dựng và phát triển bảo vệ đất nước, khối tài liệu này đang được bảo quản có ý nghĩa và giá trị rất lớn trong nhiều lĩnh vực như: kinh tế, chính trị, văn hóa, khoa học, y tế, giáo dục…. của tỉnh Vĩnh Phúc nói riêng và của đất nước nói chung. Việc xây dựng danh mục thành phần tài liệu nộp về Kho lưu trữ lịch sử tỉnh là công việc rất phức tạp và tỉ mỉ. Do đó, công việc này đòi hỏi phải nghiên cứu rất nhiều văn bản quy định về công tác lưu trữ và văn bản liên quan đến nhiệm vụ của mỗi cơ quan là nguồn nộp lưu. Với tinh thần và ý thức trách nhiệm cao, cán bộ Trung tâm đã tập trung xây dựng danh mục thành phần tài liệu nộp vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, đồng thời hướng dẫn một số cơ quan (Sở Nội vụ, Sở Kế hoạch và đầu tư, Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn) là nguồn nộp lưu xây dựng danh mục thành phần tài liệu nộp về Kho lưu trữ lịch sử tỉnh để trình cơ
quan có thẩm quyền phê duyệt. Bảng danh mục mẫu do cán bộ, viên chức Trung tâm soạn thảo gửi cho các đơn vị để lấy ý kiến, sửa đổi, bổ sung theo chức năng nhiệm vụ hiện hành được các cơ quan đánh giá cao và sát với thực tế. Thực hiện Kế hoạch 1403/KH- UBND ngày 21 tháng 03 năm 2008 của UBND tỉnh và quyết định thu nộp tài liệu về lưu trữ lịch sử. Cán bộ, viên chức của Trung tâm đã xây dựng lịch kiểm tra, hướng dẫn đôn đốc các cơ quan trong Kế hoạch thu thập tài liệu về lưu trữ hiện hành của cơ quan để phân loại, chỉnh lý. Có thể nói công tác thu thập, bổ sung tài liệu của các Sở vào Lưu trữ lịch sử tỉnh bước đầu đã đạt được những thành quả hết sức to lớn và đáng ghi nhận.
2.5.1. Những chỉ đạo, hướng dẫn trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu của các Sở vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh liệu của các Sở vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh
Trên cơ sở các văn bản mà Nhà nước đã ban hành, Lưu trữ lịch sử tỉnh mà cụ thể là Trung tâm Lưu trữ tỉnh đã tham mưu và đề xuất với UBND tỉnh đã cụ thể hóa, ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ. Đặc biệt là công tác thu thập, bổ sung tài liệu. Có thể nói hệ thống văn bản mà UBND tỉnh ban hành rất phong phú và đa dạng. Do vậy, đã tạo ra một hành lang pháp lý để các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu quản lý và thực hiện tốt công tác lưu trữ tại đơn vị tránh mất mát tài liệu có giá trị. Đồng thời, giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đúng quy trình và thủ tục. Hệ thống văn bản được ban hành có ý nghĩa rất lớn đối với những chỉ đạo, hướng dẫn trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu của các Sở vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Công văn số 1045/UBND –LTr ngày 05 tháng 04 năm 2007 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
Kế hoạch số 3072/KH – UBND ngày 30 tháng 08 năm 2007 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc về việc triển khai thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT –TTg của Thủ tướng chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Quyết định số 3069/QĐ – UBND ngày 26 tháng 10 năm 2007 của UBND tỉnh về thành lập Ban chỉ đạo thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT –TTg ngày 02 tháng
03 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
Để án số 3247/ĐA – BCDD05 ngày 12 tháng 08 năm 2009 của Ban chỉ đạo thực hiện Chỉ thị 05/2007/CT- TTg của Thủ tướng Chính phủ về giải quyết những tài liệu tồn đọng tại các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành phố, thị xã giai đoạn năm 2009 -2012;
Quyết định số 39/2009/QĐ – UBND ngày 04 tháng 06 năm 2009 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc về việc ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu của các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh;
Quyết định số 1749/ QĐ- UBND ngày 04 tháng 06 năm 2008 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc về việc ban hành danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh;
Quyết định số 749, 752/ QĐ – CT ngày 07 tháng 03 năm 2008 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về việc Chỉ định cơ quan nộp tài liệu lưu trữ về Lưu trữ lịch sử UBND tỉnh Vĩnh Phúc năm 2008;
Công văn số 1061/UBND – LTr ngày 09 tháng 04 năm 2007 về việc thực hiện chỉ đạo điểm việc thu hồi tài liệu lưu trữ;
Kế hoạch số 1043/KH – UBND ngày 20 tháng 03 năm 2008 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc về việc thu thập, chỉnh lý và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn năm 2008- 2010;
Quyết định số 2594/QĐ –CT ngày 13 tháng 08 năm 2009 về việc cấp kinh phí … cho công tác chỉnh lý, bảo quản tài liệu của các sở, ngành;
Kế hoạch số 1679/KH – UBND ngày 29 tháng 04 năm 2010 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc về kiểm tra chéo công tác Văn thư – Lưu trữ các sở, ban, ngành năm 2009 -2012;
Hàng năm UBND tỉnh đều ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ đến cụ thể các sở, ngành và UBND các huyện, thành thị, các cơ quan đơn vị là nguồn nộp lưu, gắn việc thực hiện kế hoạch với các chỉ tiêu và tiêu chí thi đua hàng năm của các đơn vị. Qua công tác ban hành
văn bản quản lý và chỉ đạo về công tác văn thư lưu trữ tại tỉnh Vĩnh Phúc đã đáp ứng việc chỉ đạo, điều hành của các cấp, các ngành trong việc định hướng giải quyết tài liệu tồn đọng và bảo vệ tài liệu lưu trữ.
