8. Bố cục nội dung luận văn
2.6. Đánh giá kết quả và hạn chế
Theo các báo cáo của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh về công tác văn thư lưu trữ và đặc biệt theo Báo cáo số 03/BC-SNV ngày 10 tháng 03 năm 2009 về tình hình thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 111/NĐ-CP và Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ thì công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ của các Sở và các cơ quan khác vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đã đạt được kết quả sau:
Tổng số tài liệu hiện đang bảo quản tại kho lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh là trên 900 mét giá tài liệu thuộc 03 Phông tài liệu khác nhau bao gồm:
Tài liệu Phông Ủy ban Hành chính tỉnh Vĩnh Phúc (cũ) từ năm 1950 đến 1968 gồm 1415 hồ sơ với 10 mét giá tài liệu.
Tài liệu phông UBND tỉnh Vĩnh Phúc từ năm 1997 đến năm 2004 gồm 8505 hồ sơ với 120 mét giá tài liệu.
Tài liệu phông các sở, ngành nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh đến hết quý I/ 2013 từ năm 1997 đến năm 2009 của 30 đơn vị là nguồn nộp lưu với trên 18000 hồ sơ và hơn 640 mét giá. Ngoài ra, còn quản lý trên 150 mét giá tài liệu thuộc lưu trữ hiện hành của các sở, ngành.
Sau đây là số liệu khảo sát tình hình thu thập hồ sơ, tài liệu của một số sở, ngành vào Lưu trữ lịch sử tỉnh:
Tại Sở khoa học và Công nghệ thực hiện quy định của cơ quan chuyên môn, hiện tại Văn phòng Sở đã bố trí kho lưu trữ với diện tích 30m2, trong kho được trang bị 06 giá để tài liệu, 02 tủ gỗ, 01 quạt trần, một số bình chữa cháy và cặp để tài liệu. Về công tác thu thập, nộp hồ sơ tài liệu, vào lưu trữ lịch sử của tỉnh: Văn phòng Sở thực hiện theo quy định (năm 2013, nộp lưu vào Luu trữ lịch sử tỉnh 30 mét tài liệu), về tài liệu tồn đọng tại văn phòng Sở và các đon vị trực thuộc ( 30 mét tài liệu chưa được thu hồi về lưu trữ cơ quan theo quy định).
Tại Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Công tác thu thập và giao nộp hồ sơ, tài liệu từ các phòng, ban, các đơn vị trực thuộc vào lưu trữ cơ quan được Văn phòng Sở thực hiện theo quy định, hiện tại thu được 33 mét tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Số tài liệu hiện đang tồn đọng tại các đơn vị được kiểm tra là 526.5 mét tài liệu trong đó Ban Quản lý dự án Nông nghiệp & PTNT là 95 mét, Chi cục Đê điều và PCLB là 93 mét, Chi cục Thủy lợi là 92 mét, Chi cục Thú y là 70 mét, Văn phòng Sở là 70 mét, Chi cục Phát triển nông thôn là 35 mét, Trung tâm nước sạch và vệ sinh môi trường Nông thôn là 31 mét, Văn phòng Điều phối chương trình xây dựng Nông thôn mới là 13 mét, Trung tâm Khuyến nông - Khuyến ngư là 13 mét, Chi cục Bảo vệ thực vật là 7 mét, Chi cục Kiểm lâm là 6 mét, Chi cục Quản lý chất lượng Nông lâm sản và Thủy sản là 1,5 mét. Hiện tại tỉnh chưa có kế hoạch thu hồi.
