8. Bố cục nội dung luận văn
2.4. Nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào Kho lƣu trữ lịch sử tỉnh
2.4.2. Danh mục mẫu thành phần tài liệu của các Sở nộp lưu vào Kho lưu
lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc
Các sở, ngành cần căn cứ vào các văn bản quy định có tính Pháp lý của tỉnh và Nhà nước về hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ. Đặc biệt là bản danh mục mẫu thành phần tài liệu của các Sở nộp lưu vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh do UBND tỉnh Vĩnh Phúc ban hành ngày 29 tháng 6 năm 2009 để làm căn cứ tiến hành tổ chức công tác lập hồ sơ, lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định .
Do vậy, Lưu trữ lịch sử tỉnh cần phối hợp với lưu trữ các Sở để xác định, thu thập đầy đủ và bảo quản an toàn khối tài liệu lưu trữ của các Sở. Đó là nhiệm vụ then chốt đối với công tác lưu trữ của Vĩnh Phúc trong hiện tại và tương lai.
Dưới đây là bản danh mục mẫu thành phần tài liệu của các Sở nộp lưu vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh được phân chia thành các nhóm tài liệu cụ thể như sau: Nhóm tài liệu quản lý hành chính phổ biến ở tất các các cơ quan
* Nhóm tài liệu hành chính - Tài liệu tổng hợp
+Hồ sơ biên soạn những văn bản quản lý chung do các cơ quan thực hiện Văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên (nếu có);
Văn bản thành lập ban soạn thảo (nếu có); Kế hoạch, chương trình soạn thảo văn bản;
Các bản dự thảo văn bản (kèm theo biên bản hội thảo, ý kiến đóng góp bằng văn bản cho mỗi bản thảo);
Những văn bản khác có liên quan đến việc soạn thảo; Tờ trình, bản thuyết minh kèm bản thảo cuối cùng; Bản chính văn bản đã được ban hành.
+ Hồ sơ về việc lãnh đạo cấp trên đến kiểm tra tình hình, chỉ đạo công tác cơ quan.
Chương trình, kế hoạch kiểm tra, chỉ đạo cấp trên;
Báo cáo tình hình công tác của cơ quan với lãnh đạo cấp trên;
Biên bản ghi chép về các buổi làm việc của lãnh đạo cấp trên với lãnh đạo cơ quan và các đơn vị trực thuộc;
Bài phát biểu kết luận, chỉ đạo của lãnh đạo cấp trên đối với công tác của cơ quan, đơn vị;
Phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình về đợt kiểm tra tỉnh hình của lãnh đạo cấp trên.
+ Hồ sơ, tài liệu về các hội nghị (Hội nghị do cấp trên triệu tập nhưng cơ quan được giao chuẩn bị nội dung, hội nghị tổng kết công tác năm hoặc nhiều năm của mỗi cơ quan tổ chức, lễ kỉ niệm thành lập cơ quan).
+ Phương hướng nhiệm vụ và báo cáo công tác năm, nhiều năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.
+ Tài liệu về lịch sử cơ quan ( nếu có). - Tài liệu về hành chính, văn thư, lưu trữ.
+ Hồ sơ, tài liệu về công tác hành chính văn phòng của cơ quan. + Hồ sơ về cải cách hành chính trong cơ quan.
+ Hồ sơ về thực hiện công tác rà soát văn bản quy phạm pháp luật.
+ Tập văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư và lưu trữ do cơ quan ban hành.
+ Hồ sơ, tài liệu về việc tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.
- Tài liệu về tổ chức – cán bộ
+ Hồ sơ, tài liệu về việc thành lập, đổi tên cơ quan và các đơn vị trực thuộc. + Hồ sơ, tài liệu về việc bổ sung hoặc thu hẹp chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan và các đơn vị trực thuộc.
+ Hồ sơ, tài liệu về việc hợp nhất, chia tách, giải thể cơ quan và các đơn vị trực thuộc.
+ Hồ sơ tài liệu về các đề án xây dựng tổ chức bộ máy của ngành, của cơ quan và đơn vị trực thuộc.
+ Hồ sơ hội nghị về công tác tổ chức của ngành do cơ quan chủ trì ( những văn bản cần lựa chọn tương tự như hồ sơ hội nghị đã nêu trên ).
+ Hồ sơ, tài liệu về thực hiện biên chế, lao động tiền lương hàng năm cho cơ quan và các đơn vị trực thuộc.
+ Hồ sơ tài liệu thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của cơ quan và các đơn vị.
+ Hồ sơ về bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động cán bộ lãnh đạo trong cơ quan và các đơn vị trực thuộc.
+ Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức – cán bộ - lao động – tiền lương hàng năm của cơ quan và các đơn vị.
- Tài liệu về kế hoạch – thống kê
+ Hồ sơ về xây dựng quy hoạch hoạt động của ngành (do cơ quan lập). + Hồ sơ về xây dựng kế hoạch hàng năm của ngành (do cơ quan lập). Tài liệu về điều chỉnh kế hoạch (nếu có).
+ Hồ sơ về xây dựng kế hoạch hàng năm của đơn vị trực thuộc trong cơ quan.
+ Tập báo cáo thực hiện kế hoạch hàng năm hoặc nhiều năm của ngành (do cơ quan và các đơn vị trực thuộc lập).
+ Hồ sơ về các dự án, chương trình, mục tiêu của cơ quan (mỗi dự án là một hồ sơ).
+ Báo cáo kiểm kê 0 giờ ngày 1 tháng 1 và 0 giờ ngày 1 tháng 7 hàng năm của cơ quan và các đơn vị.
+ Các loại biểu, báo cáo thống kê định ký hàng năm, nhiều năm đột xuất của cơ quan và các đơn vị.
+ Hồ sơ, tài liệu về ngân sách hàng năm của cơ quan.
+ Hồ sơ, tài liệu về ngân sách hàng năm của các đơn vị trực thuộc.
+ Hồ sơ về thanh tra tài chính tại cơ quan theo chế độ thường xuyên hoặc đột xuất.
+ Sổ kế toán tổng hợp (sổ cái, sổ nhật ký) của cơ quan.
+ Hồ sơ thanh lý, biên bản bàn giao tài sản cố định của cơ quan. - Tài liệu về thi đua khen thưởng.
+ Quy định, quy chế của cơ quan về công tác thi đua, khen thưởng.
+ Hồ sơ khen thưởng cho các tập thể và cá nhân trong cơ quan và các đơn vị trực thuộc ( từ cấp tỉnh khen trở lên).
- Tài liệu của Đảng và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan.
+ Hồ sơ đại hội đảng bộ, chi bộ của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.
+ Báo cáo về công tác Đảng hàng tháng, quý, năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.
+ Báo cáo của các chi bộ, đảng bộ của cơ quan và các đơn vị về việc triển khai các Nghị quyết, các đợt sinh hoạt chính trị, các cuộc vận động lớn.
+ Sổ ghi biên bản họp Đảng ủy, chi bộ.
+ Hồ sơ phân loại và xét tổ chức Đảng, Đảng viên trong sạch, vững mạnh. + Hồ sơ về khen thưởng, kỷ luật Đảng viên.
+ Hồ sơ đại hội công đoàn, Hội cựu chiến binh, Đoàn thanh niên, Phụ nữ trong cơ quan hàng năm.
+ Báo cáo hoạt động Công đoàn, Hội cựu chiến binh, Đoàn thanh niên, Phụ nữ trong cơ quan hàng năm.
- Những tài liệu phổ biến khác. + Tài liệu về xây dựng cơ bản.
Hồ sơ xây dựng các công trình thuộc phạm vi quản lý của cơ quan do Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định đầu tư.
Kế hoạch, báo cáo về công tác xây dựng cơ bản hàng năm, nhiều năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.
Hồ sơ thanh tra, kiểm tra công tác xây dựng cơ bản của cơ quan ở đơn vị trực thuộc.
Hồ sơ thanh tra, kiểm tra công tác xây dựng cơ bản của cơ quan cấp trên tại cơ quan.
+ Tài liệu về công tác thanh tra.
Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thanh tra hàng năm của cơ quan. Hồ sơ các đợt thanh tra điểm do cơ quan thực hiện tại các đơn vị trực thuộc. Hồ sơ thanh tra các vụ việc lớn do cơ quan thực hiện.
Hồ sơ thanh tra các vụ việc vi phạm chế độ do cơ quan tổ chức thanh tra ở các đơn vị trực thuộc.
* Tài liệu về hợp tác quốc tế và khoa học kỹ thuật - Tài liệu về hợp tác quốc tế
+ Hồ sơ, tài liệu về các hoạt động hợp tác quốc tế của cơ quan;
+ Kế hoạch, chương trình, báo cáo hoạt động đối ngoại hàng năm, nhiều năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.
+ Hồ sơ hội thảo do cơ quan, đơn vị tổ chức có tham gia của cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài.
+ Hồ sơ thực hiện các dự án, chương trình hợp tác với cơ quan, tổ chức nước ngoài.
