CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐẤU THẦU
3.2. Đề xuất giải pháp tăng cường quản lý hoạt động đấu thầu tại Tổng cục Phòng chống thiên tai,
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện quy trình lựa chọn nhà thầu
Thứ nhất, bổ sung hoàn thiện quy trình lựa chọn nhà thầu: Hiện tại Tổng cục đã ban hành quy trình lựa chọn nhà thầu áp dụng chung cho các gói thầu chào hàng cạnh tranh, đấu thầu rộng rãi sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước mà chưa có quy trình lựa chọn nhà thầu đối với các gói thầu sử dụng nguồn vốn ODA và các gói thầu khi áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu là chỉ định thầu hay lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt. Do mỗi loại hình lựa chọn nhà thầu, mỗi nguồn vốn sử dụng có những quy định và nét đặc trưng riêng nên việc xây dựng các quy trình lựa chọn nhà thầu chi tiết, cụ thể cho từng loại hình lựa chọn nhà thầu, cho từng nguồn vốn triển khai trong đó có nguồn vốn ODA là hết sức cần thiết. Quy trình lựa chọn nhà thầu được chuẩn hóa sẽ giúp các đơn vị thực hiện một cách đồng bộ, thống nhất và đem lại hiệu quả cao nhất. Cùng với việc xây dựng quy trình lựa chọn nhà thầu, Tổng cục cũng cần thường xuyên tổ chức thảo luận lắng nghe các ý kiến góp ý để kịp thời có những điều chỉnh, sửa đổi cho phù hợp với thực tiễn. Trong phạm vi nghiên cứu này, tác giả đề xuất giải pháp để hoàn thiện quy trình lựa chọn nhà thầu tại Tổng cục phòng chống thiên tai như sau:
Một là, ban hành quy trình lựa chọn nhà thầu đối với các gói thầu chào hàng cạnh tranh, đấu thầu rộng rãi sử dụng nguồn vốn ODA từ các dự án tài trợ nước ngoài của Tổng cục. Quy trình này được đề xuất như sau:
TT NỘI DUNG
I CHUẨN BỊ LỰA CHỌN NHÀ THẦU
Bƣớc 1: Lập, thẩm định và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu
1 Tờ trình phê duyệt kế hoạch LCNT
2 Thẩm định KHLCNT
5 E-HSMT
6 Báo cáo thẩm định E-HSMT 7 Quyết định phê duyệt E-HSMT
II TỔ CHỨC LỰA CHỌN NHÀ THẦU
Bƣớc 3: Đăng tải thông báo lên mạng đấu thầu
8 Thông báo mời thầu
Bƣớc 4: Thành lập tổ chuyên gia
9 Quyết định Thành lập Tổ chuyên gia đánh giá E- HSDT
10 Cam kết của các chuyên gia
Bƣớc 5: Mở thầu trên hệ thống mạng ĐTQG
11 Biên bản mở thầu
III ĐÁNH GIÁ HỒ SƠ ĐỀ XUẤT VÀ THƢƠNG THẢO HỢP ĐỒNG
Bƣớc 6: Đánh giá E-HSDT
12 Yêu cầu làm rõ E-HSDT (nếu có) 13 Báo cáo đánh giá của tổ chuyên gia
Bƣớc 7: Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu
14 Biên bản thương thảo hợp đồng
15 Tờ trình phê duyệt KQ lựa chọn nhà thầu 16 Báo cáo thẩm định Vụ KHTC
17 Quyết định phê duyệt KQ lựa chọn nhà thầu 18 Thông báo trúng thầu
19 Công khai kết quả lên mạng đấu thầu
Bƣớc 8: Hoàn thiện và ký kết hợp đồng
20 Soạn thảo hợp đồng và ký kết hợp đồng 21 Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng
Sơ đồ 3.1 Quy trình chào hàng cạnh tranh và đấu thầu rộng rãi qua mạng các gói thầu thuộc nguồn vốn ODA
nguồn vốn ODA. Đây là quy trình lựa chọn nhà thầu không quá phức tạp nhưng trong bối cảnh thiên tai luôn diễn ra dị thường, không có quy luật và có xu hướng ngày càng tăng Tổng cục sẽ có rất nhiều gói thầu được lựa chọn theo hình thức chỉ định thầu và đặc biệt do đó cần phải có quy trình lựa chọn
nhà thầu thống nhất để vừa đảm bảo được yêu cầu cấp bách nhưng cũng lựa chọn được các nhà thầu có kinh nghiệm và năng lực tốt nhất. Quy trình lựa chọn nhà thầu trong trường hợp chỉ định thầu và đặc biệt được đề xuất như sau:
TT NỘI DUNG
I CHUẨN BỊ LỰA CHỌN NHÀ THẦU
Bƣớc 1: Lập, thẩm định và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu
1 Tờ trình phê duyệt kế hoạch LCNT
2 Thẩm định KHLCNT
3 Quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu
Bƣớc 2: Xây dựng tiêu chí đánh giá
4 Xây dựng tiêu chí đánh giá phù hợp với yêu cầu của gói thầu
II TỔ CHỨC LỰA CHỌN NHÀ THẦU
Bƣớc 3: Thành lập tổ chuyên gia
Quyết định Thành lập Tổ chuyên gia đánh 5
giá
6 Cam kết của các chuyên gia
8 Yêu cầu bổ sung Hồ sơ (nếu có) 9 Báo cáo đánh giá của tổ chuyên gia
Bƣớc 6: Trình, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu
10 Biên bản thương thảo hợp đồng
11 Tờ trình phê duyệt KQ lựa chọn nhà thầu
12 Quyết định phê duyệt KQ lựa chọn nhà thầu
13 Thông báo trúng thầu
14 Công khai kết quả lên mạng đấu thầu
Bƣớc 7: Hoàn thiện và ký kết hợp đồng
15 Soạn thảo hợp đồng và ký kết hợp đồng
16 Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng
Sơ đồ 3.2 Quy trình lựa chọn nhà thầu trong trƣờng hợp áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu chỉ định thầu và đặc biệt
Thứ hai, chú trọng đến việc xây dựng hoàn thiện các quy trình về lập báo cáo công tác đấu thầu: Xây dựng các biểu mẫu thống nhất trong việc lập báo cáo công tác đấu thầu, trong báo cáo bao gồm các tiêu chí Tiêu chí về hiệu quả kinh tế, tiêu chí hiệu quả về mặt thời gian, tiêu chí hiệu quả về chất lượng.
Thứ ba, xây dựng quy trình thanh tra, kiểm tra trong đấu thầu trong đó phải chú trọng đến các cơ chế khuyến khích các đơn vị, cá nhân thực hiện tốt và có cả chế tài để xử lí các trường hợp thực hiện chưa tốt, chưa đúng quy định vi phạm trong quản lý hoạt động đấu thầu. Tăng cường việc thanh tra và kiểm tra trong