Về công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu về lưu trữ lịch sử tỉnh: năm 2012, Chi cục Đê điều và PCLB đã giao nộp 47 mét tài liệu lưu trữ về Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định; năm 2002, Chi cục Kiểm lâm đã giao nộp 6 mét tài liệu lưu trữ về Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Thực hiện quy định trong công tác lưu trữ, tại Sở Tư pháp, Văn phòng Sở đã bố trí kho Lưu trữ cơ quan với diện tích 15m2
và bố trí các trang thiết bị gồm giá để tài liệu và một số cặp để tài liệu. Tại các đơn vị trực thuộc: Phòng Công chứng số 1 với diện tích kho là 90m2
, cùng các trang thiết bị là 20 giá để tài liệu, 01 quạt trần và cặp 03 dây; Phòng Công chứng số 2 với diện tích kho là 30m2, cùng các trang thiết bị là 10 giá để tài liệu, 01 quạt trần và cặp 03 dây. Công tác thu thập, hồ sơ, tài liệu được tiến hành thường xuyên (trong đó Phòng công chứng số 1 thu thập vào bảo quản 151 mét giá tài liệu; Phòng công chứng số 2 thu thập và bảo quản 62 mét giá tài liệu). Công tác thu thập, nộp lưu hồ sơ, tài liệu về Lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện theo quy định (Văn phòng Sở, Trung tâm Dịch vụ bán đấu giá tài sản, Phòng Công chứng số 3). Việc ban hành các văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ; quy chế công tác văn thư, lưu trữ; danh mục hồ sơ cơ quan; mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu…chưa được triển khai thực hiện.
Qua kiểm tra khảo sát về công tác văn thư, lưu trữ tại Sở Xây dựng thì công tác văn thư lưu trữ đã dần ổn định và đi vào nề nếp. Bên cạnh đó cũng đạt được một số kết quả nhất định. Bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ; bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo về văn thư, lưu trữ (Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Kế hoạch công tác năm..); quan tâm bố trí kho lưu trữ tài liệu với diện tích 64m2, đầu tư một số trang thiết bị bảo quản tài liệu như máy điều hòa, quạt, giá, tủ, hệ thống báo cháy và bình chữa cháy..; thực hiện tốt công tác thu thập tài liệu từ các phòng chuyên môn về kho Lưu trữ cơ quan (năm 2014 thu thập 70m giá tài liệu); chỉ đạo 02 đơn vị sự nghiệp trực thuộc là Trung tâm Giám sát và Kiểm định chất lượng xây dựng và Viện Quy hoạch xây dựng bố trí kho với diện tích từ 30m2
liệu với 165 mét giá tài liệu về kho lưu trữ; thực hiện chế độ bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu; chỉnh lý tài liệu và nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử 115 mét tài liệu, đồng thời tiến hành tiêu hủy 12 mét tài liệu hết giá trị.
Số tài liệu đều đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, xếp hộp, xếp giá và làm mục lục tra cứu. Hàng năm, toàn bộ tài liệu thuộc diện giao nộp và đến hạn giao nộp của các Sở hầu hết đều được chỉnh lý và giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định. Chế độ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành tại các Sở được thực hiện tương đối tốt, mỗi lần giao nộp đều có biên bản giao nhận, việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành theo danh mục hồ sơ đã bước đầu đi vào nề nếp. Tuy nhiên, việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ còn chưa đúng quy định, tài liệu chưa được phân loại kỹ, hiện tượng giao nộp tài liệu trùng thừa, bản thảo, bản nháp, bản phôtô và các văn bản hết giá trị hoặc không thuộc lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ của mỗi đơn vị còn khá phổ biến.
Tiểu kết chƣơng 2
Qua việc nghiên cứu và khảo sát tình hình thực tế thì kết quả nghiên cứu trong chương này tác giả đã nêu được thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu của các Sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc.
Có thể nói rằng đối với công tác lưu trữ ở chi Cục văn thư – Lưu trữ đã hoàn thành tương đối tốt nhiệm vụ của mình. Về mặt lãnh đạo, chỉ đạo của UBND tỉnh đã được thường xuyên hơn; quan tâm về nhiều mặt. Cơ sở vật chất, điều kiện làm việc và bảo quản tài liệu đã được đầu tư xây dựng , phục vụ tốt nhu cầu của độc giả. Đối với công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ của các Sở, cũng như các cơ quan khác thuộc danh mục là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh cũng được quy định tương đối tốt và đầy đủ. Các đơn vị là nguồn nộp lưu dần dần đã có ý thức giao nộp tài liệu; khối lượng tài liệu thu về tương đối đầy đủ. Đây là cơ sở, điều kiện rất tốt để công tác lưu trữ của chi Cục Văn thư – Lưu trữ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình Góp phần quan trọng
vào sự nghiệp Lưu trữ nói chung và hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước khác.