+ Các hiệp định, hợp đồng, bản ghi nhớ ký kết với nước ngoài và hồ sơ theo dõi thực hiện.
- Tài liệu về hoạt động khoa học kỹ thuật.
+ Chương trình, kế hoạch, báo cáo hoạt động khoa học – công nghệ của cơ quan và các đơn vị trực thuộc hàng năm hoặc nhiều năm.
+ Hồ sơ, tài liệu về các chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.
Nhóm tài liệu chuyên môn chủ yếu của từng cơ quan là nguồn nộp lƣu:
* Khối quản lý chuyên ngành sản xuất lưu thông - Sở giao thông vận tải
+ Sơ đồ, bản đồ, kèm hồ sơ về quy hoạch chi tiết và tổng thể phát triển mạng lưới giao thông vận tải trên địa bàn tỉnh qua các thời kỳ;
+ Hồ sơ về xây dựng, tu bổ các tuyến đường giao thông, cầu cống do UBND tỉnh quản lý;
+ Hồ sơ, tài liệu quản lý hoạt động của các phương tiện giao thông đường bộ, đường thủy trong tỉnh (bao gồm đăng ký, đăng kiểm);
+ Tài liệu về công tác quản lý các tuyến đường bộ, đường thủy trên địa bàn tỉnh;
+ Hồ sơ về hệ thống giao thông đô thị do UBND tỉnh quản lý; + Hồ sơ về thanh tra, kiểm tra, bảo vệ các công trình giao thông; - Sở Xây dựng
+ Hồ sơ về chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác xây dựng cơ bản của tỉnh (hàng năm, 6 tháng, quý);
+ Hồ sơ về báo cáo công tác Xây dựng cơ bản của các huyện, thành phố, thị xã (hàng năm, 6 tháng, quý);
+ Sơ đồ, bản đồ về quy hoạch chung và quy hoạch chi tiết phát triển Xây dựng trên địa bàn tỉnh;
+ Hồ sơ về quản lý trong lĩnh vực xây dựng cơ bản (thẩm dịnh dự án, đô thị mới tham ra thẩm định thiết kế cơ sở, thiết kế bản vẽ thi công và dự toán công trình);
+ Hồ sơ cấp, thu hồi các loại chứng chỉ, Giấy phép xây dựng theo thẩm quyền;
+ Báo cáo hoạt động của các đơn vị trực thuộc Sở hàng năm, nhiều năm; + Hồ sơ về thanh tra, kiểm tra, công tác xây dựng cơ bản hàng năm; + Tài liệu về đầu tư, hợp tác quốc tế trong lĩnh vực Xây dựng cơ bản. - Sở Công thương
+ Tài liệu hướng dẫn, quản lý các hoạt động toàn ngành công thương;
+ Tài liệu về thẩm định thiết kế cơ sở các dự án đầu tư Xây dựng các công trình phát triển ngành công thương; thẩm định, cấp, sửa đổi, bổ sung, gia hạn và
thu hồi các loại giấy phép, chứng nhận trong lĩnh vực hoạt động của ngành công thương đối với các tổ chức và công dân;
+ Tài liệu về quản lý nhà nước đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân; hướng dẫn và kiểm tra hoạt động của các hội, hiệp hội và tổ chức phi chính phủ trong lĩnh vực công thương ở địa phương;
+ Tài liệu về thực hiện hợp tác quốc tế, liên doanh liên kết trong lĩnh vực công thương;
+ Tài liệu về hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ thuộc lĩnh vực công thương đối với các Phòng Công Thương thuộc UBND, huyện, Phòng kinh tế thuộc UBND thành phố, thị xã;
- Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn + Tài liệu về nông nghiệp:
Hồ sơ hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của nhà nước về: giống cây trồng, giống vật nuôi, phân bón, thức ăn chăn nuôi, thuốc bảo vệ thực vật, thuốc thú y và các vật tư khác phục vụ sản xuất nông nghiệp;
Các văn bản chỉ đạo sản xuất nông nghiệp của sở đối với huyện, thị, thành phố;
+ Tài liệu về lâm nghiệp
Tài liệu triển khai phương án giao đất, giao rừng cho cấp huyện và cấp xã sau khi được phê duyệt; cho thuê rừng, thu hồi rừng, chuyển đổi mục đích sử dụng rừng, công nhận quyền sử dụng rừng, quyền sở hữu sản xuất là rừng cho tổ chức, cá nhân;
+ Tài liệu về thủy lợi:
Các văn bản quản lý chỉ đạo về các vấn đề thủy lợi như thủy điện, trạm bơm, cống, đập đê, kè, khai thác nước. Hồ sơ chỉ đạo điểm, điển hình về những vấn đề thủy lợi trong tỉnh: xây dựng các trạm thủy lợi nhỏ, hồ sơ xây dựng, tu bổ, củng cố hệ thống đê điều, phóng chống lụt bão trong tỉnh;
Hồ sơ xây dựng, chuyển đổi hợp tác nông nghiệp; khoán trong nông nghiệp; chính sách khuyến nông, khuyến lâm, khuyến ngư (Chương trình xóa đói giảm nghèo, phát triển chế biến nông sản và hành nghề nông thôn);
+ Tài liệu về thủy sản:
Hướng dẫn, kiểm tra việc lập quy hoạch chi tiết các vùng nuôi trồng thủy sản; thẩm định quy hoạch, kế hoạch nuôi trồng thủy sản của cấp huyện và tổ chức thực hiện việc quản lý nuôi trồng thủy sản tập trung;
+ Tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND tỉnh giao.
