8. Bố cục nội dung luận văn
3.1. Một số giải pháp về thu thập tài liệu của các Sở vào Lƣu trữ
3.1.1. Bổ sung, hoàn chỉnh các quy định về thu thập, bổ sung tài liệu
Tạo ra một hành lang pháp lý để các cơ quan lấy đó làm chuẩn mực thực hiện công việc là nhiệm vụ quan trong không chỉ là riêng đối với công tác lưu trữ. Có thể nói, trong suốt chặng đường hình thành và phát triển ngành lưu trữ, các cơ quan Nhà nước đã ban hành rất nhiều văn bản, trong đó có các nội dung về thu thập bổ sung tài liệu. Tuy nhiên, tình hình thực hiện các văn bản đó còn bộc lộ nhiều hạn chế, thậm chí có những văn bản ban hành nhưng chưa đi vào thực tế, không mang lại hiệu quả thiết thực làm cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu chưa đạt được những yêu cầu, chất lượng đặt ra. Để hạn chế được tình trạng này phải xác định được nguyên nhân của nó, qua đó mới có thể khắc phục, nâng cao hiệu quả của công tác thu thập tài liệu lưu trữ của các Sở cũng như các cơ quan khác là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh, điều đó góp phần bảo quản an toàn khối tài liệu này cũng như tạo thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài liệu sau này.
Các giải pháp đó là các cơ quan quản lý Nhà nước về lưu trữ mà cụ thể ở đây là Sở Nội vụ phải tham mưu, đề xuất với UBND tỉnh ban hành đầy đủ các văn bản liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ và rà soát để sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế các văn bản chỉ đạo cho phù hợp đáp ứng nhu cầu thực tiễn ( ví dụ như Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại các Sở; Bảng danh mục hồ sơ;
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu…); bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ; lập kế hoạch xử lý tài liệu tích đống và thực hiện kế hoạch nộp lưu tài liệu đã chỉnh lý vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử đúng quy định, bố trí kho lưu trữ để bảo quản lâu dài tài liệu;
Ngoài việc thiếu những quy định về thành phần tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử thì các văn bản có tính pháp lý cao của ngành cũng chưa đề cập đến việc thu thập những tài liệu chuyên môn mang tính đặc thù của các cơ quan như Sở Tài nguyên môi trường, Sở Khoa học và Công nghệ như: tài liệu về khí tượng thủy văn, trắc địa, …. Do đó, những tài liệu này hầu như chỉ thuộc sự quản lý của các cơ quan ban hành ra chúng, mà thực tế các cơ quan này am hiểu về công tác lưu trữ còn hạn chế. Đây cũng là một loại tài liệu đặc biệt rất quan trọng của đất nước. Nếu chúng ta không có sự quan tâm thỏa đáng sẽ gây ảnh hưởng lớn tới khối tài liệu này. Mặc dù về mặt lập pháp, Luật không quy định hết tài liệu chuyên môn của một cơ quan cụ thể nào, mà chỉ quy định chung về quản lý của các ngành đặc biệt và tài liệu chuyên môn. Nhưng tác giả vẫn mạnh dạn đề xuất các cơ quan quản lý Nhà nước về lưu trữ cần có những quy định cụ thể hơn nữa để tránh gây chồng chéo giữa các đơn vị là nguồn giao nộp và thu nhận tài liệu vì thực tế rằng đối với các đơn vị như Sở Tài nguyên môi trường, Sở Tài chính vẫn thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh đồng thời cũng tiến hành giao nộp vào lưu trữ của Bộ theo quy định điều này gây khó khăn cho công tác thu thập và bảo quản tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.
Đối với việc khen thưởng, xử phạt cán bộ công chức có thành tích và vi phạm về công tác lưu trữ cũng còn nhiều điểm không hợp lý cần bồ sung kịp thời về tiêu chuẩn cũng như quy định rõ về trình độ chuyên môn. Qua khảo sát thực tế và số liệu thống kê, cán bộ làm công tác lưu trữ tại các Sở đều kiêm nhiệm và trình độ chuyên môn chưa phù hợp với ngành nghề. Do vậy, khi thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn chưa khoa học, hiệu quả công việc chưa cao. Chi Cục văn thư – Lưu trữ cũng đã tham mưu tư vấn UBND tỉnh xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo của tỉnh đối với việc xây dựng danh mục thành
phần tài liệu của các Sở thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử . Nhưng có lẽ hệ thống văn bản này chưa hoàn thiện, chặt chẽ, thậm chí còn chưa có các văn bản quy định về thu thập các tài liệu điện tử. Mặt khác, phần lớn các quy định về thu thập bổ sung tài liệu được ban hành dưới hình thức công văn, nên tính pháp lý, cưỡng chế còn thấp, chưa có chế tài xử lý các đơn vị, cá nhân không hoàn thành hoặc không thực hiện đúng các quy định về thu thập bổ sung tài liệu. Thực tế bất cập này đòi hỏi phải có cái nhìn tổng thể để có thể đưa ra những biện pháp lớn và những chỉ đạo mang tính cụ thể để giải quyết và khắc phục. Đặc biệt, trong giai đoạn hiện nay khi mà nguồn tài liệu điện tử sản sinh ra nhiều tại các Sở và chiếm số lượng lớn trong số các tài liệu lưu trữ khác thì công tác xây dựng một hành lang pháp lý để tổ chức quản lý, bảo quản an toàn, tránh mất mát, rỏ rỉ bí mật thông tin của tài liệu lưu trữ điện tử là nhiệm vụ quan trọng không chỉ với công tác lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc mà còn cả sự nghiệp lưu trữ chung của cả nước.