Mặc dù đã đạt được những thành tựu đáng ghi nhận như vậy nhưng vẫn còn nhiều tồn tại và hạn chế đối với công tác lưu trữ. Trong thời gian tới, để công tác thu thập tài liệu của các Sở cũng như các cơ quan khác là nguồn nộp lưu vào Kho lưu trữ lịch sử của tỉnh đạt hiệu quả cao thì Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc cần chú ý và khắc phục một số điểm cơ bản sau:
- Có nhiều văn bản quy định về thu thập, bổ sung nhưng giá trị của các văn bản còn thấp, chưa có các chế tài đủ mạnh để ép các đơn vị phải nộp đầy đủ, đúng hạn. Đây là một thực tế không chỉ tồn tại riêng ở các Sở mà còn ở tất cả các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu khác.
- Cơ sở vật chất đã được đầu tư khang trang như việc tổ chức, sắp xếp lại chưa khoa học, hợp lý nên gây ra khó khăn cho độc giả trong việc khai thác và sử dụng tài liệu.
- Tài liệu sau khi thu thập về chưa được chỉnh lý đầy đủ, khoa học, do thiếu kinh phí thực hiện đây là một nguyên nhân cơ bản dẫn tới công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ chưa cao, thiếu nhiều tài liệu có giá trị cao; có nhiều đơn vị chưa nộp tài liệu hoặc nộp không đúng hạn gây ra sự mất mát thất lạc tài liệu, làm cho độc giả đến khai thác, tìm kiếm không thấy tài liệu, hạn chế ý nghĩa của tài liệu và công tác lưu trữ.
- Không có công cụ tra cứu đầy đủ nên việc tìm kiếm tài liệu ở phòng lưu trữ còn gặp nhiều khó khăn.
- Đội ngũ cán bộ chưa thực sự được chuẩn hóa, còn nhiều người chưa có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tốt nghiệp các ngành khác, trình độ chuyên môn thấp do vậy chưa xây dựng các biện pháp hữu hiệu để thu thập tốt các loại tài liệu chuyên môn đặc thù đặc biệt là lưu trữ điện tử.
- Chế độ đãi ngộ chưa tương xứng nên họ chưa thực sự yên tâm công tác. Mức lương và phụ cấp nghề nghiệp đối với cán bộ lưu trữ còn thấp, chưa được quan tâm đúng mức.
Tất cả những vấn đề tồn tại nêu trên cần sớm được các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ khắc phục, mà cụ thể ở đây là Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh cần sớm tham mưu và đề xuất với UBND tỉnh xây dựng, ban hành các giải pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả công tác thu thập tài liệu của các Sở, cũng như các cơ quan khác là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc. Góp phần bảo quản an toàn Phông lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc cũng như hướng tới một sự nghiệp lưu trữ nói chung của cả nước.
Chƣơng 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VỀ THẬP TÀI LIỆU CÁC SỞ VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH PHÚC.
3.1. Một số giải pháp về thu thập tài liệu các Sở vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc
Trên cở sở nghiên cứu , khảo sát thực tế thực trạng công tác thu thập tài liệu của các Sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc cũng như trên cở sở đánh giá những ưu điểm và tồn tại của công tác này, tác giả xin đưa ra một số các giải pháp để góp phần nâng cao hơn nữa tính hiệu quả trong công tác thu thập tài liệu lưu trữ của các Sở vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc trong thời gian tới.