2.5.2. Tổ Chức thực hiện
Trên cơ sở các văn bản của Nhà nước và các văn bản chỉ đạo của UBND tỉnh, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã tham mưu, xây dựng và trình UBND tỉnh ban hành: Quyết định số 39/2009/QĐ- UBND ngày 29 tháng 06 năm 2009 về việc ban hành danh mục mẫu thành phần tài liệu của các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh thuộc nguồn nộp vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh, danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp vào Kho lưu trữ lịch sử của tỉnh tỉnh được ban hành kịp thời, tạo cơ sở và hành lang pháp lý quan trọng để các sở, ban, ngành có căn cứ xây dựng kế hoạch thu hồi và giao nộp tài liệu về lưu trữ lịch sử, tránh thất thoát các hồ sơ, tài liệu. Việc thu hồi hồ sơ, tài liệu về Lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh được tiến hành thường xuyên theo định kỳ và kế hoạch hàng năm bước đầu đã có kết quả với công tác bảo quản an toàn Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam nói chung và Phông lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc nói riêng. Thực hiện chỉ đạo của UBND tỉnh các cơ quan chuyên môn, chi Cục văn thư lưu trữ tỉnh thuộc Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc đã tiến hành thu thập về Lưu trữ lịch sử tỉnh: Phông lưu trữ của các sở, ban, ngành, các cơ quan đơn vị của tỉnh với 20 Phông tài liệu, bao gồm 72.731 hồ sơ bảo quản trong 13.604 hộp với gần 1400 mét giá tài liệu. Số tài liệu này được bảo quản trong 16 phòng với diện tích gần 2000 m2, năm 2012 và 2013 đã thu được 249 mét giá tài liệu của các Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Trung tâm thông tin tư liệu thuộc Thanh tra tỉnh, Phòng công chứng số 1, Phòng công chứng số 2 thuộc Sở Tư Pháp... bao gồm tài liệu phản ánh quá trình hoạt động trên các lĩnh vực của từng sở, ngành. Ngoài ra, còn nhiều Phông tài liệu của các sở, ngành khác. Bên cạnh đó, những kết quả đạt được cũng gặp một số khó khăn sau đây:
- Hầu hết các đơn vị là nguồn nộp lưu giao nộp tài liệu một cách rất tự phát, chưa chủ động nộp tài liệu theo quy định của Nhà nước.
- Phần lớn tài liệu khi giao nộp đều trong tình trạng bó gói, chưa được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh.
- Công tác thu thập, nộp lưu hồ sơ về lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện theo quy định (Sở Tư pháp, Sở Khoa học và Công nghệ…). Việc ban hành các văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ; quy chế công tác văn thư, lưu trữ; danh mục hồ sơ cơ quan ; mục lục hồ sơ; tài liệu nộp lưu chưa được triển khai thực hiện.
Đây là vấn đề hết sức phổ biến, diễn ra ở hầu hết các cơ quan, làm cho việc thống kê số lượng, thành phần tài liệu trong cơ quan không được chính xác. Chính bản thân cơ quan đó cũng chưa nắm được đầy đủ tài liệu do cơ quan mình quản lý với khối lượng là bao nhiêu, trong số đó có bao nhiêu tài liệu được bảo quản vĩnh viễn, bao nhiêu tài liệu không còn giá trị cần tổ chức tiêu hủy. Hơn nữa, số lượng tài liệu được hình thành ra trong quá trình hoạt động của các sở, ban, ngành là rất lớn vì đây là khối cơ quan hành chính nhà nước có phạm vi hoạt động rộng, quản lý nhiều lĩnh vực quan trọng và là nguồn bổ sung vào Lưu trữ lịch sử tỉnh cũng như vào Kho lưu trữ Quốc gia. Nếu để tài liệu trong tình trạng như vậy sẽ dẫn đến sự mất mát, hư hỏng và tất nhiên sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến công tác khai thác và sử dụng sau này.