* Khối quản lý tổng hợp - Sở Kế hoạch và Đầu tư + Tài liệu về quy hoạch
Hồ sơ về quy hoạch phát triển kinh tế xã hội của tỉnh (từng thời kỳ); + Tài liệu về kế hoạch phát triển kinh tế xã hội;
+ Hồ sơ tài liệu về quản lý đầu tư trong nước và nước ngoài; Hồ sơ các dự án đầu tư XDCB do Sở làm đầu mối thẩm định;
+ Tài liệu về quản lý công tác đấu thầu, xét thầu và chỉ định thầu theo thẩm quyền;
+ Tài liệu hồ sơ về việc thực hiện các quy định trong đăng ký kinh doanh, thành lập các Doanh nghiệp, Công ty bao gồm các hồ sơ, tờ trình, quyết định, cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh…;
+ Tài liệu về quản lý các doanh nghiệp;
+ Tài liệu về công tác thanh tra kiểm tra trong lĩnh vực thực hiện kế hoạch và quy định về đầu tư trong địa bàn của tỉnh;
+ Các loại biểu đồ, bản đồ chuyên ngành của cơ quan và các đơn vị trực thuộc;
- Sở Khoa học và Công nghệ
+ Hồ sơ về chương trình, kế hoạch, báo cáo về các hoạt động khoa học, công nghệ của tỉnh (hàng năm, 6 tháng, quý);
+ Hồ sơ về báo cáo các hoạt động khoa học,công nghệ của các huyện, thành phố, thị xã (hàng năm, 6 tháng, quý);
+ Hồ sơ về xây dựng, chỉ đạo điểm các mô hình trình diễn giới thiệu sản phẩm khoa học, công nghệ;
+ Hồ sơ về thẩm định, phê duyệt các Đề tài nghiên cứu khoa học do tỉnh thực hiện;
+ Hồ sơ về xây dựng, hướng dẫn, quản lý: tiêu chuẩn đo lường chất lượng, sở hữu trí tuệ;
+ Hồ sơ về cấp, điều chỉnh, thu hồi, gia hạn các loại giấy chứng nhận, giấy đăng ký trong phạm vi quản lý nhà nước về khoa học, công nghệ;
- Sở Tài nguyên và Môi trường
+ Hồ sơ về chương trình, kế hoạch, báo cáo về công tác quản lý, bảo vệ, khai thác tài nguyên và môi trường của tỉnh (hàng năm, 6 tháng, quý);
+ Hồ sơ về báo cáo công tác quản lý tài nguyên và môi trường của các huyện, thành phố, thị xã (hàng năm, 6 tháng, quý);
+ Tài liệu đo đạc, bản đồ đất đai, thổ nhưỡng kèm hồ sơ về quy hoạch chi tiết và tổng thể phát triển quỹ đất trên địa bàn tỉnh qua các thời kỳ;
+ Hồ sơ về quản lý, sử dụng, khai thác tài nguyên của tỉnh (thẩm định, phê duyệt khai thác tài nguyên khoáng sản..);
+ Báo cáo hoạt động của các đơn vị trực thuộc Sở hàng năm, nhiều năm; + Hồ sơ về thanh tra, kiểm tra, bảo vệ môi trường và các nguồn lợi khoáng sản, các vấn đề về đất đai của tỉnh;
- Sở Tài chính
+ Tài liệu về quản lý lĩnh vực tài chính ở địa phương; chương trình, kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm về tài chính ngân sách;
+ Hồ sơ về quản lý các nguồn thu và phân bổ ngân sách, điều chỉnh dự toán ngân sách theo phân cấp quản lý;
+ Tài liệu hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan hành chính, các đơn vị sự