3.1.1. Bổ sung, hoàn chỉnh các quy định về thu thập, bổ sung tài liệu.
Tạo ra một hành lang pháp lý để các cơ quan lấy đó làm chuẩn mực thực hiện công việc là nhiệm vụ quan trong không chỉ là riêng đối với công tác lưu trữ. Có thể nói, trong suốt chặng đường hình thành và phát triển ngành lưu trữ, các cơ quan Nhà nước đã ban hành rất nhiều văn bản, trong đó có các nội dung về thu thập bổ sung tài liệu. Tuy nhiên, tình hình thực hiện các văn bản đó còn bộc lộ nhiều hạn chế, thậm chí có những văn bản ban hành nhưng chưa đi vào thực tế, không mang lại hiệu quả thiết thực làm cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu chưa đạt được những yêu cầu, chất lượng đặt ra. Để hạn chế được tình trạng này phải xác định được nguyên nhân của nó, qua đó mới có thể khắc phục, nâng cao hiệu quả của công tác thu thập tài liệu lưu trữ của các Sở cũng như các cơ quan khác là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh, điều đó góp phần bảo quản an toàn khối tài liệu này cũng như tạo thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài liệu sau này.
Các giải pháp đó là các cơ quan quản lý Nhà nước về lưu trữ mà cụ thể ở đây là Sở Nội vụ phải tham mưu, đề xuất với UBND tỉnh ban hành đầy đủ các văn bản liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ và rà soát để sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế các văn bản chỉ đạo cho phù hợp đáp ứng nhu cầu thực tiễn ( ví dụ như Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại các Sở; Bảng danh mục hồ sơ;
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu…); bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ; lập kế hoạch xử lý tài liệu tích đống và thực hiện kế hoạch nộp lưu tài liệu đã chỉnh lý vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử đúng quy định, bố trí kho lưu trữ để bảo quản lâu dài tài liệu;
Ngoài việc thiếu những quy định về thành phần tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử thì các văn bản có tính pháp lý cao của ngành cũng chưa đề cập đến việc thu thập những tài liệu chuyên môn mang tính đặc thù của các cơ quan như Sở Tài nguyên môi trường, Sở Khoa học và Công nghệ như: tài liệu về khí tượng thủy văn, trắc địa, …. Do đó, những tài liệu này hầu như chỉ thuộc sự quản lý của các cơ quan ban hành ra chúng, mà thực tế các cơ quan này am hiểu về công tác lưu trữ còn hạn chế. Đây cũng là một loại tài liệu đặc biệt rất quan trọng của đất nước. Nếu chúng ta không có sự quan tâm thỏa đáng sẽ gây ảnh hưởng lớn tới khối tài liệu này. Mặc dù về mặt lập pháp, Luật không quy định hết tài liệu chuyên môn của một cơ quan cụ thể nào, mà chỉ quy định chung về quản lý của các ngành đặc biệt và tài liệu chuyên môn. Nhưng tác giả vẫn mạnh dạn đề xuất các cơ quan quản lý Nhà nước về lưu trữ cần có những quy định cụ thể hơn nữa để tránh gây chồng chéo giữa các đơn vị là nguồn giao nộp và thu nhận tài liệu vì thực tế rằng đối với các đơn vị như Sở Tài nguyên môi trường, Sở Tài chính vẫn thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh đồng thời cũng tiến hành giao nộp vào lưu trữ của Bộ theo quy định điều này gây khó khăn cho công tác thu thập và bảo quản tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.
Đối với việc khen thưởng, xử phạt cán bộ công chức có thành tích và vi phạm về công tác lưu trữ cũng còn nhiều điểm không hợp lý cần bồ sung kịp thời về tiêu chuẩn cũng như quy định rõ về trình độ chuyên môn. Qua khảo sát thực tế và số liệu thống kê, cán bộ làm công tác lưu trữ tại các Sở đều kiêm nhiệm và trình độ chuyên môn chưa phù hợp với ngành nghề. Do vậy, khi thực